Verifactu: Cumplimiento normativo y digitalización con Clavei 

por Clavei | Mar 27, 2025 | Verifactu

La adaptación de los ERP a la nueva normativa de facturación

¿Qué es Verifactu y cómo afecta a las empresas?

Con la aprobación de la Ley Antifraude y la Ley Crea y Crece, el Gobierno de España ha impulsado una serie de medidas para combatir el fraude fiscal y mejorar la transparencia empresarial. Dentro de este marco regulatorio, nace Verifactu, un sistema que garantiza la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas, permitiendo su verificación en tiempo real por parte de la Agencia Tributaria.

A partir de julio de 2025, todas las empresas y autónomos estarán obligados a utilizar sistemas de facturación certificados y adaptados a esta normativa. En este contexto, los ERP compatibles con Verifactu, como los de Clavei, se convierten en una solución imprescindible para garantizar el cumplimiento legal y optimizar la gestión administrativa.

Principales requisitos del Sistema Verifactu

Para cumplir con la normativa, los sistemas de facturación deben incorporar los siguientes requisitos:

🔒 Inalterabilidad de las facturas: No se permite la modificación de registros una vez emitidos.

🌐 Conectividad con la Agencia Tributaria: Se debe garantizar el envío inmediato de los datos de facturación.

🖋️ Firma electrónica y sellado de tiempo: Para asegurar la autenticidad y trazabilidad de cada documento.

🆔 Generación de un identificador único y código QR en cada factura.

🔗 Trazabilidad mediante hash encadenado, evitando la manipulación de facturas.

Beneficios de la adaptación a Verifactu con un ERP Compatible

Integrar un ERP adaptado a Verifactu ofrece ventajas competitivas para las empresas:

✅ Cumplimiento normativo sin complicaciones: Garantiza la legalidad de todas las facturas emitidas.

✅Automatización del proceso fiscal: Reducción de carga administrativa al eliminar la necesidad de registros manuales.

✅Mayor transparencia y confianza: Facturas verificables por clientes y administraciones.

✅Evita sanciones: Cumplir con la normativa evita multas de hasta 150.000 euros para empresas y 50.000 euros para usuarios de software no autorizado.

Clavei y su ERP Verifactu: La solución para tu empresa

Clavei ha desarrollado una solución 100% compatible con Verifactu, asegurando que sus clientes cumplan con los requisitos legales sin esfuerzo. Su ERP permite:

📤 Generar facturas con formato certificado y enviar la información en tiempo real a la Agencia Tributaria.

🤖 Automatizar procesos contables para reducir errores y mejorar la eficiencia administrativa.

📲 Implementar un sistema de verificación rápida mediante códigos QR en cada factura.

🔄 Adaptarse de manera sencilla a futuras modificaciones regulatorias.

¿Cuándo entra en vigor Verifactu y cómo prepararse?

La normativa establece que el uso de software de facturación certificado será obligatorio a partir de Enero de 2026. Clavei ya está trabajando en la adaptación de sus sistemas, asegurando que sus clientes dispongan de todas las funcionalidades necesarias sin costes adicionales.

Para garantizar una transición sin problemas, es recomendable que las empresas empiecen cuanto antes con la migración a un ERP compatible con Verifactu.

No esperes a última hora! Asegura la continuidad de tu negocio con Clavei y su ERP Verifactu.

Descubre más detalles del Sistema Verifactu.

Orden Ministerial de Verifactu: Todo lo que Necesitas Saber sobre la Nueva Regulación

por Clavei | Oct 29, 2024 | Verifactu

La reciente Orden HAC/1177/2024, conocida popularmente como la “Orden Ministerial de Verifactu”, marca un antes y un después en los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España. Esta normativa, publicada en octubre de 2024, tiene como objetivo garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación generados por estos sistemas. A continuación, detallamos los aspectos clave de esta normativa y su impacto en las empresas.

¿Qué es la Orden Ministerial de Verifactu y por qué es importante?

La Orden Ministerial de Verifactu surge en el marco de la Ley General Tributaria (Ley 58/2003), que introduce nuevas obligaciones para los productores y usuarios de sistemas de facturación. Según la normativa, estos sistemas deben evitar la manipulación y ocultación de datos, asegurando la transparencia y exactitud de la información tributaria enviada a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

Objetivos principales:

• Integridad de los datos: Evitar que la información sea modificada o manipulada.
• Trazabilidad y accesibilidad: Permitir a la AEAT acceder a los registros en cualquier momento.
• Estándares de certificación: Exigir que todos los sistemas de facturación estén certificados y usen formatos estándar.

Principales Requisitos Técnicos para los Sistemas de Facturación

La Orden define una serie de especificaciones técnicas y funcionales que deben cumplir los sistemas de facturación Verifactu :

1. Integridad e inalterabilidad de los registros
   Cada sistema debe implementar una “huella” o hash en cada registro de facturación para verificar que no ha sido alterado. Además, debe poder firmar electrónicamente los registros y almacenar esta firma junto a los datos.
2. Capacidad de remisión de información
   Los sistemas de facturación deben estar preparados para enviar registros automáticamente a la AEAT y gestionar certificados electrónicos para asegurar la autenticidad de la información transmitida.
3. Conservación de registros
   Se especifica que los registros de facturación deben ser conservados en un formato electrónico legible y accesible durante el tiempo estipulado por la ley.

