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Digitalización de procesos y su importancia dentro del área de administración

Digitalización de procesos y su importancia dentro del área de administración

Dentro del mundo empresarial todos hablan de «Transformación Digital», pero… ¿cómo podría aplicarlo al área de administración? ¿Qué beneficios me va a aportar? y… ¿por dónde empiezo?

Estas son las preguntas más comunes que nos solemos hacer, porque tenemos claro que la Digitalización de nuestra empresa es imprescindible si queremos que tenga un futuro, además, estamos viendo que las empresas de nuestro sector, nuestra competencia, está llevando a cabo procesos de Transformación Digital y si yo no lo hago ¿me quedaré desfasado? ¿mis clientes se irán a la competencia? Tras meditarlo, llego a la conclusión de que algo tengo que hacer, los métodos tradicionales de trabajo están obsoletos y son lentos. Los clientes son cada vez más exigentes y tengo que agilizar mi metodología de trabajo para reducir tiempos, pero… ¿y esto cómo lo hago?

Aquí es donde entra la transformación Digital la cual podríamos interpretar como la digitalización de procesos que me va permitir reducir tiempos, reducir costes, mejorar la comunicación con mis clientes y proveedores y ya de paso, poner mi granito de arena a mejorar la sostenibilidad del planeta disminuyendo entre otras cosas el consumo de papel.

Cada empresa va a tener su propia transformación digital, aunque podamos tomar como base procesos más estandarizados, cada empresa tiene sus particularidades, su punto de partida será diferente al de otra empresa, tendrá objetivos diferentes y habrá que llevarla a cabo en función a su estrategia de negocio.

En cada proceso a digitalizar, es muy importante analizarlo correctamente, no se trata de digitalizar por digitalizar, el esfuerzo que realicemos en la digitalización de cualquier área de nuestro negocio debe ser recompensado y nos debe aportar un beneficio, donde con el tiempo, este beneficio supere con creces el esfuerzo invertido. Dentro del área de administración podemos encontrar multitud de procesos a digitalizar que nos ayudarán a ser más eficientes y a tener un mayor control, a continuación, vamos a exponer algunos de ellos, plasmando el beneficio que nos va a aportar su implantación.

Gestión Documental

Una gestión documental, no es ni más ni menos que el almacenamiento de todos los documentos que necesita guardar una empresa. Tradicionalmente, todos los documentos se almacenaban en papel y quedaban archivados por si en el futuro necesitábamos recuperar ese documento. Con el paso del tiempo, este archivo se hace cada vez más y más grande y el tener que buscar un documento puede convertirse en una odisea y llevarnos gran cantidad de tiempo, ese tiempo del que no disponemos.

¿Y si pudiéramos digitalizar todos los documentos y acceder a ellos con un simple clic de ratón?

Este es un claro ejemplo de Transformación Digital para la Gestión Documental. El proceso es muy sencillo, pongamos como ejemplo una factura que nos llega de un proveedor. ¿Qué tendríamos que hacer?, simplemente tendríamos que escanear la factura pudiendo añadir automáticamente un certificado de seguridad y desde nuestro PC, podríamos añadirle los datos relevantes que queremos almacenar junto a la factura, como pueden ser nombre de proveedor, CIF, importe de la factura o cualquier dato que consideremos y automáticamente la factura junto a estos datos la tendríamos almacenada en nuestra plataforma de Gestión Documental. En cualquier momento, podríamos entrar a la plataforma y encontrar rápidamente la factura utilizando el buscador, pudiendo consultarla o imprimirla. Sencillo, ¿verdad? Si este ejemplo lo extrapolamos a cualquier documento que necesitemos almacenar ¿Cuánto espacio, tiempo y dinero estamos ahorrando?

Un escáner apropiado y una plataforma de almacenamiento de documentos, son las únicas herramientas que necesitaremos para olvidarnos de seguir almacenando los archivos en papel.

Y aún podemos llegar más allá en este proceso de Transformación Digital. ¿Y si tuviéramos un ERP que interconectara con la plataforma de almacenamiento de documentos?, Esto aún haría que todo fuera más sencillo, más rápido y más visual. Siguiendo el mismo ejemplo, imaginemos que las facturas de compras las tenemos introducidas en nuestro software, con el simple hecho de escanear la factura que nos manda el proveedor, el ERP es capaz de detectar esta factura escaneada, asociarle automáticamente los datos relevantes que queremos asociarle y subirla a la plataforma de gestión documental. Además, desde el propio software, al consultar un documento, podríamos comprobar si tiene documentos digitalizados asociados y visualizarlos.

Por tanto, ¿Qué beneficios me va a portar una gestión documental digitalizada?

Reducción de Costos

La digitalización de documentos eliminará los costes asociados a la impresión de documentos y al almacenamiento. Disminuiremos el consumo de papel, tóner, reparación de impresoras al reducir su uso, archivadores de almacenamiento, estanterías, etc.

Reducción de tiempos

Reduciremos el tiempo empleado en la búsqueda de documentos, el tiempo invertido en ir al archivo y buscar en carpetas desaparecerá. Con la digitalización de documentos, podremos disponer de cualquier documento en segundos sin movernos de nuestro sitio.

Seguridad

Ante cualquier incendio o inundación, todos nuestros documentos desaparecían. Al tenerlos digitalizados y disponer de copias de seguridad en la nube, esta problemática desaparecerá.

Permisos en Documentos

Con la digitalización de documentos, podremos establecer permisos a los documentos de forma que no todos puedan acceder a todos los documentos, ya que podemos tener información sensible que sólo determinadas personas puedan consultar.

Mejora de productividad

Al tener los documentos organizados de forma correcta, las empresas son más productivas.

Mejora de Servicio al Cliente

Podemos proporcionar al cliente cualquier documento que necesite en cuestión de segundos enviándoselo por email.

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Facturación Electrónica

El proceso tradicional de facturación a clientes es un proceso largo y tedioso en el que hay que imprimir las facturas, en el caso de que lleve algunas condiciones especiales imprimirlas y adjuntarlas, introducir todo en un sobre y enviarlo por correo al cliente. Hacer esto por cada factura es un trabajo que conlleva mucho, mucho tiempo que no estamos dedicando a otras funciones.

