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Ventajas en el uso de un Sistema de Gestión Documental

Ventajas en el uso de un Sistema de Gestión Documental

Jose Manuel quiero una gestión documental, me quiero quitar todo el papel que tengo encima de la mesa». Si me dieran un euro cada vez que me han dicho esto…

El concepto de gestión documental para eliminar el papel es como si me compro un coche para ir al trabajo que resulta que esta en la acera de enfrente. Si bien es verdad que eliminamos el papel, este no puede ser el principal objetivo de la implantación de un Sistema de Gestión Documental. Voy a mostrar algunas de las ventajas que nos una gestión documental que hará que en su conjunto sea una buena idea la implantación.

¿Qué ventajas tiene la Gestión Documental?

1. Orden y Metodología

Una gestión documental, me dará un procedimiento de guardado con un sistema de archivo organizado. Da igual cual, por cliente, por proveedor por tipo de documento, etc. lo importante es tener un método.
Que todo el mundo lo haga igual y que sea fácil de implementar. La típica frase de “si tuvieras que explicarle como funciona a tu abuela”. Pues eso, Si un método o procedimiento no se lo puedas explicar a tu abuela, quiere decir que se puede mejorar.
Uno de los principales errores cuando se implanta un software de gestion documental, es trasladar el mismo caos que tenemos encima de la mesa. Es cierto, no vemos papeles, pero seguimos teniendo que apoyarnos en el departamento IT o ese administrativo más avispado para localizar una factura.

2. Guardar solo lo necesario

Síndrome de Diógenes digital, que si que tu disco duro tiene muchos GB y que puedes guardar lo que quieras. Pero antes de guardar un documento hazte estas preguntas ¿es necesario? ¿Lo vas a volver a usar? ¿Existe ya alguna forma de localizar?
La gestión documental cuando esta estructurada y bien organizada, hará que cojamos el hábito de guardar lo que esta definido en esa estructura. El resto si no esta definido es porque no es necesario guardarlo.

3. Seguridad

La seguridad es otra de las ventajas, de los sistemas de gestión documentales. Ya no hay peligro de deterioro o perdida de documentos. Incluso muchos, como la solución DigitalDocu que distribuye clavei, permite el guardado de versiones de los documentos para poder volver a cualquier punto antes de que se hiciese algún cambio.

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4. Eficiencia y Recursos

Los documentos ya no solo nos llega en papel. Cada vez más los documentos entran por otros canales, emails, descargas directas, archivos en USB, desde el ERP, etc. Una digitalización de documentos permite gestionar el archivo desde diferentes plataformas de forma ágil y sencilla. Haciendo un clic puedo tener un documento categorizado y archivado.

5. OCR o buscadores

Algunas gestiones documentales disponen de motores OCR para leer e indexar los documentos y darte la posibilidad de buscar en su contenido.
Además de pedirle a la gestión documental que me busque la factura 1900, puedo pedir que me busque todas las facturas en las que he comprado un determinado artículo. El OCR es una tecnología que cada vez a quiere más precisión y es de gran ayuda para la localización de documentos.

6. Reducción de papel.

No lo iba a poner, pero no lo voy a negar. La digitalización de documentos hará que tus montañas de papeles se reduzcan considerablemente. Hasta el punto de que las echaras de menos.

No vayas en contra de los nuevos tiempos, no te quedes estancado en antiguos métodos de archivo. Implanta una gestión documental que solo te dará alegrías. No lo entiendas como un gasto mas, es una inversión muy agradecida y de la que no te arrepentirás. Desde Clavei ponemos a tu disposición personal cualificado que te ayudara a tomar la mejor decisión la implantación.

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¿Qué es el informe de Vida Laboral de Empresas?

¿Qué es el informe de Vida Laboral de Empresas?

La seguridad social va avanzando en cuanto a servicios se refiere, desde que, hace unos años implantó el sistema de liquidación directa, y ahora que la gran mayoría de las empresas lo utilizan nos van dando una mayor información sobre las cotizaciones a la seguridad social que hacen las empresas.

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8 ventajas de gestionar la contabilidad en la nube

8 ventajas de gestionar la contabilidad en la nube

En el siguiente artículo os hablaré de los beneficios de integrar un software de contabilidad en la nube, independientemente del tipo de empresa que tengas.

Llevar la contabilidad de una empresa, en primer lugar, es una obligación que tienen todas las personas jurídicas y los autónomos, sociedades civiles, comunidades que tributen en estimación directa y objetiva con Hacienda; desde donde se realizan las obligaciones fiscales y se presentan las cuentas. En definitiva, la contabilidad nos muestra la situación tanto financiera como económica de la empresa.

La labor a la hora de llevar la contabilidad puede convertirse en un trabajo complejo, puesto que debemos llevar todo el registro de las operaciones económicas, de los cobros y pagos, de los resultados de los impuestos, etc.

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¿En qué consiste la conciliación bancaria automática?

¿En qué consiste la conciliación bancaria automática?

Cada día, es más común y sobre todo en esta época de cambios, buscar la forma o los medios de optimizar cada una de las acciones que se realizan en la asesoría o despacho profesional. Todo ello con la finalidad de automatizar procesos que nos ahorren tiempo y den calidad y fiabilidad a cada uno de ellos.

¿Sabes cómo ahorrar tiempo a la hora de conciliar bancos en tu contabilidad?

La conciliación bancaria es una de las tareas contables que más tiempo nos resta, sobre todo si lo realizamos de forma manual. Vamos a ver que este proceso lo podemos automatizar haciendo que optimicemos nuestro tiempo en el despacho.

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6 consecuencias de no tener conectado tu ERP con tu Ecommerce

6 consecuencias de no tener conectado tu ERP con tu Ecommerce

Tomar la decisión de tener una página Web corporativa o mejor, sacar nuestros productos a internet mediante un ecommerce es una decisión difícil. Pero es una decisión que a estas alturas ya deberíamos haber tomado y la respuesta no puede ser otra que la de estar en internet. Siempre indico que la Web tiene que estar mantenida, actualizada y tiene que haber un responsable de su contenido. Es como tener una pequeña tienda en el centro de una gran ciudad, en la mejor calle y tenerlo todo manga por hombro y que la gente no pueda ni quiera entrar.

Uno de los principales contras que siempre me indican cuando me piden consejo es, ¿Quién va a mantener el contenido de la Web? Haz que tu ERP trabaje por ti o mas bien sea el encargado de maquetar e introducir los datos en el ecommerce. Aquí os dejo las 5 principales consecuencias de no hacer esto.

1. Mantener el contenido de la Web requerirá más esfuerzo humano y económico

Una de las principales consecuencias es que todos los procesos de alimentar datos en el ERP, habrá que volver a hacerlos en el Ecommerce. Con el consiguiente gasto económico y de tiempo de personas que podrían estar dedicando a otros empeños, o porque no a tiempo libre. Se llegan a crear departamentos diferentes para alimentar cada plataforma. Actúan de manera independiente, llegando a generar informes y registros duplicados. La integración haría los datos viajen en las dos direcciones de forma automática y sincronizada. Para ver las consecuencias de El retrabajo, las operaciones y datos innecesarios. Y como mejorar en este sentido, os aconsejo leer el siguiente artículo de blog de mi compañera Fina Rastoll: ¿Cómo ayuda a tu empresa la mejora de procesos? Cuestión de agilidad.

2. Datos diferentes en mi ERP y el Ecommerce

Al no tener una conexión automatizada, los datos del Ecommerce y del ERP tenderán a ser distintos. Hasta que, con el tiempo, parecerá que el catalogo o la lista de clientes son distintos. No es una exageración, una de las acciones como consultor que más me demandan es la de exportar e importar datos entre el ERP y Ecommerce para intentar igualarlos. La diferencia de datos en puede provocar conflictos con nuestros clientes al realizar compras de productos descatalogados, con precios desactualizados. Esto aumenta la desconfianza de nuestro cliente hacia nuestra plataforma Ecommerce y pone otro granito de arena para llevar al fracaso nuestro flamante intento de salir al mundo online.

3. Perderemos agilidad, eficiencia en el servicio de los pedidos

La web no duerme, eso se lo escuche en una charla a mi compañero Paco Moya Experto en Marketing digital en Clavei. Hay un cliente intentando comprar a la hora que menos te los esperas. Quizás yo añadiría la Web no duerme, pero nosotros sí. Si habeis conseguido que vuestra plataforma Ecommerce sea el sitio favorito de vuestros clientes y están pasando pedidos como churros, que trasladar al ERP los pedidos en tiempo y forma no sea un dolor de cabeza es lo que deseamos todos. Una buena integración da de alta los pedidos en el ERP, sin depender de nadie y casi de al mismo tiempo que se ha registrado en la web. En muchos casos esto permite realizar el picking o preparado de pedidos casi de inmediato mejorando nuestra eficiencia en el servicio.

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4. Cierre de nuevos mercados

Un Ecommerce no solo se refiere en nuestra WEB, hay diferentes plataformas de venta o MarketPlaces al estilo de Amazon, El Corte Ingles, etc., que nos permiten publicitar y vender nuestros productos. La complejidad de integración con etas plataformas y las estrictas reglas que hay que cumplir para informar de el estado de los pedidos, tiene como consecuencia que se nos cierre una vía de venta que puede ser muy importante. Un ERP integrado cumplirá todos los requisitos que las plataformas demanden facilitando la venta en estos sitios online.