Sistemas de Emisión de Facturas Verificables o VERI*FACTU

La Orden HAC/1177/2024 presenta el concepto de “VERI*FACTU”, una categoría de sistemas de facturación que cumplen de forma inherente los requisitos de la normativa. Estos sistemas permiten generar un código QR en cada factura que garantiza la trazabilidad y autenticidad del documento.

Ventajas de VERI*FACTU:

• Simplificación del proceso de validación: Las facturas generadas pueden ser verificadas rápidamente a través del código QR.
• Cumplimiento automático: Al ser un sistema certificado, cumple automáticamente con las disposiciones de integridad y trazabilidad exigidas.

Generación y Formato de los Registros de Facturación

Los registros de facturación deben ser generados en formato XML y con una codificación UTF-8, incluyendo elementos específicos como:

• NIF del emisor
• Número y serie de factura
• Fecha de emisión
• Tipo de factura (alta o anulación)
• Cuota e importe total

Esta estructura uniforme permite una mayor claridad y legibilidad de los registros, facilitando la revisión y auditoría por parte de la AEAT.

La Declaración Responsable para los Sistemas Informáticos

Cada sistema de facturación debe contar con una “Declaración Responsable”, un documento que identifica al sistema y asegura que cumple con las normativas establecidas en la Orden Ministerial. Esta declaración incluye detalles como el nombre del sistema, su versión, componentes principales y los certificados electrónicos utilizados.

Elementos Adicionales en las Facturas: Código QR y Otros Detalles

Uno de los requisitos destacados de la Orden es la inclusión de un código QR en cada factura, especialmente para aquellos sistemas considerados VERI*FACTU. Este código permite la verificación directa de la factura, evitando posibles alteraciones en los documentos y facilitando su validación.

Repercusiones para las Empresas y los Desarrolladores de Software de Facturación

La Orden Ministerial de Verifactu impone nuevas responsabilidades a los desarrolladores y usuarios de software de facturación:

• Desarrolladores de software: Necesitan adaptar sus productos para cumplir con los requisitos de VERI*FACTU, implementando funcionalidades de hash y firma electrónica.
• Empresas: Deben asegurarse de que sus sistemas de facturación cumplen con la normativa y garantizan la trazabilidad y accesibilidad de sus registros.

Conclusión: La Nueva Era de la Facturación Electrónica en España

La Orden Ministerial supone una modernización de los procesos de facturación con Verifactu, permitiendo a las empresas adaptarse a las exigencias de la era digital con transparencia y seguridad. Este cambio regulatorio no sólo aumenta la confianza en el cumplimiento tributario, sino que también contribuye a una mayor eficiencia y control en la gestión de la facturación.

👉 Accede al Boletín oficial del estado aquí.

 

Estados de las Facturas con la Ley Crea y Crece: Lo que Debes Saber para Cumplir con las Nuevas Normativas

por Clavei | Oct 28, 2024 | Verifactu

La gestión de facturas es un aspecto fundamental de la administración financiera de cualquier empresa, y con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece en España, este proceso ha adquirido aún más relevancia. Esta ley tiene como objetivo mejorar el entorno empresarial en el país, facilitando la creación de empresas y promoviendo su crecimiento mediante la simplificación de los trámites y el endurecimiento de ciertas normativas, especialmente en lo que respecta a la gestión de facturas. En este artículo, analizaremos en profundidad los diferentes estados de las facturas según la Ley Crea y Crece, su impacto en las empresas, y cómo adaptarse a estas nuevas regulaciones para asegurar el cumplimiento y optimizar los procesos financieros.

¿Qué es la Ley Crea y Crece?

La Ley Crea y Crece, formalmente conocida como la Ley 18/2022, es una normativa que fue aprobada en España con el objetivo de fomentar la creación de nuevas empresas y facilitar su crecimiento. Esta ley introduce una serie de medidas para reducir las barreras administrativas y mejorar el entorno de negocio en el país. Entre los aspectos más destacados de la ley se encuentra la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas, independientemente de su tamaño, lo que representa un cambio significativo en la forma en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales.

Objetivos Principales de la Ley Crea y Crece

✅ Facilitar la Creación de Empresas: Simplificar los trámites y procedimientos necesarios para la creación de nuevas empresas, reduciendo costos y tiempos.

✅ Promover el Crecimiento Empresarial: Fomentar el crecimiento de las empresas existentes mediante la reducción de barreras burocráticas y la mejora del acceso a financiamiento.

✅ Aumentar la Transparencia: Mejorar la transparencia en las transacciones comerciales y reducir el fraude mediante la obligatoriedad de la facturación electrónica.

✅ Fomentar la Digitalización: Impulsar la digitalización de las empresas, promoviendo el uso de tecnologías avanzadas para mejorar la eficiencia y la competitividad.

