Checklist digital para empresas: cómo preparar tu negocio para la vuelta de vacaciones

por Clavei | Ago 27, 2025 | CLAVEi, Gestión empresarial

El verano es una época ideal para desconectar… pero también para poner en orden tu empresa antes de septiembre.

La mayoría de los negocios experimentan un repunte de actividad tras las vacaciones: más pedidos, más facturas, más movimiento de stock. ¿Está tu empresa preparada para volver con todo en marcha?

Desde Clavei te compartimos esta checklist digital para revisar los aspectos clave de tu sistema de gestión, tu ERP, la ciberseguridad y la operativa interna. Ideal para distribuidores, empresas agroalimentarias, eCommerce y cualquier pyme que quiera empezar septiembre con ventaja.

✅ 1. Verifica el estado de tu ERP y sus procesos clave

Tu ERP es el motor de tu negocio. Antes de volver al 100%, asegúrate de que:

• Las integraciones funcionan correctamente (con eCommerce, TPV, contabilidad, logística…)
• No hay procesos automáticos detenidos ni errores pendientes
• Los informes de stock, ventas y facturación están actualizados
• Los usuarios tienen los accesos correctos tras las vacaciones

Si usas una solución como Clavei ERP, puedes programar automatizaciones para que todo esté funcionando el 1 de septiembre sin intervención manual.

✅ 2. Revisa tu ciberseguridad tras semanas de inactividad

¿Tu equipo ha trabajado en remoto este verano? ¿Ha habido cambios de personal o incidencias?

Es el momento de aplicar estas revisiones mínimas:

• Cambiar o reforzar contraseñas críticas
• Revisar logs de acceso al sistema
• Verificar que los backups se han ejecutado correctamente
• Comprobar que el antivirus y firewall están activos

Puedes ampliar esta revisión siguiendo los consejos del INCIBE o esta solución de ciberseguridad de Clavei.

✅ 3. Actualiza stock, tarifas y condiciones

Para empresas del canal mayorista o eCommerce, el verano suele generar:

• Cambios de precios por parte de proveedores
• Rupturas de stock en productos clave
• Nuevas campañas comerciales en preparación

👉Por eso, es fundamental:

• Reconciliar el inventario físico y digital
• Revisar tarifas y márgenes
• Cargar nuevos catálogos si los proveedores ya han actualizado
• Planificar campañas y automatizar precios y descuentos desde el ERP

Si trabajas en alimentación, moda o distribución, esto puede marcar una gran diferencia al volver. Clavei ofrece un software ERP adaptado con, fabricación, distribución, trazabilidad y control de costes.

✅ 4. Prepara la facturación electrónica y Verifactu

Septiembre es una fecha crítica para muchos departamentos administrativos. Es buen momento para revisar:

• Si tu sistema de facturación cumple con la Ley Crea y Crece y Verifactu
• Si tienes los datos de cliente actualizados
• Si tus procesos de facturación y contabilización están automatizados
• Si has formado al personal sobre los nuevos requisitos legales

💡En Clavei, nuestros sistemas ya están preparados para el sistema Verifactu, con soluciones adaptadas para cumplir con la Ley Antifraude.

✅ 5. Revisa los objetivos y reportes clave

El inicio de septiembre también es un momento ideal para revisar:

• KPIs de ventas, rotación de stock, rentabilidad
• Costes logísticos y tiempos de entrega
• Gráficos e informes automáticos que te ayuden a tomar decisiones

Un buen ERP no solo almacena datos: los convierte en información accionable. Asegúrate de tener configurados los cuadros de mando adecuados para que septiembre no sea un caos, sino una oportunidad.

✅ BONUS: Comunica tu vuelta a clientes y proveedores

Si has parado parcialmente durante agosto, prepara bien la vuelta:

• Actualiza horarios en web, redes y Google My Business
• Programa una campaña de email marketing para comunicar novedades
• Retoma los leads pendientes con un CRM conectado a tu ERP
• Organiza reuniones clave en la primera semana

Volver con planificación te da una ventaja competitiva. Volver desorganizado, te deja atrás.

Conclusión

La vuelta de vacaciones puede ser una oportunidad para revisar, corregir y arrancar con fuerza. Desde Clavei te animamos a usar esta checklist digital como punto de partida para automatizar procesos, reforzar la seguridad y sacar más partido a tu ERP.

 

👉 ¿Listo para empezar septiembre con tu empresa conectada, segura y eficiente? Descubre cómo podemos ayudarte desde Clavei.es.

