La digitalización está siendo un eje transformador del sector hotelero, convirtiéndose en un elemento fundamental en todos los procesos. Entre los múltiples procesos a digitalizar, la verdad es que hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos, y también los hoteles. La digitalizacion de procesos administrativos en un hotel nos aporta unas importantes ventajas y ahorro de costes:
- La reducción de papel, es algo evidente y aunque nos ayude en el ahorro y a contribuir con nuestra obligación frente a los recursos naturales del planeta, no es el único motivo de la digitalización.
- La seguridad que nos aporta un proceso digital nos es comparable con el analógico, se acaba la perdida de documentos, podemos identificar rápidamente cambios y modificaciones en documentos, anexarlos a carpetas o archivos, etc.
- Metodología, sin duda lo más importante, se acaba el desorden, el caos y la anarquía, todos trabajan igual, es decir, con el procedimiento más adecuado para la empresa y además cumpliremos con la legislación.
- Movilidad, el uso de tecnologías cloud nos permitirá acceder a nuestros documentos desde cualquier lugar.
- Eficiencia, es la suma de las ventajas anteriores, y es que da igual porque canal nos llegue el documento, lo gestionaremos de forma rápida y sencilla.
Si analizamos los procesos administrativos de nuestro hotel, seguramente identificaremos varios susceptibles de mejora, pero voy a centrarme en uno básico que afecta prácticamente a todas las organizaciones:
La digitalización de facturas de proveedores en el sector hotelero
Por lo general, las organizaciones tienen sus aplicaciones que les permiten emitir facturas, electrónicas o no, pero también indexarlas y con mucha facilidad poder encontrar una factura emitida. Pero no es tan sencillo cuando hablamos de las facturas de proveedores donde se hace más tedioso gestionar el tratamiento de la factura picando los datos, su posterior almacenaje en un archivo físico y su custodia durante 5 ejercicios fiscales. Sin tener en cuenta que si no somos muy metódicos encontrar una factura puede ser tarea imposible.
La digitalización certificada de facturas debemos hacerla con una aplicación homologada por la AEAT, y debe cumplir el requisito de firmar digitalmente el documento garantizando su integridad e imposibilitando una modificación posterior a la firma.
Las facturas de nuestros proveedores pueden llegarnos de diferentes formas (normalmente papel y PDF, con o sin firma digital) y por diferentes canales como correo electrónico, FTP, portales de descarga, etc.
Para poder automatizar las facturas que nos llegan en papel y PDF, debemos darles un tratamiento previo:
- Si la factura nos llega en papel debemos digitalizarlas en el scanner y convertirlas en PDF que al añadir la firma digital nos permitirá prescindir del papel.
Una vez tengamos todas las facturas en formato PDF, podremos utilizar el OCR (tecnología que nos permiten interpretar de forma automática los caracteres que componen las facturas de proveedor, pudiendo extraer de forma automática tanto las cabeceras y totales así como las líneas de detalle) para obtener toda la información de la factura.
Una vez utilizado el OCR, podemos proceder a la contabilización de la factura, en el que tendremos que añadir un ID del documento en el momento de contabilizar la factura de proveedor y su archivo.
Digitalizar las facturas de proveedores, nos va a permitir encontrarlas de forma rápida y sencilla, indexarla a los albaranes de entrega si fuera necesario, localizar y visualizar el documento factura desde la propia contabilidad aumentando la eficiencia del departamento.
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Ejecutivo de Ventas de la Unidad de Negocio Industria y Despachos Profesionales en Clavei.