Impacto de la Ley Crea y Crece en la Gestión de Facturas

La Ley Crea y Crece ha introducido cambios significativos en la gestión de facturas, que ahora deben cumplir con ciertos requisitos adicionales para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo. Uno de los aspectos más importantes de la ley es la obligatoriedad de la facturación electrónica para todas las empresas, lo que implica la adopción de nuevas tecnologías y procedimientos para la emisión, recepción y almacenamiento de facturas.

Obligatoriedad de la Facturación Electrónica

La facturación electrónica, que ya era obligatoria para las transacciones entre empresas y la Administración Pública, se extiende ahora a todas las transacciones entre empresas (B2B). Esta medida busca mejorar la transparencia en las operaciones comerciales y reducir el riesgo de fraude y evasión fiscal. Las empresas, independientemente de su tamaño, deben emitir y recibir facturas electrónicas, lo que exige la adopción de un software de facturación compatible con las normativas vigentes.

Ventajas de la Facturación Electrónica:

✅ Reducción de Errores: Al automatizar el proceso de emisión de facturas, se reduce significativamente el riesgo de errores humanos.

✅ Eficiencia Operativa: La digitalización de las facturas facilita su almacenamiento, búsqueda y gestión, mejorando la eficiencia operativa.

✅ Cumplimiento Normativo: La facturación electrónica asegura que todas las facturas cumplen con los requisitos legales, reduciendo el riesgo de sanciones.

✅ Transparencia y Trazabilidad: Al utilizar un formato estandarizado y compatible con las normativas fiscales, se mejora la transparencia y trazabilidad de las transacciones.

Estados de las Facturas según la Ley Crea y Crece

Con la Ley Crea y Crece, se han introducido diferentes estados para las facturas que reflejan su situación en el ciclo de vida de la transacción. Estos estados son fundamentales para el cumplimiento normativo y la correcta gestión financiera. A continuación, analizamos los principales estados de las facturas y su importancia.

1. Factura Emitida 📄➡️

Una factura emitida es aquella que ha sido generada por el emisor (vendedor o proveedor) y enviada al receptor (cliente o comprador). Este es el primer estado de la factura y marca el inicio del proceso de cobro. Según la Ley Crea y Crece, la emisión de la factura debe realizarse en formato electrónico y cumplir con todos los requisitos legales, incluyendo la inclusión de datos fiscales correctos, descripción detallada de los productos o servicios y el desglose de impuestos aplicables.

Requisitos para la Emisión de Facturas:

• Formato Electrónico: Obligatorio para todas las facturas.
• Datos Correctos: Inclusión de todos los datos fiscales necesarios, como el CIF/NIF del emisor y receptor.
• Descripción Detallada: Debe incluir una descripción precisa de los bienes o servicios facturados.
• Desglose de Impuestos: Impuestos como el IVA deben estar claramente desglosados.

2. Factura Recibida ⬅️📄

Una factura recibida es aquella que ha sido aceptada y registrada por el receptor después de ser emitida por el proveedor. Es crucial que la empresa receptora verifique la exactitud de la factura recibida antes de proceder a su registro contable. La Ley Crea y Crece obliga a las empresas a mantener un registro electrónico de todas las facturas recibidas para facilitar su auditoría y control.

Acciones Recomendadas para la Recepción de Facturas:

• Verificación de Datos: Comprobar que todos los datos sean correctos y coincidan con los acuerdos previos.
• Registro Electrónico: Registrar la factura en el sistema contable electrónico de la empresa.
• Archivo Seguro: Almacenar la factura en un sistema que garantice su seguridad y fácil acceso para futuras consultas o auditorías.

3. Factura Pendiente de Cobro 📄💵❔

Una factura pendiente de cobro es aquella que ha sido emitida, pero aún no ha sido pagada por el receptor. Este estado es común en las transacciones comerciales donde se acuerdan plazos de pago. La Ley Crea y Crece destaca la importancia de gestionar de manera eficiente las facturas pendientes de cobro para mantener un flujo de caja saludable y evitar problemas financieros.

Gestión de Facturas Pendientes de Cobro:

• Monitoreo Regular: Revisar periódicamente el estado de las facturas pendientes de cobro.
• Recordatorios de Pago: Enviar recordatorios de pago automatizados a los clientes para evitar retrasos en el pago.
• Negociación de Plazos: Establecer plazos de pago claros y negociarlos si es necesario para asegurar el cobro oportuno.

4. Factura Pagada 📄💵✅

Una factura pagada es aquella que ha sido saldada en su totalidad por el cliente. Este estado indica que la transacción ha sido completada con éxito y que no hay saldos pendientes. La Ley Crea y Crece exige que las empresas mantengan un registro detallado de todas las facturas pagadas, incluyendo la fecha de pago y el método utilizado.

Registro de Facturas Pagadas:

• Actualización del Estado: Cambiar el estado de la factura a “pagada” en el sistema de facturación.
• Registro de Pago: Registrar la fecha y método de pago para futuras referencias.
• Conciliación Bancaria: Asegurarse de que el pago se haya reflejado correctamente en las cuentas bancarias de la empresa.

