Cómo conseguir trazabilidad completa por lote en frutas y verduras
La trazabilidad por lote ya no es “un extra” para las empresas hortofrutícolas: es la diferencia entre gestionar con tranquilidad o vivir apagando fuegos cuando aparece una incidencia, una reclamación o una auditoría. Y aunque muchas comercializadoras, cooperativas y centrales hortofrutícolas creen que “ya tienen trazabilidad” porque guardan albaranes o registran entradas, lo cierto es que la trazabilidad completa exige poder reconstruir, en minutos, todo el recorrido del producto: desde la entrada de campo hasta la expedición final, pasando por calibrado, muestreo, confección, mermas, reetiquetados, cámaras y paletizado.
En este post te explico, de forma práctica, cómo lograr trazabilidad completa por lote en frutas y verduras, qué puntos suelen romper la cadena de información y cómo un ERP hortofrutícola te permite automatizar el control sin depender de Excel, papeles o “la persona que se lo sabe todo”.
💡Si quieres ver cómo lo resolvemos de forma integral, aquí tienes la solución de Clavei para el sector agro: ERP hortofrutícola
Qué significa “trazabilidad completa por lote” en hortofrutícola
Cuando hablamos de trazabilidad completa, hablamos de dos direcciones:
🔹Trazabilidad hacia atrás (backward): desde un palet expedido o una caja vendida, saber de qué lotes procede, qué entradas lo alimentaron, qué proveedor/finca, qué fecha, qué calibres, qué tratamientos/partidas, etc.
🔹 Trazabilidad hacia delante (forward): desde una entrada/lote de origen, saber a qué clientes y en qué expediciones fue a parar, con qué composiciones, en qué formatos y en qué fechas.
La clave es que esta reconstrucción no sea “posible con tiempo”, sino posible en minutos, con datos coherentes y sin lagunas.
Por qué se rompe la trazabilidad en frutas y verduras (y cómo evitarlo)
En hortofrutícola hay tres momentos típicos donde la trazabilidad se degrada:
1️⃣Confección y transformación interna
Cuando una entrada se convierte en múltiples referencias (formatos, calibres, marcas, etiquetas), la información se dispersa. Si además hay reetiquetados o cambios de destino, el “hilo” se corta.
👉Solución: vincular cada orden de confección a sus lotes de entrada, y obligar al sistema a registrar consumos, salidas y mermas por lote.
2️⃣ Mezclas y agrupaciones
Mezclar producto de varios lotes para completar un pedido es habitual. El problema aparece cuando esa mezcla no queda registrada.
👉Solución: trazabilidad de composición, donde el palet/lote de salida mantiene “memoria” de los lotes que lo componen.
3️⃣ Cámara, movimientos y reubicaciones
Si el stock real se mueve y el stock “de sistema” no, el lote “registrado” deja de coincidir con el lote físico.
👉Solución: capturas en almacén (PDA/móvil), ubicaciones, movimientos guiados y etiquetado de unidad logística (caja, palet, SSCC si aplica).
Los 7 pilares para una trazabilidad por lote “a prueba de auditorías”
1️⃣ Definir una estructura de lote clara (y única)
Parece obvio, pero es el origen de muchos problemas. Un identificador de entrada debe ser:
- único
- legible
- estable (no cambia), se puede agrupar en lotes, pero manteniendo su trazabilidad.
- reutilizable en todos los documentos: entrada, confección, etiquetado, expedición, factura, etc.
Recomendación práctica: evita “lotes manuales” inventados en cada departamento, deja que el sistema se encargue del trabajo pesado.
2️⃣ Registrar entradas con el nivel de detalle correcto
La trazabilidad empieza en la recepción. Si aquí es donde una correcta identificación de agricultor, cultivo y género es registrado y se asigna la partida que acompañará en todo momento ese género a través de su manipulación en la planta.
En frutas y verduras, lo habitual es controlar:
- Proveedor / finca / parcela (según modelo)
- Producto, variedad, categoría
- Fecha/hora de recepción
- Cantidad por unidad (kg/cajas)
- Calibre, calidad, categoría comercial (si aplica)
- Incidencias de recepción (roturas, temperatura, etc.)
- Documentación asociada
Con un ERP hortofrutícola puedes estandarizar este registro y evitar que cada recepcionista lo haga “a su manera”.
En Clavei ayudamos a centralizar entradas, stock y envasado con un enfoque específico para agro y hortofrutícola: https://www.clavei.es/erp-agro/
3️⃣ Controlar confección: consumos, mermas y rendimiento por lote
La confección no es solo “producir cajas”. Es el punto donde más valor aporta la trazabilidad, porque te permite:
- Saber qué entrada o lote se consumió en cada orden de envasado,
- Registrar merma real (por calibrado, destrío, manipulación…)
- Medir rendimiento por lote/proveedor (clave para compras)
Si no registras merma por lote, al final el stock “cuadra en total”, pero no cuadra por lote, y ahí empiezan los problemas.