¿Y si introdujéramos la Transformación Digital en este proceso y trabajáramos con facturas electrónicas?

Esto nos ahorraría gran cantidad de tiempo, dinero y errores. ¿Cómo lo haríamos? Una vez generadas las facturas, en lugar de imprimirlas, nuestro ERP generaría un documento PDF de cada una de las facturas y un fichero asociado a cada una de las facturas con los datos necesarios para su envío electrónico.

Cabe recordar, que para que estos documentos PDF que mandamos a los clientes tengan validez legal, deben estar firmados digitalmente, asegurando de esta forma que no han sido manipulados. Para ello existen diversas plataformas que se encargan de coger estos documentos, firmarlos y enviarlos.

Realizando una rápida integración de nuestro ERP con cualquiera de las plataformas, ya tendríamos el sistema completo digitalizado y el envío de facturas a los clientes estaría listo. Por tanto, nuestro trabajo se reduciría a indicar al ERP que genere los PDFs de los documentos y a comprobar en la plataforma que han sido enviados correctamente.

Como podemos comprobar, son múltiples los beneficios de aplicar la facturación electrónica, a continuación, analizamos los más importantes.

Reducción de Costos

Este es siempre un aspecto importante y en este caso la disminución de los gastos de facturación puede llegar hasta el 80%. Ahorramos gastos de impresión, gastos de mensajería y de almacenamiento. Además del tiempo que ahorramos en la impresión de facturas y preparación para su envío.

Mejora de Servicio al Cliente

Con el proceso tradicional, desde que imprimimos la factura hasta que llega al cliente pasarán varios días. Con la factura electrónica, el documento llegará instantáneamente al email del cliente.

Mayor Control y Seguridad

Mediante la factura electrónica tenemos la seguridad de que los clientes reciben la factura y en el caso de no ser así por cualquier motivo, dirección de correo inexistente o rechazo por parte de buzón de correo del cliente, se nos notificará para poner solución al problema. Además, tenemos la seguridad de que la plataforma de envío cumple con todos los requisitos de legalidad.

Mejora de productividad

Al tener los documentos organizados de forma correcta, las empresas son más productivas.

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Digitalizar Envío de Remesas Bancarias

En la actualidad, la forma más utilizada en las empresas para la gestión de cobros a los clientes es mediante la utilización de remesas bancarias. Es una forma de trabajo muy cómoda para los clientes en la que únicamente tienen que facilitar el número de cuenta y ya se encargará la empresa de gestionar los cobros, pero quizás no tanto para la propia empresa si tiene que ir a la plataforma de cada uno de los bancos e ir introduciendo manualmente todos los recibos de la remesa a presentar.

¿Y si pudiéramos digitalizar este proceso y no tener que introducir manualmente todos los datos de los recibos en las plataformas de los bancos?

Esto nos sería de gran ayuda, tener que introducir manualmente de nuevo todos los datos cuando ya los tenemos almacenados en nuestro software, es lo que la metodología LEAN denominamos un “Retrabajo”. ¿Cómo podríamos ahorrárnoslo?

Hace unos años a través del sector bancario e impulsado por el Banco Central Europeo y la Comisión Europea se impulsó la normativa SEPA, esta normativa nos permite a todos los ciudadanos y empresas el poder efectuar pagos y cobros en igualdad de condiciones y con los mismos derechos y obligaciones independientemente del estado donde se efectúen siempre que el país esté dentro de la zona SEPA.

Dentro de esta normativa, se crearon nuevos estándares de comunicación con las plataformas de los bancos, entre otros, estándares de ficheros con el contenido de remesas e importarlos automáticamente a sus plataformas. Por tanto, teniendo un software que genere ficheros con estos formatos, nuestro trabajo se reduce a seleccionar las facturas o recibos de cartera a remesar, una vez tenemos esto, nuestra aplicación generará el fichero y automáticamente podremos importarlo a la plataforma.

¿Qué beneficios nos va a aportar la digitalización de este proceso?

Reducción de tiempos

Tal y como hemos explicado, el trabajo se reduciría a importar en la plataforma el fichero que automáticamente nos genera la aplicación y por tanto el tiempo invertido disminuiría considerablemente.

Disminución de Errores

Ya no tendríamos que preocuparnos en ir comprobando uno a uno los recibos que vamos introduciendo, si el cliente es el correcto, si el importe está bien introducido, etc.

Mayor control

Automatizando este proceso, tendremos un mayor control de nuestra cartera y ante cualquier error o problema que pueda surgir, volver a generar el fichero y presentarlo no nos supondrá ningún problema.

Mejora de Productividad

Este es siempre un punto importante, ya que toda todo proceso que podamos digitalizar y automatizar conllevará una mejora de productividad.

Conclusión

La transformación Digital no es una moda pasajera, ha venido para quedarse. No nos debe asustar el unirnos a ella, los métodos tradicionales están obsoletos, debemos sacarle partido a las herramientas actuales para que nos faciliten el trabajo, nos mejoren la comunicación con los clientes y proveedores y nos ahorren tiempo y dinero.

Como hemos visto, la digitalización de estos procesos en el área de administración es muy sencilla y con las herramientas apropiadas su puesta en marcha es muy ágil. Los beneficios que nos aporta van a ser visibles desde el primer día, aprovechémonos de las nuevas tecnologías para conseguir una empresa más rentable, más segura y más innovadora consiguiendo fidelizar aún más a nuestros clientes. Súbete al carro de la Transformación Digital.

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Registro de la jornada laboral: dudas y aclaraciones

Registro de la jornada laboral: dudas y aclaraciones

¿Quién no ha oído hablar de la famosa sentencia del Tribunal de Justicia de la UE de 14 de mayo de 2019?

“(TJUE) dictamina que es obligatorio registrar la jornada laboral y, por tanto, los Estados miembros deben obligar a las empresas a establecer un sistema que permita su implantación práctica de forma objetiva, fiable y accesible para medir la jornada laboral diaria realizada por cada trabajador”. Sentencia, que llegaba precisamente la misma semana en que entraba en vigor en España el registro de la jornada laboral.

Con este artículo pretendo aclarar qué es lo que establece la Ley de obligación de registro diario de la jornada de trabajo y responder ciertas dudas generadas a raíz de la entrada en vigor de la norma.