5. Factura Rectificativa 📄💵🔄

Como mencionamos anteriormente, una factura rectificativa es una factura que se emite para corregir errores en una factura previamente emitida. La Ley Crea y Crece refuerza la importancia de emitir facturas rectificativas en caso de que se detecten errores, en lugar de modificar la factura original. Esto asegura la transparencia y la trazabilidad en el proceso contable.

Situaciones que Requieren una Factura Rectificativa:

• Errores en el Importe: Corrección de montos erróneos.
• Datos Incorrectos: Corrección de errores en los datos del cliente o del producto.
• Descuentos no Aplicados: Ajustes por descuentos que no fueron reflejados en la factura original.

6. Factura Cancelada📄💵 ❌

Una factura cancelada es aquella que ha sido anulada por alguna razón válida, como un pedido cancelado o un servicio que no se prestó. La cancelación de facturas debe realizarse de acuerdo con las normativas vigentes, y en algunos casos, puede requerir la emisión de una factura rectificativa para dejar constancia del motivo de la cancelación.

Procedimientos para la Cancelación de Facturas:

• Justificación de la Cancelación: Registrar el motivo de la cancelación en el sistema contable.
• Emisión de Factura Rectificativa: En algunos casos, emitir una factura rectificativa para ajustar los registros contables.
• Actualización de Registros: Asegurarse de que todos los registros reflejen correctamente la cancelación de la factura.

Adaptación de las Empresas a la Ley Crea y Crece

La implementación de la Ley Crea y Crece requiere que las empresas adapten sus procesos de facturación y gestión financiera para cumplir con las nuevas normativas. A continuación, se detallan algunas estrategias clave que las empresas pueden adoptar para asegurarse de cumplir con la ley y aprovechar al máximo sus beneficios.

1. Implementación de Software de Facturación Electrónica.

La adopción de un software de facturación electrónica es esencial para cumplir con la Ley Crea y Crece. Este tipo de software no solo facilita la emisión y recepción de facturas en formato electrónico, sino que también ofrece herramientas para el seguimiento y la gestión de las facturas en sus diferentes estados.

Características Clave de un Buen Software de Facturación:

• Compatibilidad con Normativas: Asegurarse de que el software esté actualizado y cumpla con las normativas fiscales vigentes.
• Automatización de Procesos: Automatizar tareas como el envío de recordatorios de pago y la emisión de facturas rectificativas.
• Seguridad de Datos: Garantizar la protección de los datos sensibles a través de encriptación y accesos controlados.
• Generación de Informes: Facilitar la generación de informes detallados sobre el estado de las facturas y otros aspectos financieros.

2. Capacitación del Personal.

Es fundamental que todo el personal involucrado en la gestión de facturas esté capacitado en las nuevas normativas y en el uso del software de facturación electrónica. La capacitación regular puede ayudar a reducir errores y asegurar que todos los empleados comprendan sus responsabilidades en el proceso de facturación.

Áreas de Capacitación:

• Normativas Fiscales: Comprensión de la Ley Crea y Crece y sus implicaciones para la gestión de facturas.
• Uso de Software: Formación en el uso del software de facturación electrónica, incluyendo la gestión de los diferentes estados de las facturas.
• Mejores Prácticas: Implementación de mejores prácticas para la emisión, recepción y seguimiento de facturas.

3. Revisión y Optimización de Procesos.

La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece es una excelente oportunidad para que las empresas revisen y optimicen sus procesos de facturación y gestión financiera. Esto incluye la revisión de los procedimientos actuales, la identificación de áreas de mejora y la implementación de nuevas prácticas que cumplan con la ley.

Pasos para la Optimización:

• Auditoría de Procesos: Realizar una auditoría interna para evaluar la eficiencia y el cumplimiento de los procesos actuales.
• Implementación de Mejores Prácticas: Adoptar mejores prácticas en la gestión de facturas, como la automatización del seguimiento de pagos y la emisión de facturas rectificativas.
• Monitoreo Continuo: Establecer un sistema de monitoreo continuo para asegurar el cumplimiento y la eficiencia operativa.

4. Colaboración con Asesores Fiscales.

Contar con la asesoría de expertos fiscales puede ser invaluable para garantizar el cumplimiento de la Ley Crea y Crece. Los asesores fiscales pueden ofrecer orientación sobre cómo adaptar los procesos de facturación a las nuevas normativas, así como proporcionar apoyo en la preparación para auditorías fiscales.

Beneficios de la Asesoría Fiscal:

• Cumplimiento Normativo: Asegurar que todos los procesos cumplan con las normativas fiscales vigentes.
• Optimización Fiscal: Identificar oportunidades para optimizar la carga fiscal de la empresa dentro del marco legal.
• Preparación para Auditorías: Proporcionar apoyo en la preparación y gestión de auditorías fiscales, minimizando el riesgo de sanciones.

Beneficios de Cumplir con la Ley Crea y Crece

Aunque la adaptación a la Ley Crea y Crece requiere un esfuerzo inicial, cumplir con esta normativa ofrece numerosos beneficios a las empresas a largo plazo.

