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¿Qué beneficios ofrecen las Apps de firma electrónica?

¿Qué beneficios ofrecen las Apps de firma electrónica?

Como ya comentaba en un post anterior, todavía hoy sigue siendo habitual encontrarnos con que la persona que nos trae determinada mercancía nos pide que le firmemos a mano un albarán de entrega. Desde mi punto de vista esto tiene dos posibles causas, o la empresa en cuestión depende de un sistema informático que no es capaz de ofrecer esta tecnología, o no se han detenido a medir los beneficios que podría aportar poner en marcha un módulo de recogida de firmas.

Si tu empresa está en esta situación, y el motivo por el que tus repartidores siguen manejando papel es el primero, no te preocupes porque todo tiene solución. Si tu sistema informático no te permite realizar ciertos trabajos con dispositivos móviles, quizá sea buen momento para echar un vistazo al mercado, y ver qué otras herramientas para firmar digitalmente existen que puedan ayudarte en este sentido.

Ahora bien, si tu sistema te permite el uso de dispositivos móviles. Si, además, cuenta con una herramienta que te permite automatizar la firma de documentos por parte del cliente, y no la tienes todavía en marcha… ¡enhorabuena! Este artículo va dirigido directamente a ti. Vamos a dar un repaso por las principales razones, por las que creo que deberías coger papel y lápiz, y tomar las medidas que necesites para averiguar si realmente saldrías ganando dando un salto hacia adelante.

  • Eliminación de papel

La eliminación de papel. Con todo lo que ya sabemos que ello conlleva. Por descontado, vas a echarle una mano al medio ambiente, que seguro que nos lo va a agradecer. Pero es que además manejar papel, conlleva una serie de problemas inherentes al mismo soporte físico que no podemos evitar. Por que ese documento tiene primero que pasar por varias manos (administración, repartidor, cliente, compañero de ese cliente, etc.), y desplazarse por distintas ubicaciones (nuestra oficina, vehículo de reparto, oficina del cliente, vuelta a nuestra oficina, etcétera). Las probabilidades de que ese documento se pierda, se rompa o se deteriore de cualquier forma, aumenta con cada cambio de mano y de ubicación.

Hoy, además, con la situación que tenemos a nivel mundial con el COVID-19, todos sabemos que cuantas menos cosas pasemos entre manos de una persona a otra, más protegidos estaremos. Este documento que pasaba por las manos de 4 personas de media, y en varias ocasiones, ahora no existe.

  • Automatización de la hoja de carga

La automatización de la hoja de carga. Imagino que, si la recogida de la firma del documento la sigues haciendo a mano, es posible que la documentación que el operario maneje para cargar su vehículo también le lleve en forma de listado en papel.

Este tipo de aplicaciones, por lo general, mostrarán una lista ordenada según la ruta que tenga asignada el operario. Algunas apps permiten ver el detalle de los documentos que manejan, con lo que el operario en poder del dispositivo, podría utilizar la misma app para cargar el vehículo en orden según la información que posee.

Además, el propio sistema informático puede que, de forma automática, asigne los documentos que el operario tiene que gestionar, en base a algún conjunto de reglas como pueda ser carga total del vehículo, prioridad, fechas de servicio, etc.

¿Cuánto tiempo estaríamos ahorrando hasta ahora si pudiésemos poner en marcha el sistema? Asignación automática de documentos sin el coste de la persona que hasta ahora se encarga de ello, que el operario vería en tiempo real en su dispositivo, ordenado para que proceda a la carga de la manera más eficiente para su descarga, y evitando el manejo de papeles y notas, etc.

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  • Tiempo real en todo el proceso

El tiempo real en todo el proceso. Desaparece el lapso de tiempo que ocurre entre que el documento sale para ser firmado, hasta que vuelve a la oficina para que sea tratado. Por que sí, el documento tendrá que ser tratado a la vuelta, y este coste también tienes que eliminarlo.

