El objetivo básico de cualquier empresa, independientemente de su dimensión, es satisfacer las necesidades de los clientes rápida y eficazmente, asegurando la rentabilidad y alineación de todas sus actividades con su plan estratégico.
¿Qué es un sistema de gestión de proyectos?
La implantación de un sistema de gestión que permita controlar cada uno de los proyectos o actividades de la empresa, facilitará toda la información necesaria para la toma de las decisiones más adecuadas en cada momento. El tiempo es finito y los recursos limitados, por lo tanto debemos gestionarlos óptimamente en busca de los resultados estimados por dirección.
Un proyecto es un plan de trabajo que se desarrolla con un objetivo determinado (producir un producto o servicio) y que implica el uso e interrelación de recursos humanos, materiales y tiempo. Su gestión debe ser eficiente tanto desde el punto de vista técnico y perspectiva temporal (diseño, producción, pruebas, entrega y postventa) como financiero según los recursos aplicados (mano de obra, materiales y gastos).
Las herramientas de control de la empresa
El uso de soluciones de software ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) permite integrar bajo un repositorio único, toda la información proveniente de las distintas áreas (compras, ventas, almacén, logística, producción, RRHH…) y procesos de la empresa, facilitando el seguimiento individualizado de cada una de las actividades, unidades de negocio o proyectos de la compañía, y por ende, controlando la consecución de sus objetivos y/o desviaciones.
Cuando la actividad de la empresa, el número de proyectos o la complejidad de estos lo requieran, existen herramientas específicas para desarrollar planes, asignar recursos dinámicos a tareas o analizar cargas de trabajo (entre otras muchas funcionalidades). Estas soluciones de administración de proyectos dirigidas esencialmente a los directores, aplican los procedimientos descritos en el PMBok del Project Management Institute (organización internacional sin fines de lucro que asocia a profesionales relacionados con la gestión de proyectos). Por su facilidad de uso e integración con el resto de soluciones ofimáticas, Microsoft Project es una de las herramientas más utilizadas.
Presupuestando proyectos rentables
Todo proyecto tiene que ir acompañado de su correspondiente presupuesto (ingresos estimados, gastos directos, indirectos y de estructura), alineado con los márgenes mínimos u objetivos estratégicos, dependiendo de los fines de su ejecución (económicos, sociales, reputación e imagen…).
El sumatorio de los presupuestos de todos los proyectos de cada una de las áreas o divisiones departamentales, constituirá la cuenta de resultados estimada o presupuestaria de la empresa.
La evaluación periódica (seguimiento) o cierre de cada uno de los proyectos, y los ajustes o acciones que se deban realizar en base a los resultados reales obtenidos y su comparativa presupuestaria, nos ofrece la ‘foto actual’ y ‘proyección futura’, que sin duda alguna nos permitirá asentar los objetivos definidos o rectificar mediante el correspondiente plan de acción en busca de su consecución.
“Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre”
-Lord Kelvin-
enlace: ClaveiGes ERP
Director de la unidad de negocio PYMES