✅ Mejora de la Eficiencia Operativa.

La adopción de la facturación electrónica y la automatización de procesos pueden mejorar significativamente la eficiencia operativa, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para la gestión de facturas. Esto permite a las empresas enfocarse en actividades de mayor valor añadido.

✅ Reducción de Errores y Fraudes.

Al cumplir con las normativas de la Ley Crea y Crece, las empresas pueden reducir significativamente el riesgo de errores y fraudes en la gestión de facturas. La transparencia y trazabilidad mejoradas protegen a las empresas de prácticas fraudulentas y garantizan la integridad de los registros financieros.

✅ Cumplimiento Normativo y Reducción del Riesgo de Sanciones.

Cumplir con las normativas asegura que la empresa esté protegida contra sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales. Esto no solo protege la reputación de la empresa, sino que también asegura su estabilidad financiera a largo plazo.

✅ Mejora de la Transparencia y la Confianza.

La transparencia en la gestión de facturas, facilitada por la Ley Crea y Crece, mejora la confianza de los clientes, socios comerciales y autoridades en la empresa. Esto puede fortalecer las relaciones comerciales y contribuir al crecimiento y éxito de la empresa.

Conclusión

La Ley Crea y Crece introduce cambios significativos en la gestión de facturas, obligando a las empresas a adaptarse a un entorno más digital y regulado. Si bien estos cambios pueden representar un desafío, también ofrecen una oportunidad para mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y garantizar el cumplimiento normativo. Al adoptar software de facturación electrónica, capacitar al personal, optimizar los procesos y colaborar con asesores fiscales, las empresas pueden cumplir con la Ley Crea y Crece y beneficiarse de un entorno de negocio más transparente y eficiente. Estas adaptaciones no sólo asegurarán el cumplimiento normativo, sino que también posicionarán a las empresas para el éxito y el crecimiento a largo plazo en un mercado cada vez más competitivo. Es importante matizar que el reglamento europeo de la ley crea y crece todavía no está publicado y tendremos que esperar. Una fecha posible aunque aún no definitiva es que se aplique en el 2025 y para autónomos en el 2026.

Nuevas Normativas en Facturación Electrónica: VeriFactu y TicketBAI

por Clavei | Sep 2, 2024 | Verifactu

En un entorno empresarial en constante evolución, mantenerse al día con las normativas fiscales es crucial para asegurar la conformidad y evitar sanciones. En este sentido, la facturación electrónica ha ganado una relevancia significativa, con iniciativas como VeriFactu y TicketBAI liderando el camino en España. Estas normativas no solo buscan mejorar la transparencia y el control por parte de la administración tributaria, sino también optimizar la gestión empresarial.

¿Qué es VeriFactu?

VeriFactu es una normativa de próximo obligado cumpliento (2025) de la Agencia Tributaria. Su objetivo principal es controlar y prevenir el fraude fiscal mediante la obligación de utilizar software de facturación certificado que registre todas las operaciones económicas. VeriFactu implica la adopción de un sistema que garantiza que cada factura emitida sea comunicada a la hacienda española en tiempo real, asegurando la transparencia y fiabilidad de los datos fiscales.

Objetivos de VeriFactu

El principal objetivo de VeriFactu es mejorar la eficiencia y transparencia del sistema de facturación en España. Al unificar los criterios y requisitos de la facturación electrónica, VeriFactu busca:

• • Facilitar el Cumplimiento Fiscal: Simplificar el proceso de emisión y comunicación de facturas, facilitando a las empresas el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
• • Mejorar el Control Tributario: Proporcionar a las autoridades fiscales herramientas más eficientes para el control y supervisión de las transacciones comerciales.
• • Reducir el Fraude Fiscal: Al igual que TicketBAI, VeriFactu busca reducir el fraude fiscal mediante la implementación de un sistema de facturación más riguroso y transparente.

Requisitos Técnicos de VeriFactu

Para cumplir con los requisitos de VeriFactu, las empresas deben asegurarse de que su software de facturación cumpla con una serie de especificaciones técnicas. Estos requisitos incluyen:

1. 1. Software Homologado: Al igual que en TicketBAI, los contribuyentes deben utilizar un software de facturación homologado por las autoridades fiscales.
   2. Firma Electrónica: Las facturas deben estar firmadas electrónicamente para garantizar su autenticidad.
   3. Comunicación en Tiempo Real: Las facturas deben ser comunicadas electrónicamente a las autoridades fiscales de forma inmediata tras su emisión.
   4. Codificación de la Información: La información de las facturas debe estar codificada de manera que garantice su integridad y seguridad.

