Mitos en implantaciones de ERP

Mitos en implantaciones de ERP

La implantación de un ERP en una empresa no es una tarea sencilla ya que no existe un sistema único para todas ellas, sino que debe adaptarse a las necesidades, objetivos y recursos disponibles en la empresa.

Para disponer de información que te permita decidir cuál es el sistema ERP que tu empresa necesita, vamos a empezar explicando qué es un ERP, cuáles son los beneficios que conlleva la implantación de un ERP y vamos a desmontar algunos mitos que existen alrededor de esta tecnología.

Qué es un ERP

erpUn ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés) es un sistema de gestión empresarial que integra y automatiza los procesos y actividades de diferentes áreas de una empresa.

Es la pieza fundamental del sistema de información de una empresa y permite a estas gestionar y optimizar sus procesos empresariales de manera eficiente, al proporcionar una visión completa de la información en tiempo real que se traduce en una toma de decisiones más informada y rápida.

Los sistemas ERP suelen estar compuestos por diferentes módulos que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa y, por tanto, permite personalizar el sistema y adaptarlo a las características y procesos empresariales de ellas.

Beneficios de un ERP para tu empresa

La implantación de una solución ERP en una empresa puede proporcionar múltiples beneficios, entre los que se destacan:

  • Mejora la eficiencia y la productividad: Al integrar y automatizar los procesos empresariales, un sistema ERP puede reducir el tiempo y los costes necesarios para completar tareas y procesos.
  • Mejora la visibilidad y el control: Un sistema ERP puede proporcionar a la empresa una visión completa y en tiempo real de sus procesos empresariales, lo que permite a sus responsables tomar decisiones informadas y rápidas basadas en datos precisos.
  • Permite la integración y el intercambio de datos: Un sistema ERP integra los datos de todos los departamentos de la empresa en una sola plataforma, lo que permite la colaboración entre departamentos y mejora la comunicación y la coordinación en toda la empresa.
  • Mejora la gestión de inventarios: Un sistema ERP puede ayudar a la empresa a mejorar la gestión de sus inventarios, reduciendo el coste de almacenamiento y procurando disponer del stock suficiente para evitar roturas de este.
  • Mejora la atención al cliente: Al proporcionar a los empleados una visión completa de las interacciones de la empresa con los clientes, un sistema ERP mejora la calidad de la atención y la satisfacción del cliente.
  • Simplifica la gestión financiera: La automatización de los movimientos contables y económicos, simplifican la gestión financiera, lo que se traduce en una reducción de los errores y una mejora de la precisión de los informes financieros.

Implantación de un ERP: Metodología

La metodología de implementación de un ERP puede variar dependiendo de las necesidades específicas de la empresa, sin embargo pueden distinguirse unas determinadas fases que dependiendo de la situación de madurez digital e información de la empresa, serán más o menos significativas en el proceso:

ERP

  • Planificación: En esta fase, se define el alcance del proyecto, se identifican los objetivos y los requisitos de la empresa, se establece un calendario previo de implantación y se crea un equipo de proyecto que se encargará de la implementación.
  • Análisis: En esta fase, se analizan los procesos empresariales actuales y se identifican las áreas que necesitan mejoras o cambios. También se analizan los datos existentes y se definen los requerimientos técnicos para el sistema ERP.
  • Parametrización: En esta fase, se configura el ERP de acuerdo a las necesidades detectadas, se despliegan los módulos requeridos y se realiza la integración con otros sistemas.
  • Migración de datos: En la mayoría de ocasiones, las empresas ya disponen de sistemas de información anteriores y es muy importante migrar exclusivamente los datos válidos y necesarios. Es un buen momento para clasificar y depurar la información existente, con la finalidad de no traspasar datos innecesarios o erróneos.
  • Capacitación: La formación a los usuarios es una fase vital de la implementación, y permite el correcto uso y aprovechamiento del ERP.
  • Arranque o implementación: En esta fase, se instala el sistema ERP en el entorno de producción de la empresa y se realiza una prueba final para asegurarse de que el sistema funciona correctamente y cumple con los requisitos de la empresa.
  • Soporte y mantenimiento: Después de la implementación, se proporciona soporte y mantenimiento continuos para el sistema ERP, incluyendo la resolución de incidencias, actualizaciones y las mejoras continuas de sus funcionalidades.