El pasado 12 de mayo de 2019, entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, que establecía el registro de la jornada laboral que obliga a todas las empresas con el objetivo de controlar que no se excedan las jornadas laborales máximas exigidas en la normativa y que, en su caso, se retribuyan las horas extras.

En todas las televisiones hemos podido ver noticias, escuchar secciones de radio y leer artículos en los periódicos referentes a esta nueva norma, cuya implementación aún genera muchas dudas y críticas entre trabajadores, sindicatos y patronales. Más certeza jurídica, cierta precipitación en su entrada en vigor, o la forma de implantarla.

Con la entrada en vigor de esta norma, viene a mi memoria el art. 147.3 de la ley General de la Seguridad social que establecía la obligación de comunicar los ficheros CRA que contienen los Conceptos Retributivos Abonados, que tampoco estuvo exenta de “polémica” por circunstancias similares a esta, como recordarás, quizás precipitación en su puesta en marcha, ambigüedad y falta de instrucciones más específicas más allá de la obligación genérica de llevar a cabo el envío de los ficheros CRA a pesar de ser un proceso que puede resultar difícil de gestionar.

Con esta medida se pretendía controlar la “no cotización” de muchos conceptos por parte de muchas empresas, y en este sentido se ha avanzado de manera significativa, aunque como es obvio, sólo una inspección podrá corroborar que se cumple la ley.

Pues bien, tras reponernos de los ficheros CRA “muchos profesionales lo sufrimos en primera persona, nos generó muchas dudas, errores en ficheros, errores en la interpretación de estos, modificación de envíos ya realizados, etc.” llegó el registro horario.

Con la publicación del Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, el artículo 10 modifica el art. 34 del Estatuto de los Trabajadores para incluir un nuevo apartado 9, e indica:

“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y fin de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora. Estos registros se deben de conservar durante 4 años y permanecerán a disposición de las personas trabajadores, de sus representantes legales y de los inspectores”.

Muchas empresas tienen dudas, tanto en su interpretación jurídica como en la forma de ponerla en marcha, no saben cómo aplicar en la práctica esta medida, lo que dificulta su implantación, especialmente en las pymes, que se inclinarán a un registro manual.

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Dudas y aclaraciones sobre el registro de la jornada laboral

Durante las últimas semanas he escuchado las siguientes preguntas:

1. ¿Es apto cualquier método para fichar, por ejemplo, en papel?
2. En caso de hacerlo en papel, ¿hay una plantilla oficial del Ministerio o puedo utilizar cualquiera? ¿Cuál uso yo? ¿Qué plantilla es mejor? ¿La imprimo cumplimentada para que el trabajador solo la firme? ¿Imprimo una hoja en blanco para que el trabajador lo firme al final del día?
3. ¿Qué sucede con los trabajadores que se desplazan a otros centros o clientes?
4. ¿Qué pasa con el tiempo que el trabajador utiliza para “pausas voluntarias” (almuerzo, café o cigarro)?

A continuación, aclaraciones a estas preguntas:

1. La forma de realizar el registro de la jornada queda a discreción de la empresa, pero igualmente deberá registrar el horario de entrada y de salida de cada trabajador. Podemos plantear tres soluciones para realizar el registro horario de los empleados: 1) papel y firma, 2) soluciones biométricas o de proximidad, 3) aplicaciones informáticas o soluciones tecnológicas. Independientemente del soporte elegido, deberá conservarse el registro de la jornada durante cuatro años, y que estos registros proporcionen información útil, que no puedan ser modificados y no manipulable con posterioridad a su registro.
2. Como tal, no hay una plantilla oficial del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, pero toda plantilla, deberá contener: Nombre de la empresa, CIF, NIF, nombre del trabajador, jornada laboral, periodo de liquidación, mes y año (día del mes), jornada de mañana (hora de entrada y hora de salida), jornada de tarde (hora de entrada y hora de salida) horas ordinarias, horas complementarias (jornada parcial) o extras (jornada completa), horas totales y firma del trabajador. El registro se debe realizar cada día.
3. Los colaboradores en movilidad, también deben realizar el registro de la jornada. En este caso, las aplicaciones informáticas son una solución adecuada para empresas con colaboradores que se desplazan. Asimismo, este tipo de aplicaciones se presentan como una oportunidad para cuantificar y mejorar la productividad de los colaboradores.
4. Las empresas deberán decidir cómo regular las “pausas voluntarias” para bocadillo, café, fumar, etc., y concretar si es trabajo efectivo y retribuible, y debe computarse, o no.

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¿Qué se pretende con esta medida de registro de la jornada de trabajo?

Lo cierto es que la nueva Ley aprobada por el Gobierno de España sobre control horario persigue controlar la cotización de casi 6 millones de horas extras que se hacen semanalmente en España, ya que casi 2,5 millones de esas horas, no se les paga a los trabajadores y, acabar con las jornadas laborales abusivas y fomentar la conciliación.

1. “La introducción del registro de jornada debe contribuir a corregir la situación de precariedad, bajos salarios y pobreza que afecta a muchos de los trabajadores que sufren los abusos en su jornada laboral”.
2. Por ello, es obligatorio anotar la hora de entrada y salida y guardar dichos registros por si se le requiere a la empresa, ya sea un inspector, los representantes de los trabajadores o incluso el trabajador que tiene derecho al mismo si así lo desea.

En caso de no tener dicho registro de jornada, la cuantía de la sanción va desde una multa de 626€ a 6250€, sanción que determinará el propio inspector de trabajo en función de la gravedad de incumplimiento.

Conclusión

Ante las dudas y “críticas” surgidas, y diversas consultas en materia de registro de la jornada de trabajo el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha publicado “la guía sobre el registro de jornada” con el objetivo de facilitar la aplicación efectiva de la norma.

Asimismo, si bien las inspecciones comenzaron a funcionar desde el pasado 12 de mayo, el Ministerio de Trabajo, concedió un “período de gracia” y no sancionará a las empresas que acrediten que están trabajando en instalar el sistema de registro o que aún negocian ciertos aspectos del registro laboral.