4️⃣ Identificación del lote de forma automática (sin depender de operarios)
El lote debe asignarse de forma automática, como resultado de la agrupación de partidas de entrada. Si se introduce a mano, tarde o temprano fallará.
Buenas prácticas:
- Identificación de cada lote resultante.
- Reetiquetados controlados, siempre manteniendo la trazabilidad
Un ERP orientado al sector permite identificar las partidas o lotes en todos los procesos (recepción, confección, paletizado), no “desde un Word”.
5️⃣ Trazabilidad real en almacén: ubicaciones y movimientos
La trazabilidad completa no vive en el despacho; vive en el almacén.
Si el producto cambia de ubicación o se reagrupa, el sistema debe reflejarlo:
- Ubicaciones (cámaras, pasillos, huecos)
- Movimientos internos (transferencias) o entre distintos almacenes.
- Inventarios por lote, partidas, calibrados…
Esto reduce reclamaciones y, además, mejora rotación (FEFO/FIFO según tu criterio y frescura).
6️⃣ Expedición: el lote viaja con el pedido (y con la documentación)
En el momento de expedir, debes poder responder dos preguntas:
- ¿Qué lotes exactos se han cargado en este pedido?
- ¿A qué cliente/destino han ido?
Y esa información debe quedar en:
- Albarán
- Factura (si es necesario)
- Historial de trazabilidad
Aquí la automatización es crítica, porque una expedición puede mezclar referencias, formatos y lotes. Sin un sistema integrado, se termina “reconstruyendo” a posteriori.
7️⃣ Alertas y retirada rápida: trazabilidad que protege tu marca
La prueba de fuego de la trazabilidad es una incidencia: una queja de calidad, una alerta, un control externo o una auditoría sorpresa.
Con trazabilidad completa, debes poder:
- Identificar todos los clientes destinatarios por un lote
- Localizar la situación del stock de las partidas o lotes de forma inmediata
- Documentar acciones correctivas
- Generar informes de trazabilidad en un clic
👉Esto no solo reduce riesgo: protege la reputación y evita pérdidas por retiradas masivas “por si acaso”.
Qué aporta un ERP hortofrutícola frente a Excel + programas sueltos
Excel y herramientas desconectadas pueden servir para “registrar cosas”, pero no para garantizar trazabilidad completa. Un ERP especializado aporta:
✅ Un único dato, en un único sitio (entrada → confección → almacén → venta)
✅ Automatización del lote en procesos y etiquetas
✅ Stock por lote en tiempo real
✅ Menos errores por reintroducción manual
✅ Auditoría interna (quién hizo qué y cuándo)
✅ Informes listos para auditorías y clientes
Si tu objetivo es ganar control sin frenar la operativa, la clave no es “meter más controles manuales”, sino digitalizar el flujo real de trabajo.
👉ver la solución ERP de Clavei para trazabilidad y control en agro/hortofrutícola aquí: https://www.clavei.es/erp-agro/
Checklist rápido: ¿tienes trazabilidad completa por lote?
Marca “sí” o “no”:
- Puedo saber en menos de 1 minuto qué entradas componen un palet expedido ✅/❌
- Puedo saber a qué clientes fue a parar un lote de entrada ✅/❌
- Registro mermas y destríos por lote en confección ✅/❌
- Mis movimientos de cámara/almacén están trazados por lote ✅/❌
- Puedo bloquear un lote y todo lo derivado sin improvisar ✅/❌
- Tengo informes de trazabilidad listos para auditoría ✅/❌
Si tienes 2 o más “NO”, normalmente hay margen claro para mejorar (y recuperar tiempo cada semana).
Cómo empezar sin “parar la empresa”: plan de implantación realista
Un enfoque que suele funcionar muy bien en hortofrutícola:
- Mapear procesos: entradas, manipulación, almacén, expedición
- Definir estructura de lote y etiquetado
- Activar trazabilidad en recepción + stock por lote
- Integrar confección (consumos/merma/rendimiento)
- Cerrar expediciones con lote en documentación
- Cuadros de mando: rendimiento por proveedor, mermas, incidencias
Así se gana control por fases, sin intentar “hacerlo todo” el primer mes.
Si quieres que la trazabilidad por lote deje de depender de Excel, llamadas y memoria interna, échale un vistazo a la solución de ERP hortofrutícola de Clavei y cómo la aplicamos en empresas agroalimentarias:
