La implantación de un ERP en una empresa no es una tarea sencilla ya que no existe un sistema único para todas ellas, sino que debe adaptarse a las necesidades, objetivos y recursos disponibles en la empresa.
Para disponer de información que te permita decidir cuál es el sistema ERP que tu empresa necesita, vamos a empezar explicando qué es un ERP, cuáles son los beneficios que conlleva la implantación de un ERP y vamos a desmontar algunos mitos que existen alrededor de esta tecnología.
Qué es un ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) es un sistema de gestión empresarial que integra y automatiza los procesos y actividades de diferentes áreas de una empresa.
Es la pieza fundamental del sistema de información de una empresa y permite a estas gestionar y optimizar sus procesos empresariales de manera eficiente, al proporcionar una visión completa de la información en tiempo real que se traduce en una toma de decisiones más informada y rápida.
Los sistemas ERP suelen estar compuestos por diferentes módulos que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa y, por tanto, permite personalizar el sistema y adaptarlo a las características y procesos empresariales de ellas.
Beneficios de un ERP para tu empresa
La implantación de una solución ERP en una empresa puede proporcionar múltiples beneficios, entre los que se destacan:
- Mejora la eficiencia y la productividad: Al integrar y automatizar los procesos empresariales, un sistema ERP puede reducir el tiempo y los costes necesarios para completar tareas y procesos.
- Mejora la visibilidad y el control: Un sistema ERP puede proporcionar a la empresa una visión completa y en tiempo real de sus procesos empresariales, lo que permite a sus responsables tomar decisiones informadas y rápidas basadas en datos precisos.
- Permite la integración y el intercambio de datos: Un sistema ERP integra los datos de todos los departamentos de la empresa en una sola plataforma, lo que permite la colaboración entre departamentos y mejora la comunicación y la coordinación en toda la empresa.
- Mejora la gestión de inventarios: Un sistema ERP puede ayudar a la empresa a mejorar la gestión de sus inventarios, reduciendo el coste de almacenamiento y procurando disponer del stock suficiente para evitar roturas de este.
- Mejora la atención al cliente: Al proporcionar a los empleados una visión completa de las interacciones de la empresa con los clientes, un sistema ERP mejora la calidad de la atención y la satisfacción del cliente.
- Simplifica la gestión financiera: La automatización de los movimientos contables y económicos, simplifican la gestión financiera, lo que se traduce en una reducción de los errores y una mejora de la precisión de los informes financieros.
Implantación de un ERP: Metodología
La metodología de implementación de un ERP puede variar dependiendo de las necesidades específicas de la empresa, sin embargo pueden distinguirse unas determinadas fases que dependiendo de la situación de madurez digital e información de la empresa, serán más o menos significativas en el proceso:
- Planificación: En esta fase, se define el alcance del proyecto, se identifican los objetivos y los requisitos de la empresa, se establece un calendario previo de implantación y se crea un equipo de proyecto que se encargará de la implementación.
- Análisis: En esta fase, se analizan los procesos empresariales actuales y se identifican las áreas que necesitan mejoras o cambios. También se analizan los datos existentes y se definen los requerimientos técnicos para el sistema ERP.
- Parametrización: En esta fase, se configura el ERP de acuerdo a las necesidades detectadas, se despliegan los módulos requeridos y se realiza la integración con otros sistemas.
- Migración de datos: En la mayoría de ocasiones, las empresas ya disponen de sistemas de información anteriores y es muy importante migrar exclusivamente los datos válidos y necesarios. Es un buen momento para clasificar y depurar la información existente, con la finalidad de no traspasar datos innecesarios o erróneos.
- Capacitación: La formación a los usuarios es una fase vital de la implementación, y permite el correcto uso y aprovechamiento del ERP.
- Arranque o implementación: En esta fase, se instala el sistema ERP en el entorno de producción de la empresa y se realiza una prueba final para asegurarse de que el sistema funciona correctamente y cumple con los requisitos de la empresa.
- Soporte y mantenimiento: Después de la implementación, se proporciona soporte y mantenimiento continuos para el sistema ERP, incluyendo la resolución de incidencias, actualizaciones y las mejoras continuas de sus funcionalidades.
Mitos en la implantación de un ERP
Existen varios mitos relacionados con la implantación de un sistema ERP. A continuación, se presentan algunos de los más comunes:
- El ERP es una solución rápida y fácil:
Este es uno de los mayores mitos relacionados con los sistemas ERP. Muchas empresas creen que la implementación del ERP es rápida y fácil, pero en realidad es un proceso complejo que requiere tiempo, planificación y esfuerzo. La implementación de un ERP implica cambios significativos en la forma de trabajar de la empresa, lo que requiere una buena gestión del cambio. - El ERP resolverá todos los problemas de la empresa:
Otro mito común es que la implementación de un ERP resolverá todos los problemas de la empresa. Sin embargo, un ERP no puede resolver todos los problemas de la empresa de forma mágica. Es importante tener en cuenta que el ERP es una herramienta que puede ayudar a la empresa a mejorar su eficiencia, pero no es la solución a todos los problemas. - El ERP es demasiado caro:
Muchas empresas creen que la implementación de un ERP es demasiado costosa, pero en realidad, el coste de un ERP puede variar dependiendo del tamaño de la empresa y del alcance del proyecto y el retorno de la inversión dependerá del estado inicial y la mejora que hayan podido experimentar en sus procesos. - El ERP es solo para grandes empresas:
Otra creencia común es que los sistemas ERP son solo para grandes empresas. Sin embargo, hoy en día existen soluciones ERP para empresas de diferentes tamaños, incluso para pequeñas empresas, reduciéndose muchisima su implantación con procesos previamente definidos y estructurados. - La implantación del ERP es un proyecto de TI:
Este es otro mito común. La implantación de un ERP es un proyecto de negocio que involucra a diferentes áreas de la empresa, incluyendo finanzas, recursos humanos, producción, ventas, entre otras. Es importante involucrar a todas las áreas en la planificación e implementación del proyecto. - El ERP no se puede modificar una vez implantado:
La mayoría de los sistemas ERP están diseñados para ser personalizados y configurados de acuerdo con las necesidades específicas de una empresa.
Es cierto que algunos sistemas ERP pueden tener limitaciones en cuanto a la capacidad de personalización y modificación, especialmente en lo que respecta a los procesos básicos del sistema. Sin embargo, la mayoría de los sistemas ERP modernos son altamente personalizables, lo que permite a las empresas adaptar el sistema a sus necesidades específicas y realizar cambios para mejorar la eficiencia y la productividad.
Es importante tener en cuenta que cualquier modificación o personalización del sistema ERP debe ser cuidadosamente planificada y gestionada, ya que puede afectar la estabilidad del sistema y la capacidad de actualización en el futuro. Por lo tanto, para evitar riesgos en la implantación de un ERP se recomienda trabajar con un equipo experimentado en la implementación y personalización de sistemas ERP como CLAVEI para garantizar una implementación exitosa y una gestión adecuada de los cambios.
¡Confía en la experiencia de CLAVEI para la implantación de un ERP en tu empresa!.
Director de la unidad de negocio PYMES