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Como digitalizar tu negocio: 4 puntos para abordar la digitalización

Como digitalizar tu negocio: 4 puntos para abordar la digitalización

La digitalización es un gran reto para las pymes, un reto necesario de afrontar ya que su implementación desempeña un papel estratégico en el desarrollo y avance de estas. Y también una gran oportunidad, puesto que la digitalización de sus procesos, entre otros, incrementa su competitividad y rentabilidad. ¿Y cómo emprender este camino para aprovechar las oportunidades que ofrecen la digitalización?

1. Existir para el entorno

Es innegable que los tiempos del boca a boca han cambiado, hoy cuando queremos obtener información, recurrimos a los buscadores de internet, que un potencial cliente nos busque y no encuentre al menos una página web corporativa, hace que nos reste reputación, y por otro lado ésta falta de visibilidad en las redes favorece a nuestra competencia.

La página web corporativa ha pasado a ser la nueva tarjeta de visita de nuestra empresa, por lo que no solo se trata de tener una, sino que además ha de resultar atractiva, y tener en cuenta que su resolución se ajuste también al móvil, ya que hoy en día se han incrementado las búsquedas a través de dichos dispositivos.

Además de establecer nuestra presencia en el mercado, nos puede aportar más valores añadidos, ya que es un canal directo de comunicación con el cliente, y se le pueden implementar soluciones de e-commerce, que nos permitan la venta de nuestros productos y servicios.

2. Optimizar nuestra relación con proveedores y clientes

Para ello necesitamos una gestión ágil y rápida de todos nuestros movimientos con ellos (pedidos, albaranes, facturas, cobros, pagos, etc.), ésta interacción de forma eficiente, aparte de aportar imagen de control y profesionalidad, nos reporta beneficios a nivel de ahorro de costes en tiempo y manejo de la información. Y se encuadra dentro de la tendencia a que cada vez haya menos movimientos en papel, cada día más empresas están enviando las facturas en formato digital.

Si disponemos de comerciales, el uso de dispositivos móviles, aparte de dar imagen actualizada, ofrece el pasar el pedido en tiempo real, y poder consultar la información relativa al cliente, en cuanto a consumos, pedidos anteriores, cobros…

Es fundamental disponer de un buen ERP (Enterprise Resource Planning) que esté actualizado y disponga de integración con otras herramientas de digitalización de archivos y BI (Bussines Intelligence), soluciones de movilidad, CRM (Customer RelationShip Management)

3. Relaciones con la administración pública

Si trabajamos con organismos públicos, ya no podemos presentar nuestras facturas en papel, hemos de presentar las facturas de forma electrónica en el portal de la Administración.

Por otro lado los impuestos se presentan de forma telemática en la página de la AEAT.

En ambos casos nos supone el tener que emitir una serie de ficheros para su presentación, para lo cual necesitaremos disponer del software adecuado.

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4. Control de almacén

Si queremos gestionar de manera eficiente nuestro almacén, hemos de anticiparnos a los costes de rotura de stock y evitar los costes de oportunidad, además de optimizar los tiempos de preparado y servicio.

Para ello nos encontramos disponibles una serie de dispositivos que nos facilitan nuestra gestión de almacén, ahorrando tiempos y desplazamientos dentro del almacén, a la vez que incorporan información a nuestro ERP del stock en tiempo real, lo que permite generar controles y avisos.

Si además disponemos de tienda web y queremos mostrar la disponibilidad de un artículo, es fundamental que tengamos un buen control de almacén.

5. Control de proyectos

Cuando hablamos de empresas de servicios, su principal input es el tiempo que se emplea para la realización de una tarea, por lo que resulta necesario, el registro de los diversos trabajos realizados, a fin de obtener no sólo la información del tiempo total dedicado, sino poder conocer el estado y grado de ejecución de un proyecto en cualquier momento.

Está información nos permite corregir desviaciones, y tener información sobre la rentabilidad del proyecto, y nos va a reportar una mayor competitividad en la planificación de futuros proyectos.

Si además queremos planificar previamente la realización de estas tareas, debemos de disponer de una agenda actualizada en tiempo real, es fundamental tener acceso por parte de todos los usuarios a la misma, y que se puedan agendar nuevas tareas, completar las existentes o finalizarlas, tanto dentro de la oficina, como fuera de la misma.

Conclusión

El cliente es cada vez más digital y el mercado cada vez más competitivo. Ante esta realidad, las empresas tienen que modernizar sus negocios para no quedar obsoletas y emprender la transformación digital de una forma transversal y global.

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Cómo iniciar la digitalización del dpto. administración mediante Lean 5S

Cómo iniciar la digitalización del dpto. administración mediante Lean 5S

Un estudio realizado por Global Center for Digital Business Transformation destaca que, en los próximos 5 años, el 40% de las empresas que conocemos serán desplazadas o desaparecerán si no afrontan la digitalización.

Las empresas están envueltas hoy en día en un proceso de transformación digital y digitalización de sus procesos. No tenemos que confundir la digitalización con la transformación digital.

Cuando hablamos de digitalización estamos hablado en hacer los mismos procesos, pero en un entorno digital siempre que este entorno nos ofrezca la eficiencia y la eficacia de los procesos de gestión de una empresa. Más allá de transformar el papel en una versión digital tendríamos que preguntarnos qué procesos dentro de nuestra empresa podrían mejorar a través de nuevas herramientas digitales.

En cambio, cuando hablamos de transformación digital hablamos de un entorno más extendido que conlleva toda la organización. No se puede transformar digitalmente tu empresa si antes no te has transformado tú.

Uno de los grandes problemas al que nos enfrentamos hoy en día en nuestro trabajo de día a día es la falta de organización y de procedimientos.

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Mentalidad nipona para la digitalización de procesos administrativos

El mismo problema lo ha tenido Toyota en 1960 con su sistema productivo que lo solucionaron con un método de trabajo (lean manufacoring) basado en minimizar los desperdicios, asegurando que las zonas de trabajo estén limpias, mejorando la productividad y la seguridad laboral. Este método de trabajo es unos de los más utilizados en empresas industriales, de servicios, hospitales, centros educativos y asociaciones.

A continuación, vamos a ver a través del modelo de trabajo lean 5S podríamos digitalizar nuestro departamento de administración.

