Trazabilidad informátizada en empresas de alimentación (II)

 

En el artículo anterior hablábamos de que es la trazabilidad, para qué sirve, beneficios que aportaría a mi empresa y la obligatoriedad. Como siempre digo, la implantación de cualquier proceso o sistema, requiere de un plan para poder hacer un seguimiento de la correcta implantación y la rápida corrección de incidencias o defectos del sistema. En este artículo entraremos en profundidad en el proceso de implantación. La implantación de un sistema de trazabilidad sólido, efectivo y apropiado a las necesidades de una empresa puede requerir cierto tiempo, no desesperemos. Es importante destacar que un sistema de trazabilidad no tiene porqué ser complicado.

A continuación, y a modo de orientación, se establecen unas pautas de actuación que cada empresa deberá adaptar a sus circunstancias y características. Las fases para la correcta implantación del sistema pueden ser:

fases-para-la-implantacion-de-la-trazabilidad1

F1.1 Estudiar los sistemas de archivos previos

Los primeros pasos pueden ser los más difíciles, pero también los más importantes. En primer lugar, la empresa deberá estudiar detenidamente los procedimientos (su contenido y sistemática) de archivo que está utilizando, como son libros de registro o los registros del sistema APPCC (del que hablaré más adelante), y evaluar si con ellos se cumple el objetivo de trazabilidad.

En algunos casos, las empresas pueden encontrarse con que ya están haciendo todo lo necesario para conseguir la trazabilidad. En otros, podría ser necesario generar nuevos archivos o adaptar los procedimientos existentes.

 

F1.2. Consultar con proveedores y clientes

Previamente a la implantación del sistema es recomendable:

• Pedir consejo a otras partes implicadas: otras empresas, consultoras, auditores, autoridades de control.

Solicitar sus registros a proveedores y clientes, ya que éstos han de ser coherentes y acordes entre empresas. Necesitamos la implicación de nuestros proveedores y clientes para que el sistema funcione.

Informarse de si existen recomendaciones o guías voluntarias de trazabilidad para empresas del sector. Atención: cada sector puede tener sus características específicas y normas exclusivas.

F1.3 Definir ámbito de aplicación

El sistema de trazabilidad que se implante en cada empresa desde el eslabón anterior hasta el eslabón posterior, debe ayudar a mantener la trazabilidad en toda la cadena alimentaria.

Debe prestarse atención a la relación entre las tres áreas, ya que lo que se pretende es que el sistema de trazabilidad no tenga quiebras y la información fluya a lo largo de todos los eslabones.

El Artículo 18 del Reglamento (CE) Nº 178/2002 sólo impone al operador económico de la empresa alimentaria y de piensos la obligación legal de identificar a su proveedor inmediato y a su cliente inmediato.

 

F2.1 Definir criterios para la agrupación de productos en relación con la trazabilidad

Para poder aplicar cualquier sistema de trazabilidad, cada empresa debe agrupar de alguna forma el conjunto de unidades que produce, fabrica, envasa o, en términos amplios, maneja y, además, la agrupación debe ser identificada. En un sistema informático estos procesos son generados con órdenes de producción o elaboración y el detalle de los escandallos.

Las empresas del sector primario deben ligar cada partida obtenida con los productos empleados para su obtención (piensos, productos fitosanitarios, medicamentos veterinarios, etc.), lugar de captura, forma de captura, etc., y deben identificarla.

La empresa transformadora debe asociar las unidades de producto elaborado, ineludiblemente, con las materias primas y los ingredientes que se han utilizado.

 

F2.2 Establecer registros y documentación necesaria

Si recordamos, dividíamos la trazabilidad en tres tipos interna, hacia atrás y hacia delante. En cada uno de estos puntos tenemos que recopilar la siguiente información.

Tipos de trazabilidad, interna, hacia delante y hacia atrás

F3.1 Establecer mecanismos de validación/verificación por parte de la empresa

Conviene revisar habitualmente el sistema para comprobar que funciona de forma efectiva y registrar que tal comprobación se ha producido. El sistema debe evaluarse teniendo en cuenta:

  1. La exactitud de la información almacenada
  2. El tiempo de respuesta, que deberá ser el mínimo posible, ya que pueden existir riesgos para la salud de las personas.

