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Un Workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar tareas o actividades que forman parte de los procesos del negocio. Fundamentalmente se trata de que la información pase entre los distintos participantes del proceso siguiendo algunas normas predefinidas.
Esto, aunque se puede lograr de forma manual, se puede automatizar gracias a los avances tecnológicos, lo que ofrece muchas ventajas a las empresas.
Si quieres saber más sobre el tema, desde Clavei te contamos todos los detalles.
¿Qué es Workflow y cuáles son sus principales beneficios?
Todas las empresas llevan a cabo procesos repetitivos, algunos de los cuales se realizan casi a diario. Son procesos que consisten en la ejecución de una sucesión de pasos para conseguir el resultado deseado.
Utilizando herramientas de automatización que optimizan el desarrollo de esos procesos vamos a lograr muchas ventajas. Aquí es donde entra en juego el Workflow que traducido al español, se conoce como “flujo de trabajo”, y sirve precisamente para automatizar estas tareas repetitivas.
Dichas tareas, y la información que recopilan, pasan de un trabajador a otro, siguiendo un orden jerárquico y unas reglas. Las reglas y los patrones son establecidos por la empresa.
Así se suelen sistematizar estos flujos, por medio de las tecnologías de la información. Una de las consecuencias de ello es que se puede mejorar la comunicación entre departamentos de una empresa.
Asimismo, implementar los flujos de trabajo ayuda a conectar tanto las tecnologías de la información, como los procesos de negocio.
Esto hace, a su vez, que cada empleado cumpla y ejecute las actividades que le son asignadas, mejorando así la calidad de trabajo.
La ventaja principal y general de implementar este tipo de tecnologías es la optimización del trabajo en el negocio.
Se logra gracias a la mejora en la comunicación entre departamentos y a que, todas las actividades, son planificadas y sistematizadas.
De igual manera, también ayudan a mejorar en gran medida la productividad dentro de la empresa, evitando problemas relacionados con la parte administrativa. Al mismo tiempo, se reducen costes.
Tipos de Workflows
Existen diferentes tipos de workflows, pero generalmente se clasifican en los siguientes grupos:
Workflows de producción
Cuando el conjunto de tareas que manejamos es predecible y repetitivo, hablamos de un flujo de trabajo de producción. Tan pronto como se inician este tipo de procesos, todos en la empresa saben el camino a seguir. Se puede decir que todas las acciones a desarrollar están bien definidas, han sido preestablecidas y son conocidas por todos y aunque se pueden producir cambios o ajustes, pero estos serán mínimos.
Workflows Ad-hoc
Este tipo de workflows permiten modificar el proceso conforme este se va desarrollando, es decir las reglas y tareas que lo componen pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del propio proceso.
Workflows administrativos
Es el híbrido entre los tipos de workflows anteriores. Se utiliza para el desarrollo de tareas poco o nada definidas pero que son repetitivas, previsibles y que permiten la inclusión de unas reglas de coordinación relativamente simples.
¿Cómo implementar un Workflow en el negocio?
Si quieres aplicar un flujo de trabajo automatizado en tu negocio, debes seguir las etapas que detallamos a continuación:
1.- Definir los objetivos del workflow
Lo primero a la hora de poner en funcionamiento un workflow es tener muy claros los objetivos que pretendemos conseguir con su aplicación, ¿qué queremos conseguir utilizando ese workflow? Además de definir ese objetivo también identificaremos los siguientes elementos:
Participantes. Tienes que reconocer quiénes serán los participantes del flujo de trabajo. Estos pueden ser tanto personas como sistemas, pero deben ser identificados como participantes.
Acciones. Reconocer las actividades y tareas que los participantes deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo del negocio.
Reconocer la información. ¿Cuáles son los datos y la información importante que recopilan los participantes? Se necesita reconocer y definir los datos relevantes que dan con el cumplimiento de las tareas.
2.- Diseño Gráfico del flujo o diagrama de proceso
Cuando ya tenemos claros los participantes, las acciones que estos tienen que llevar a cabo y la información que se tiene que manejar, es interesante plasmar gráficamente todo el proceso detalforma que se puedan visualizar todos los pasos a seguir y las posibles variaciones de ruta, pasos intermedios, participantes, posibles acciones, las condiciones del mismo, y quién debe ejecutar cada paso.