Mitos en la implantación de un ERP

Existen varios mitos relacionados con la implantación de un sistema ERP. A continuación, se presentan algunos de los más comunes:

  • El ERP es una solución rápida y fácil:
    Este es uno de los mayores mitos relacionados con los sistemas ERP. Muchas empresas creen que la implementación del ERP es rápida y fácil, pero en realidad es un proceso complejo que requiere tiempo, planificación y esfuerzo. La implementación de un ERP implica cambios significativos en la forma de trabajar de la empresa, lo que requiere una buena gestión del cambio.
  • El ERP resolverá todos los problemas de la empresa:
    Otro mito común es que la implementación de un ERP resolverá todos los problemas de la empresa. Sin embargo, un ERP no puede resolver todos los problemas de la empresa de forma mágica. Es importante tener en cuenta que el ERP es una herramienta que puede ayudar a la empresa a mejorar su eficiencia, pero no es la solución a todos los problemas.
  • El ERP es demasiado caro:
    Muchas empresas creen que la implementación de un ERP es demasiado costosa, pero en realidad, el coste de un ERP puede variar dependiendo del tamaño de la empresa y del alcance del proyecto y el retorno de la inversión dependerá del estado inicial y la mejora que hayan podido experimentar en sus procesos.
  • El ERP es solo para grandes empresas:
    Otra creencia común es que los sistemas ERP son solo para grandes empresas. Sin embargo, hoy en día existen soluciones ERP para empresas de diferentes tamaños, incluso para pequeñas empresas, reduciéndose muchisima su implantación con procesos previamente definidos y estructurados.
  • La implantación del ERP es un proyecto de TI:
    Este es otro mito común. La implantación de un ERP es un proyecto de negocio que involucra a diferentes áreas de la empresa, incluyendo finanzas, recursos humanos, producción, ventas, entre otras. Es importante involucrar a todas las áreas en la planificación e implementación del proyecto.
  • El ERP no se puede modificar una vez implantado:
    La mayoría de los sistemas ERP están diseñados para ser personalizados y configurados de acuerdo con las necesidades específicas de una empresa.

Es cierto que algunos sistemas ERP pueden tener limitaciones en cuanto a la capacidad de personalización y modificación, especialmente en lo que respecta a los procesos básicos del sistema. Sin embargo, la mayoría de los sistemas ERP modernos son altamente personalizables, lo que permite a las empresas adaptar el sistema a sus necesidades específicas y realizar cambios para mejorar la eficiencia y la productividad.

Es importante tener en cuenta que cualquier modificación o personalización del sistema ERP debe ser cuidadosamente planificada y gestionada, ya que puede afectar la estabilidad del sistema y la capacidad de actualización en el futuro. Por lo tanto, para evitar riesgos en la implantación de un ERP se recomienda trabajar con un equipo experimentado en la implementación y personalización de sistemas ERP como CLAVEI  para garantizar una implementación exitosa y una gestión adecuada de los cambios.

¡Confía en la experiencia de CLAVEI para la implantación de un ERP en tu empresa!.

ERP vertical vs. horizontal: diferencias y ventajas

ERP vertical vs. horizontal: diferencias y ventajas

Los ERP (Enterprise Resource Planning) son soluciones de software que permiten automatizar la mayoría de procesos de gestión empresarial, integrándolos en una única herramienta y por ello, mejorando la comunicación interna de todas las áreas que la componen.

Incorporar un ERP a tu empresa ofrece muchas ventajas, tales como la automatización de procesos (cobros, pagos, recursos humanos, logística, distribución, almacenamiento, inventarios, stocks, etc.), la disponibilidad de todos los datos en una única plataforma digital y compartida para toda la organización y, en definitiva, una importante mejora en eficiencia que se traduce en ahorro de tiempo y de dinero.

Además, los sistemas ERP suelen integrarse con soluciones de BI o Business Intelligence para recopilar y analizar toda la información de la organización, obtener datos útiles y ayudarnos a tomar decisiones objetivas que mejoren los procesos internos a nivel organizativo, comercial, marketing, etc.