Software y app de gestión de ventas y gestión comercial: la clave para optimizar tus resultados

por Clavei | Jul 17, 2025 | CLAVEi, Gestión empresarial

En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la eficiencia en los procesos de venta es un factor determinante para el éxito. Ya no basta con tener un equipo comercial motivado; también es necesario contar con herramientas tecnológicas que ayuden a organizar, automatizar y escalar el trabajo. Aquí es donde entra en juego el software de gestión de ventas y gestión comercial, una solución que permite a las pymes digitalizar sus procesos y tomar decisiones más estratégicas.

Si tu empresa todavía gestiona las oportunidades comerciales con hojas de cálculo o herramientas no integradas, es momento de evolucionar. En este artículo analizamos las ventajas de implementar un software especializado y por qué cada vez más negocios recurren a soluciones como las que ofrece Clavei en su software de ventas para pymes.

🔹¿Qué es un software de gestión de ventas y gestión comercial?

👉Un software de gestión de ventas es una herramienta digital diseñada para ayudar a las empresas a administrar de forma centralizada sus procesos comerciales: desde la captación de clientes hasta el cierre de ventas y el seguimiento postventa. Incluye funcionalidades clave como gestión de contactos, seguimiento de oportunidades, informes de rendimiento y automatización de tareas.

Cuando este tipo de solución también está disponible en formato app, hablamos de una app de gestión comercial, ideal para equipos de ventas que necesitan movilidad y acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo.

🔹Beneficios clave de implementar un software de gestión de ventas

Implementar una solución como el software de ventas para pymes de Clavei tiene un impacto directo en la productividad y en los resultados del equipo comercial. Estas son algunas de sus principales ventajas:

1️⃣Centralización de la información

Todos los datos relevantes de clientes, oportunidades, negociaciones y pedidos, se gestionan desde una única plataforma. Esto evita la dispersión de información, elimina duplicidades y mejora la colaboración entre departamentos.

2️⃣Seguimiento eficaz de oportunidades

El software permite visualizar en qué fase del embudo se encuentra cada oportunidad de venta, facilitando la toma de decisiones y la planificación de acciones comerciales. Además, permite establecer alertas y recordatorios para no dejar pasar ninguna oportunidad.

3️⃣Automatización de tareas repetitivas

Desde la creación de presupuestos hasta el envío de emails o la actualización de estados, muchas tareas se pueden automatizar, liberando tiempo para que el equipo comercial se centre en vender.

4️⃣Acceso en movilidad con app comercial

Una app de gestión de ventas permite a los comerciales acceder a la información desde su móvil o tablet, consultar el historial del cliente antes de una visita, registrar pedidos al instante y mantener la base de datos actualizada en tiempo real.

5️⃣Informes y análisis en tiempo real

El software genera informes visuales sobre indicadores clave como el número de oportunidades abiertas, ratio de conversión, ventas por comercial o por zona. Esto permite medir el rendimiento y detectar áreas de mejora.

🔹¿Para qué tipo de empresas es útil un software de ventas?

Aunque cualquier empresa puede beneficiarse de un software de gestión comercial, es especialmente útil para:

✅Pymes con equipos comerciales activos, tanto internos como en movilidad.
✅Distribuidores, mayoristas o fabricantes que gestionan un volumen elevado de contactos y pedidos.
✅Empresas B2B con ciclos de venta largos y múltiples interacciones con el cliente.
✅Negocios en expansión, que necesitan escalar procesos sin perder eficiencia.

💡La solución software de ventas para pymes de Clavei está pensada para este tipo de organizaciones, ofreciendo flexibilidad, escalabilidad y soporte especializado.

🔹Funcionalidades imprescindibles en una app de gestión comercial

Cuando se trata de elegir una app de ventas, es importante que incluya al menos las siguientes funcionalidades:

• Consulta y edición de fichas de clientes desde el móvil
• Registro de visitas comerciales y reuniones
• Creación rápida de presupuestos y pedidos
• Catálogo online de productos
• Integración con el software ERP o CRM de la empresa
• Geolocalización de clientes y planificación de rutas
• Notificaciones y recordatorios automáticos

Estas funcionalidades no solo mejoran la productividad, sino que permiten ofrecer un servicio más ágil y personalizado al cliente final.

