En mi anterior artículo comentábamos las ventajas de la digitalización de procesos y como podíamos automatizar procesos administrativos reduciendo el tiempo de trabajo en algunas tareas administrativas para poder dedicarlo a otras, en concreto hablamos de la digitalización de facturas de proveedores.
En el artículo de hoy continuaremos con otro proceso que tenemos identificado dentro del sector hotelero que ocupa mucho tiempo al departamento de Recursos Humanos como es la firma de contratos de los trabajadores.
Como sabéis, los hoteles realizan muchos contratos temporales, que en ocasiones puede ser incluso para un evento de unas horas. Además es muy posible que el departamento de Recursos Humanos esté ubicado en otro centro de trabajo, con lo que cuando le llega el contrato al trabajador para que lo firme, ya ha finalizado la tarea para la que se le contrato.
La digitalización de procesos en la firma de contratos en el sector hotelero
Al digitalizar el proceso de firma de contratos obtenemos una serie de ventajas:
- El trabajador podrá firmar el contrato de trabajo sin necesidad de desplazamientos a otro centro de trabajo. (Ni trabajador, ni personal de Recursos Humanos).
- La firma de los contratos se realizará antes del inicio de la actividad. El proceso será mucho más rápido.
- En el mismo proceso de firma de documentos, ambas partes podrán tener copia digital de los documentos firmados.
- Tener los documentos digitalizados nos agilizará los procesos con seguridad Social, SEPE, etc.
- El documento se archivará directamente en la gestión documental, desde donde todos los usuarios con permisos podrán consultarlo.
Un ejemplo de digitalización del proceso de firma de contratos laborales podría ser el siguiente:
1º. Desde las aplicaciones del cliente, p. ej. a3EQUIPO (software de recursos humanos), se sube documento a Digitaldocu (herramienta de gestión documental certificada). Se asignan keywords; usuarios que firmarán el documento, dispositivos desde los que se firmarán documentos, usuarios que reciben copia de documentos, etc.
2º. El documento se archiva en Digitaldocu:
3º. El documento se envía a firmar (imagen de workflow vinculado al proceso):
4º. El usuario accede a la app desde su móvil, Tablet y pc para la firma:
5º. Solicita la firma del trabajador:
6º. Aquí vemos la firma del trabajador:
7º. El documento se vuelve a guarda en Digitaldocu y en las keywords se establece el estado del mismo, en este caso firmado y archivado correctamente:
8º. El usuario habilitado a tal efecto recibe copia de documento firmado a través de correo electrónico.
Aunque este proceso lo hemos enfocado desde el punto de vista laboral, la firma digital de documentos podemos extrapolarla a cualquier otro proceso que detectemos dentro de nuestra organización. Con la digitalización de procesos, conseguiremos ser más eficientes.
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Ejecutivo de Ventas de la Unidad de Negocio Industria y Despachos Profesionales en Clavei.
