Con este artículo vamos a intentar responder a la eterna pregunta de: ¿por qué no me cuadra mi inventario de almacén? Daremos un repaso a los errores más comunes en los procesos, descuidos en preparación y recepción de la mercancía, accidentes, casos especiales, etc. que dan lugar al descuadre de inventario.

Tener al día tu inventario es un tema muy importante en la gestión estratégica de una PYME ya que de esta forma evitamos por ejemplo que el conteo de artículos no coincida con las existencias físicas, que nos quedemos desabastecidos de productos o incluso que te quedes con mercancía la cual no llegues a vender, es importante que tomes medidas lo antes posible ya que todo esto puede representar pérdidas de dinero para tu empresa. Es por esto por lo que vamos a enumerar los errores más comunes y como la digitalización de procesos nos puede ayudar a conseguir corregirlos. ¡Comenzamos!

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¿Cuáles son los principales motivos del descuadre de inventario de almacén?

¿Tienes un descuadre de inventario? ¿Piensas que la gestión de inventario de tu almacén podría ser más eficiente? A continuación, analizo seis causas por las que pueden producirse el descuadre de inventario en almacén.

1. Controla el tiempo que tarda tu proveedor en servirte los pedidos.

Ten en cuenta el tiempo que tarda tu proveedor en servirte el producto ya que puede causar que en casos donde estés escaso de stock, o tengas una demanda inesperada u otras situaciones puedas llegar a quedarte sin el producto y no puedas cumplir con el cliente, lo que conllevaría a una pérdida de ventas.

2. Todos los productos NO se han de administrarse de la misma manera.

Una correcta gestión de tu inventario es tener clasificados los artículos para poder llegar a tener una visión más amplia de con qué tipo de producto cuentas, la mejor manera es gestionarlos de forma diferente, ya que no todos tienen el mismo nivel de venta y rotación. Para ello vamos a asignar a los productos una familia, una subfamilia, perfil, departamento, almacén, marca, sección o temporalidad. Definir estos atributos nos facilitará a la hora de sacar un inventario o un informe de ventas filtrado por cualquiera de estos atributos y así poder ver las cosas más claras. También identificar que productos son de alta rotación, de temporalidad y especiales o sobre pedido.

3. Tener demasiados códigos de productos diferentes.

Suele ocurrir que con el paso del tiempo tu empresa vaya agregando nuevos códigos de productos, esto es un tema al cual debes de prestar atención. Un indicio muy claro es que la cantidad de códigos existentes en tu almacén es mayor que el óptimo, esto se convierte en un problema cuando observas que cuentas con muchos artículos de los cuales dispones poco volumen lo que causa una dificultad en la logística de tu almacén, esto conlleva a que pierdas el enfoque en los productos que si te general valor, de igual forma tener bien definidos estos códigos hará más fácil la administración de tus existencias.

4. Ineficiencia en un sistema de control de almacén e inventarios.

El almacén ha de ser un área de tu empresa en la cual hay que llevar un control y monitoreo constante, los errores que se generan en esta área repercuten en un gasto o pérdida para la empresa, por eso es fundamental un control eficiente de los procesos y los indicadores. Un control del inventario es un aspecto esencial para el correcto funcionamiento de la PYME, debido a que su manejo puede facilitar a robos, mermas o desperdicios, lo que puede dar lugar a un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto a los beneficios de tu empresa. Es importante tener una buena organización del almacén en cuanto a productos y personal, asegurarte por otra parte de contar con una infraestructura adaptada ya que esto facilitará una gestión más controlada y eficiente pudiendo detectar de una manera más rápida las necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.

5. No saber predecir la demanda esperada.

Un dato fundamental que debes conocer para evitar tener un desabastecimiento de inventario o un exceso de él, es una buena planificación y estimación de la demanda esperada. Un error que se suele comentar es por ejemplo no anticipar periodos en los que pueda haber un incremento de las ventas y no dispongas de capacidad para cumplir con las demandas de tus clientes.

También existe el caso opuesto donde te excedes de estocaje, por temor a quedarte sin productos, esto puede afectar a tu capital de trabajo y disminuir tus utilidades. Ten en cuenta que la mercancía guardada en un almacén por un tiempo prolongado corre el riesgo de deteriorarse, volverse obsoleto o depreciarse haciendo difícil su venta lo que conlleva una pérdida de dinero.
¡Importante!, registra los movimientos de tus diferentes productos y temporadas.

6. Tener automatización del stock.

Olvídate de tener un control de inventario en hojas de cálculo o en folios, ya que es una tarea complicada de gestionar porque puedes estar trabajando con información desactualizada. Tienes que tener presente que su manejo debe ser lo más eficiente posible para evitar gastos innecesarios.

De las causas anteriores que producen incidencias y descontrol de los stocks, y que no cuadre el inventario, se pueden establecer procedimientos para realizar una gestión eficiente del inventario como disponer de un módulo de gestión de inventario de almacén en tu ERP.

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