La gráfica permite identificar cada detalle del proceso, y de una forma simple tenemos una visión clara del mismo, podemos así revisar cada paso y tratar de optimizar el flujo. También nos va a ayudar mucho a la hora de acometer el punto siguiente.
3.- Implementar el workflow
Una vez que ya tenemos claro para qué y cómo, será cuestión de desplegar el flujo de trabajo automatizado, de tal manera en que los usuarios puedan utilizarlo.
Plasmaremos el workflow en la herramienta correspondiente ya sea una herramienta de automatización de marketing, de marketing Inbound, de gestión documental, etc.
Es interesante primero hacer pruebas con una pequeña muestra de usuarios para asegurarnos de que el workflow cumple con lo que necesitamos antes de lanzarlo masivamente.
4.- Medir resultados
Es fundamental medir los resultados que se están obteniendo con el workflow y saber así si se cumplen los objetivos definidos en el primer punto y ver si es necesario redefinir o ajustar el mismo o por el contrario no es necesario tocar nada ya que cumple perfectamente con lo que necesitamos.
Principales KPIs para medir el éxito de un Workflow
Para asegurarnos de que nuestros workflows son eficaces, es imprescindible medir resultados, tal y como hemos indicado en el punto anterior. Para ello os dejamos algunos Kpis que os ayudarán a tener una visión integral del rendimiento de vuestros workflows y su impacto en la organización.
1. Tiempo de Ciclo.
Mide el tiempo total necesario para completar un proceso o tarea de un workflow. En general, cuanto mas corto sea ese tiempo, más eficiente será el proceso o tarea.
2. Tasa de cumplimiento de plazos.
Porcentaje de tareas o procesos que se terminan en el tiempo establecido para ello. Si los plazos se están cumpliendo en un porcentaje elevado, nuestro workflow funciona.
3. Tasa de error
Los errores son inevitables, pero es necesario tratar de reducirlos al mínimo posible. Por eso es imprescindible medir la tasa de error, para tratar de tenerla lo más baja posible, si es así estaremos garantizando la calidad y eficacia de nuestros procesos.
4. Número de retrasos.
Complementando el Kpi anterior, debemos tener controlado el número de retrasos o interrupciones del workflow. Esos retrasos se pueden producir por una mala asignación de tareas, falta de recursos, problemas de comunicación y un largo etcétera. Si los tenemos monitorizados, podremos identificar donde se producen para tratar de poner remedio lo antes posible.
5. Tasa de conversión.
Si hablamos de workflows de ventas o de marketing es importante medir el porcentaje de clientes potenciales que terminan completando la acción establecida.
6. Coste por tarea.
Es el coste asociado a la realización de una tarea o proceso. Es algo que puede resultar complejo de calcular puesto que deberíamos tener en cuenta todos los costes asociados (costes laborales, si intervienen materiales, costes indirectos proporcionales, etc.), pero a veces tenemos determinados workflows donde es fácil saber qué cuesta la realización de una tarea concreta, es interesante empezar por estos.
7. Tasa de productividad por empleado.
Mide la cantidad de trabajo completado por cada uno de los empleados que intervienen en el workflow en un periodo de tiempo específico. Podemos medirlo por ejemplo en términos de tareas completadas por cada uno, productos fabricados, servicios prestados, etc. dependerá de nuestra actividad.
8. Ratios de utilización de recursos.
Cuando implementamos un workflow se involucran recursos en el mismo y muchas veces no sabemos si tenemos recursos infrautilizados o por el contrario sobre cargados. Así que es interesante buscar métricas que nos ayuden a conocer su uso y que habrá que adecuar a nuestro tipo de actividad y a los recursos utilizados.
Ahora que sabes cómo implementar un workflow, qué es y cómo puede ayudarte a automatizar los procesos de tu empresa, es el momento de ponerlo en práctica. ¿Necesitas ayuda?
Clavei, líder en soluciones empresariales, se complace en compartir el progreso del proyecto GoCloud, respaldado por red.es en el marco de la convocatoria de ayudas de 2021 destinadas a proyectos de investigación y desarrollo de inteligencia artificial y tecnologías digitales ( C005/21-ed) . La evolución del desarrollo de la plataforma cumple con la estimación prevista de finalización.
