Excel es una herramienta genial, con sus hojas de cálculos podemos hacer muchas cosas y por ello casi todo el mundo lo utiliza para su trabajo, gerentes, directores de marketing, comerciales, analistas, técnicos, contables, y un largo etc.

La verdad es que pasamos mucho tiempo trabajando con Excel, al ser tan versátil podemos hacer todo tipo de cálculos, hacer listas de tareas, usarlo como CRM o para hacer facturas de forma rudimentaria, representar gráficos, tablas de datos, al final también usamos sus hojas de cálculo para crear informes y analizar nuestros datos. Pero Excel tiene límites y no debería hacerse todo con esta herramienta.

Las hojas de cálculos pueden ser una mina, por lo de picar piedra

Diseñar una hoja de Excel compleja puede ser un trabajazo que nos lleve muchas horas, y puede ser una hoja admirable, no lo dudo, pero volcar datos nuevos, buscar después en los datos para indagar y encontrar “respuestas” puede ser muy tedioso, agotador y requerir que invirtamos muchas horas.

Y aunque hay personas que son auténticos maestros con conocimientos avanzados de Excel para poder hacer presentaciones, desagregaciones, visualizaciones, etc. no todos podemos serlo y a veces tareas tan sencillas como hacer un informe o simplemente analizarlo puede ser un lastre en nuestra productividad, conduciéndonos a esfuerzos inútiles para comprender, analizar y tomar decisiones.

Hay mejores formas de hacer esto, más allá de la hoja de cálculo.

Dar vida a los datos no es cosa de magia

En un momento como el actual es posible disponer de informes avanzados y potentes visualizaciones de datos gracias a herramientas que envían a la hoja de cálculo al pleistoceno. Dejando atrás los rudimentarios gráficos de Excel frente a cuadros de mando y a visualizaciones con las que puedes ver y entender los datos de forma rápida y sencilla.

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Y no digo que dejes de usar Excel, es excelente para ciertas tareas, pero no es la más adecuada para explorar y analizar tus datos, más si tienes que hacer procesos manuales de volcar datos semanalmente, actualizar, etc. invirtiendo más tiempo en preparar que en analizar, para tener al final un informe estático. ¿No crees?

Hojas de cálculos VS Visualizaciones de datos. Fight!

Ambas herramientas se pueden utilizar para analizar datos, pero con un enfoque completamente diferente para explorar y encontrar la información más relevante.

La hoja de cálculo es un panel de trabajo que muestra los datos de forma tabular (tablas de columnas y filas). En cada celda se almacenan los datos y mediante fórmulas se pueden manipular estos datos almacenados, después se pueden representar para resaltarlos.

Las visualizaciones de datos es una representación gráfica de los datos que permite detectar e identificar patrones, tendencias o correlaciones. Para ello se conecta a otras herramientas de donde extrae los datos y con unos pocos clics con el ratón puedes explorar o modificar estás visualizaciones.

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Ambas nos permiten analizar datos, pero lo hacen por caminos completamente diferentes. Con Excel no puede avanzar mucho más de lo que haces actualmente, sí, sigue siendo útil ¿pero tiene sentido seguir usándolo de esta manera?

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Manu es consultor de business intelligence especializado en Tableau. Anteriormente ha formado parte del departamento de marketing en CLAVEi como social media manager.

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