Las ventajas de la Factura Electrónica

Según Wikipedia, podemos definir la factura electrónica como: un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Es por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.

Dicho esto, una factura electrónica se construye en dos fases, primero se crea la factura normal, tal y como se ha hecho siempre, y se almacena en un fichero de datos y después se procede a su firma con un certificado digital propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma. Este sello garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).

Principales ventajas de la e-factura

Una conocemos de que va todo esto de la factura electrónica, es importante conocer cuáles son sus principales ventajas y que es lo que incentiva a las empresas a incorporarla:

1. Mayor rapidez en la recepción de la factura.

2. Ahorro de tiempo en tareas de gestión: Recepción, tramite, archivado, etc.

3. Mejora la eficiencia, liberando de tareas administrativas reiterativas destinando recursos a aspectos más productivos.

4. Ahorro en archivadores y cajas para ordenar las facturas.

5. Ahorro de espacio-almacén físico para guardar las facturas de varios años.

6. Reducción de gastos en fotocopias.

7. Disminución de gastos en consumo de papel y tinta.

8. Mayor agilidad y rapidez en las consultas y búsquedas de información.

9. Menos errores en la introducción de datos provocados por el ‘factor humano’.

10. Rápida integración con la gestión documental.

11. Protegida con certificado de firma electrónica de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

12. Plena validez fiscal y jurídica y validada por Ministerio de Hacienda.

13. Probabilidad de falsificación menor.

14. Facilita los procesos de auditoría.

15. Mayor seguridad en el resguardo de documentos a lo largo del tiempo.

16. Colabora en conservar el medio ambiente reduciendo consumo energético, emisiones y consumo de papel.

17. Su empresa será más eficiente

18. Simplifique sus procesos actuales

19. Consulta de sus facturas desde cualquier lugar si dispone de plataforma digital para su gestión.

20. Mejora la imagen de su empresa, más innovadora, moderna y avanzada tecnológicamente.

Beneficios de la factura electrónica

Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede estar en torno al 60%. Y una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa.

Viendo todos los beneficios que ofrece la factura electrónica, la siguiente pregunta que nos debe surgir es ¿Qué necesito para empezar a utilizar la factura electrónica?

Requisitos de la e-factura

Pues bien, esto es lo mejor de todo, con disponer de: Conexión a Internet, un software que le permita abrir el formato de la factura electrónica, verificar su contenido y verificar la firma e identidad del emisor (Adobe Acrobat Reader), y por ultimo herramientas de copia de seguridad y de Antivirus, es más que suficiente.

Espero que os animes y comencéis a utilizarla, porque esto crea adicción y pronto querréis digitalizar todos los documentos, pero esto es otra historia.

imagen: Brett Jordan