En la actualidad, GoCloud ya cuenta con módulos funcionales clave, marcando hitos cruciales en la construcción de esta avanzada plataforma empresarial. Los módulos de Clientes y Artículos están completamente operativos, junto con importantes funcionalidades en los módulos de compra y venta. En el ámbito contable, se han desarrollado con éxito funcionalidades esenciales, incluyendo la grabación de asientos y la visualización del diario contable, brindando a los usuarios una experiencia integral y de alto rendimiento.
Un aspecto destacado del proyecto es la inminente implementación de la metodología de migración de datos. Este enfoque estratégico está diseñado para asegurar una transición transparente para los usuarios de los actuales sistemas ERP. GoCloud está comprometido en garantizar que la migración de datos se lleve a cabo de manera eficiente y sin problemas, minimizando cualquier impacto en las operaciones diarias de las empresas usuarias.
El equipo involucrado en GoCloud espera con interés el lanzamiento de varios pilotos con algunos clientes. Estos pilotos no solo permitirán una validación exhaustiva de los módulos desarrollados, sino que también ofrecerán una valiosa retroalimentación por parte de los usuarios reales. Esta fase de pruebas en el mundo real contribuirá significativamente a la optimización final del proyecto, asegurando que cumpla con las expectativas y necesidades específicas de nuestros clientes.
Antonio de Rojas, Director del proyecto GoCloud, “Estamos encantados de alcanzar estos hitos clave en el desarrollo de GoCloud. La funcionalidad de los módulos existentes y las características contables implementadas son un testimonio del arduo trabajo y la dedicación de nuestro equipo. La metodología de migración de datos que estamos construyendo no solo garantizará una transición sin inconvenientes, sino que también permitirá que nuestros clientes experimenten una mejora significativa en sus procesos empresariales.“
Próximamente el equipo involucrado en GoCloud compartirá nuevas actualizaciones sobre los avances y logros adicionales a medida que avanzamos hacia la fase final del proyecto. Estamos comprometidos en ofrecer una solución que transforme la forma en que las empresas gestionan sus operaciones diarias y estamos agradecidos por la continua confianza de nuestros clientes.
Con 38 años de experiencia, Clave Informática ha sido un referente en la identificación e implementación de tecnología y software para la gestión empresarial, permitiendo a las organizaciones desplegar todo su potencial. Con más de 2.000 clientes y 8.000 usuarios activos de sus soluciones en industrias como Moda, Calzado, Textil, Agroalimentario, Fitosanitario y Distribución Mayorista. La empresa está certificada en el Esquema Nacional de Seguridad (ENS nivel medio), garantizando la seguridad de los sistemas, datos, comunicaciones y servicios electrónicos que gestiona.
La automatización de ventas se ha convertido en un recurso de valor para las organizaciones que buscan optimizar sus procesos y alcanzar un crecimiento sostenible. Si bien cada empresa es única, hay señales claras que pueden indicar si es el momento adecuado para implementar la automatización de ventas en tu negocio.
En esta era digital, donde los consumidores están más conectados y exigentes que nunca, las empresas deben encontrar formas innovadoras de gestionar sus operaciones y relaciones con los clientes. La automatización de ventas ofrece soluciones que van más allá de simplemente ahorrar tiempo. Permite a las empresas mejorar la experiencia del cliente, acelerar el ciclo de ventas y liberar recursos para actividades estratégicas.
En esta entrada, analizaremos los factores clave que pueden indicar la necesidad de la automatización de ventas en tu empresa. Desde la creciente carga de trabajo de tu equipo de ventas hasta la necesidad de una mayor personalización en la interacción con los clientes, analizaremos cómo la automatización puede abordar estos desafíos y llevar tu empresa a otro nivel.
Si está buscando formas de optimizar tu enfoque de ventas, mejorar la productividad y ofrecer una experiencia excepcional al cliente, sigue leyendo para descubrir si la automatización de ventas es lo que necesitas para tu empresa.
¿Tu empresa necesita una automatización de ventas?
