10 Funcionalidades esenciales que debe tener un software ERP para impulsar el crecimiento de tu empresa

por Clavei | Dic 3, 2024 | CLAVEi, ERP

En el mundo empresarial actual, donde la eficiencia y la agilidad son fundamentales para competir, el software ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido en una herramienta clave para empresas de todos los tamaños y sectores. Este tipo de software permite centralizar y optimizar los procesos de negocio, mejorando la productividad y facilitando la toma de decisiones informada.

Para sacar el máximo provecho de un ERP, es fundamental que cuente con funcionalidades específicas que lo conviertan en un verdadero aliado para la gestión empresarial. En este artículo, analizaremos las 10 funcionalidades más importantes que debe ofrecer un software ERP cómo cada una puede aportar valor a tu empresa.

1. Automatización de procesos

La automatización es uno de los beneficios más poderosos que ofrece un software ERP. Este tipo de funcionalidad permite que tareas repetitivas y manuales, como la entrada de datos o la generación de informes, se realicen automáticamente, ahorrando tiempo y reduciendo el margen de error humano.

Ejemplo: En el área de contabilidad, un ERP puede automatizar el procesamiento de facturas, facilitando el seguimiento de pagos y mejorando la eficiencia en la gestión de tesorería.

La automatización de procesos no solo mejora la eficiencia, sino que también permite al personal concentrarse en tareas estratégicas, aumentando el valor aportado por cada empleado.

2. Gestión integral de inventarios

La gestión de inventarios es esencial para cualquier empresa que maneje productos físicos. Un software ERP permite realizar un seguimiento preciso de los niveles de inventario, asegurando que siempre haya suficientes productos en stock sin caer en excesos.

Esta funcionalidad es especialmente útil para empresas con múltiples almacenes o ubicaciones, ya que el ERP centraliza la información y permite optimizar el almacenamiento, la reposición y la distribución de productos. Evitar el desabastecimiento y los excesos en el inventario es clave para maximizar la rentabilidad.

3. Análisis y reportes en tiempo real

La capacidad de obtener datos en tiempo real es una funcionalidad imprescindible en un software ERP. Gracias a esta funcionalidad, los gerentes pueden acceder a información actualizada sobre ventas, producción, inventario y otros aspectos críticos de la empresa.

Beneficios clave:

• Toma de decisiones informada: Permite reaccionar de inmediato ante cambios del mercado o problemas operativos.
• Personalización de reportes: Cada departamento puede acceder a los datos que necesita, mejorando la eficiencia y coordinación entre áreas.

La analítica en tiempo real también facilita la identificación de tendencias y patrones, lo que ayuda a la empresa a prever y adaptarse a los cambios en el mercado.

4. Integración con otros sistemas

Un ERP debe ser capaz de integrarse con otras herramientas y sistemas que utiliza la empresa, como plataformas de e-commerce y sistemas de logística. La integración permite que toda la información fluya de manera fluida entre los distintos sistemas, evitando la duplicidad de datos y mejorando la precisión de la información.

Ejemplo: Un ERP integrado con Prestashop por ejemplo permite disponer siempre que el equipo de ventas acceda a información actualizada sobre el inventario y la disponibilidad de productos en tiempo real, mejorando la atención al cliente.

Esta capacidad de integración es crucial para evitar silos de información y lograr que todos los departamentos trabajen de manera alineada.

5. Gestión Financiera Avanzada

Un ERP debe contar con herramientas avanzadas para la gestión financiera, que incluyen desde el control de ingresos y gastos hasta la generación de reportes financieros y el cumplimiento de normativas fiscales. La gestión financiera es el corazón de cualquier empresa, y un ERP eficaz permite mantener el control de las finanzas de forma precisa y detallada.

Beneficios:

• Control presupuestario: Permite definir presupuestos y realizar un seguimiento en tiempo real del gasto.
• Cumplimiento regulatorio: Automatiza los procesos contables para cumplir con las normativas fiscales y reducir el riesgo de errores.

La gestión financiera avanzada no solo facilita la contabilidad diaria, sino que también proporciona una visión estratégica de la situación financiera de la empresa.

