GESTIÓN DOCUMENTAL

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Medina Hoteles elimina el papel

Le empresa hotelera ha crecido en los últimos años de forma exponencial y ha tenido que buscar soluciones a dos de los grandes retos que se enfrenta toda empresa, incrementar el control de la información y la accesibilidad a esta información desde cualquier lugar y eso sólo se podía hacer de forma digital, eliminando el papel.

«Es muy útil el aprovechar desde el principio el expertise de Clave para motivar a los empleados en el uso de estos productos. Por ejemplo, cuando empezamos a informarnos sobre el gestor documental, desde la primera reunión involucramos a todo el equipo de administración para que pudieran explicarnos de manera conjunta lo que el programa podía aportarnos y que de esta manera la decisión fuese consensuada entre todo el equipo y teniendo en cuenta la misma información. El software de gestión documental es algo que requiere tiempo e involucración por parte del personal que lo vaya a utilizar, por lo que, si el propio personal no confía en él, es difícil que el proyecto sea exitoso.» Medina Hoteles

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¿QUÉ OS LLEVÓ A APOSTAR POR ESTE PROYECTO?

Los motivos por los cuales hemos decidido empezar a trabajar con un gestor documental han sido principalmente dos:

-Incremento del uso de papel en los últimos años en todos los departamentos de la empresa debido al crecimiento vivido. Ecológicamente hablando, Medina Hoteles entiende que todos tenemos que hacer lo que esté en nuestras manos para minimizar el impacto sobre el entorno, siendo la disminución en el consumo de papel uno de los puntos sobre los que nos hemos propuesto actuar.

-El embotellamiento de la información y por tanto de la comunicación, debido a que los documentos están en un almacén/archivo físico y no en un gestor documental fácilmente accesible. El tener que desplazarse a otra oficina a buscar en el archivo una factura de hace 3 años, un contrato con un proveedor o un presupuesto entendemos que tiene que ser cosa del pasado. La estructura de la información, la inmediatez de acceso a la misma y la comodidad es algo primordial de cara a ser administrativamente eficientes. En Medina Hoteles estamos inmersos en un proceso de transformación digital, y entendemos que, hoy en día, tener un buen gestor documental es algo imprescindible.

 

La estructura de la información, la inmediatez de acceso a la misma y la comodidad es algo primordial de cara a ser administrativamente eficientes.

José Medina Terol

Director Financiero, Medina Hoteles

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¿QUÉ BENEFICIOS HA APORTADO AL HOTEL?

Lo hemos implantado este año y las ventajas ya son innumerables. Con un buen programa, etiquetas impresas y un escáner, parece mentira todo lo que se puede hacer. En el primer mes, podemos decir que el 100% de nuestras facturas de proveedores ya eran digitalizadas y procesadas por el gestor documental. En nuestro caso, al estar integrado con nuestro programa de contabilidad (también de CLAVE), somos capaces de buscar cualquier factura por cualquier campo contable y visualizarla de manera inmediata.

Además, una gran ventaja de este gestor documental que considero interesante de mencionar, es que éste cuenta con un motor OCR, lo que significa que cuando escaneamos un documento físico, el programa no solo guarda la imagen, si no que le pasa un escáner adicional dónde analiza cada palabra que este documento contiene. De esta manera, un documento puede ser localizado por cualquier palabra que éste contenga. En muy poco tiempo ya lo hemos implantado en contabilidad y en RRHH, siendo la idea el implantarlo en todos los departamentos.

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¿CÓMO AFRONTÁSTEIS ESTE PROYECTO?

La verdad es que al principio no entendíamos muy bien todo lo que podía aportarnos un sistema de gestión documental. Lo veíamos más como un repositorio de información que como un sistema de gestión de documentos. Ha sido un verdadero descubrimiento ya que en un plazo muy corto de tiempo nos ha permitido organizar y almacenar en formato digital todas las facturas. Además, al ser escalable, nos ha sido muy sencillo el implantarlo en el área laboral y en un futuro muy próximo, lo vamos a implantar en el área de reservas. La idea es integrarlo con nuestro programa de gestión y automatizar así el sistema lo máximo posible.

En este sentido, algo que nos aporta mucho valor, es que, de cara a integrarse con otros programas, el gestor documental de la mano de CLAVEi nos da muchas facilidades, ya que no tienen problema alguno en sentarse con nosotros para analizar nuestras inquietudes y ayudarnos a tomar el camino que más nos convenga para automatizar lo máximo posible nuestra operativa en cada departamento. De esta manera, trabajamos de manera conjunta para que digitalizar los documentos no se convierta en una tarea ardua y poco eficiente.

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¿RECOMENDARÍAS LA IMPLANTACIÓN A OTROS HOTELES?

La digitalización de las empresas no es una opción para aquellas que quieran perdurar en el tiempo. Aunque se puede retrasar la decisión, en general por motivos económicos, es algo que inevitablemente se tendrá que hacer tarde o temprano. La gestión documental es algo básico para todas aquellas empresas que quieran ir al mismo ritmo que el sector y no a la cola de éste. En el sector hotelero se manejan muchos tipos de documentos: bonos y reservas, albaranes y facturas, procedimientos, nóminas, memorandos internos, cuestionarios de calidad, etc. Si se quiere tener toda esta información ordenada y accesible para todo el personal que lo requiera, es imprescindible llevar a cabo un proyecto de estas características.

Empresa: Medina Hoteles

Sector: Hotelero

Producto: Alojamiento en Benidorm.

Ámbito geográfico: Nacional

SOLUCIÓN

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