Identificar las señales que indican la necesidad de una transformación en tus operaciones es fundamental para el éxito a largo plazo. La automatización de ventas puede ser la respuesta a varios desafíos que pueden estar afectando a tu empresa. Aquí hay cuatro síntomas de alerta que podrían señalar la necesidad de implementar la automatización de ventas:
Problemas de comunicación: Si tu equipo de ventas lucha por mantenerse al día con las actualizaciones de productos, precios y materiales de marketing, es posible que la comunicación interna sea un obstáculo. La falta de información actualizada puede dar lugar a malentendidos con los clientes y oportunidades perdidas. La automatización de ventas puede centralizar la información y garantizar que todos tengan acceso a los datos más recientes, mejorando la cohesión y eficacia del equipo.
Acciones fuera de la estrategia: Si tu equipo de ventas está tomando decisiones que no están alineadas con la estrategia de la empresa, podría ser una señal de falta de dirección clara. La automatización de ventas puede ayudar a implementar flujos de trabajo guiados por la estrategia, asegurando que cada interacción y decisión estén en línea con los objetivos comerciales.
Dificultad para identificar problemas: Si te resulta difícil identificar los cuellos de botella en tu proceso de ventas o rastrear las etapas en las que se pierden las oportunidades, es posible que estés perdiendo oportunidades de mejora. La automatización de ventas te ofrece análisis detallados y métricas que permiten identificar dónde surgen los problemas y dónde se requieren ajustes, lo que facilita la optimización continua.
Toma de decisiones no fundamentadas: Si tu equipo de ventas se basa en conjeturas en lugar de datos concretos para tomar decisiones, podrías estar perdiendo valiosas oportunidades de crecimiento. La automatización de ventas proporciona información en tiempo real sobre el rendimiento de las ventas, permitiendo decisiones respaldadas por datos precisos.
Ventajas de la automatización de venta
La automatización de ventas no es simplemente una tendencia tecnológica; es una herramienta estratégica que puede transformar la forma en que tu empresa opera y se relaciona con los clientes.
A continuación te presentamos algunas ventajas fundamentales de implementar la automatización de ventas:
1. Mayor Eficiencia Operativa
La automatización de procesos manuales y repetitivos permite a tu equipo de ventas centrarse en tareas más estratégicas y de alto valor, que se traduce en una mayor eficiencia y productividad general.
2.Ciclos de ventas más cortos
La automatización puede acelerar el proceso de ventas al proporcionar flujos de trabajo eficientes y notificaciones en tiempo real que permite a los equipos avanzar rápidamente en el ciclo de ventas.
3.Mejor seguimiento de clientes potenciales
Los sistemas automatizados pueden rastrear y gestionar automáticamente los clientes potenciales, asegurando que ningún cliente potencial se pierda y que cada uno reciba el seguimiento adecuado en el momento adecuado.
4.Personalización mejorada
La automatización de ventas permite la creación de perfiles detallados de clientes y la segmentación efectiva, facilitando la personalización de las interacciones y aumentando la relevancia para los clientes.
5. Análisis de datos avanzados
Las herramientas de automatización proporcionan análisis detallados sobre el rendimiento de ventas, que permite tomar decisiones informadas y ajustar estrategias basadas en datos reales.
6. Mejora de la colaboración
La automatización fomenta la colaboración entre equipos, al centralizar la información y permitir una comunicación más fluida entre ventas, marketing y servicio al cliente.
7. Mayor visibilidad y transparencia
Los sistemas automatizados brindan visibilidad en tiempo real sobre el estado de las oportunidades de ventas, lo que facilita el seguimiento y la toma de decisiones.
8. Generación de Informes precisos
La automatización simplifica la generación de informes, proporcionando datos precisos sobre métricas clave, como tasas de conversión, ingresos por ventas y más.
9. Mayor cumplimiento
La automatización puede ayudar a asegurar que los procedimientos y políticas se sigan de manera rigurosa, reduciendo el riesgo de errores humanos y cumpliendo con normativas y estándares.
10. Optimización de Recursos
Al automatizar tareas repetitivas, tu equipo puede enfocarse en actividades estratégicas que añadan más valor a la empresa.
11. Mejora de la experiencia del cliente
La automatización permite una comunicación más fluida y personalizada con los clientes, que se traduce en una experiencia más satisfactoria y relaciones más sólidas.
Adaptarse y evolucionar es esencial para mantenerse a la vanguardia. La automatización de ventas se presenta como una solución poderosa para abordar una variedad de desafíos y aprovechar nuevas oportunidades en la estrategia comercial.