🔹Ventajas frente a métodos tradicionales

Muchas pymes siguen gestionando sus ventas con hojas Excel, notas manuscritas o múltiples aplicaciones desconectadas. Aunque estos métodos puedan funcionar en el corto plazo, tienen importantes limitaciones:

✅Falta de visibilidad global del estado comercial
✅Riesgo de pérdida o duplicación de datos
✅Dificultad para trabajar en equipo o compartir información
✅Imposibilidad de medir KPIs comerciales de forma fiable

Con un software de gestión de ventas, toda la información se almacena en un único sistema seguro, accesible desde cualquier lugar y preparado para crecer con tu empresa.

🔹¿Por qué elegir la solución de Clavei?

En Clavei, contamos con más de 35 años de experiencia desarrollando software empresarial para pymes. Nuestro software de ventas para pymes permite una integración completa con el resto de herramientas de gestión (ERP, contabilidad, almacén) y está pensado para adaptarse a distintos sectores y modelos de negocio.

Además, nuestro equipo ofrece acompañamiento personalizado en todas las fases: análisis, implantación, formación y soporte. Esto garantiza una transición fluida y el máximo aprovechamiento de la solución.

Conclusión: la transformación comercial empieza con la digitalización

Contar con un equipo comercial motivado es importante, pero disponer de las herramientas adecuadas para potenciar su trabajo es fundamental. Un software de gestión de ventas y una app comercial bien implantados pueden marcar la diferencia en términos de productividad, control y rentabilidad.

Si tu empresa quiere dar un paso adelante en la digitalización comercial, te invitamos a conocer nuestra solución software de ventas para pymes y descubrir cómo puede ayudarte a alcanzar tus objetivos.

👉Si quieres profundizar en este tema te invitamos a leer: ERP para distribución mayorista: tu brújula hacia el éxito real.

Mejores programas de facturación y gestión empresarial para 2025

por Clavei | Dic 23, 2024 | CLAVEi, Gestión empresarial

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, contar con herramientas eficientes de facturación y gestión empresarial no solo optimiza procesos, sino que también asegura el cumplimiento normativo. En 2025, la Ley Antifraude hará obligatorio el uso de sistemas de facturación certificados, como Verifactu, para garantizar la transparencia y legalidad de las operaciones contables.

Si estás buscando las mejores soluciones para tu negocio, Clavei, líder en software empresarial, ofrece productos adaptados a diferentes sectores y necesidades. Aquí te presentamos las 6 mejores soluciones de Clavei para 2025, con sus características clave para ayudarte a tomar la mejor decisión.

1. Software de gestión y facturación 

ClaveiGes es una solución ERP integral ideal para pequeñas y medianas empresas que necesitan gestionar de manera eficiente sus procesos de facturación, contabilidad, inventarios y compras.

Características principales:

✅ Automatización de procesos: Simplifica tareas repetitivas como la generación de facturas y la gestión de impuestos.

✅ Gestión integral: Centraliza la facturación, contabilidad, inventarios y compras en un solo sistema.

✅ Cumplimiento normativo: Compatible con Verifactu, asegurando que todas las facturas cumplen con la Ley Antifraude.

✅ Personalización: Adapta las funcionalidades a las necesidades específicas de tu negocio.

✅ Soporte continuo: Actualizaciones regulares y asistencia técnica para garantizar un rendimiento óptimo.

2. Software de producción 

ClaveiPro ERP Producción está diseñado para empresas que buscan optimizar la fabricación y mejorar la eficiencia operativa. Este ERP es clave para reducir costos y controlar todos los aspectos de la cadena de producción.

Características principales:

✅ Control de producción: Supervisa y gestiona cada etapa del proceso productivo.

✅ Optimización de recursos: Planifica y utiliza eficientemente los recursos humanos y materiales.

✅ Integración completa: Compatible con otros módulos de Clavei para una gestión centralizada.

✅ Cumplimiento con Verifactu: Asegura que todas las operaciones estén alineadas con la normativa fiscal.

3. Software de gestión del servicio  

ClaveiSAT es la solución ideal para empresas que ofrecen soporte técnico o servicios postventa. Permite gestionar incidencias, tareas y proyectos de manera eficiente, mejorando la experiencia del cliente.

Características principales:

✅ Gestión de incidencias: Registra, organiza y hace seguimiento de todas las solicitudes técnicas.

✅ Planificación de tareas: Asigna tareas a técnicos y controla su avance en tiempo real.

✅ Gestión de proyectos: Planifica y organiza proyectos desde el inicio hasta la entrega final.

✅ Historial detallado: Conserva un registro completo de servicios realizados para cada cliente.

4. Software Gestión Almacén

Clavei picking  está diseñado para optimizar el control de inventarios y mejorar la logística interna. Ideal para empresas que buscan integrar su almacén con los módulos de ventas y compras.