Es decir, en el momento que el cliente firma el documento desde el dispositivo, en tu sistema informático debería reflejarse la acción. Cada sistema tratará a su manera esta acción, pero lo que seguro que tendrás será el documento firmado en formato PDF y asociado al registro correspondiente. A partir de aquí, y como digo depende de tu sistema, se habrá enviado una copia del documento al cliente, se habrá archivado en PDF en tu sistema de Gestión Documental, etc.

  • Comunicación directa entre el cliente y la empresa

La comunicación directa entre el cliente y la empresa. Y es que al mismo tiempo que el cliente nos va a firmar el documento, posiblemente pueda indicar unas observaciones, añadir notas, incluso adjuntar imágenes para reforzar sus comentarios, adjuntar notas de voz, entre otros, todo lo que el dispositivo nos ofrezca.

Esa información que se transmitirá del mismo modo a la central en tiempo real, te puede permitir que el tiempo de reacción entre el comentario de tu cliente, y tu respuesta al mismo, sea tan corta como quieras.

Piensa en la sensación de un cliente que, ante una reclamación, pueda recibir tu llamada instantáneamente comentando toda la información que has recibido por su parte en los distintos formatos.

  • Análisis de rutas

El análisis de rutas. Estos sistemas suelen recoger información de todo tipo, además de la propia que ofrecen los que intervienen con ella. Puntos de inicio y fin de cada trayecto, momento del inicio y fin de los mismos, tiempo transcurrido entre desplazamientos, tiempos consumidos en cada parada, etc. Esta información puede explotarse de infinidad de maneras, como por ejemplo para monitorizar las rutas de los operarios, optimizar dichas rutas en futuro, u optimizar cargas máximas de documentos por día/operario.

A simple vista, y desde el gestor de mapas que utilices (como GoogleMaps), podrías ver la ruta seguida, con chinchetas en cada una de las paradas, y con la información correspondiente que hemos comentado en cada una de ellas.

No quiero hacer más extenso este post, porque como ves, no estamos dejando mucho en el tintero. Mi intención era solo darte algunas ideas para que, a partir de aquí, sigas pensando en qué beneficios concretos te puede ofrecerte esta tecnología.

Espero que, si tu situación es la segunda, la de tengo disponible esta tecnología pero no me había planteado ponerla en marcha, estas líneas sirvan como trampolín para que definitivamente des el salto. Del mismo modo, si estás ante la primera situación, espero que te hayas quedado con ganas de saber más, y que sin prisa (pero sin pausa), dediques algo de tiempo en ver qué herramientas existen en el mercado que puedan ayudarte a crecer.

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¿Qué tipos de firma electrónica se pueden hacer con dispositivo móvil?

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Aunque todos sabemos que no debería ser así, que estamos muy avanzados tecnológicamente, que nuestra empresa cuenta con este sistema y aquél otro, que hacen que nuestra producción sea la envidia del sector. A pesar de todo, a día de hoy todavía son muchas las que continúan apoyándose en papel como parte de su proceso de distribución y reparto. Posiblemente porque no hemos medido el coste adicional que habría que repercutir a nuestro producto, derivado de los problemas que se pueden generar en este aspecto. Problemas que pueden ir desde la pérdida de documentación que, recuerda, estará firmada por tu cliente, hasta modificaciones hechas “a mano” sobre el documento y que nunca tuvieron reflejo en el sistema, anulaciones, observaciones de tu cliente hacia dirección de las que nunca hubo constancia, y como estas un sinfín de posibilidades.

Afortunadamente existen soluciones que te permiten olvidarte de todos estos problemas, posibilitan que esta parte de tu negocio esté en línea con el resto de la empresa, y además contribuyen con el medio ambiente eliminando esa cantidad de papel innecesario.

Imagino que ya habrás recibido algún paquete en casa, como entrega de alguna compra que hayas hecho online. Dependiendo de lo que estés recibiendo, es posible que lo único que hayas tenido que hacer haya sido dar tu DNI, y hacer un garabato con el dedo sobre la pantalla (hecha añicos a veces), del dispositivo que te ofrece el repartidor. ¿Verdad? ¿Bueno, y ya está? ¿Con eso es suficiente? Sí, con esto es suficiente siempre y cuando las dos partes estén de acuerdo en reconocer esa firma. Es decir, esa firma será válida hasta que deje de serlo.