No importa el tamaño de tu empresa ni la actividad que desarrolles, la automatización de ventas ofrece un camino hacia la mejora continua y el crecimiento. Evalúa los síntomas de alerta que hemos identificado y considera cómo las ventajas de la automatización podrían beneficiar a tu organización.
Cuenta con la experiencia de CLAVEI para una planificación adecuada y una implementación efectiva. Aprovecha al máximo la automatización de ventas con ClaveiMobility y Clavei B2B y allana el camino hacia un futuro más exitoso para tu empresa.
Con el avance de la tecnología y la necesidad de optimizar los procesos internos, la digitalización de procesos administrativos se ha vuelto esencial para mejorar la eficiencia y la competitividad en el mundo empresarial.
En este artículo, te explicaremos en detalle cómo llevar a cabo la digitalización de los procesos administrativos de tu empresa, las ventajas que ofrece, en qué consiste, cómo implementarla y las fases involucradas.
Qué es la digitalización de procesos administrativos
La digitalización de procesos administrativos implica la transformación de los procesos de gestión y operativos de una empresa, que tradicionalmente se realizaban en papel o de forma manual, a un formato digital y automatizado, por lo que implementar un software de gestión ayudaría en todas las fases del proceso.
Esto implica el uso de tecnología para capturar, almacenar, procesar y analizar datos en formatos electrónicos, lo que permite una gestión más eficiente y efectiva de la información en el flujo de trabajo administrativo.
Ventajas de la digitalización de procesos administrativos
Veamos cuáles son los principales beneficios de la digitalización de procesos administrativos de una empresa:
Una de las principales ventajas de la digitalización de procesos administrativos es la mejora de la eficiencia operativa. Al automatizar tareas manuales y eliminar la necesidad de procesos en papel, se reducen los errores humanos, se acelera el flujo de trabajo y se optimiza el uso de recursos, lo que lleva a una mayor eficiencia en la ejecución de los procesos administrativos.
Además, la digitalización permite la integración de datos y la automatización de flujos de trabajo, lo que mejora la visibilidad y el control sobre los procesos y permite un mayor control de la gestión del negocio y la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.
Otra ventaja de la digitalización de procesos administrativos es la reducción de costes. La eliminación del papel y la automatización de tareas manuales pueden reducir los costes asociados con la impresión, almacenamiento y manipulación de documentos en papel.
Además, la digitalización permite una gestión más eficiente de los recursos y una mayor productividad del personal, lo que puede conllevar una disminución de los costes operativos a largo plazo y optimizar tiempo y recursos para enfocarse en actividades de mayor valor.
La digitalización de procesos administrativos también contribuye a la mejora de la calidad y la precisión de los datos. Al eliminar la entrada manual de datos y la necesidad de manipular documentos físicos, se reducen los errores y se mejora la exactitud de la información registrada. Esto tiene un impacto positivo en la toma de decisiones, la elaboración de informes y la gestión de la información, lo que resulta en una mayor calidad y fiabilidad de los datos utilizados en los procesos administrativos.
La seguridad es otro beneficio importante de la digitalización de procesos administrativos. La gestión de documentos y datos en formato digital permite implementar medidas de seguridad más robustas, como la encriptación, la autenticación y el acceso restringido, para proteger la información confidencial de la empresa. Además, la digitalización permite realizar copias de seguridad y recuperación de datos más fácilmente, lo que garantiza la continuidad del negocio en caso de eventos adversos.
La digitalización de procesos administrativos también contribuye a la mejora en la colaboración y comunicación, ya que facilita la colaboración y comunicación entre los miembros del equipo y departamentos y permite compartir documentos y datos de forma rápida y segura en tiempo real. Esto mejora la comunicación interna y la toma de decisiones colaborativa, lo que contribuye a un ambiente de trabajo más eficiente y cohesionado.
Cómo implementar la digitalización de procesos administrativos
Entonces, ¿cómo se lleva a cabo la digitalización de procesos administrativos? Aquí hay algunos pasos clave a seguir:
Evaluación de los procesos existentes
El primer paso es identificar los procesos administrativos que se deben digitalizar. Esto implica realizar un análisis detallado de los procesos actuales, identificar las áreas de mejora y determinar los objetivos que se desean lograr con la digitalización. Es importante involucrar a todos los departamentos relevantes de la empresa en esta etapa.