6. Trazabilidad y Control de Calidad

La trazabilidad es una funcionalidad esencial para empresas que deben cumplir con normativas específicas de calidad y seguridad, como las del sector alimentario, farmacéutico o automotriz. Un ERP permite rastrear cada producto desde la materia prima hasta el producto final, lo que asegura la transparencia y facilita la resolución de problemas.

Ejemplo: Si un lote de productos presenta un defecto, el ERP permite rastrear su origen y corregir el problema rápidamente, evitando mayores pérdidas y protegiendo la reputación de la empresa.

La trazabilidad no sólo asegura el cumplimiento normativo, sino que también mejora la confianza del cliente en la calidad del producto.

7. Gestión de la Cadena de Suministro

La gestión de la cadena de suministro es otra funcionalidad clave de un ERP. Con esta herramienta, la empresa puede planificar, coordinar y optimizar cada etapa de la cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final al cliente.

Beneficios:

• Optimización de costes: Permite minimizar costes logísticos y mejorar la eficiencia en la distribución.
• Reducción de tiempos de entrega: Ayuda a gestionar mejor los tiempos de cada etapa, mejorando la satisfacción del cliente.

Al mejorar la cadena de suministro, el ERP contribuye a una operación más ágil y rentable, lo que se traduce en una ventaja competitiva.

8. Escalabilidad para el Crecimiento Empresarial

Un buen software ERP debe ser escalable, es decir, debe permitir que la empresa añada nuevos módulos, usuarios y/o funcionalidades a medida que crece o cambia su modelo de negocio. La escalabilidad asegura que el ERP seguirá siendo útil y rentable a largo plazo, sin la necesidad de reemplazarlo cada vez que la empresa experimente cambios.

Ejemplo: Una pequeña empresa que comienza a expandirse y abrir nuevas sucursales puede adaptar su ERP para gestionar las nuevas operaciones sin complicaciones.

La escalabilidad permite que el ERP se adapte al crecimiento de la empresa y siga proporcionando valor sin necesidad de reemplazarlo constantemente.

9. Seguridad de Datos

La seguridad de datos es una prioridad para cualquier empresa, especialmente en una era donde las amenazas cibernéticas están en constante aumento. Un ERP debe contar con medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos, control de accesos y copias de seguridad automáticas.

Beneficios:

• Protección contra amenazas externas: Minimiza el riesgo de ataques cibernéticos y robo de información.
• Cumplimiento normativo: Facilita el cumplimiento de normativas de protección de datos, como el RGPD.

La seguridad de datos no solo protege la información sensible de la empresa, sino que también mejora la confianza de los clientes y socios comerciales.

10. Soporte Multiplataforma y Acceso Remoto

En un mundo de trabajo remoto y flexibilidad laboral, el acceso remoto es una funcionalidad cada vez más demandada en los sistemas ERP. Un ERP multiplataforma permite que los usuarios accedan al sistema desde cualquier dispositivo, como laptops, tablets o smartphones, y desde cualquier ubicación.

Beneficios:

• Mayor flexibilidad: Facilita el trabajo remoto y mejora la productividad de los equipos distribuidos.
• Continuidad del negocio: Permite a los empleados acceder a la información y realizar tareas críticas incluso en situaciones de emergencia.

El soporte multiplataforma asegura que el ERP sea accesible en cualquier momento y lugar, mejorando la agilidad y eficiencia de la empresa.

Conclusión

Implementar un software ERP es una inversión estratégica que puede transformar el funcionamiento de una empresa al mejorar la eficiencia, reducir costes y facilitar la toma de decisiones. Al contar con funcionalidades como la automatización, gestión de inventarios, análisis en tiempo real, integración, trazabilidad y seguridad de datos, un ERP se convierte en un pilar fundamental para la operación y el crecimiento empresarial.

Para elegir el ERP adecuado, es importante evaluar estas funcionalidades y seleccionar un sistema que se adapte a las necesidades actuales y futuras de tu empresa. Recuerda que un buen ERP no solo mejora la operativa diaria, sino que también proporciona una ventaja competitiva en un mercado cada vez más exigente.