Características principales:

✅ Control de stock en tiempo real: Monitorea y actualiza automáticamente el inventario.

✅ Optimización del espacio: Mejora la gestión del almacenamiento para reducir costos.

✅ Integración con ERP: Totalmente compatible con los sistemas de facturación y compras de Clavei.

✅ Cumplimiento normativo: Incluye funcionalidades que aseguran que la facturación derivada cumpla con Verifactu.

5. Software gestión ventas y catálogo online 

Clavei Mobility Ventas para PYMES está diseñado para automatizar y optimizar los procesos de ventas en pequeñas y medianas empresas. Este software ayuda a gestionar clientes, pedidos y análisis comerciales de manera integrada.

Características principales:

✅ Gestión de clientes: Centraliza la información de contactos y clientes.

✅ Gestión de pedidos: Facilita la creación, seguimiento y cierre de pedidos, incluso con catálogos online.

✅ Automatización de ventas: Simplifica procesos desde la cotización hasta la facturación.

✅ Reportes de rendimiento: Genera análisis detallados para mejorar la toma de decisiones comerciales.

¿Por qué elegir soluciones compatibles con Verifactu?

En 2025, el sistema Verifactu será obligatorio para cumplir con la Ley Antifraude, lo que significa que todas las facturas emitidas deberán estar certificadas para garantizar la legalidad de las operaciones contables. Las soluciones de Clavei están completamente alineadas con esta normativa, ayudando a las empresas a evitar sanciones y asegurar un cumplimiento fiscal total.

Conclusión

Elegir el mejor programa de facturación y gestión empresarial en 2025 dependerá de las necesidades específicas de tu negocio, pero garantizar el cumplimiento normativo será esencial para evitar problemas legales.

Clavei ofrece un conjunto de soluciones adaptadas a empresas de todos los tamaños y sectores, integrando tecnología avanzada con compatibilidad normativa. Analiza las características de cada producto y selecciona el que mejor se ajuste a tus objetivos. Con Clavei, estarás preparado para afrontar los retos del futuro con herramientas que optimizan tu gestión y aseguran tu tranquilidad.

Kit Digital para medianas empresas: Cómo acceder al bono de digitalización en 2025

por Clavei | Dic 17, 2024 | CLAVEi, Gestión empresarial

Kit Digital para Medianas Empresas: Cómo Aprovechar el Bono de Transformación Digital en 2025

En un entorno empresarial cada vez más digitalizado, las pequeñas y medianas empresas (pymes) necesitan adaptarse a las nuevas demandas del mercado para mantenerse competitivas. Consciente de esta necesidad, el Gobierno de España lanzó el programa Kit Digital, una iniciativa financiada por los fondos europeos Next Generation EU, diseñada para impulsar la transformación digital de empresas en diferentes segmentos.

Para 2025, el programa se amplía con nuevas convocatorias dirigidas a medianas empresas, incluidas aquellas en los segmentos IV y V, con bonos específicos para acceder a herramientas digitales avanzadas. En este artículo, te explicamos en qué consiste el Kit Digital para medianas empresas, cómo puedes beneficiarte de él y qué pasos debes seguir para solicitarlo.

¿Qué es el Kit Digital y a quién va dirigido?

El Kit Digital es un programa de ayudas destinado a financiar soluciones tecnológicas que permitan a las pymes avanzar en su digitalización. Estas ayudas están diseñadas para cubrir diversos servicios y herramientas, desde la Gestión de clientes hasta la Gestión de procesos o Ciberseguridad.

Para 2025, el programa está orientado a dos nuevos segmentos:

• Segmento IV: Empresas de entre 50 y menos de 100 empleados. 
• Segmento V: Empresas de entre 100 y menos de 250 empleados. 

Ambos grupos podrán acceder a bonos de digitalización que financian hasta el 100% de ciertas soluciones tecnológicas, dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa.

¿Qué soluciones digitales cubre el Kit Digital?

El programa Kit Digital ofrece financiación para un amplio abanico de soluciones tecnológicas. A continuación, te detallamos las principales categorías para los sectores IV y V y cómo pueden beneficiar a tu empresa:

1. Gestión de clientes  (Hasta 14.000€)

El principal objetivo de esta categoría es es digitalizar y optimizar la gestión de las relaciones comerciales con tus clientes

2. Gestión de procesos (Hasta 18.000€)

El principal objetivo es digitalizar y automatizar procesos de tu negocio, relacionados con aspectos operativos o productivos. La implantación de un software ERP puede revolucionar la forma en que gestionas inventarios, contabilidad, recursos humanos. Incluso programas de gestión Erp producción y más.