Selección de herramientas y tecnologías adecuadas
Una vez se han identificado los procesos que se digitalizarán, es necesario seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas que se ajusten a las necesidades y objetivos de la empresa.
Esto puede incluir software de gestión de documentos, software de automatización de procesos empresariales (ERP) y otras soluciones tecnológicas específicas. Es fundamental evaluar las opciones disponibles en el mercado y seleccionar aquellas que mejor se adapten a los requerimientos de la empresa.
Diseño de los flujos de trabajo digitales
A continuación, se debe diseñar el flujo de trabajo digital para cada proceso administrativo identificado. Esto implica mapear los pasos del proceso, definir las tareas y responsabilidades y establecer los puntos de entrada y salida de datos. Es importante asegurarse de que el flujo de trabajo digital sea eficiente, fácil de seguir y esté alineado con los objetivos de la empresa.
Implementación de la digitalización
Es hora de implementar la digitalización de los procesos administrativos. Esto Implica la configuración de las herramientas y tecnologías seleccionadas, la capacitación del personal involucrado en el uso de las nuevas soluciones digitales y la migración de los datos y documentos relevantes a los sistemas digitales.
Es fundamental asegurarse de que todos los miembros del equipo estén familiarizados con las nuevas herramientas y tecnologías y estén dispuestos a adoptar los cambios en los procesos.
Monitoreo y mejora continua
Una vez que los procesos administrativos han sido digitalizados, es importante establecer un sistema de monitoreo y mejora continua. Es decir, el seguimiento de los indicadores clave de desempeño (KPIs), la identificación de posibles áreas de mejora y la implementación de ajustes y optimizaciones en los flujos de trabajo digitales.
El monitoreo y la mejora continua permiten asegurar que los procesos digitales sean efectivos y eficientes en el largo plazo.
Fases en la digitalización de procesos administrativos
La digitalización de procesos administrativos generalmente se lleva a cabo en varias fases, dependiendo del alcance y la complejidad de los procesos involucrados. Algunas posibles fases son:
Fase de análisis y planificación: En esta fase se realiza una evaluación detallada de los procesos actuales, se identifican las áreas de mejora, se establecen los objetivos y se seleccionan las herramientas y tecnologías adecuadas.
Fase de diseño y configuración: En esta fase se diseñan los flujos de trabajo digitales, se configuran las herramientas y tecnologías seleccionadas y se prepara el personal para la implementación.
Fase de implementación: En esta fase se lleva a cabo la implementación de la digitalización de los procesos administrativos, incluyendo la migración de datos y documentos, la capacitación del personal y la configuración de las herramientas digitales.
Fase de pruebas y ajustes: Una vez que los procesos administrativos han sido digitalizados, es importante realizar pruebas para identificar posibles errores o áreas de mejora. En esta fase se ejecutan ajustes y optimizaciones en los flujos de trabajo digitales para asegurar su eficiencia y efectividad.
Fase de despliegue completo: Una vez que los procesos digitales han sido probados y ajustados, se procede al despliegue completo de la digitalización en toda la organización. Esto implica la implementación de los flujos de trabajo digitales en todos los departamentos relevantes y la integración de las herramientas digitales en la rutina diaria de trabajo.
Para la digitalización de procesos administrativos en tu empresa debes confiar en profesionales expertos. Para este trabajo confía en CLAVEI. Consúltanos y te asesoraremos en las mejores herramientas y tecnología para la digitalización de tu negocio.
En los últimos años, la digitalización ha transformado la forma en que las empresas están haciendo negocios en todo el mundo.
Además, el hecho de digitalizar las ventas ha cambiado la forma en que los consumidores compran y los vendedores venden.
La digitalización de las ventas ha implicado la incorporación de las nuevas tecnologías en el proceso de ventas para mejorar la eficiencia, la productividad y la experiencia del cliente.
Existen muchas opciones para conseguir esta digitalización, una de ellas es utilizar un software de gestión de ventas desde la movilidad integrado con tu Software ERP.
En este artículo, exploraremos en qué consiste la digitalización de ventas, las ventajas que ofrece para las empresas y los clientes y cómo mejorar la digitalización de ventas.
¿Qué significa digitalizar las ventas?