5. Sincronización de stocks

Un Ecommerce esta para vender, vender y vender, y luego otra vez vender. Al estilo que decía Luis Aragones con el ganar. Si ya he conseguido esto y mi Web este viento en popa, no puedo fallar a mi cliente. Después de haber hecho la compra de los mejores zapatos, un cliente los que menos espera es que le digamos que no nos queda stock y que no vamos a entregárselos. La información de los stocks o de los productos que, si pueden venderse, es un dato de muy alta disponibilidad y tiene que estar actualizado. La conexión con el Ecommerce permite que los stocks se actualicen con una frecuencia muy alta y sin esfuerzo alguno.

6. La posibilidad de fracaso de nuestro proyecto de Ecommerce es muy alta

La principal consecuencia de todos los puntos anteriores es que todo nuestro esfuerzo personal, de nuestro equipo de trabajo y el económico, puede no valer para nada. La posibilidad de fracaso y abandono de la Web es muchísimo mas alta sin conectar el ERP a nuestra plataforma Ecommerce.

En conclusión, una buena conexión y sincronización con nuestra plataforma de ventas online, no garantiza ventas, pero será nuestro principal aliado para hacer nuestro viaje mas cómodo, mas eficiente y mas económico. Desde clavei te ofrecemos el asesoramiento desde nuestras unidades de Software ERP y Soluciones Ecommerce, para ampliar toda la información. ¡Buen viaje!

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10 motivos para implantar un sistema ERP en tu empresa

10 motivos para implantar un sistema ERP en tu empresa

En la actualidad, los ERPs son indispensables en la gestión de múltiples procesos empresariales y favorecen el acceso a la información esencial del negocio, es decir, ayudan a mejorar la gestión de tu empresa. Ahora bien,

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales que se caracteriza por la automatización de muchos de los procesos y procedimientos que tiene una empresa. Los principales propósitos de esta herramienta informática son:

  • Obtener un acceso rápido a la información.
  • Optimizar procesos empresariales.
  • Suprimir operaciones innecesarias.
  • Compartir la información entre todos los componentes de la compañía.

Además, cabe destacar los motivos por los cuales tu empresa debe utilizar un ERP:

¿Cuáles son los motivos para incorporarlo a tu negocio?

1. Los sistemas ERP permiten automatizar muchas de las áreas funcionales de un negocio: administración, producción, dirección general, finanzas y contabilidad, etc.

2. Gracias al ERP, la empresa tomará mejores decisiones debido a la centralización de la información de sus distintas áreas. Dispondrá de dicha información en tiempo real, lo que le permitirá planificar acciones futuras que puedan beneficiar al negocio.

3. Un software ERP ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores. Optimizar los procesos permite una mejora sobre el control de compras, ventas y pedidos, logrando así una reducción del tiempo de operaciones y ciclos financieros.

4. La trazabilidad y el control que ofrece un ERP permite realizar un seguimiento de todos los procesos de producción, desde la obtención la materia prima hasta la fabricación del artículo y posterior venta al cliente.

5. Una solución ERP mejora la comunicación entre departamentos ya que todos acceden a una misma base de datos que se actualiza en tiempo real.

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6. Permite gestionar de un modo más eficiente los recursos económicos de la sociedad al disponer de toda la información integrada y de los históricos de las operaciones llevadas a cabo, ajustando así las existencias del inventario.

7. Instalar un sistema ERP mejora la seguridad de la información gracias a los roles que adquiere cada usuario que se conecta al sistema. El usuario trabaja únicamente con la información que un administrador le ha definido previamente en su perfil, quedándole restringida aquella que no le resulte necesaria. El resultado es la prevención de robo o pérdida de datos.

8. Un ERP es adaptable y escalable, ya que está formado por módulos que se adecúan a las necesidades de cualquier empresa en función de su evolución.

9. El ERP ayuda a mejorar los costes y a lograr una mayor competitividad. Reducir el número de errores y de tareas duplicadas permite disminuir los costes. Esto ayudará a aumentar el margen de los beneficios y a reducir el precio de cada producto

10. Con un programa ERP se pueden integrar distintas herramientas o programas como, por ejemplo, una tienda online o una App móvil. Gracias a esta funcionalidad, la empresa evitará gestionar varias plataformas.

Son evidentes las numerosas ventajas que ofrecen los ERP, que se convierten en un gran aliado a la hora de administrar nuestro negocio. La unificación de la información y de los procesos de los distintos departamentos en un mismo sistema es un método eficiente de gestión que nos permitirá un impulso hacia la transformación digital.

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