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Existen varias formas de recoger la firma de una persona y asociarla a un documento. Estas tendrás más o menos fuerza legal, cuanto mayor sea la seguridad y las normas que se apliquen sobre ella. Os detallo a continuación las que me parecen más interesantes, siempre dirigidas a la recogida de firmas desde una app móvil.

  • Firma sobre la pantalla SIN certificado

Firma electrónica SIN certificado. Este es el modelo más simple y por tanto con una validez jurídica más ligera. Como os decía antes, mientras que ambas partes estén de acuerdo en que esa firma es correcta, no habrá problemas. Ahora bien, si la transacción se complica, tanto uno como otro pueden decir que esa firma no vale, y efectivamente no vale. Piensa que el repartidor se puede haber equivocado de casa, ir a la del vecino (que casualmente conoce tu DNI), y firmar con un garabato inventado quedándose así tu paquete. No hay garantías ni de quien firma ni de cómo se firma.

Esa firma se incrustará como una imagen en el documento, y poco más. No existe ningún control posterior sobre modificaciones de este.

  • Firma sobre la pantalla CON certificado

Firma electrónica CON certificado. Este mecanismo es exactamente igual que el anterior, pero por lo menos en esta ocasión, cuando el sistema genera el documento con la imagen de la firma incrustado, utiliza un certificado digital que el dispositivo debe tener instalado, para añadir la información de este certificado al documento. Con esto al visualizar el documento podremos ver tanto la imagen con la firma del cliente, como los datos del certificado digital del dispositivo móvil, así como los datos del momento de la firma. Así, si posteriormente el documento es editado, podremos saber que esa firma no se aplica sobre la información actual del mismo, si no sobre una copia anterior de la que ya no tenemos información. Por tanto, esa firma no se aplicaría sobre el documento.

  • Firma con dispositivos de recogida de datos biométricos

Firma biométrica. Para la recogida de datos biométricos de la firma, necesitaremos obviamente una herramienta capaz de capturar estos datos. Podremos utilizar un lápiz digital destinado a este fin, con sensores de presión y fuerza tanto en el puntero como en los puntos de sujeción, o en lugar de esto, usar una tableta que medirá también presión, velocidad, etc. datos estos que pueden permitir diferenciar tu firma de la de cualquier otra persona.

Aquí contaremos con distintas opciones para la obtención e inserción de la información en el documento. Desde plataformas online que reciben en tiempo real esta información, junto con el documento, y te lo devuelven firmado y con todas las garantías de su servicio, hasta aplicaciones que por sí mismas incrustan la información en el documento. Estas últimas, garantizan mediante un certificado digital, quién certificó esa firma, además de quién la firmó manualmente.

  • Envío del documento al cliente, para que lo firme mediante su propio certificado

Firma del cliente mediante su propio certificado. Esta opción descarga la responsabilidad de la firma del documento, al propio cliente. No es tan versátil, pues todos tus clientes deben tener instalados y en vigor su propio certificado digital. Además, perdemos esa inmediatez que tenemos con el resto de las opciones, pero no por ello vamos a sacarla de esta lista.

En este caso el repartidor se limita a enviar por correo el documento a la cuenta del cliente. Este lo tendrá que descargar y firmar utilizando un certificado digital instalado en su equipo. Una vez firmado, se lo reenvía al repartidor dando por finalizada la transacción.

Existen plataformas destinadas a la firma de documentos, que se basan en este mecanismo para la recogida de firmas que, aplicando sus directivas y políticas de seguridad garantizan que el documento ha sido firmado por quien dice haberlo firmado, y en el momento que dice haberlo hecho.

