En una empresa instaladora o de servicio técnico (SAT), el “parte de trabajo” no es un documento más: es el punto de unión entre lo que ocurre en campo y lo que debe suceder en oficina. Si el parte llega tarde, incompleto, ilegible o con datos que no cuadran, el resultado se repite: incidencias sin cerrar, materiales que desaparecen del stock “sin explicación”, tiempos que no se imputan, facturas que se retrasan… y clientes que llaman para pedir “una copia” o para reclamar un detalle que nadie registró.
La buena noticia es que esto tiene solución, y no pasa por exigirle a tus técnicos que escriban mejor, sino por digitalizar el proceso completo:
Aviso → planificación → ejecución → materiales → firma → cierre → facturación → análisis.
Ese flujo, cuando está bien montado, hace que la parte deje de ser un problema y se convierta en una palanca de rentabilidad.
👉En este artículo te explico cómo implantar partes de trabajo digitales en instaladoras y SAT, qué datos conviene capturar para que el parte “sirva de verdad”, y cómo un ERP especializado como ClaveiGes apoyado por movilidad (app) ayuda a pasar del papel a un sistema trazable, rápido y listo para facturar.
Por qué el parte en papel te cuesta más de lo que parece:
Aunque “funciona” desde hace años, el papel suele generar costes invisibles:
- Repetición de tareas: alguien en oficina reescribe lo que el técnico apuntó (y ahí nacen errores).
- Falta de trazabilidad: materiales usados que no se registran con precisión, o se registran días después.
- Retraso en el cierre: si el parte no vuelve, la intervención no se cierra; si no se cierra, no se factura.
- Conflictos con el cliente: sin firma y sin evidencia de lo realizado, cualquier discusión es más larga.
- Poca visión operativa: sin datos fiables, no hay forma de medir la productividad real por técnico, cliente o tipo de servicio.
La digitalización no va de “tener un PDF bonito”, sino de capturar el dato en el momento, donde se genera: a pie de intervención.
Qué debe incluir un parte digital “bien hecho” en una instaladora
👉Para que el parte digital sea útil, debe cubrir tres bloques:
1️⃣ Información operativa (lo que pasó)
- Aviso/tarea (origen, prioridad, tipo de servicio)
- Cliente y ubicación
- Descripción del trabajo realizado
- Resultado (resuelto, pendiente, requiere segunda visita)
- Evidencias (fotos, notas, checklists)
2️⃣ Información económica (lo que cuesta y lo que se factura)
- Tiempos (inicio/fin, pausas, desplazamiento si aplica)
- Mano de obra imputada
- Materiales consumidos (código, cantidad, precio, lote/serie si procede)
- Servicios adicionales
- Observaciones que impacten en facturación
3️⃣ Información legal y de cierre
- Firma del cliente
- Envío automático de copia
- Consentimientos/observaciones si hay normativa interna (PRL, accesos, etc.)
Un parte que no recoge tiempos y materiales con precisión es un parte que no ayuda a controlar rentabilidad.
El flujo correcto: de aviso a factura sin fricción
En la landing del Erp para instaladoras se describe un flujo de trabajo muy alineado con lo que necesita el sector: registro del aviso, planificación, parte digital desde app, registro de materiales, firma digital y facturación/análisis.
Vamos paso a paso, con enfoque práctico:
Paso 1️⃣: Registro del aviso o parte de trabajo
El aviso puede crearse manualmente o recibirse desde el cliente, iniciando el ciclo de intervención.
Aquí conviene estandarizar tipologías (instalación, mantenimiento, incidencia, garantía…) porque eso luego te permite medir.
Paso 2️⃣: Planificación y asignación del técnico
Planificar no es “darle trabajo a alguien”: es decidir quién, cuándo y con qué recursos (material, repuestos, vehículo). La planificación centralizada permite asignar la intervención al técnico correspondiente.
Paso 3️⃣: Ejecución y parte digital desde la app
El técnico accede al aviso y completa el parte desde su dispositivo móvil.