Impacto de VeriFactu en las Empresas

La implementación del sistema VeriFactu está teniendo un impacto significativo en las empresas españolas. Al igual que con TicketBAI, la transición a un sistema de facturación electrónica más riguroso ha requerido ajustes tecnológicos y operativos. Sin embargo, los beneficios a largo plazo son considerables. Algunos de los impactos más destacados incluyen:

• • Eficiencia Operativa: La digitalización de la facturación mejora la eficiencia operativa, reduciendo el tiempo y los recursos necesarios para gestionar las transacciones comerciales.
• • Transparencia y Seguridad: VeriFactu garantiza la autenticidad y trazabilidad de las facturas, mejorando la transparencia y seguridad en las transacciones comerciales.
• • Beneficios Fiscales: Las autoridades fiscales han establecido una serie de incentivos fiscales para fomentar la adopción de VeriFactu, incluyendo deducciones fiscales y subvenciones para la adquisición de software homologado.

Beneficios de la Facturación Electrónica

Adoptar estas normativas no solo cumple con las obligaciones fiscales, sino que también ofrece múltiples beneficios para las empresas:

✅ Eficiencia y Ahorro de Costes

La digitalización del proceso de facturación reduce los errores humanos y el tiempo dedicado a tareas administrativas. La automatización permite emitir y gestionar facturas de manera más rápida y eficiente, liberando recursos que pueden ser destinados a otras áreas de la empresa. Además, la reducción de errores minimiza el riesgo de sanciones y penalizaciones por parte de las autoridades fiscales.

✅ Seguridad y Transparencia

La facturación electrónica asegura la integridad de las facturas mediante la firma digital y la codificación de la información. Esto no solo protege contra manipulaciones y fraudes, sino que también facilita la auditoría y verificación de las transacciones. La transparencia en la facturación es fundamental para mantener la confianza de los clientes y socios comerciales, así como para cumplir con las normativas fiscales.

✅ Mejora en la Gestión Financiera

Un control más riguroso de las facturas permite una mejor planificación y control financiero. La digitalización facilita el acceso a la información en tiempo real, permitiendo a las empresas tomar decisiones informadas y oportunas. Además, la integración de los sistemas de facturación con otras herramientas de gestión financiera mejora la coherencia y precisión de los datos financieros.

✅ Adaptabilidad y Competitividad

La adopción de tecnologías de facturación electrónica prepara a las empresas para futuras normativas y cambios en el entorno fiscal. La capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas regulaciones es crucial para mantener la competitividad en un mercado en constante cambio. Además, las empresas que implementan estas tecnologías demuestran un compromiso con la innovación y la eficiencia, lo que puede mejorar su reputación y atractivo para los clientes y socios comerciales.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es una iniciativa conjunta del Gobierno Vasco y las diputaciones forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa. Su objetivo principal es controlar y prevenir el fraude fiscal mediante la obligación de utilizar software de facturación certificado que registre todas las operaciones económicas.

Origen y Desarrollo de TicketBAI

El desarrollo de TicketBAI surge de la necesidad de mejorar los mecanismos de control fiscal en el País Vasco. La economía digital y el avance tecnológico ofrecen herramientas para modernizar y hacer más eficientes los sistemas de recaudación de impuestos. La idea inicial se centró en aprovechar estas herramientas para crear un sistema que permitiera una supervisión más rigurosa y transparente de las transacciones comerciales.

El proyecto comenzó a gestarse en 2018, con la colaboración entre las diferentes diputaciones forales y el Gobierno Vasco. Tras un periodo de pruebas y ajustes, TicketBAI fue implementado oficialmente en 2021, aunque su adopción obligatoria se estableció de manera escalonada, permitiendo a las empresas adaptarse progresivamente a los nuevos requerimientos.

Funcionamiento de TicketBAI

El sistema TicketBAI obliga a que todas las empresas y autónomos que operen en el País Vasco utilicen un software de facturación homologado. Este software debe cumplir con una serie de requisitos técnicos y funcionales para asegurar la integridad y autenticidad de las facturas emitidas. Entre los elementos clave se encuentran:

✅ Generación de un Identificador Único: Cada factura emitida debe contener un identificador único que permita su seguimiento y verificación.

✅ Firma Digital: Las facturas deben estar firmadas digitalmente para garantizar su autenticidad y evitar manipulaciones.

✅ Código QR: Además de la firma digital, las facturas deben incluir un código QR que facilita la verificación de su validez mediante dispositivos móviles.

✅ Comunicación Automática: Una vez emitida, cada factura debe ser comunicada automáticamente a la hacienda foral correspondiente. Este proceso debe realizarse en tiempo real, permitiendo a las autoridades fiscales tener un control inmediato sobre las transacciones.

Principales Requisitos de TicketBAI

Para cumplir con los requisitos de TicketBAI, las empresas deben asegurarse de que su software de facturación esté homologado por las autoridades fiscales. Los principales requisitos incluyen:

1. 1. 1. Software Homologado: Los contribuyentes deben utilizar un software de facturación que cumpla con los requisitos técnicos establecidos por las autoridades fiscales.
      2. Firma Digital y Código QR: Cada factura debe contener una firma digital y un código QR que permita verificar su autenticidad.
      3. Comunicación en Tiempo Real: Las facturas deben ser comunicadas electrónicamente a la hacienda foral de forma inmediata tras su emisión.