El fin de Dynamics Ax: Analiza otros ERPs que pueden ayudarte

por Francisco Moya | Feb 19, 2024 | CLAVEi, ERP

La discontinuidad de una plataforma de software empresarial puede plantear desafíos significativos para cualquier organización. En particular, si has estado confiando en Microsoft Dynamics AX para gestionar tus procesos empresariales, sabrás que Microsoft ya no proporciona soporte y es posible que te estés preguntando qué camino tomar para garantizar el buen funcionamiento de tu empresa.

Afortunadamente, no estás solo en esta situación. Existen numerosas alternativas en el mercado de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que pueden ayudarte a mantener la eficiencia, la productividad y el control de tus operaciones comerciales.

A continuación, vamos a explorar las razones detrás de la discontinuidad de Dynamics AX y analizaremos algunas de las mejores alternativas disponibles. Tanto si eres una pyme como una gran organización, la elección del ERP adecuado es esencial para el éxito continuo de tus operaciones. Te ayudamos a encontrar la solución perfecta que te permita enfrentar con confianza la discontinuidad de Microsoft Dynamics AX.

¿Qué es Microsoft Dynamics Ax?

Microsoft Dynamics AX es un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) desarrollado por Microsoft. Este software ERP se diseñó para ayudar a las organizaciones a gestionar y optimizar unaamplia gama de operaciones comerciales, que incluían finanzas, cadena de suministro, Recursos Humanos, Producción y más.

Dynamics AX proporciona herramientas para la gestión de procesos empresariales, como informes, análisis y automatización de flujos de trabajo, todo dentro de una misma plataforma.

¿Por qué Microsoft ha dejado de mantener Dynamix Ax?

La razón de la discontinuidad de Dynamics AX se encuentra en la estrategia de evolución y rebranding de productos que Microsoft ha estado implementando en su línea de soluciones empresariales:

• Convergencia en la plataforma Dynamics 365: Microsoft está consolidando su oferta bajo esta marca. Una solución integral que abarca CRM y ERP.
• Microsoft busca ofrecer nuevas características a los usuarios y acceso a las últimas capacidades (flexibilidad, escalabilidad, personalización, etc…)
• Actualización de tecnologías subyacentes: como la migración hacia la nube y la adopción de arquitecturas más modernas.
• Con la discontinuidad de productos antiguos puede centrarse en brindar un mejor soporte y mantener altos estándares de seguridad en sus soluciones actuales.

Microsoft Dynamics AX ya no se vende ni recibe actualizaciones. Y, aunque los clientes siguen recibiendo soporte durante un tiempo, se alienta a migrar a las últimas versiones del nuevo Dynamics AX upgrade, Dynamics 365.

Valorando alternativas ERP:

¿Actualizar a una versión compatible o migrar a otro ERP?

Ante la discontinuidad de Dynamics AX, las empresas se enfrentan a una encrucijada importante en la gestión de sus sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP). Esta decisión tiene implicaciones significativas para la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación de una organización en un mundo empresarial en constante cambio.

Las dos alternativas principales que las empresas deben considerar son la actualización a una versión Dynamics AX upgrade o la migración a un sistema ERP diferente. Ambas opciones tienen sus ventajas y desafíos y la elección dependerá en última instancia de las necesidades y objetivos específicos de cada empresa.

Por un lado, la actualización a una versión compatible de Dynamics AX upgrade ofrece la ventaja de la continuidad y familiaridad. Los usuarios que han estado utilizando Dynamics AX durante mucho tiempo pueden encontrar una actualización a una versión más reciente de Microsoft.

Por otro lado, la migración a un sistema ERP diferente es una opción excelente para aquellas empresas que desean aprovechar el momento para explorar nuevas capacidades, características o enfoques tecnológicos que Dynamics AX upgrade no ofrece. Al considerar un sistema ERP diferente, las organizaciones tienen la oportunidad de repensar y optimizar sus procesos empresariales de una manera que quizás no era posible con su ERP anterior.