Es útil hacer, regularmente, un simulacro de demanda de la información sobre trazabilidad. Los inspectores, incluso los clientes, pueden participar y sugerir “casos prácticos” para comprobar que la información de trazabilidad puede recogerse de forma fiable y rápida.

Por ejemplo, se tomará un producto al azar y se comprobará si se pueden conocer las materias primas y los procesos tecnológicos sufridos. También se verá si, a partir de una documentación de una materia prima, se puede conocer el producto del que ha formado parte y su distribución.

También conviene valorar la posibilidad de encargar a un tercero independiente la comprobación de que el sistema de trazabilidad de la empresa funciona. No hay que olvidar que la comprobación del sistema de trazabilidad debe hacerse con clientes y proveedores, es decir, trazar desde un lote o agrupación de un producto recibido en la empresa hacia delante, así como desde un producto o agrupación que se va a expedir hacia atrás.

 

F3.2 Establecer mecanismos de comunicación inter- empresas

Conseguir la trazabilidad a lo largo de toda la cadena compete a todos los eslabones. Es responsabilidad de cada uno evitar que se rompa la trazabilidad en el eslabón que representa, porque si ello ocurriese pueden verse perjudicados empresas que estén cumpliendo suficientemente con el desarrollo del sistema de trazabilidad en su establecimiento.

Muchas empresas ya piden que sus proveedores compartan con ellos la información sobre trazabilidad.

Resulta muy positivo establecer protocolos o mecanismos comunes sobre cómo compartir la identificación y la información. Por ello, es muy útil mantener conversaciones con los proveedores y clientes para acordar entre todos qué información (composición, origen, etc.), es crítica y para asegurar que se proporciona de una forma clara y comprensible.

 

F3.4 Establecer procedimiento para localización, inmovilización y, en su caso, retirada de productos

En caso de que se produzca un incidente, las empresas deben actuar rápidamente para conocer la naturaleza del incidente, tomar las medidas correctoras necesarias para proteger la salud de los consumidores y el prestigio de su empresa, eliminar la causa del incidente y evitar que vuelva a producirse.

 

Cómo facilitar el registro y la informatización

Cada empresa decide si llevarla a cabo de forma manual, registrándola en el sistema informático de la empresa, o con los sistemas más modernos como son los chips o las RFID. Lo más común es usar los sistemas de etiquetado EAN 128 o GS1. En estos códigos de barras podremos colocar toda la información referente al producto (lotes, fechas,…) esto facilitara nuestra lectura de datos en las diferentes estaciones de trabajo y, por qué no decirlo, a nuestro cliente. Algunas empresas proveedoras son reacias a facilitar el trabajo con respecto a la etiquetación mediante códigos de barras para sus clientes y simplemente piensan en ellas mismas. Me faltan dedos de las manos para contar las veces que he oído, “que se apañe como pueda, igual que lo estoy haciendo yo”. En un sistema donde la competencia es tan agresiva, el facilitar el trabajo a nuestros clientes es un aspecto diferenciador que muy probablemente decante que un cliente nos compre a nosotros u otro proveedor. Sé que esto es un poco meterse en la boca del lobo pero el inspector de Sanidad que os visita normalmente podrá ser de mucha ayuda en este proceso, no dudéis en consultarle.

Ya solo me queda animaros a implantar y si tenéis alguna duda o queréis ayuda, consultar con vuestra consultora informática.

 

en Blog Clavei:  Trazabilidad informátizada en empresas de alimentación (I)

imagen: Artois Bibliothèques

Sobre Jose Manuel Martínez

Jose Manuel Martinez es consultor informático muy experimentado en la implantación de software ERP para cualquier tipo de empresa en Clavei, además, es desarrollador de proyectos de Inteligencia de negocios con QlikView.

Se define como apasionado de los sistemas operativos, y de las nuevas técnologias. Con espirítu investigador, siempre se centra en el corazón de la cuestión. Todo un consultor Senior, pero con las ganas de un Junior. “No uso Facebook, no me busques allí”.