Impacto de TicketBAI en las Empresas

La implementación de TicketBAI ha tenido un impacto significativo en las empresas del País Vasco. La transición a un sistema de facturación electrónica más riguroso ha requerido ajustes tanto tecnológicos como operativos. Sin embargo, a largo plazo, se espera que los beneficios superen los costos iniciales. Algunos de los impactos más destacados incluyen:

• • Modernización de los Procesos: La adopción de TicketBAI ha impulsado la modernización de los sistemas de facturación y gestión financiera en las empresas. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales.
• • Reducción del Fraude Fiscal: Al garantizar la autenticidad y trazabilidad de las facturas, TicketBAI contribuye significativamente a la reducción del fraude fiscal. Esto se traduce en un entorno económico más justo y transparente.
• • Beneficios Fiscales: Para incentivar la adopción de TicketBAI, las autoridades fiscales han establecido una serie de beneficios fiscales para las empresas que implementen el sistema antes de la fecha límite obligatoria. Estos beneficios incluyen deducciones fiscales y subvenciones para la adquisición de software homologado.

Cómo Prepararse para VeriFactu y TicketBAI

Para cumplir con estas normativas, las empresas deben tomar una serie de medidas preparatorias. A continuación, se describen los pasos clave para la implementación de TicketBAI y VeriFactu:

1. Actualizar su Software de Facturación

El primer paso es asegurarse de que el software de facturación utilizado esté homologado por las autoridades fiscales correspondientes. Esto implica seleccionar un proveedor de software que cumpla con los requisitos técnicos y funcionales de VeriFactu y TicketBAI. La homologación garantiza que el software pueda generar facturas válidas y comunicarlas de manera correcta a las autoridades fiscales.

2. Formación y Adaptación

La implementación de nuevas normativas de facturación requiere la capacitación del personal en el uso de los nuevos sistemas y en las nuevas obligaciones fiscales. Es importante que todos los empleados involucrados en el proceso de facturación comprendan cómo funciona el nuevo sistema y cómo cumplir con los requisitos. Esto puede incluir la realización de talleres, seminarios y cursos de formación específicos.

3. Asesoramiento Profesional

Contar con el apoyo de asesores fiscales es fundamental para garantizar una correcta implementación de las normativas. Los asesores fiscales pueden proporcionar orientación sobre los requisitos específicos de VeriFactu y TicketBAI, así como sobre las mejores prácticas para cumplir con estas normativas. Además, pueden ayudar a las empresas a identificar posibles áreas de mejora en sus procesos de facturación y gestión financiera.

4. Pruebas y Ajustes

Antes de la implementación completa, es recomendable realizar pruebas del nuevo sistema de facturación para identificar y solucionar posibles problemas. Las pruebas permiten verificar que el software cumple con todos los requisitos técnicos y funcionales, y que el personal está capacitado para utilizarlo correctamente. Cualquier ajuste necesario debe realizarse antes de la fecha límite para asegurar una transición sin contratiempos.

5. Monitorización y Actualización Continua

La implementación de TicketBAI y VeriFactu no es un proceso estático. Es importante monitorizar continuamente el funcionamiento del sistema de facturación y realizar actualizaciones según sea necesario. Esto incluye mantenerse informado sobre cualquier cambio en las normativas fiscales y asegurarse de que el software utilizado esté siempre actualizado para cumplir con los nuevos requisitos.

Beneficios a Largo Plazo de la Facturación Electrónica

Aunque la transición a la facturación electrónica puede implicar costos iniciales y un periodo de adaptación, los beneficios a largo plazo son considerables. Algunos de los beneficios más destacados incluyen:

✅ Reducción de Errores y Fraudes

La digitalización de la facturación reduce significativamente el riesgo de errores y fraudes. La firma digital y la codificación de la información aseguran la integridad de las facturas, mientras que la comunicación en tiempo real con las autoridades fiscales permite un control más riguroso y transparente de las transacciones.

✅ Mejora de la Eficiencia Operativa

La automatización de la facturación permite emitir y gestionar facturas de manera más rápida y eficiente. Esto no solo reduce el tiempo y los recursos necesarios para estas tareas, sino que también libera al personal para que se enfoque en actividades de mayor valor añadido. La mejora de la eficiencia operativa se traduce en una mayor productividad y rentabilidad para la empresa.

✅ Cumplimiento con las Normativas Fiscales

La adopción de VeriFactu y TicketBAI garantiza el cumplimiento con las normativas fiscales, evitando sanciones y penalizaciones por parte de las autoridades fiscales. Cumplir con estas normativas no solo es una obligación legal, sino también una responsabilidad ética y profesional que contribuye a la transparencia y justicia del sistema fiscal.

✅ Acceso a Beneficios Fiscales

Para incentivar la adopción de la facturación electrónica, las autoridades fiscales han establecido una serie de beneficios fiscales para las empresas que implementen VeriFactu y TicketBAI. Estos beneficios incluyen deducciones fiscales y subvenciones para la adquisición de software homologado, lo que reduce los costos iniciales de implementación y mejora la rentabilidad a largo plazo.