Como refuerzo para todos estos sistemas, debemos tener claro que cuanta más información seamos capaces de recoger del momento de la firma, mucho más respaldado estará el documento si hubieses que recurrir a terceros para la validación de la misma. Es decir, podemos recoger datos como la geolocalización del momento de la firma, datos del dispositivo, o incluso imágenes de las personas firmantes, por qué no. Todo esto asociado al documento firmado, con el uso de un certificado digital que garantice que no se ha editado el mismo una vez firmado, darán a nuestro documento más fuerza antes una revisión posterior.

El uso de una u otra forma va a depender como es lógico, de la necesidad de autenticidad que vayan a exigir tus documentos, y del destino al que vaya dirigida tu mercancía. Ni todos los documentos se pueden firmar con un garabato sin ningún control, ni todos los clientes tienen porqué disponer de un certificado digital. Es por ello que conozcamos lo más interesante que el mercado nos ofrece en cuanto a este tema, y que seamos capaces de decidir cuál es nuestra necesidad.

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Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias en el sector Agro

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La transformación digital que han ido posponiendo muchas empresas del sector agro ha llegado para quedarse y es que la situación que ha generado el COVID-19 ha afectado en su madurez digital empujándolas a crecer y a dar un paso más hacia la transformación digital.

Una de las áreas a tener en cuenta son las notificaciones electrónicas, la situación de alerta sanitaria obligaba a las entidades a paralizar la atención presencial y por tanto las empresas, profesionales y particulares también estaban obligados a la gestión a través de las sedes electrónicas.

Pues bien, esto no tiene por qué preocuparnos, pues gestionar las notificaciones de forma digital, como todo lo digital, es más eficiente y yo diría que incluso puede ser más sencillo.

A continuación, algunas de las cuestiones más comunes sobre las notificaciones electrónicas:

¿En qué consiste una Notificación Electrónica?

Es la publicación en la Sede Electrónica de una comunicación administrativa con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.

¿Qué normativa podemos encontrar al respecto?

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 que entraron en vigor desde octubre de 2016, exigen a las empresas mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos.

La Orden ministerial ESS/214/2018 que entró en vigor el 1 de octubre de 2018 exige a los trabajadores autónomos a realizar sus trámites con la seguridad social de forma telemática.

¿Dónde consultar las Notificaciones Electrónicas?

A través de la DEH o Dirección Electrónica Habilitada, donde para activar dicho Buzón se requiere un certificado digital. Posteriormente para acceder se realizará desde el ordenador que tenga instalado el certificado accediendo a la web. Y también en la propia Sede Electrónica que para poder acceder habrá que dar de alta el acceso.

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¿Cuáles son las principales dificultades que podemos encontrar?

  • Cada vez más organismos se están sumando a la comunicación electrónica.
  • Cada organismo público, ayuntamiento, comunidad autónoma, etc. utiliza una plataforma diferente.
  • La falta de un punto de acceso único de consulta.
  • La cantidad de recursos y tiempo dedicados acceder a la multitud de Sedes Electrónicas en busca de Notificaciones telemáticas.
  • Las sanciones por no cumplir los plazos de los requerimientos.

¿Cuándo se da por notificado un interesado?

Para que una notificación sea válida, debe de quedar constancia de la puesta a disposición, acceso por el interesado o su representante, la fechas y horas reflejadas, con el contenido íntegro de la notificación y la identidad fidedigna del remitente y destinatario. Además, se deberá de incorporar al expediente la acreditación de la notificación.

¿Cuántos días tengo para descargar ahora una notificación?

Esto no cambia. Como sabréis, la ley marca un plazo de 10 días naturales para que empresas y particulares descarguen una notificación emitida por un organismo público. Transcurrido este plazo, en la notificación se indican los días de los que dispones para dar respuesta, en caso de que así lo requiera.

¿Qué sucede si el interesado no accede?

Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica sin que nadie haya accedido a la misma se considera realizada la notificación y se continúa con el procedimiento, sin que sea necesaria la publicación en el Boletín Oficial.

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¿Existen herramientas de gestión de las notificaciones electrónicas?

