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Tras finalizar con las obligaciones fiscales del último trimestre del 2018, y de los resúmenes anuales del mismo, se acerca marzo de 2019 pero para asesores y contables el 2018 aún no ha finalizado de hecho, aún queda mucho por hacer.

Como muchos ya sabréis, aunque el ejercicio fiscal y contable de una sociedad termina por lo general el 31 de diciembre, sus obligaciones fiscales y mercantiles se prorrogan hasta siete meses más tarde a la fecha de cierre, siendo el 30 de abril el fin del plazo para legalizar los libros mercantiles. Por ello es muy importante, tener en cuenta los plazos y fechas límite que son de aplicación para el cumplimiento de estas obligaciones.

Si ponemos un ejemplo de una empresa con cierre de ejercicio 31 de diciembre, tendríamos que tener muy en cuenta los siguientes plazos a cumplir:

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A continuación, resolveré algunas preguntas que nos pueden surgir a la hora de realizar la legalización de libros:

¿Por qué se legaliza?

Es la forma que tiene la Administración Pública de sellar la información económica de la sociedad. De esta forma, se aseguran de que las cuentas no se manipularán en un futuro.

¿Dónde se realiza?

La legalización de los libros se realizará en el Registro Mercantil de la Comunidad Autónoma donde se encuentre el domicilio social de la empresa.

¿Quién tiene la obligación de realizarlos?

  • Los empresarios individuales (sólo los que realicen actividades empresariales, no profesionales, acreditándolo mediante fotocopia del alta en el I.A.E. o el último recibo de dicho impuesto).
  • Las sociedades mercantiles, siempre que estén inscritas en dicho Registro.
  • Las Cooperativas que operen en su Comunidad Autónoma.

No podrán legalizar los libros en el Registro Mercantil:

  • Los profesionales.
  • Las sociedades civiles.
  • Las Comunidades de Bienes.
  • Las Herencias Yacentes.
  • Las Cooperativas de ámbito estatal.

¿Qué libros?

  • Libro diario. Es el libro de registro diario de la contabilidad.
  • Libro de Inventario y Cuentas Anuales. El libro debe contener: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de flujos de efectivo y Memoria.
  • Libro de Actas. Toda sociedad debe realizar al menos una Acta al año (la Junta General Ordinaria, en la que se aprueban los resultados del ejercicio anterior). Se trata del libro donde se registran las Actas de las reuniones de la sociedad.
  • Libro Registro de Socios o Accionistas. Si se produce alguna compra o venta de participaciones o acciones en la sociedad, será obligatorio presentar dicho libro.
  • Libro de Registro de Contratos del Socio Único si hablamos de sociedades unipersonales.

¿El plazo?

Los libros obligatorios se deberán presentar para su legalización antes de cuatro meses de la fecha de cierre de ejercicio.

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¿Cómo se presentan?

Existían diferentes formas de presentar los libros:

Papel: de manera física en forma de libros encuadernados con páginas enumeradas para evitar tener todas las hojas desordenadas.
En este formato se adquiría una instancia oficial suministrada por el Registro, en la cual se detallaban los libros que se presentaban a legalizar, en dicha instancia se hacía constar datos del presentante, domicilio, teléfono, sociedad que se presentaban a su legalización, año que se presenta, libros, totalidad de folios que contienen, año anterior de cierre y sobre todo y obligatorio sello de la sociedad. Además, se abonaba el precio correspondiente, que variaba en función del número de libros que se presentaban.

Soporte magnético: copiar los ficheros en un medio digital como un CD o DVD.
La elaboración de los ficheros se realiza mediante los programas contables que posean esa utilidad o bien utilizando el programa “Legalia”. El programa elabora una instancia de presentación en la cual figuran los datos registrales de la sociedad, presentante y las huellas digitales de cada libro que se presenta a su legalización. Se presentan dos copias, una se queda en el Registro y la otra se la lleva el interesado sellada por el Registro.

Vía telemática: Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores.
En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.

Desde el 2015 la forma correcta es por vía telemática, los libros societarios (los libros contables, de actas y socios) sólo se podrán presentar en formato electrónico y presentarse en el Registro Mercantil por vía telemática (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado (DGRN), sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores). Por tanto, para los ejercicios iniciados tras la entrada en vigor de la citada Ley, ya no es posible legalizar libros encuadernados en blanco para su posterior utilización o libros no encuadernados, también en blanco, formados por hojas móviles. Tampoco es posible la legalización de libros en soporte papel o soporte electrónico no presentados por vía telemática.

¿Forma de presentación?

La presentación telemática de libros se realiza a través de la página Web www.registradores.org/ Registro online, seleccionando la opción “Presentación telemática de documentos”. Para ello, se deberá estar dado de alta en los servicios telemáticos y disponer de uno de los siguientes certificados vigentes.

¿Cuánto tiempo se conservan?

El Código de Comercio exige que los libros se conserven durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

Hoy en día, la gran mayoría de programas contables nos facilitan la tarea de legalización de libros que antes resultaba tan laboriosa.
Uno de los programas que permite hacer la legalización de los libros de una forma rápida y segura es la aplicación de a3ASESOR | eco. Conoce como realizarlo desde la propia aplicación a través del siguiente enlace: Legalización de Libros. Cómo generar la Legalización.

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