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Cada día se hace más latente que el mercado se está convirtiendo en una pista de F1, las empresas necesitan adaptarse rápidamente a esta velocidad y a las necesidades de los consumidores, que cada vez son más exigentes.
La toma de decisiones debe ser también más ágil, y en este sentido, según el estudio Madurez data driven de las empresas realizado por INCIPY en 2021, un 78% de las empresas españolas afirman haber acelerado el uso de los datos por la pandemia para mejorar su eficiencia.
En la actualidad, la mayoría de las empresas más competitivas, pequeñas, medianas y grandes, utilizan herramientas tecnológicas avanzadas, como los sistemas ERP, para disponer de toda la información estratégica en tiempo real. Los datos han adquirido un valor incalculable para las organizaciones y la automatización de sus procesos resulta esencial si se quiere tener éxito hoy en día.
Los últimos avances tecnológicos actuales pueden impulsar el crecimiento de las empresas aprovechando todo el potencial de los datos. El sector de la moda no se queda fuera de esta competición. El gran volumen de datos que se manejan ofrece información vital para posicionarse frente de la competencia.
La implantación de un sistema ERP en una empresa del sector moda permite aprovechar al máximo ese flujo constante de información y es el punto de partida para afrontar con eficacia los objetivosprincipales:
Mejorar la productividad
Ser más eficientes
Reducir costes
Potenciar la innovación
Atraer y retener talento
Gestionar la satisfacción de los clientes
Optimizar la cadena de suministro
Aprovechar la información del ERP
Una pieza clave de las empresas en el sector moda se encuentra en la recopilación y análisis de datos por los sistemas de software que permiten optimizar los distintos procesos y aumentar la productividad de las empresas.
Al implementar un sistema ERP es fundamental revisar las capacidades de análisis que tenga incorporadas el sistema. En líneas generales, es necesario que garanticen las siguientes cuestiones:
Visión general y analítica de todos los indicadores del negocio.
Consultas actualizadas y en tiempo real (en cualquier momento y desde cualquier lugar).
Análisis comparativos con cualquier tipo de combinación de campos.
Capacidad predictiva (para ajustar planes de acción y prever tendencias)
Las empresas más competitivas del sector moda trabajan en un proceso de mejora continuo, recopilando información, analizando los datos, utilizando tecnologías avanzadas para detectar oportunidades y tomando decisiones.
La información debe comprender los datos operativos (derivados de cada empresa) como los datos de experiencia (que nos permiten conocer por qué está sucediendo, cuáles son las tendencias). Este análisis contribuye a considerar qué próximos pasos conviene dar en cada momento, es decir, nos ayuda a tomar las mejores decisiones para la estrategia y rentabilidad del negocio.
La empresa debe saber convertir la información estratégica en decisiones. Los datos que tienen a su disposición las empresas solo adquieren valor cuando se conectan con la tecnología más avanzada. La información carece de utilidad por sí misma. Solo dispone de valor cuando puede ser analizada ofreciendo soluciones eficaces, cuando permite tomar decisiones estratégicas en tiempo real o realizar previsiones a corto, medio y largo plazo. En definitiva, cuando consigue guiar el negocio hacia el futuro y el éxito.
Características que debe reunir un sistema ERP
Modulares
Las empresas están compuestas por varias áreas que se encuentran interrelacionadas por la información que comparten, generada por los diferentes procesos que tienen. Una de las ventajas de un ERP, a nivel económico y técnico, es que su funcionalidad está dividida en módulos que pueden ir instalándose a medida que surge la necesidad.
Configurables
Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el software según las necesidades de cada cliente ya que cada empresa puede tener unas necesidades particulares. Actualmente, los sistemas ERP más avanzados incorporan programación para el desarrollo de nuevos procesos.
Especializados
Lo más lógico es trabajar con un ERP que aporte soluciones reales a las necesidades de cada empresa. Un ERP genérico ofrece, generalmente, un porcentaje de efectividad más reducido ya que su respuesta es más generalista y requerirá ampliaciones funcionales.