Tipos de ERP según su instalación, diseño y versatilidad

Elegir el ERP que mejor se adapte a nuestras necesidades, infraestructura y posibilidades, es muy importante.

Según instalación, los ERP pueden ser: on-premise (instalados de forma local en los servidores internos de una empresa) o en la nube (cloud).

Los primeros están bajo el mantenimiento y supervisión del propio equipo informático de la organización o empresa subcontratada para ello y habitualmente alojados en sus instalaciones; los segundos, se gestionan desde servidores de proveedores o terceros, facilitando su administración, mantenimiento y actualización.

Según su diseño, los ERP pueden ser a medida (desarrollados integramente para una determinada compañía), estándar (con módulos generalistas que pueden implementarse en función de las necesidades de cada organización) o pre-parametrizados (adaptados al sector al que pertenece la empresa, amoldándose desde su instalación a las necesidades específicas).

 

ERP vertical y horizontal

¿Qué es un ERP vertical y uno horizontal? Definición y características

Según su diseño, los sistemas ERP ofrecen mayor o menor versatilidad y capacidad de adaptación. Es aquí donde surge la diferencia entre ERP vertical y ERP horizontal.

Los ERP horizontales son herramientas concebidas y desarrolladas para cubrir de forma general la casuística común que las compañías necesitan gestionar, y son útiles para una amplia variedad de industrias y empresas. Incluyen funcionalidades básicas para dar respuesta a las necesidades comunes de la mayoría de los negocios (RRHH, compras, ventas, stocks,  inventarios, etc.).

Los ERP verticales tienen funcionalidades que se adaptan a los procesos particulares de un sector, industria o usuario. Disponen de los módulos básicos de un ERP horizontal, además de los específicos de la actividad a la que se dirigen. Este nivel de personalización se establece en función de las necesidades específicas del área en la que se implantan.

 

ERP vertical vs. Horizontal: comparativas

Una de las principales ventajas de los ERP horizontales vs los ERP verticales es su sencillez, flexibilidad y facilidad de implantación.

Los ERP verticales, por su parte, son soluciones altamente efectivas y especializadas, porque incluyen funcionalidades específicas que no encontramos en los ERP horizontales, se adaptan totalmente a nuestro sector y nos aseguran la escalabilidad de nuestro negocio.

Otras diferencias entre un ERP horizontal y un ERP vertical son:

Inversión inicial

Los ERP horizontales son más asequibles económicamente y más sencillos, en la teoría de implantar, si bien pueden quedarse cortos si los requerimientos no se definen correctamente desde un inicio.

Los ERP verticales, al ser soluciones especializadas, suelen conllevar costes más elevados de implantación y formación para los usuarios, aunque nos garantizan que la mayoría de procesos de nuestra casuística empresarial, pueden ser automatizados.

En todo caso, la implementación de un ERP horizontal puede tener un coste elevado según su complejidad, y muchas veces es necesaria para obtener el máximo rendimiento del sistema.

Actualizaciones e innovación

Los ERP horizontales, al intentar cubrir necesidades generalistas y tener un amplio número de usuarios, tienen un importante nivel de actualizaciones periódicas, tanto funcionales como legales, que pueden ser utilizadas por todos los usuarios.

En el caso de soluciones verticales mucho más desarrolladas y estables para dicho sector, las actualizaciones son mucho menores pero de alto valor funcional, porque son totalmente aplicables.

La capacidad de innovación en ambos casos, viene determinada por la tecnología empleada por el fabricante y condicionada también, por el número de usuarios de la solución.

Funcionalidad

En cuanto a funcionalidades y grado de adaptabilidad, el ERP vertical es mucho más funcional para el sector en cuestión y está totalmente alineado con los procesos de negocio de la empresa, mientras que el horizontal es más flexible pero menos moldeable a las necesidades específicas.

Un buen ERP es una herramienta totalmente necesaria para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, y la elección de uno u otro siempre va a depender de las necesidades a cubrir en dicha organización.

Nueva llamada a la acción

¿Qué es un ERP? ¿Para qué sirve y qué beneficios aporta?

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Actualizado.- 23/09/2020

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