Cómo usar dispositivos móviles en la empresa sin fugas de información crítica con Google Apps for Work

La movilidad es una batalla que se está librando en cada vez más empresas, donde hasta hace unos años BlackBerry fue todo un referente y ahora Apple, Microsoft y Google pelean por convertirse en el referente para el sector profesional. Una cuestión importante en cuanto a la movilidad en el entorno profesional es la relativa a la misma gestión del dispositivo móvil, en este artículo trataré de contarte las bondades de la “Administración de dispositivos Móviles” existente en la suite Google Apps for Work, la versión de Google Apps para empresas.

Cuestiones tales como:

  • A qué datos se debe poder acceder.
  • Qué aplicaciones permitir.
  • Poder realizar un borrado de datos en remoto.
  • Separar el ámbito profesional del personal.
  • Permitir/Bloquear ciertas funcionalidades (la cámara, los altavoces, etc.)
  • Localizar el dispositivo perdido.

Son una serie de preocupaciones evidentes para dirección cuando hablamos de incorporar el uso de dispositivos móviles en la empresa, a nivel directivo, comerciales o incluso empleados, que trabajan con información y datos de la empresa.

Políticas de gestión de dispositivos

Todos hemos visto durante mucho tiempo como el mundo empresarial y las BlackBerry han ido de la mano. Esto es porque BlackBerry fue la primera empresa que desarrolló tecnología para la movilidad en las empresas. Creó una tecnología apoyada en servidores locales que es capaz de configurar políticas comunes para todos los dispositivos registrados en la plataforma. De hecho hasta ahora no conocía ninguna otra plataforma además de BlackBerry que permitiera desplegar políticas concretas para el uso de dispositivos móviles.

Pues bien, con la suite Google Apps for Work,  a través de la “Administración de Dispositivos Móviles” podemos encontrar una manera sencilla con la que desplegar todas las políticas que una empresa decida implantar en su parque de dispositivos móviles, sin necesidad de tener un servidor local dedicado y con la posibilidad de aplicar diferentes políticas en diferentes departamentos.

Un ejemplo práctico: Contraseña obligatoria en los dispositivos

Pongámosnos en que la empresa decide que sus empleados utilicen sus propios teléfonos móviles para trabajar (BYOD Bring Your Own Device), pero respetando ciertas políticas de seguridad, como por ejemplo, el que todos los dispositivos móviles que se utilicen en el ámbito profesional han de tener una contraseña para acceder al mismo.

El administrador de sistemas y/o seguridad de la empresa puede implantar esta política a través de la administración de dispositivos móviles de Google Apps for Work, siguiendo estos pasos:

  1. Ir al panel de control del Administrador.
  2. Buscar la aplicación para la Administración de dispositivos móviles.
  3. Entrar en Configuración de la contraseña.
  4. Elegir el departamento o toda la empresa.
  5. Marca “Solicitar a los usuarios que establezcan una contraseña.
  6. Elegir el nivel de seguridad para esta contraseña.

Como paso final, se comunicará a todos y cada uno de los poseedores de dispositivos móviles registrados que deben configurar una contraseña, consiguiendo así que cumplan con la política de seguridad de la empresa.

Más políticas de seguridad

A día de hoy en esta plataforma de Google existen múltiples opciones para conseguir ajustar al máximo este tipo de políticas de seguridad, que según la empresa, sus necesidades y lo sensible de su información, puede necesitar:

  • Configurar la seguridad en la contraseña
  • Auditoría de aplicaciones en el ámbito personal.
  • Quitar la cuenta profesional si el dispositivo no se sincroniza.
  • Permitir notificaciones y/o Widgets en la pantalla de bloqueo.
  • Permitir aplicaciones de fuentes desconocidas.
  • Permitir opciones para desarrolladores.
  • Permitir capturar pantalla.
  • Permitir compartir ubicación con las aplicaciones.
  • Permitir ciertas funcionalidades como copiar y pegar desde el ámbito de trabajo en el ámbito personal.
  • Permitir añadir o quitar cuentas.
  • Permitir modificar configuración de red.
  • Permitir activar zona Wi-Fi
  • Permitir tarjeta SD externa.
  • Permitir restablecer datos de fábrica.
  • Permitir micrófono.
  • Permitir en dispositivos iOS sincronización de contactos y calendario.
  • Permitir sincronizar iCloud en dispositivos iOS.

Como conclusión podemos decir que desplegar un parque de dispositivos móviles en cualquier empresa hoy en día ya no es un problema más bien es una solución para poder acceder a la información desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo.

¿Cómo lo gestionáis en tu empresa?

 

 

Sobre Jose Luís Costa

Jose Luis es consultor de aplicaciones en CLAVEi además de Especialista en Googe Apps for Work.