ERP para envasadoras de aceite: cómo conseguir trazabilidad real del granel al cliente final
Envasar aceite no es solo producir: es coordinar entradas de granel, trasvases entre depósitos, operaciones de refinado, planificación por formatos, gestión de consumibles (tapones, etiquetas, cajas, palés), analíticas de laboratorio, expediciones y facturación. Todo ello bajo exigencias de trazabilidad total por lote y un marco normativo en evolución. Un ERP específico para envasadoras de aceite permite gobernar ese ciclo de extremo a extremo, del granel a la etiqueta y hasta el albarán, integrando operaciones y administración en una sola fuente de verdad.
👉En Clavei, esta verticalización está diseñada para cubrir las particularidades del sector: depósitos, producción, etiquetado, laboratorio, expediciones y backoffice, con foco en eficiencia operativa, control de costes y cumplimiento (impuesto al plástico y Verifactu). El objetivo es reducir mermas, acelerar auditorías y ganar visibilidad sobre cada lote, desde la recepción del granel hasta la entrega al cliente final.
Índice de contenidos
- Retos clave de una envasadora (y cómo resolverlos)
- Checklist: qué debe cubrir un ERP para envasadoras de aceite
- De la teoría a la práctica: un flujo operativo sin fricciones
- KPI que importan en una envasadora de aceite
- Verifactu y eCommerce B2B: cerrando el círculo del dato
- Cómo elegir tu ERP de aceites: 7 criterios
- Beneficios esperados
- Por qué Clavei
Retos clave de una envasadora (y cómo resolverlos con tecnología)
➡️ Control fino del granel y de los depósitos. El depósito es el corazón de la operación. Registrar entradas desde albaranes/contratos, controlar trasvases, enlazar refinado y reasignar lotes, e integrar básculas y sensores es esencial para la veracidad de existencias y la trazabilidad. Sin un ERP verticalizado, estos flujos acaban en hojas de cálculo y sistemas paralelos que introducen errores y costes ocultos.
➡️ Planificación y escandallos por formato. Cada SKU (250 ml, 500 ml, 1 L, 5 L…) combina granel con consumibles (tapón, etiqueta, caja, palé). Planificar desde la demanda real reduce roturas, sincroniza la compra de consumibles con la producción y asegura que el coste estándar refleje la realidad de planta. Un buen ERP ofrece planes de producción dinámicos y visibilidad de cuellos de botella.
➡️ Trazabilidad avanzada por lote. Seguir el ciclo completo desde la materia prima hasta el cliente final, integrando etiquetado, expediciones y documentación para auditorías, es crítico. La trazabilidad debe ser consultable en segundos, con informes por lote/cliente y evidencias adjuntas (resultados de laboratorio, etiquetas, certificados).
➡️ Calidad y analíticas de laboratorio. Medir acidez, peróxidos, K232 y otros parámetros, validar contra especificaciones y vincular informes a pedidos reduce incidencias y rechazos. El laboratorio no puede ser un silo: debe conectarse a la orden de producción y a la expedición.
➡️ Cumplimiento y fiscalidad. El ERP debe contemplar el impuesto al plástico en consumibles y ser compatible con Verifactu (registros inalterables y QR verificable). Esto evita retrabajos contables y asegura una facturación conforme a normativa, preparada para inspecciones y auditorías.
➡️ También cuenta con SII integrado en GesERP, permitiendo el envío automático y seguro de los registros de facturas a la Agencia Tributaria, garantizando el cumplimiento fiscal sin esfuerzo manual.
Checklist: qué debe cubrir un ERP para envasadoras de aceite
🗂️Gestión de granel y depósitos
| 🗓️Planificación y producción
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📦Trazabilidad y expedición
| 💰Finanzas y cumplimiento
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De la teoría a la práctica: un flujo operativo sin fricciones
1️⃣ Recepción de granel. El proveedor descarga, la báscula captura el peso y el ERP asigna lote a depósito. Si hay contratos/pedidos vinculados, la entrada queda conciliada automáticamente. Se registran densidades y temperaturas cuando aplica.
2️⃣ Planificación. El cuadro de demanda propone órdenes por formato; cada una calcula consumos de granel y de consumibles desde su escandallo. La capacidad disponible y los cambios de formato determinan la secuencia óptima.