  1. Seiri. Empezaremos por seleccionar todos los procesos innecesarios, obsoletos, en mal estado y que no aportan valor. ¿Cuantas veces has hecho un trabajo sin saber porque lo tienes que hacer y que no te aporte nada? El ejemplo más común es cuando grabamos una factura en un sistema de gestión (ERP) y después en paralelo en Excel apuntamos los mismos datos para poder después hacer nuestras propias previsiones. Cuando preguntas porque están duplicando el mismo trabajo la respuesta es la mismo – porque así me lo han explicado o porque mi responsable lo quiere así. Buscar un sistema de gestión (ERP) que automatice todos los procesos de la empresa, que sea flexible y escalable, que integre en su totalidad todas las áreas de las empresas y que aporte agilidad en todos los procesos.
  2. Seiton (ordenar). En este punto nos tenemos que preguntar que proceso es el que más tiempo nos lleva. Por ejemplo, podríamos empezar por ordenar nuestro archivo de documentos. ¿Sabías que el 80% de la información con la que trabaja la empresa esta soportada en documentos y que el 20% de la jornada laboral la dedicamos en buscar y modificar esos documentos? El objetivo final es gastar menos de 30 segundo en buscar cualquier documento. Lo que no podemos hacer es traspasar el archivo en papel en un archivo digital y perder la misma cantidad de tiempo. Hay que buscar una herramienta de gestión documental que nos ayuda a organizar, archivar, buscar, enlazar con herramienta de terceros o definir permisos de acceso. Tener implantado un sistema de gestión documental nos ayudaría a mejorar la productividad en la búsqueda y recuperación de documentos, ahorrar costes (imprimir, archivar, fotocopiar, buscar), ahorrar tiempo al tener toda la documentación en el mismo repositorio y cumplir normativas de seguridad.
  3. Seiso (limpiar). O como mejoraríamos un proceso y tener en la mente la siguiente frase «no es mas importante limpiar sino tratar de no ensuciar». La comunicación con los clientes y proveedores es una parte fundamental de cualquier empresa. En España el 85% de la población esta utilizado Internet, 60% están utilizando las redes sociales y 40% están comprando por internet por lo menos 1 vez al mes. Tener una pagina web ya no es suficiente. La mayoría de las empresas tienen conectada la página web con alguna solución de e-commerce (B2B o B2C) pero no con su programa de gestión por lo cual se pierde mucho tiempo en mantener dos programas en paralelo. Tener las dos plataformas conectadas nos facilita evitar duplicidades y errores a la hora de introducir los datos, controlar el stock en tiempo real, ahorrar costes y aumentar la productividad, integrar los procesos de facturación y contabilidad y tener una visión más real de la empresa.
  4. Seiketsu (estandardizar). Si hemos conseguido mejorar el proceso, a continuación, tenemos que intentar estandarizarlo o cambiar la forma de operar a través de procedimientos. En el caso de Toyota la estandarización de procedimiento ha sido un factor crucial en la mejora de la productividad. Cuando hemos hablado de ordenar vimos la necesidad de encontrar una herramienta capaz de organizar, archivar, buscar documentos, pero no hemos hablado sobre la importancia del Workflow. Con la implantación de un sistema de gestión de Workflow buscaremos automatizar los procesos de trabajo y tener el control total de las diferentes etapas durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de una persona a otra, según unos procedimientos previamente definidos. Los beneficios pueden ser múltiples desde la mejora del control de los procesos hasta el ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa.
  5. Shitsuke (seguimiento). Para comprobar la implantación efectiva de los 5S hace falta verificar los resultados obtenidos y buscar siempre la mejora continua. Sabemos que lo que no se mide nunca se puede mejorar. Las empresas están guardando información en varias plataformas por lo cual es necesario tener una herramienta de Business Intelligence (BI) capaz de interpretar la información de múltiples fuentes de datos para la toma de decisiones. Teniendo una herramienta de BI permite utilizar los datos de tus clientes para mejorar tus modelos de ventas tradicionales, conocer las áreas en las que necesitaríamos mejorar para optimizar nuestras operaciones y entender mejor el pasado, presente y futuro de tu empresa.

Conclusión

Si estás pensando en digitalizar tu departamento de administración tienes que empezar por buscar la mejor herramienta posible para cada proceso siempre que esa herramienta te ayuda organizar, mejorar, estandardizar y hacer un seguimiento y una mejora continua de tus procesos.

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Tecnología RFID aplicada a la Logística 4.0 para la mejora de procesos

Tecnología RFID aplicada a la Logística 4.0 para la mejora de procesos

Mucho se está hablando del uso y aplicaciones de esta tecnología, y es que si bien durante sus primeros años de vida y como rigen las leyes de la oferta/demanda y producción en masa, acceder a ella era prohibitivo en la mayoría de ocasiones, a día de hoy está prácticamente al alcance de todos.

Antes de entrar en materia, si quieres puedes echarle un vistazo a este artículo donde mi compañero Antonio de Rojas nos habla del retorno de la inversión en la implantación de este tipo de sistemas.

Veremos en este artículo los conceptos clave para sentar las bases que nos permitan saber qué es, cómo funciona y qué aplicaciones de la misma podemos implantar en nuestra empresa.

¿Cómo funciona esta tecnología?

RFID es el acrónimo de Radio Frecuency Identification. Consiste en un sistema de almacenamiento y recuperación de información remota, almacenada en etiquetas o transpondedores. Estas etiquetas son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina (aunque los podemos ver en multitud de formatos), dotado de una antena para permitirle recibir y responder a las peticiones recibidas mediante radiofrecuencia que reciba. Por este motivo precisamente, por tratarse de señales de radio frecuencia, no será necesario que exista una visión directa entre la etiqueta y la antena, pues estas señales se comportan bastante bien atravesando la mayoría de materiales.

El sistema, a grandes rasgos, se compone de la etiqueta (transpondedor o tag), de la antena que se usaría como transductor para emitir las señales y recibir las respuestas de las etiquetas, del lector encargado de recibir y enviar la información a estas antenas, y, por último, del servidor o middleware que finalmente será el que trate esta información.