Por qué son necesarios los sistemas ERP en la industria de la moda
La industria textil y de la moda son realmente complejas. Los sistemas ERP se vienen utilizando en este sector desde hace mucho tiempo. Surgieron por la necesidad de planificar las necesidades materiales y con el tiempo sintió la necesidad de integrar todas las áreas de la empresa bajo un mismo sistema y todos los recursos trabajan con una mejor planificación.
A medida que la competencia se vuelve más feroz y se reducen los márgenes y los plazos, el sector de la moda ha sido consciente de la necesidad de controlar los costes y aprovechar al máximo el análisis de la información que le facilita el ERP convirtiéndose en algo esencial y ayudando a resolver problemas.
Los módulos básicos que debe tener un ERP del sector moda son los siguientes:
Un ERP especializado que necesite los mínimos desarrollos
Que los equipos técnicos entiendan la problemática del sector
Definir correctamente las secuencias de implantación
Trabajar sobre una metodología establecida para el sector
Una buena gestión de proyectos
Un sistema ERP puede ayudar a las empresas del sector moda a ser más eficientes aprovechando la información y mejorando sus procesos. En Clavei contamos con el ERP ClaveiPRO, totalmente especializado en el sector MODA, y que cumple con todas estas características:
Tenemos una experiencia con el sector de más de 35 años.
“…Me gusta trabajar con vosotros porque el equipo técnico me entiende, no hay que explicaros cada proceso, ya los conoceis……” esto son palabras de algunos de nuestros clientes.
Podemos presumir de que el ERP se queda instalado y funcionando en un período relativamente corto entre 3 y 6 meses, prácticamente en la primera temporada.
Otra de las características que últimamente vemos que es más demandada es el módulo de BI propio de ClaveiPRO y esto es por la tendencia en el sector a tener la información de los principales KPIs muy presente, las empresas más competitivas son las que están aprendiendo a introducir los datos en sus procesos de decisión estratégica, ya no basta con el conocimiento del mercado y la intuición del profesional, hacen falta datos para elegir la mejor decisión.
Los ERP son determinantes para la transformación digital de todo tipo de negocios. Se trata de herramientas informáticas cuya función es facilitar y adecuar los procesos de gestión de la empresa, aportando mayor eficiencia y control.
Las ventajas de implementar un ERP en la empresa son muchas. Sin embargo, elegir un software ERP que se adapte a nuestras necesidades no siempre es fácil, y requiere un estudio exhaustivo del mercado para saber cuál nos interesa más desde el punto de vista funcional, operativo, económico o tecnológico.
La primera decisión que debemos tomar es elegir un ERP propietario o un ERP libre. El primero exige el pago de una licencia por el uso del software, mientras el segundo no requiere de esta inversión.
A priori, puede parecer que cualquier usuario elegiría la opción libre. Sin embargo, nuestro consejo es analizar las diferentes ventajas e inconvenientes de los ERP libres y propietarios antes de tomar una decisión.
¿Qué son los ERP propietarios?
Los programas ERP propietarios requieren una licencia de pago, lo que hace que muchas Pymes se muestren más reacias a su implantación.
Sin embargo, los expertos coinciden en que esta inversión acaba siendo rentable, pues este tipo de software posibilita funciones a medida, algo importante para empresas especializadas.
Además las empresas de software están cambiando sus modelos potenciando el software como servicio, con lo que las inversiones iniciales no son tan altas como venían siendo.
Sumado a que los ERP propietarios son mucho más fiables, tanto en el momento de implantar el sistema como a la hora de ampliarlo o una vez rodado, lo que hace que los proveedores de software y hardware suelan decantarse por ellos como primera opción.
¿Qué son los ERP libres?
Un software ERP libre es aquel que puede obtener de forma gratuita, sin pagar por la adquisición de una licencia de uso.
Este tipo de programas de gestión son una “tentación” para pequeñas empresas y Pymes, ya que pueden beneficiarse de sus prestaciones con un presupuesto mínimo. Sin embargo es importante analizar los costes que conllevarán su adaptación a nuestra empresa. Que sea libre, no significa que su puesta en marcha y personalización sea gratuito.
Además de su coste nulo, los ERP se pueden personalizar sin responder ante ningún tipo de proveedor. Sin embargo, son más limitados en cuanto a módulos y también son muy genéricos, por lo que no siempre se adaptan a las necesidades de las empresas más especializadas.
ERP propietarios vs. ERP libre: comparativa
Ventajas de los ERP propietarios
Son mucho más especializados e incluyen funciones sectoriales que facilitan la industrialización de procesos.
Ofrecen soporte, mantenimiento y servicio posventa, tanto del software como de sus aplicaciones y conexiones.
Tienen una mayor fiabilidad, pues llevan más años en el mercado y son utilizados por cientos de usuarios.
Su contratación suele ofrecer cobertura frente a errores y garantías de buen funcionamiento.
En este tipo de Software tienes un contrato de actualizaciones que te garantizan su adaptación a requerimientos legales.
Ventajas de los ERP libres
Al no requerir el pago de licencias, el coste de implantación es más bajo, al menos teóricamente. Aunque muchos proyectos de este tipo acaban requiriendo de otras empresas tecnológicas que lo adecuen y ajusten a nuestras necesidades empresariales.
La evolución del software está a cargo de la comunidad de usuarios.
Tienen un crecimiento exponencial rápido en contra de lo que ocurre con los ERP privados, que deben probar y testar cada nueva funcionalidad antes de comercializarla.
Si tenemos conocimientos sobre este tipo de programas, podemos incluir muchas opciones de personalización.
¿Cuál me interesa más?
Como ves, ERP libres y propietarios ofrecen algunas ventajas. Por eso, para tomar la decisión también debemos analizar sus inconvenientes.
El principal inconveniente que nos puede venir a la cabeza de los ERP propietarios puede ser su coste y la dependencia de un proveedor de servicios. Sin embargo, como en todo, lo importante es que midamos el retorno de la inversión realizada y medio – largo plazo.
Por otra parte, los ERP libres u Open Source ofrecen menos garantías y son muy horizontales, por lo que si tu nicho de negocio es específico, seguramente no sea la mejor alternativa para ti: piensa que la evolución de este tipo software está centrada en satisfacer las necesidades genéricas de la comunidad y no de sectores concretos.
Otra desventaja de los ERP libres es que la mayoría de ellos disponen de versiones mayores privativas, con muchas más opciones, por lo que, en realidad, se trata de un gancho y posiblemente acabarás pagando por disfrutar de las funciones más avanzadas.
En líneas generales, no existe un ERP mejor que otro como tal, sino que cada uno puede adaptarse a un tipo de requerimientos más o menos concretos. El tamaño de la empresa, el volumen de negocio o los criterios organizativos son aspectos a tener en cuenta para decidirte por un ERP propietario o un ERP libre.
A todos nos suena “la zona de confort”, y la sensación de estar al borde de un precipicio cuando nos planteamos hacer cambios importantes en nuestra rutina. El miedo es un sentimiento que está muy presente en la vida del ser humano, nuestro instinto de supervivencia quiere evitar a toda costa cualquier acción que el cerebro perciba como “sufrimiento”.
Sin embargo, nuestra capacidad de adaptación es también increíble. Al final es cuestión de convencer a la mente de que la decisión de cambio es positiva, y que obtendrá un beneficio futuro, sólo así estará preparada para atravesar las distintas fases de esta nueva aventura.
A lo largo de la vida de cualquier empresa, es habitual el plantearse cambiar de “programa informático” o ERP (“Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales”), siendo este cambio uno de los procesos y decisiones más importantes que estas puedan realizar, equiparable a la elección de software cuando se constituye e inicia la actividad, no sólo para empresas del sector calzado o textil (ya sea productora o comercializadora), sino para cualquier ámbito.
Los motivos de cambiar de ERP pueden ser varios: Crecimiento (o previsión del mismo) de la empresa; el software actual no se adapta o no tiene posibilidad de avanzar (no escalable), mantenimiento o modificaciones costosa; no está preparado para la nueva era digital (Industria 4.0), situaciones en el que el proveedor no es capaz de configurar el ERP a sus particularidades o necesidades, etc.
Una implantación de ERP tiene ciertas diferencias dependiendo de si es un “cambio” o si es debido al inicio de actividad. Un cambio suscita en ocasiones entre los involucrados cierta percepción de escepticismo ocasionado por: El trabajo adicional que pueda ocasionar (por ejemplo, en el proceso en el que convivan los dos sistemas antiguo y nuevo), el si va a satisfacer las expectativas iniciales generadas, posible aversión de ciertos empleados al cambio, desconocimiento del tiempo estimado de implantación y formación de los empleados, coste inicial y futuro, etc.
¿Por qué fases pasa una empresa u organización al enfrentarse a un cambio?
Las empresas u organizaciones están formadas por personas, el pilar más importante sin duda, y a esta misma conclusión llegaron los expertos Denis T. Jaffe y Cynthia D. Scott, que adaptaron los estudios de Elisabeth Kübler-Ross -las 6 etapas por las que pasan los enfermos terminales “Negación, enojo, depresión, miedo, negociación y aceptación”– al proceso de cambio organizacional, definiendo 4 nuevas fases: Negación, resistencia, exploración y aceptación.
La curva del cambio refleja muy bien como suelen atravesar las organizaciones estas etapas.
Para explicar este viaje he escogido a Gi-hun, que puede que os suene de “El juego del calamar”, una serie en la que los protagonistas, que llevan unas vidas miserables, son escogidos para participar en un peligroso juego lleno de pruebas, en el que pueden morir o salir victoriosos y cubiertos de dinero. Vamos con las fases:
PRIMERA FASE. NEGACIÓN O SHOCK: lo podemos resumir en “no”, “no” y “nada que ver conmigo”.
En esta etapa llegan las noticias de cambios a todos los rincones de la empresa, ya sea de manera oficial (comunicados) o extraoficial (rumores). La actitud de los implicados suele ser la de estar a la defensiva, sentir que no va con ellos y una aparente serenidad, como si no les afectara directamente, Sin embargo, sólo enmascaran el temor oculto a la nueva situación. En esta etapa es importante que los líderes del cambio se comuniquen con claridad y dejen claros todos los beneficios que trae la nueva iniciativa, además de asegurar la correcta formación de los empleados para la utilización de las nuevas herramientas.
SEGUNDA FASE. LA RESISTENCIA:“Esto no es para mí, estaba mejor con el ERP de antes”
La salida de la zona de confort se percibe aquí como una amenaza, y trataremos de protegernos de distintas formas, ya sea de manera activa (quejas, protestas…) o de manera pasiva (indiferencia o apatía). Es importante que los trabajadores sean consultados, que se conozcan sus necesidades e inquietudes y se les haga sentir en todo momento parte del cambio.
TERCERA FASE. LA ACEPTACIÓN:“Quizás este programa nuevo no está tan mal…tendré que trabajar duro para adaptarme, pero creo que puede optimizar mi trabajo”
En esta etapa el trabajador comienza a abrirse a explorar la nueva situación, y se da cuenta de que detrás de todas las amenazas que percibía se vislumbran oportunidades muy interesantes. Empieza a reconocer que el cambio era necesario y a poner de su parte para intentar que funcione. Es fundamental en esta fase tener herramientas para gestionar la frustración, la incertidumbre y el miedo al fracaso.
Una buena idea podría ser sesiones grupales entre los trabajadores y responsables en la que ir compartiendo sensaciones y experiencias en el proceso.
CUARTA FASE. EL COMPROMISO:“Por fin veo todos los beneficios de la decisión de cambio de sistema y voy a sacarles el máximo partido”
En esta fase se vislumbra la luz, el trabajador por fin ha interiorizado el cambio y ha adquirido la capacidad de trabajar eficientemente con el nuevo ERP. En este último tramo del camino es importante el reconocimiento del esfuerzo, es decir, no olvidarnos de celebrar los logros y el trabajo del equipo. Además de mantener la motivación y enfocarse en la mejora continua.
Llegados al final de este viaje sólo me queda añadir que nuestro protagonista se enfrentó seguramente a todas estas fases en la prueba de la imagen, pero se las ingenió para salir victorioso. Lo que le supuso una amenaza cuando descubrió el contenido de su caja, supuso más tarde una oportunidad para él, y para el resto, que lo vieron e imitaron su ejemplo.
PD: En Clavei queremos acompañarte en esta aventura de transformación, y que tu experiencia sea lo menos traumática posible. Nos gusta verte crecer ¿Te apuntas?
Tan importante como contar con un buen software de gestión empresarial es poder aprovecharlo al máximo. Para ello resulta vital contar con la figura que consiga que el ERP cumpla su objetivo y que de verdad contribuya a impulsar tu actividad.
Que cualquier proyecto culmine con éxito requiere un responsable que lo lidere. Lo mismo ocurre con la implementación de un sistema ERP, pues exige que las personas que participan asuman roles, responsabilidades, tareas y decisiones. Son un verdadero equipo y su trabajo repercute en el equipo y en el proyecto. El ERP Project Manager es el responsable de liderar ese equipo y es el responsable, en última instancia, del éxito o fracaso de la implementación.
¿Qué es un ERP Project Manager?
Un ERP Project Manager es el encargado de liderar el proceso de implementación de un software ERP de gestión empresarial. Debe ser una persona que conozca muy bien el sector de actividad al que va destinado el ERP y conocer también perfectamente los procesos de negocio de la empresa en la que se está realizando la implantación, con la amplitud de miras suficiente para proponer mejoras en dichos procesos de negocio aprovechando las ventajas que le proporciona la implantación de la ERP. En muchas ocasiones se intenta cometer el error de pretender adaptar al milímetro el funcionamiento de la ERP a los procesos de funcionamiento de la empresa con el pretexto de qué siempre se ha trabajado de la misma forma. Se entra en un bucle de adaptaciones sin fin en el software de la ERP lo cual introduce un porcentaje de riesgo importante en el éxito del proyecto. Como se comentaba previamente es conveniente replantearse el funcionamiento actual de cada uno de los procesos de negocio con el objetivo de mejorar su eficacia y eficiencia.
Todo proyecto de implantación de un sistema ERP requiere que todos los departamentos de la empresa se involucren, se entiendan entre sí y funcionen en la misma dirección.
La gestión de proyectos de implementación de ERP es compleja. El ERP Project Manager liderará el equipo del proyecto formado por representantes de las principales áreas de la empresa con conocimiento extenso de su departamento y capacidad para la toma de decisiones.
En ese sentido es de vital importancia identificar perfectamente a todas aquellas personas que son clave para el éxito del proyecto. Se tiende a cometer muchas veces el error de tomar decisiones sólo en base al equipo directivo, y se obvia el conocimiento, y la experiencia, de otras personas que ocupan puestos de menor relevancia pero que al final son las que día a día están ejecutando los procesos, hablando con los clientes o proveedores de la empresa. Cuántos proyectos de este tipo no fracasan con el simple hecho de no contar con la persona que por ejemplo día a día gestiona directamente los pedidos de la empresa.
¿Qué habilidades debe tener un ERP Project Manager?
Las funciones de un ERP Project Manager son extensas y complejas, por ello se hace necesario contar con un buen profesional que reúna una serie de habilidades y capacidades que garanticen que pueda cumplir sus objetivos:
Comunicación
Saber exponer los objetivos del proyecto con claridad, explicar las tareas para que todos los miembros del equipo entiendan exactamente lo que se espera de ellos, informar sobre los avances del proyecto. Un proyecto puede decaer por falta de comunicación. Una buena comunicación es garantía de obtener resultados así como un compromiso por parte del equipo. En resumen, explicarte bien pero también practicar la escucha activa.
En todos los proyectos es fundamental esta habilidad, pero en este tipo de proyectos, relacionados con el software, si cabe, lo es más todavía. El tener la certeza de que todas las personas, tanto internas como externas de la organización han entendido lo mismo es fundamental. Hay que estimar el tiempo suficiente a las actividades relacionadas con reuniones de trabajo, y utilizar herramientas como diagramas de flujo, prototipado rápido, y técnicas como el storytelling.
Liderazgo
Un requisito que consideran todas las empresas para encomendar la responsabilidad de implantar un ERP es que la persona tenga experiencia liderando equipos.
La implantación de un ERP requiere tratar con distintos interlocutores (equipo, proveedor, directivos…). Debe tener mucha mano izquierda. Debe saber motivar, delegar pero sin perder la visión del estado del proyecto, hacer que todo el equipo trabaje hacia el mismo objetivo, en definitiva, conseguir que el proyecto sea un éxito.
El conocimiento de metodologías de gestión de proyectos será un buen apoyo para el liderazgo de este tipo de proyectos. Y en este sentido, la implantación de metodologías ágiles y las herramientas que la acompañan, se recomiendan como una garantía de éxito. Es fundamental organizar las entregas en ciclos iterativos que proporcionen una visión inicial de la puesta en marcha de la ERP, y una retroalimentación constante para la mejora en siguientes iteraciones.
Resolución de conflictos
En todo proyecto, cada departamento trata de obtener mayores beneficios para su área. La tarea del ERP Project Manager es saber neutralizar los conflictos y crear un buen entorno de trabajo. Debe saber afrontar pequeños contratiempos con resolución.
Tener muy claro los objetivos, y que todo el mundo esté alineado alrededor de ellos, facilitará esta labor. Es inevitable la resistencia al cambio por parte de muchas personas, pero siendo asertivos, y ofreciendo resultados lo antes posible será la mejora baza para demostrar las ventajas del cambio. De nuevo, como se ha comentado anteriormente, las metodologías ágiles serán un gran facilitador de estos obstáculos.
Capacidad de Organización y de Gestión del tiempo
Un buen ERP Project Manager debe ser una persona muy organizada. Le corresponde la misión de distribuir las tareas entre los miembros del equipo y decidir cómo gestionar los plazos y el tiempo que se destina a cada tarea.
La gestión de un proyecto no consiste sólo en cumplir los plazos programados. Un ERP Project Manager tiene que ser capaz de programar los hitos del proyecto o, incluso, decir “no” cuando los plazos o los recursos no son suficientes.
Además de las anteriormente mencionadas, hay otras habilidades que también son importantes en un buen ERP Project Manager como la capacidad de trabajar en equipo, saber delegar o la atención al detalle.
¿Cuáles son las funciones de un ERP Project Manager?
Entre las principales funciones que deberá realizar un ERP Project Manager se encuentran las siguientes:
Planificación. Planificar los tiempos, los objetivos, los costes en que se va a incurrir y los recursos que van a involucrarse en el proyecto.
Gestión del proyecto. Gestionar y controlar los riesgos que pueden surgir durante la implantación del sistema ERP. Localizar errores y proponer soluciones.
Evaluación de los objetivos. Una vez definidos los objetivos, deberá comprobar su viabilidad. En ocasiones es necesario redefinirlos o introducir nuevos objetivos. Su función conlleva la evaluación y seguimiento de la consecución de los mismos.
Analizar todos los procesos de negocio en los departamentos que se han visto involucrados en la implantación del ERP.
Controlar el presupuesto del proyecto. Hacer el seguimiento económico de la implantación del proyecto.
Responsabilidad del equipo. Organizar roles, responsabilidades y tareas de cada uno de sus miembros.
Comunicación. Debe saber comunicar los objetivos y retos de la implantación de un sistema ERP a todos los trabajadores de la empresa para que se involucren en el proceso. Asimismo, debe saber transmitir cómo el nuevo software de gestión ERP va a ayudar a todos los trabajadores en su día a día.
Para el correcto funcionamiento de los procesos de tu negocio, la figura del ERP Project Manager será fundamental. Escoge bien al responsable y compleméntalo con un software adecuado.
Cuando ponemos en marcha un e-commerce o queremos mejorar nuestra tienda online actual, nos encontramos con algunos conceptos relacionados con su gestión interna que pueden resultarnos confusos. Aparecen miles de siglas que hacen referencia a cosas que tienen algo que ver entre sí, pero que realmente son totalmente distintas.
Algunas de estas siglas son ERP (Enterprise Resource Planner), CMS (Content Management System) o CRM (Customer Relationship Management), tres herramientas que, aunque relacionadas entre sí, tienen funciones diferentes.
En un artículo del blog de Clavei ya os explicábamos la diferencia entre ERP y CRM. A continuación, para seguir ayudándote a aclarar conceptos, te explicamos cuál es la diferencia entre un CMS y un ERP.