Sí, Portal Neos es un software cloud  que permiten unificar en un solo lugar la gestión de multitud de buzones por los que comunican los diversos organismos (Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Dirección General de Tráfico, 060.es, LexNET, Generalitar Valenciana, ESPJ Entidades sin Personalidad Jurídica, etc.).

¿Qué nos aportara Portal Neos?

  • Tranquilidad, ya que lo tendremos todo bajo control.
  • Eficiencia, puesto que reduce el tiempo y el coste de tareas administrativas.
  • Seguridad, ya que se realiza una sincronización automática de todos los buzones suscritos.
  • Gestión de las notificaciones de manera centralizada todos desde un mismo entorno.
  • Previsualización de las notificaciones sin necesidad de firma de la notificación.
  • Evitar sanciones.
  • Auditoria de cada notificación consiguiendo un control de sus acciones.
  • Aumento de la eficiencia empresarial.

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La primera milla y su transformación digital

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Más conocida es la última milla, que se refiere en los servicios logísticos al tramo en el que el reparto de un producto se tiene que hacer efectivo al cliente. Un tramo fundamental para medir la satisfacción del cliente. Pérdidas, deterioros, no localización un sinfín de problemas que pueden arruinar una venta magnifica que habíamos conseguido en nuestro B2B o B2C.

En este caso hablaré de la primera milla, desde el momento en el que entra el pedido hasta que conseguimos depositarlo en nuestro proveedor logístico o entrega propia. Si la satisfacción del cliente puede bajar por los problemas derivados en la última milla, imaginaros cual será su satisfacción si tan siquiera somos capaces de enviarle su pedido.

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Conoce a los Ponentes de eCalzatic: Rafael Llopis

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¿Quién es Rafael Llopis?

Rafa llopis es un enamorado de la vida, de la familia, de los amigos y de su tierra, Alicante. Lleva 20 años viviendo en Madrid y toda su vida profesional dedicado al mundo de la Comunicación y la Publicidad.

Formó parte de los llamados “históricos”, aquellos chavales de 25 años que fueron fichados por Silvio Berlusconi para lanzar Telecinco en el año 1990.

En Publiespaña/Telecinco trabajó 13 años en los que tras su inicio como assistant tuvo el privilegio de crecer internamente hasta liderar el Departamento de Marketing Corporativo

Su inquietud y ganas de aprender le hicieron recalar en el año 2003 en Mindshare, Agencia de Medios del Grupo WPP. Quería tener una visión global del negocio y, por tanto, entender los procesos y los mecanismos en lo que respecta a la gestión de marcas “worldwide”.

Ante el inminente lanzamiento de las TV privadas de segunda generación en el año 2005, fue llamado para formar parte del equipo fundador de Cuatro TV en la que ocupó la posición de Director de Marketing y Operaciones hasta el año 2010.

Es en el año 2010 donde de nuevo su inquietud lo llevó a ocupar la posición de director de medios, Comercialización Publicitaria y Relaciones Institucionales con Clubes de Fútbol en CANAL+.

Tras 5 años intensos, lideró el proyecto de Comercialización publicitaria lanzado por Telefónica (movistar+) en enero del año 2016, lugar en el que continuó su actividad hasta el pasado 17 de enero de 2020.

Es en esta fecha cuando Rafa decide emprender su proyecto más personal, www.rafallopis.com, un proyecto que tiene como principal objetivo estudiar, analizar y compartir los nuevos conceptos y tendencias en Comunicación así como contribuir, en la medida de lo posible, a mejorar las capacidades en el Arte de la Oratoria de aquellas personas que lo necesiten.

Su taller para mejorar las habilidades de hablar en público, SPEAKMENT: “El Arte del Sin-Vergüenza”, es un fiel reflejo de la importancia de saber comunicar tanto en el territorio presencial como en el virtual.

La Comunicación 360, es uno de los núcleos de su nueva actividad, así como hacer entender que construir una marca potente, una “Love Mark “es esencial para las organizaciones en los nuevos e inciertos entornos. El está convencido de que las marcas tienen Alma y de que son organismos vivos que posibilitan la relación entre los consumidores, los productos y las empresas.