✅ Mejora de la Reputación y Competitividad

Las empresas que adoptan tecnologías de facturación electrónica demuestran un compromiso con la innovación y la eficiencia, lo que puede mejorar su reputación y atractivo para los clientes y socios comerciales. Además, la capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas regulaciones y cambios en el entorno fiscal es crucial para mantener la competitividad en un mercado en constante evolución.

Conclusión

La implementación de normativas de facturación electrónica como VeriFactu y TicketBAI representa un paso significativo hacia la modernización y eficiencia de la gestión empresarial en España. Estas normativas no solo mejoran la transparencia y el control fiscal, sino que también ofrecen múltiples beneficios para las empresas, incluyendo la reducción de errores y fraudes, la mejora de la eficiencia operativa, el cumplimiento con las normativas fiscales y el acceso a beneficios fiscales.

Para prepararse adecuadamente, las empresas deben actualizar su software de facturación, capacitar a su personal, buscar asesoramiento profesional y realizar pruebas y ajustes necesarios. La monitorización continua y la actualización del sistema son también fundamentales para garantizar una implementación exitosa.

En resumen, la transición a la facturación electrónica mediante VeriFactu y TicketBAI no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión empresarial y aumentar la competitividad en el mercado. Las empresas que adopten estas normativas estarán mejor preparadas para enfrentar los desafíos futuros y aprovechar las oportunidades que ofrece la economía digital.

GoCloud alineado con la ley Antifraude

por Clave Informática S.L. | Abr 23, 2024 | Verifactu

Clavei, líder en soluciones empresariales innovadoras durante más de 39 años, presentará próximamente una primera versión de  GoCloud, su más reciente ERP en la nube diseñado para proporcionar no solo eficiencia y seguridad, sino también un total cumplimiento con las normativas actuales, incluyendo la ley antifraude. Este sistema no solo moderniza las operaciones empresariales, sino que también garantiza que estén alineadas con las actuales regulaciones . GoCloud está respaldado por red.es en el marco de la convocatoria de ayudas del 2021 destinados a proyectos de investigación y desarrollo de inteligencia artificial y tecnologías digitales ( C005/21-ED). 

Innovación y Cumplimiento: GoCloud al Frente de la Tecnología y la Normativa 

GoCloud se destaca por integrar capacidades de gestión empresarial con funcionalidades avanzadas para cumplir con la ley antifraude . Esta solución ERP en la nube se  adaptará  a las necesidades de verificación y transparencia que dicta esta normativa,  asegurando que todas las transacciones cumplan con los requisitos legales vigentes, protegiendo así a las empresas contra riesgos legales y financieros. 

Compromiso con la seguridad y Confiabilidad  

En un mundo donde la seguridad de los datos es más crucial que nunca, GoCloud ha sido desarrollado con las medidas de protección más robustas. Clavei está certificada bajo el Esquema Nacional de Seguridad (ENS)  garantizando  que la información empresarial se maneje con los más altos estándares de seguridad. 

Eficiencia y Reducción de costes operativos  

Implementando GoCloud,  las empresas pueden esperar una significativa reducción de costos y un aumento en la eficiencia operativa. Al estar completamente alojado en la nube, GoCloud elimina la necesidad de mantenimiento continuo de hardware y actualizaciones de software, lo que reduce los costos generales y mejora la escalabilidad y accesibilidad de la infraestructura empresarial. 

Facilidad de Uso y Adaptabilidad en Cualquier Entorno 

GoCloud está diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, permitiendo a los usuarios aprovechar al máximo sus capacidades sin una curva de aprendizaje extensa. Con una interfaz de usuario amigable y personalizable, GoCloud se adaptará a las necesidades específicas de cada empresa, proporcionando soluciones ágiles y eficientes en una variedad de sectores. En su primera versión, GoCloud estará enfocado en pequeñas empresas que necesiten facturar de forma adaptada a la nueva normativa. Sin embargo, en versiones futuras, GoCloud permitirá la gestión de procesos más complejos, como la fabricación y la integración con otras plataformas a través de su Marketplace. 

Palabras del Director del Proyecto:

“Con GoCloud, no solo estamos ofreciendo una solución tecnológicamente avanzada, sino una plataforma que asegura a nuestros clientes sobre el cumplimiento normativo” explica Antonio de Rojas, director del proyecto GoCloud. “Esta dualidad en innovación y cumplimiento es lo que define a GoCloud y fortalece nuestro compromiso con la excelencia y la responsabilidad empresarial.”

Para Más Información:

Descubre el proyecto GoCloud visitando www.clavei.es/gocloud. 

Acerca de Clave Informática SLU 

Durante casi cuatro décadas, Clave Informática SLU ha sido pionera en el desarrollo de soluciones tecnológicas y de gestión empresarial, atendiendo a más de 8,000 usuarios en sectores diversos como moda, calzado y agroalimentario, y garantizando siempre el más alto nivel de seguridad y cumplimiento normativo. Recientemente Clavei ha conseguido el sello de Empresa  éTICa . Este sello, de no obligada adhesión, persigue atender la gran preocupación social y apoyar múltiples iniciativas en relación al impacto ético de la informática