Una arquitectura básica como la que vemos en esta imagen, se compone de 4 elementos. Por un lado, tenemos el middleware, que se hará cargo tanto de centralizar la información recibida, depurarla y hacerla llegar a la base de datos, así como de enviar las órdenes a las antenas para ejecutar acciones o incluso para su chequeo y configuración. El middleware estará conectado a una serie de lectores, que actuarán de hubs o concentradores de antenas, y convertirán las órdenes recibidas por el middleware para que sean emitidas por las antenas, y harán lo propio con las señales recibidas por las antenas para hacerlas llegar a la capa software. De las antenas poco tenemos que decir, emite o reciben las señales de radiofrecuencia. Y, por último, los transpondedores, aquellos dispositivos sobre los que queremos hacer un seguimiento y localización. Estos transpondedores pueden tener multitud de formas, siendo las más extendidas el de pequeñas etiquetas adhesivas.

De cada uno de estos componentes existe gran variedad de modelos atendiendo a sus distintas capacidades. No entraremos en ello por ser muy extenso y quedar fuera del alcance del objetivo de este artículo, que no es otro que conocer las bases del funcionamiento de este tipo de sistemas. Si que diremos que, en función de nuestras necesidades, deberemos usar unos u otros, y como en todo, cuanta más potencia necesitemos, más presupuesto tendremos que destinar a la implantación. Y es que no es lo mismo poder trabajar con unas etiquetas pasivas que vayamos a leer desde unos centímetros de distancia, a necesitar etiquetas que podamos leer desde varios metros. En el primer caso la etiqueta no necesitará alimentación externa, y en el segundo no le será suficiente con la energía recibida de la propia señal de radiofrecuencia, con lo que necesitaremos que estas están dotadas de una pequeña batería y obviamente estaremos hablando de unos costes totalmente distintos.

Los lectores pueden actuar además de concentradores de antenas. ¿Esto qué quiere decir? Bueno, como ya hemos dicho, el lector «transformaría» las peticiones del middleware en señales de radiofrecuencia que serán emitidas por las antenas, y también harán la conversión inversa. Pero no será viable por coste tener un lector detrás de cada antena, con lo que la gran mayoría de modelos nos permiten conectar varias antenas y salvar así, la mayoría de escenarios. Estos lectores filtran la información recibida por sus antenas para hacerla llegar lo más limpia posible al middleware. Pensemos por ejemplo en una estructura en dos postes como vemos a continuación. Cada poste puede estar dotado de varias antenas en función de su altura, y todas ellas estarán conectadas a un único lector. De esta forma, el lector filtrará todas las lecturas duplicadas que se generen al ser varias (o todas), las antenas que detecten el paso de la etiqueta por su zona de cobertura.

Las etiquetas, tags, transceptores, etc. hemos comentado que pueden tener múltiples formatos físicos. Si atendemos a su composición, contendrán un pequeño chip para almacenar la información, una antena para recibir y enviar las señales, y según el caso, una pequeña batería para obtener la energía extra necesaria para enviar la señal respuesta. Si os fijáis, no todas las etiquetas tendrán batería, las etiquetas pasivas obtienen la energía necesaria para generar la señal de respuesta por inducción de la propia señal de radiofrecuencia recibida. Es decir, de la señal que reciben pueden además de obtener la información, generar la energía necesaria para recuperar la información almacenada en el microchip y emitir la señal de respuesta. Esto abarata de forma notable el coste de la etiqueta, pero tiene la contra prestación de que la potencia de la señal emitida no será de igual potencia que la generada por otros modelos con batería incorporada.

Por último, entenderemos como middleware a la capa software que nos permitirá explotar toda esa información que recibiremos del sistema RFID. En nuestro caso, hablaremos siempre de nuestras herramientas ClaveiGes o ClaveiPro, por estar preparadas para entrar en acción.

El eterno problema

La experiencia nos dice que, de forma independiente al tamaño del almacén, a la organización, al volumen de movimiento o tipo de material, muchos si no todos los almacenes padecen problemas muy similares. En este artículo nos centraremos en el control del stock y la ubicación del material.

Podemos responder a nuestro supervisor con total seguridad, a la pregunta ¿Cuántas unidades tenemos del artículo A en la sección X??? ¿Tenemos esa información? Y a la pregunta, ¿Dónde tenemos las unidades del producto B?

Lo normal es que la respuesta sea un rotundo sí. Tenemos a nuestro alcance herramientas como ClaveiGes y ClaveiPro capaces de gestionar el stock con tasas muy bajas de error. Pero que tengamos las herramientas perfectas en la parte de administración, no quiere decir que la parte de logística no estemos realizando un sobre esfuerzo. Para crear una imagen de lo que estamos comentando, pensemos en un almacén que pueda recibir N camiones de mercancía diarios. Por cada uno de ellos, necesitamos que un operario se encargue de puntear que se está recibiendo, cuadrarlo con lo que se espera, anotar dónde se ubica y hacer el movimiento del producto en sí. Esto por cada caja, palet o envase que recibamos. ¿Cuánto tiempo necesitamos para realizar esa labor? ¿Cuantos errores pueden aparecer? Errores de tipo humano como equivocación en los códigos, cantidades equivocadas, ubicaciones inexistentes, perdidas de documentación, retrasos en general en este proceso, etc.

Del mismo modo que durante el proceso de recepción, cada vez que necesitamos hacer un movimiento de material dentro del mismo almacén o desplazar unidades a otro almacén, estamos expuestos a los mismos problemas. Aunque la peor parte de una gestión incorrecta de nuestro almacén, viene en las últimas fases de la cadena. Tener información errónea de nuestro stock, es casi peor que no tenerla. Podemos estar vendiendo productos que no tenemos, podemos estar creando rupturas de stock en el almacén con todo lo que ello conlleva, podemos lanzar producciones sin disponer de todos los componentes, todo esto penaliza de forma directa a los costes de producción, así como a la calidad de servicio que de nuestra empresa se espera.