¿Qué aportarás en este Encuentro Online?

La Tecnología y la Innovación han sido los grandes protagonistas del escenario social y empresarial de los últimos años. El resultado ha sido una sociedad acelerada, unos consumidores tremendamente exigentes y una enorme dificultad para entenderlos y hacerles llegar los mensajes correctos en tiempo y forma.

Hoy, el dónde, cómo y cuando quieras se ha instalado en la mente de todos ellos y nosotros, como marcas debemos ser capaces de conectar con ellos, de atraerlos, enamorarlos comprometerlos.

En este encuentro pondremos foco en las nuevas tendencias en Comunicación derivadas de las nuevas y cambiantes atmósferas, mostraremos lo que conviene construir en términos de marca, cómo dirigirnos a nuestros consumidores más fieles, cómo atraer a nuevos consumidores y cuando es conveniente potenciar nuestro comercio electrónico.

Trasladaremos la visión centrada en la importancia de la Marca, sus ventajas, sus atributos, su aportación de valor para las organizaciones de una parte y para los productos/servicios de otra.

¿Quieres descubrir la última tecnología aplicada al calzado y conocer la visión de las empresas del sector a través de casos de éxito prácticos e ilustrativos? Inscríbete al evento eCalzatic: I ENCUENTRO NACIONAL ONLINE DE CALZADO. ¡Regístrate aquí!

¿Qué se llevarán las empresas de Calzado que te vean?

Cualquier empresa, no sólo las del sector calzado, suele engañarse a sí misma en lo que a la construcción de marca se refiere. Construir una marca potente, una “Love Brand” es un ejercicio de paciencia, de educación y de inversión recurrente y no todas las organizaciones lo tiene claro.

Una marca es como un hijo. Yo tengo cuatro y, claramente, una vez que los tienes, los mimas, los acompañas en su crecimiento, en su formación, aportación de valores, inviertes en ellos y, todo ello, es para toda la vida.

Las empresas, al terminar la sesión, se tendrán que hacer una pregunta cerrada; ¿apuesto o no apuesto por construir una marca potente? Si la respuesta es NO, nada más que hablar. Pero si la respuesta es SÍ, deberán hacerse una segunda pregunta ¿Me comprometo a dedicarle tiempo, equipo y recursos a mi marca?

¿Alguna clave de por qué invertir en marca es tan importante si queremos vender Online?

Creo que no me equivoco mucho al decir que hoy, todas las empresas quieren desarrollar su comercio electrónico y potenciar sus ventas online. Es, en teoría, la nueva” gallina de los huevos de oro”.

Les ha llegado, han oído, que en los nuevos entornos el comercio electrónico va a ser determinante para su crecimiento, y es verdad, sin duda, pero ¿Cuándo podemos considerar que nuestra empresa está preparada para que ese comercio sea efectivo? ¿Puede cualquier empresa lanzarse al complicado mundo digital y vender desde el primer minuto? ¿Tenemos una marca sólida y reputada que conecte con los consumidores? ¿qué hacer para construirla? ¿cuándo sabremos que estamos preparados? ¿tiene mi organización una estrategia “Consumer Centric”?

Trataremos de responder a todas estas preguntas y a muchas que aún están por llegar.

No me cabe ninguna duda de que, sin marca, nada de lo dicho anteriormente es posible.

Hablaremos de ello…

Consigue tu entrada gratuita para ver a Rafa Llopis el 25 de Junio en: www.calzatic.com

 

 

 

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Al analizar las necesidades de los departamentos de RRHH de las diferentes implantaciones realizadas en sector agroalimentario, encontramos como principal problema, la complejidad de los regímenes de la seguridad social por los cuales se rigen las empresas de este sector. Mientras que la gran mayoría de empresas están suscritas al Régimen general de la Seguridad social, para estas empresas existen dos tipos de regímenes, uno es el Régimen Especial Agrario (para los empleados del campo) y el otro es el Régimen Especial de Frutas y Hortalizas (para los empleados del almacén).

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