3. Business Intelligence y Analítica  (Hasta 8.000€)

El principal objetivo de esta categoría es posibilitar la explotación de datos de tu empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones.

4. Servicio de Ciberseguridad Gestionada (Hasta 29.000€)

El principal objetivo de esta categoría es proporcionar soluciones avanzadas de ciberseguridad para los dispositivos de tus empleados. 

Además existen otras categorías vinculadas a Inteligencia Artificial. 

¿Cuánto dinero puedes recibir con el Kit Digital?

La cuantía de los bonos varía según el segmento al que pertenezca tu empresa. Para 2025, las ayudas están estructuradas de la siguiente manera:

• Segmento IV (de 50 hasta 99 empleados): Hasta 25.000 euros.
• Segmento V (de 100 hasta 249 empleados): Hasta 29.000 euros.

Este dinero se puede destinar a una o varias soluciones digitales, dependiendo de las necesidades de tu negocio.

Requisitos para acceder al Kit Digital

Para beneficiarte del bono de digitalización, tu empresa debe cumplir una serie de requisitos básicos:

1. Estar registrada en España.
2. Ser una pyme, según los criterios del segmento IV o V.
3. Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
4. No estar en situación de crisis.
5. No haber recibido ayudas públicas que superen los límites establecidos por la normativa de ayudas de minimis.

Además, tu empresa deberá realizar una evaluación de madurez digital, un proceso que determinará tus necesidades tecnológicas y cómo puedes aprovechar el bono.

Pasos para solicitar el Kit Digital

Solicitar el Kit Digital es un proceso sencillo, pero es importante seguir cada paso para asegurarte de que tu solicitud sea aprobada:

1️⃣ Regístrate en la plataforma Acelera Pyme

Accede al portal oficial del programa Kit Digital y completa el formulario de registro. Asegúrate de tener a mano los datos de tu empresa y la documentación requerida.

2️⃣ Realiza el test de diagnóstico digital

Este test evaluará el nivel de digitalización de tu empresa y te ayudará a identificar las áreas que necesitan mejorar.

3️⃣ Elige a un agente digitalizador

Los agentes digitalizadores son empresas homologadas por el programa para ofrecer las soluciones tecnológicas que financia el bono. Selecciona el agente que mejor se adapte a tus necesidades.

4️⃣ Solicita el bono digital

Presenta tu solicitud a través de la plataforma Acelera Pyme, incluyendo la documentación necesaria. Una vez aprobada, recibirás el bono que podrás canjear con el agente digitalizador seleccionado. Desde Clavei te ayudamos en este trámite. 

5️⃣ Implementa las soluciones tecnológicas

Una vez que tu bono sea aprobado, podrás comenzar a trabajar con el agente digitalizador para implementar las soluciones seleccionadas.

Beneficios del Kit Digital para medianas empresas

El Kit Digital ofrece múltiples beneficios para las empresas que decidan aprovecharlo:

✅ Ahorro económico: Financia hasta el 100% de soluciones tecnológicas, reduciendo la inversión inicial.

✅ Mejora de la competitividad: Las herramientas digitales mejoran la eficiencia operativa y permiten competir en igualdad de condiciones con empresas más grandes.

✅ Adaptación a las nuevas demandas del mercado: La transformación digital es clave para satisfacer las expectativas de los clientes actuales.

✅ Cumplimiento normativo: Muchas soluciones, como las relacionadas con ciberseguridad, ayudan a cumplir con normativas como el RGPD.

No podrán ser beneficiarios de esta Convocatoria: 

❌ Autónomos societarios

❌ Empresas de naturaleza pública

❌ Colegios profesionales y sociedades civiles. 

❌ Entidades que hayan sido beneficiarias de alguna de las otras convocatorias del KIT DIGITAL. 

Conclusión

El programa Kit Digital 2025 representa una oportunidad única para que las medianas empresas avancen en su transformación digital. Con bonos que financian desde soluciones avanzadas de ciberseguridad gestionada hasta la implementación de software de gestión empresarial, este programa es una herramienta clave para mejorar la eficiencia, reducir costes y aumentar la competitividad.

Si tu empresa pertenece al segmento IV o V, no dudes en aprovechar esta iniciativa. La digitalización no es solo una necesidad, sino una inversión en el futuro de tu negocio.

Desde Clavei te ayudamos a gestionar todo este proceso, desde solicitar tu bono digital hasta implantar la solución que mejor encaje en tu empresa.