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Automatización mediante códigos de barra

Con la intención de agilizar todas las gestiones que se realizan en el almacén con determinado producto, hace ya más de 25 años aparecía la identificación por códigos de barras. Una panacea. Nos permitía disminuir de forma notable el coste en tiempo (y, por tanto, en dinero) que un operario necesitaba para muchas de sus labores. Pero no solo eso, eliminaba innumerables errores humanos producidos por problemas en la transcripción de códigos, pérdidas del documento físico donde se anotaban, retrasos en la entrega de dichos documentos, y todo esto por un coste insignificante (tinta y etiquetas). Con ello y de forma indirecta, todos los que se subían al carro veían como en un corto espacio de tiempo sus inventarios, sus plazos de entrega, sus plazos de producción, la satisfacción de sus clientes y por supuesto de sus empleados se veía reforzada.

Esta tecnología partía con una serie de problemas que eran evidentes e importantes, pero no se disponía de ninguna alternativa mejor, por lo tanto, quedaban ocultos tras los innumerables beneficios. Algunos de estos problemas eran:

  • Volatilidad del soporte. Al final, estos códigos de barra se imprimen sobre papel, plástico, cartonaje, la tinta tiene una vida útil definida, y según el soporte en el que se imprima, también está sujeto a las condiciones que le rodean, como humedad, deformación del soporte.
  • Necesita visión directa, ya que al fin y al cabo no es más que un láser proyectado contra una imagen, así que o se ve bien, claro y sin obstáculos, o la lectura no se efectuará.
  • La capacidad de información que ofrecen es muy limitada, además de no ser capaz de identificar a la unidad, sino más bien a lotes o conjuntos. Para solucionar el problema de la capacidad de almacenamiento surgieron los códigos QR, aunque el resto de inconvenientes persistían.

Tipologías de almacenamiento

Existen tantas estructuras de almacenamiento casi como almacenes. Si bien todas ellas siguen unos patrones, a la hora de implementar esta estructura en nuestro espacio físico, es habitual que tengamos que hacer adaptaciones para aprovechar al máximo el mismo.

El hecho de haber buscado un hueco para hablar de este concepto dentro de un artículo dedicado a la industria 4.0, RFID, automatización de procesos, etc. no es más que por ser un punto de extrema importancia a la hora de implantar sistemas de este tipo. La mayoría de herramientas que implementan estos sistemas ofrecen una estructura cerrada para nuestro almacén, no contemplan cambios físicos en el mismo, y, además, no son capaces de diferenciar las distintas tipologías de almacenamiento. Esta es una restricción tan fuerte que en muchos casos es la que determina la posibilidad o no de desplegar el sistema en nuestra empresa. Y es que como es normal, no es lo mismo que nuestro producto mida 3 metros de ancho por 2 de largo, y que tengamos que almacenarlo en una ubicación en el suelo, a que hablemos de prendas de ropa que almacenemos en baldas, o incluso palets, que podamos tener en estanterías de X alturas.

Por lo tanto, un aspecto a tener en cuenta a la hora de plantearnos la instalación de un sistema RFID será que la parte de administración y control se adapte a nuestras necesidades.

RFID en la gestión de un almacén

Las posibilidades que nos ofrece RFID son inagotables, así que vamos a centrarnos en un caso concreto. Para ver otros ejemplos, aquí os dejo un vídeo muy interesante que hicieron mis compañeros y que presenta de forma gráfica algunas de las aplicaciones.

Vamos a pensar en las ventajas que tendrá para la gestión de un almacén que se quiera adaptar a la industria 4.0, la implantación de un sistema RFID.

Nuestra empresa modelo dispone de 5 muelles de carga y descarga. Recibe del orden de 10 camiones de gran tonelaje diarios con la materia prima, y del mismo, salen de media unos 25 camiones en dirección a sus clientes. Solo con ver estos números y calcular el esfuerzo que habrá que efectuar en la carga y descarga de todos estos transportes ya sobra para que se nos ponga la piel de gallina. Afortunadamente pasamos por la implantación del sistema RFID hace un año y a día de hoy ya tenemos todos los procesos adaptados al mismo.

En cada muelle instalamos un arco de antenas por el que pasan las carretillas para descargar los productos de cada camión que nos llega con la materia prima. Previamente en nuestras ERP lo único que hemos tenido que informar es que vamos a recibir el pedido N.º 215 por el arco N.º 2. El operario de la carretilla pegará la correspondiente etiqueta RFID a cada producto. Estas pegatinas ya vienen con la información necesaria grabada en su memoria, pues la ERP al iniciar la recepción del transporte correspondiente al pedido 215, ha impreso y grabado todas las etiquetas necesarias, con lo que el operario solo debe ir pegándolas.

Hecho esto, cada bulto comienza su viaje por el almacén. Inicia de forma automática la entrada en el almacén al ser descargado por la carretilla y entrar físicamente al almacén por el arco del muelle. Es decir, el operario no debe ir apuntando en papel o indicando a la ERP que ha descargado nada, este proceso (y posible fuente de errores, como comentábamos antes) se ha automatizado 100%. El operario en función a la lógica que siga la estructura del almacén, colocará debidamente el bulto en su lugar. Para llegar desde el muelle hasta dicho lugar, habremos pasado por distintas zonas, secciones, puede que incluso por almacenes distintos, calles, etc. y un largo etcétera hasta que llegamos a su destino. Todo este camino por supuesto está demarcado por antenas que cubren la completa extensión del almacén. Con lo cual, el sistema ha ido almacenando además de la ruta que ha seguido nuestro bulto, el momento en que lo ha hecho.

Sabemos que el movimiento de material dentro de un almacén es algo vivo en muchos casos. Por cientos de motivos distintos, un bulto puede moverse de un punto a otro varias veces antes de su utilización, pero esta parte tampoco nos preocupa. En cada movimiento el sistema actuará de la misma forma que durante su entrada al almacén. Detectará los movimientos, zonas de paso y momento de dichas detecciones, con lo que el sistema ahora también posee información de dichos movimientos.

Por último, ese bulto desaparecerá de nuestro stock, bien sea como una venta final o como consumo de una producción. Nada especial que contar tampoco en esta parte, ya que o bien el bulto vuelve a pasar por los arcos que comentábamos en los muelles de carga/descarga, o bien pasa por los arcos que tenemos a la entrada de la zona de producción, pero, en cualquier caso, el sistema detectará esta situación y desactivará la etiqueta, dando por finalizado su viaje por nuestro almacén.

