Si todos pensamos en un archivo documental de una empresa, nos viene a la mente estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas.  Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.

Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.

Todo ello nos hace plantearnos que una gestión documental es una gran solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente.

¿Qué es una gestión documental?

La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.

¿Cuáles son las ventajas de una gestión documental?

  • Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
  • Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando un menor riesgo de documentos mal archivados.
  • Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
  • Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
  • Optimización del tiempo.
  • Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
  • Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
  • Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestra gestión documental está basada en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
  • Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
  • Liberación de espacio físico del archivo.

Consejos para mejorar

  • Transformar los documentos en papel a formato electrónico: Esto nos evitaría entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc…
  • Centralizar todos los documentos de la empresa
  • Catalogar la documentación con categorías, subcategorías y metadatos da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
  • Establecer usuarios con perfiles de seguridad, donde los usuarios puedan acceder a la documentación que tengan acceso, evitando que se acceda a documentación sin permiso.

Con este blog pretendo transmitir mi experiencia respecto a los archivos documentales. A lo largo de mi vida laboral he podido trabajar tanto con un archivo documental físico y una gestión documental en la nube. Respecto al archivo físico he de decir que era un inconveniente el tener que dejar mi puesto de trabajo para ir al archivo que estaba en la planta superior, localizar la carpeta donde pudiera estar dicho documento, realizar la operación correspondiente y volver a realizar el mismo proceso para poder archivarlo de nuevo.

Por otro lado, mi experiencia con el archivo documental en la nube ha sido y es maravillosa. Actualmente trabajo con a3doc CLOUD que es un producto de Wolters Kluwer. Este producto está en la nube, lo que me permite es poder utilizarlo desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en casa, o en cualquier otro lugar; simplemente necesito acceso a internet y un móvil, una Tablet o un ordenador.

Para mí todo son ventajas, y un punto clave que tiene dicho programa es que está totalmente enlazado con el paquete office lo que me permite, archivar cualquier documento que me hayan enviado por email, documentos pdf, o incluso un documento Word que este redactando en dicho momento.

cita-a3asesor

 

Photo by Beatriz Pérez Moya on Unsplash

Consultora de Aplicaciones Unidad de Negocios Despachos Profesionales

Share This