Prácticas recomendadas para una transición exitosa al ERP

Si optas por aprovechar el momento y apostar por un cambio de ERP que te ofrezca más posibilidades, has de saber que una transición exitosa a un nuevo ERP requiere tiempo, planificación, paciencia y la colaboración de todos los miembros de la organización. La implementación de un nuevo sistema ERP es un proyecto significativo y seguir las siguientes prácticas recomendadas puede ayudar a minimizar los problemas y maximizar los beneficios de la nueva solución:

1. Designa un equipo de proyecto compuesto por miembros de diferentes departamentos que comprendan los procesos y necesidades de la empresa. Este equipo será responsable de planificar, implementar y supervisar la transición.
2. Antes de seleccionar un sistema ERP, asegúrate de tener definidos objetivos comerciales claros y requisitos específicos. Esto servirá de base para evaluar y seleccionar la solución adecuada.
3. Investiga y realiza una evaluación detallada de varias soluciones ERP para encontrar la que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa. Para ello, ten en cuenta factores como funcionalidades, escalabilidad, facilidad de uso, costes, soporte, etc…
4. Desarrolla un plan de implementación detallado que incluya un calendario, recursos, presupuesto de los costes y un plan de contingencia en caso de retrasos o problemas.
5. Proporciona capacitación adecuada y concienciación a tus trabajadores para que puedan utilizar eficazmente el nuevo sistema. La capacitación y la concienciación son esenciales para minimizar la resistencia al cambio.
6. Planifica la migración de datos desde tu antiguo sistema al nuevo ERP. Asegúrate de que los datos se transfieran de manera precisa y sin errores.
7. Personaliza el ERP solo en la medida en que sea necesario para adaptarse a tus procesos comerciales. Evita una sobre personalización que podría aumentar los costes y complicar las actualizaciones futuras.
8. Realiza pruebas del sistema antes de la implementación. Identifica y resuelve cualquier problema antes de que afecten a la operación cotidiana.
9. En lugar de cambiar todos los procesos de inmediato, puedes considerar una migración gradual por fases. De esta forma, se reduce el impacto en la operación y permite abordar problemas a medida que surgen.
10. Establece un plan de soporte post-implementación sólido para atender problemas, responder preguntas y brindar asistencia técnica a medida que los usuarios se familiarizan con el nuevo sistema.
11. Después de la implementación, supervisa el rendimiento del sistema ERP y busca formas de mejora continua y optimización para satisfacer las necesidades cambiantes de tu empresa.
12. Comunica de manera efectiva los cambios a todos los niveles de la organización. Asegúrate de que todos los trabajadores estén informados sobre el proceso de transición y los beneficios del nuevo sistema.
13. Implementa un proceso de gestión de cambio para abordar la resistencia y las preocupaciones de los trabajadores. Escucha sus comentarios y adapta la estrategia cuando sea necesario.
14. Realiza una evaluación periódica de la implementación para asegurarte de que el ERP esté cumpliendo con los objetivos establecidos y realiza ajustes cuando sea necesario.

Lo más importante:

encontrar tu partner tecnológico.

Las empresas, ante la migración a un nuevo sistema ERP, deben considerar factores como la inversión en tecnología existente, la flexibilidad, la escalabilidad y la adaptación a los cambios en el mercado. Pero, en

este punto, también, la asesoría de expertos en tecnología y consultores de ERP puede desempeñar un papel crucial en la toma de decisiones informadas.

Clavei es el socio tecnológico que tu empresa necesita y que te acompañará en la implementación de tu nuevo sistema ERP:

• Experiencia en proyectos de implementación de ERP.
• Reputación y testimonios de clientes.
• Soporte posterior a la implementación.
• Alineados con los valores de tu negocio.

Las ventajas de Clavei Ges como ERP

Clavei Ges es la solución de software ERP diseñada para optimizar y controlar todas las operaciones comerciales de tu empresa. Este sistema controla todas las etapas del proceso de ventas: gestión de cobros y pagos, administración de compras y el control de inventario.

Clavei Ges se encarga de integrar y gestionar de manera eficiente todos los aspectos necesarios para administrar tu negocio. Es la solución más completa para una gestión empresarial eficaz y exitosa.