Como podemos ver el sistema es muy sencillo, tanto que, si nos diesen un papel y un boli y nos dijesen, diseña a mano cómo debería ser la gestión de tu almacén, posiblemente llegásemos a una conclusión similar.

Explotación de datos

Ahora que tenemos toda esa información en nuestro sistema, ¿qué podemos hacer con ella? Las posibilidades como decíamos son infinitas, por ejemplo, para salvar el problema de conocer con exactitud el stock de que disponemos y donde está ubicado, no tenemos mucho que hacer.

Como vemos en la siguiente imagen, disponemos de una pantalla de consulta de etiquetas.

Consulta de etiquetas. Histórico de movimientos

Podemos ver como desde aquí podemos seleccionar que ubicación dentro de nuestro almacén queremos consultar o bien si queremos hacer una consulta del almacén completo. Además, inicialmente nos permite indicar un rango de etiquetas o un rango de fechas. Al ejecutar la consulta veremos aparecer en la rejilla de la parte superior todas las etiquetas existentes en dicha ubicación, junto con su ubicación exacta y momentos de entrada y último movimiento hasta llegar a la ubicación actual. Además, en la parte inferior podemos ver el histórico de movimientos que ha seguido cada etiqueta desde su entrada en el almacén, hasta la llegada a su destino.

Estas consultas podrían hacerse por artículo, por familias enteras, totalizando por sección, etc. Como vemos, teniendo la información que tenemos, podemos llegar hasta donde queramos.

Inventarios en tiempo real

Otro de los procesos que nos ocupan una cantidad importante de nuestro tiempo es la creación de inventarios. Con la implantación de un sistema RFID podemos automatizar, de nuevo al 100%, esta tarea tan pesada e importante.

De nuevo, fijémonos en la siguiente imagen:

Creación de inventarios

La interfaz es muy similar y su funcionamiento también. Podremos seleccionar sobre que sección queremos realizar el inventario, e incluso podremos generar un inventario del almacén completo. El funcionamiento es el siguiente. Una vez grabemos el inventario ordenaremos al sistema que compruebe que hay bajo la cobertura de la sección seleccionada. En este momento el sistema RFID elimina todas las restricciones y activa todas las antenas. Esto provoca que todas las etiquetas respondan a la vez informando de su localización, y automáticamente veamos cómo se rellena la rejilla que vemos en la imagen como miles de líneas de forma instantánea. El inventario de todo nuestro almacén se realizará en tan solo unos segundos. Impresionante, ¿verdad? ¿Cuánto tiempo necesitamos a día de hoy? Y además, ¿tenemos que parar el funcionamiento del almacén para hacerlo? O, ¿tenemos que hacerlo durante algún día festivo para no interferir con la producción? Bueno, todo esto es historia.

Pero, además, y como también podemos ver en la imagen, el inventario nos está dando información adicional a la del propio inventario. Nos podrá decir marcando las líneas de otro color, que el inventario ha encontrado un bulto en un lugar distinto a donde lo tenía registrado previamente. ¿Qué ha pasado? ¿Porque el sistema pensaba que estaba en otra zona? Consultando el histórico de dicha etiqueta, el sistema nos dirá el recorrido que ha realizado y podremos averiguar donde ha estado el problema. Pero es que además nos informará si «de repente» ha aparecido alguna etiqueta en una zona, y el sistema no tenía constancia de su existencia. También nos ofrecerá toda la información para que podamos hacer un seguimiento. Pero es que, además, nos informará si para el sistema una etiqueta deberá estar en cierta ubicación, pero no ha aparecido en el rastreo del inventario. ¿Ha desaparecido? donde está esta etiqueta? De nuevo, podremos consultar los movimientos y el histórico nos hará un plano para ver los movimientos desde su entrada hasta su desaparición. Simplemente, tenemos toda la información de que ha pasado con cada etiqueta dentro de nuestro almacén.

Conclusión

Si has llegado hasta aquí, poco más puedo añadir. Quedaría hablar de costes para que nos fuésemos con una idea concluyente, pero esta parte es muy difícil de aproximar por ir en función de la extensión del almacén, del número de antenas que hubiese que instalar, de las frecuencias a utilizar (y por tanto del tipo de antenas y lectores), etc.

Las ventajas son evidentes y el funcionamiento es muy simple. Ahora es cuando debemos plantearnos la pregunta más importante. ¿Será capaz de sacar partido a la implantación de un sistema RFID en mis instalaciones? Soy capaz de estimar el ahorro en costes (tiempo, mano de obra, etc.) ¿que obtendría tras un año en marcha?

Como siempre, aquí nos tienes para echarte una mano con el análisis de costes y riesgos que te puedan ayudar a tomar cualquier decisión.

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Con este artículo me gustaría explicar los aspectos básicos y como queda la “paternidad” tras la publicación del nuevo RD-ley.

A raíz del Real Decreto-ley 6/2019 de 1 de marzo, sobre medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo, se ha igualado el permiso para ambos.

Desde esa fecha se cambia su denominación y lo que era la maternidad pasaremos a llamarlo «nacimiento y cuidado de menores» y a la paternidad pasaremos a llamarla «corresponsabilidad en el cuidado del lactante».

Por un lado, tenemos el permiso por nacimiento de la madre biológica, y en este sentido no hay muchos cambios, salvo el de su propia denominación. Continúa siendo 16 semanas, y por otro lado, y con muchos cambios, tenemos el permiso por nacimiento del otro progenitor distinto a la madre biológica, que es lo que antiguamente llamábamos paternidad.

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Si tienes una asesoría o despacho profesional en la actualidad no basta con ofrecer un producto y/o servicio y olvidarnos de lo demás, hoy en día lo que se toma en consideración es la diferenciación con los demás, es decir, crear valor en lo que haces sobre el resto de asesorías.

Para esto además de tener un concepto claro de lo que quieres ofrecer y en el sector de las asesorías es fundamental conocer a tus clientes, y además conocerlos bien, puesto que ellos van a ser los que te van a dar las claves para saber que necesitan y por lo tanto que les puedes ofrecer para que además de cubrir sus necesidades se sientan atraídos por tus productos o servicios. Para ello deberíamos seguir unas pautas para trazar nuestra línea de negocio.

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