3️⃣ Ejecución. Se preparan líneas, se valida el etiquetado y se ejecuta la orden.
4️⃣ Calidad. El laboratorio analiza lotes según especificaciones del cliente y del mercado de destino; los informes y resultados quedan vinculados al pedido/albarán. Los lotes no conformes se bloquean, y las acciones correctivas quedan registradas.
5️⃣ Expedición: el ERP genera documentación y asegura la trazabilidad del lote hasta el cliente final. Si aplica el impuesto al plástico, queda liquidado en el cálculo de costes. Con respecto al impuesto al plástico, se podrá generar un csv con la liquidación por período.
6️⃣ Facturación y Verifactu. Emisión conforme a normativa, con registros inalterables y QR verificable. Opcionalmente, envío seguro de registros a la AEAT y control de la declaración responsable. Esto refuerza la integridad de los datos y simplifica auditorías.
KPI que importan en una envasadora de aceite
El rendimiento del negocio se consolida con indicadores accionables que conecten planta y finanzas. Estos son los más útiles para tomar decisiones:
- Rendimiento por lote (kg granel → litros envasados por formato), con comparación estándar vs. real.
- Merma total y por fase (refinado, trasvases, envasado), con causas y acciones correctivas.
- Roturas de stock de consumibles críticos (tapón, etiqueta, caja, palé) y su impacto en la programación.
- Tiempo de ciclo desde apertura de orden a expedición, por formato y línea.
- Incidencias de auditoría y compliance (documentación por lote, impuesto al plástico, Verifactu).
Con un ERP especializado, estos indicadores se alimentan en tiempo real desde operaciones y contabilidad, facilitando reuniones de seguimiento más breves, decisiones basadas en dato y mejora continua sostenida.
Verifactu: cerrando el círculo del dato
Si vendes a distribuidores o profesionales, la captura del pedido en EDI puede ser el inicio de un dato limpio que fluye hasta el albarán y la factura, reduciendo errores, devoluciones y costes de conciliación. Integrar ERP + Verifactu + EDI habilita una facturación automática, trazable y conforme a norma, especialmente útil en campañas y picos de demanda.
👉Hacemos la recepción de pedidos y el envío de albaranes y/o facturas EDI. Tenemos integración con Generix, Seres y EdiCom.
Cómo elegir tu ERP de aceites: 7 criterios imprescindibles
- Verticalización real para aceites (depósitos, granel, trasvases, refinado, lote) y no un genérico “maquillado”.
- Planificación y escandallos por formato, ligados a demanda real y capacidad de línea.
- Trazabilidad por lote integrada con etiquetado, expediciones y calidad (informes anexos).
- Laboratorio integrado con especificaciones por cliente/mercado y bloqueos por no conformidad.
- Cumplimiento: impuesto al plástico y Verifactu listos para auditorías, con registros inalterables y QR verificable.
- Integración con backoffice sin duplicidades (pedidos, albaranes, facturas, stocks) y datos en tiempo real.
- Gestión EDI para capturar pedidos y mantener coherencia de datos punta a punta.
Beneficios esperados (en semanas, no en años)
✅ Menos roturas y mejor aprovechamiento de granel gracias a una planificación conectada.
✅ Costes controlados con escandallos fiables y registro de rendimientos/mermas por fase.
✅ Auditorías ágiles con documentación por lote estandarizada y trazabilidad consultable en segundos.
✅ Tiempos de ciclo menores al eliminar re-trabajos y tareas manuales repetitivas.
✅ Facturación sin fricciones con registros inalterables y QR verificable (Verifactu) y menor carga administrativa.
✅ Gestión de consumibles afinada para campañas y picos de demanda, con alertas y reaprovisionamiento.
Por qué Clavei
👉Contamos con experiencia en verticales agro y envasado. Nuestro ERP para envasadoras de aceite integra depósitos, producción, etiquetado, laboratorio, expediciones y backoffice, y te acompaña en cumplimiento normativo (Verifactu, registros inalterables, QR). Todo orientado a ganar control y eficiencia sin perder flexibilidad operativa. Además, nuestro equipo de implantación trabaja con metodología por fases para reducir el time-to-value y asegurar la adopción en planta.
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