Como ya todos sabemos, la transformación digital es un barco al que toda empresa grande o pequeña debe subirse, son muchos los nuevos conceptos que escuchamos y nos pueden abrumar por no saber exactamente lo que significan o qué beneficios puede ofrecernos el aplicarlos. Hoy voy a intentar explicar uno de ellos, la factura electrónica firmada digitalmente.
Dentro del área de administración, uno de los trabajos que conlleva un coste importante de tiempo es la preparación de las facturas para el envío a los clientes; imprimirlas, añadir posibles condiciones o cláusulas, meter cada una de ellas en sobres, etc., con la llegada de la transformación digital cada vez más empresas envían a los clientes las facturas por email, la denominada factura electrónica, disminuyendo el coste cerca del 80 % según diversos estudios, debido a que eliminamos el coste de impresión, de mensajería y además disminuimos el coste de tiempo dedicado. Pero debemos ir un paso más allá y que estas facturas vayan firmadas digitalmente.
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Pero, ¿Qué es la firma digital o certificado digital?
La firma o certificado digital es un instrumento que podemos utilizar para firmar los documentos electrónicos de forma que añada una firma con datos del emisor de la factura y un sellado de tiempo en el propio documento, por tanto, las principales características de una factura firmada digitalmente son:
- Integridad de la factura: Con el sellado de tiempo que se adjunta al documento tenemos la seguridad de que los datos no han sido alterados desde la firma del documento.
- Autenticidad de la factura: En la firma se añaden los datos del emisor de la factura, de forma que nos permite verificar los datos de identidad de firmante.
Este proceso está legislado según la Ley 59/2003 de Firma Electrónica y nos dice que la firma digital, para que sea equivalente a una firma manuscrita, debe cumplir los siguientes requisitos:
- Permitir Identificar al Firmante
- Verificar la integridad del documento firmado
- Contar con la participación de un tercero de confianza
- Estar basada en un certificado electrónico reconocido
- Estar generada desde un dispositivo seguro de creaciones de firma.
Ejemplo de documento PDF firmado digitalmente.
Y, ¿Cómo obtengo un certificado digital reconocido?
El certificado digital debe haber sido reconocido por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, de tal forma que las entidades que nos emitan un certificado para que lo podamos utilizar, deben cumplir con los requisitos que exige la Ley y que están documentados en el Capítulo II de la ley anteriormente mencionada.
Existen diferentes tipos de certificados según la entidad que lo expida, del uso que se le vaya a dar o bien dependiendo de si somos una persona física o jurídica.
En la web del Ministerio, podemos consultar todas las entidades que nos pueden emitir un certificado electrónico de confianza.
Este certificado digital, puede ser emitido como una tarjeta física similar a una tarjeta de crédito y que tendremos que usar cada vez que vayamos a firmar un documento o bien puede ser emitido en un formato software, de forma que lo podamos instalar en nuestro ordenador y el sistema nos lo ofrezca cada vez que necesitemos firmar un documento.
¿Qué beneficios se obtienen de emitir las Facturas Electrónicas Firmadas Digitalmente?
Son muchos los beneficios que obtenemos de emitir las facturas firmadas digitalmente, los más importantes son que más allá de las fechas que pueden aparecer en los propios documentos, dentro de ellos, quedan registros electrónicos en forma de metadatos con la fecha y datos del emisor de la factura que impiden posibles falsificaciones y esto en los tiempos actuales en los que ha aumentado la ciberdelincuencia de forma exponencial es muy importante porque es una gran tranquilidad tanto para el que emite la factura como para el que la recibe.
Además de esto, pone en valor la preocupación de nuestra empresa por la seguridad de los documentos que enviamos aumentando la confianza de nuestros clientes en nosotros y dando una visión de ser una empresa transformada digitalmente que aplica todos los avances tecnológicos a nuestro alcance.
En la actualidad, ya es común que los ERPs de Gestión empresarial estén preparados para poder emitir de forma automática la emisión de las facturas electrónicas firmadas digitalmente, por tanto, sólo debemos aprovechar la potencia que nos ofrecen las nuevas tecnologías.
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