Aquí es donde se gana velocidad real: el parte se crea una vez, no dos.
Con una app orientada a SAT, el técnico puede trabajar con una agenda/panel de control, consultar tareas, pausar y reanudar, y tener localización del cliente, lo que ayuda a organizar el día y reducir tiempos muertos.
Paso 4️⃣: Registro de materiales utilizados (trazabilidad y stock)
Uno de los mayores agujeros en instaladoras: “material que sale” pero no queda claro en qué intervención terminó. En Clavei se plantea registrar el uso de materiales por técnico y por intervención para controlar stock y trazabilidad.
Esto impacta directamente en:
✅ Reposición y compras
✅ Márgenes reales por servicio
✅ Stock fiable (menos urgencias, menos roturas)
Paso 5️⃣: Firma digital y cierre del parte
La firma es el punto de no retorno: lo realizado queda validado. En Clavei se menciona firma integrada desde móvil/tablet, y en la solución de movilidad SAT se detalla que el cierre incluye envío por email y captura de firma con tecnología VidSigner (incluyendo parámetros biométricos y sellado de tiempo).
Más allá de lo legal, esto reduce fricción: el cliente se queda una copia “al momento” y la oficina no persigue papeles.
Paso 6️⃣: Facturación y análisis
Si el parte está cerrado y contiene tiempos/materiales, lo lógico es facturar sin rehacer trabajo. La landing de instaladoras indica que se pueden generar presupuestos y facturar automáticamente a partir de partes cerrados, y además analizar productividad por técnico/cliente/tipo de servicio.
Errores típicos al digitalizar partes (y cómo evitarlos)
Error 1: Digitalizar “solo el documento”
Si el parte se convierte en un formulario aislado, pero luego stock, facturación y contabilidad van por otro lado, vuelves a la duplicidad.
💡Solución: que el parte sea un nodo dentro del ERP, conectando materiales, tiempos y facturación.
Error 2: Pedir demasiados datos al técnico
Un parte con 40 campos obligatorios provoca que la gente “rellene por rellenar”.
💡Solución: plantillas por tipo de intervención y mínimos obligatorios inteligentes (tiempo + materiales + firma, por ejemplo).
Error 3: No controlar la calidad del dato
Si no hay validaciones, se cuelan duplicidades, materiales mal imputados o tiempos absurdos.
💡Solución: herramientas que verifiquen y eviten duplicidades al sincronizar datos (en movilidad de tiempos se menciona verificación para evitar duplicidad).
Qué gana una instaladora cuando el parte digital está bien conectado al ERP
Con el Erp para instaladoras se remarca el control de materiales, la firma integrada, el análisis y la integración contable, además de visibilidad sobre costes y rentabilidad por técnico o cliente.
Traducido al día a día:
✅ Cobras antes: el parte se cierra en campo y dispara el circuito de facturación.
✅ Reduces errores: menos reescritura, menos “interpretación”.
✅ Stock real: consumo registrado por intervención.
✅ Mejor servicio: histórico accesible antes de la siguiente visita
✅ Decisiones con datos: productividad y rentabilidad medibles.
👉Checklist rápido para implantar partes digitales en 30 días
- Define tipologías de intervención y qué datos mínimos deben capturar.
- Diseña un flujo: aviso → asignación → ejecución → materiales → firma → cierre.
- Activa movilidad para el equipo de campo (agenda, tareas, materiales, firma).
- Conecta el cierre del parte con facturación y análisis.
- Forma al equipo (muy práctico: 2–3 casos reales).
- Revisa una semana de datos y ajusta plantillas.
¿Quieres verlo funcionando en tu empresa?
Si tu objetivo es dejar de depender del papel, ganar trazabilidad en materiales y acelerar la facturación, la combinación de ClaveiGes (ERP) con movilidad para SAT y firma digital encaja especialmente bien en instaladoras.
Solicita una demo de la solución Erp para instaladoras y revisad juntos vuestro flujo real (desde el aviso hasta la factura) para identificar dónde está hoy el cuello de botella y cómo automatizarlo.