Digitalizar las ventas se refiere a la integración de las nuevas tecnologías en los procesos de venta para mejorar la eficiencia y la productividad de la empresa, así como para mejorar la experiencia del cliente.
La digitalización de ventasincluye la utilización de software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de automatización de procesos de venta y análisis de datos (ERP) así como herramientas de implementación de estrategias de marketing digital.
Digitalizar las ventas permite a las empresas trabajar de manera más eficiente y reducir costes. Al automatizar los procesos de venta, las empresas pueden mejorar la eficiencia, reducir errores y acelerar los ciclos de venta.
Además, la digitalización de ventas permite a las empresas recopilar y analizar datos sobre el comportamiento del cliente, lo que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas sobre las estrategias de ventas y marketing.
Ventajas de digitalizar las ventas
La digitalización de ventas ofrece una serie de ventajas tanto para las empresas como para los clientes. Algunas de estas ventajas incluyen:
Mayor eficiencia y productividad: Esta digitalización permite a las empresas automatizar los procesos de venta y reducir los errores humanos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
Mejor experiencia del cliente: Digitalizar las ventas permite a los clientes realizar compras de manera más personalizada. Los clientes pueden hacer compras en línea, a través de dispositivos móviles o incluso en tiendas físicas utilizando tecnología como la realidad aumentada y la inteligencia artificial.
Mayor capacidad de análisis: La digitalización de ventas permite a las empresas recopilar y analizar datos sobre el comportamiento del cliente, lo que les permite tomar decisiones más informadas sobre las estrategias de ventas y marketing.
Reducción de costes: Puede ayudar a reducir los costes operativos de tu negocio al automatizar los procesos de venta y reducir los errores humanos como podría ser la introducción manual de pedidos.
Mejora de la competitividad: Las empresas que promueven la digitalización de ventas pueden mejorar su competitividad al ofrecer experiencias de compra personalizadas para sus clientes.
¿Qué beneficios aporta digitalizar las ventas a los clientes?
Los beneficios de la digitalización de ventas no se limitan solo a las empresas. Los clientes también pueden disfrutar de una serie de beneficios al comprar productos o servicios de empresas que han adoptado tecnologías digitales.
Algunos de estos beneficios incluyen:
Mayor comodidad: Los clientes pueden realizar compras en línea desde la comodidad de su casa o en tiendas físicas que utilizan tecnología de realidad aumentada.
Experiencias de compra personalizadas: La digitalización de ventas permite a las empresas ofrecer experiencias de compra personalizadas para los clientes, lo que puede mejorar la satisfacción del cliente y la lealtad a la marca.
Mayor transparencia: Los clientes pueden acceder fácilmente a información sobre productos y servicios, lo que les permite tomar decisiones más informadas y reducir el riesgo de realizar compras equivocadas.
Mayor velocidad: Digitalizar los puntos de ventas permite a los clientes realizar compras más rápidamente, lo que puede ser beneficioso para aquellos que tienen poco tiempo disponible.
Mayor acceso a productos y servicios: La digitalización de ventas permite a las empresas llegar a un público más amplio, lo que puede resultar en una mayor disponibilidad de productos y servicios para los clientes.
A pesar de los muchos beneficios que ofrece la digitalización de ventas, todavía hay formas en que las empresas pueden mejorar sus procesos de venta digitales.
Algunas de las formas en que las empresas pueden mejorar la digitalización de ventas incluyen:
Utilizar tecnología actualizada: Las empresas deben asegurarse de utilizar tecnología actualizada y fiablepara garantizar la eficacia y la seguridad de sus procesos de venta digitales.
Ofrecer una experiencia de compra sin fisuras: Las empresas deben asegurarse de que la experiencia de compra del cliente sea fluida y sin interrupciones, independientemente del canal que emplee el cliente.
Aprovechar el poder de los datos: Las empresas deben aprovechar los datos recopilados sobre el comportamiento del cliente para mejorar su estrategia de ventas y marketing.
Ofrecer opciones de pago seguras: Las empresas deben ofrecer opciones de pago seguras para garantizar la seguridad de los datos financieros del cliente.
Mantener una comunicación efectiva: Las empresas deben mantener una comunicación efectiva con los clientes para resolver cualquier problema o duda que puedan tener.
En conclusión, digitalizar las ventas ofrece una serie de beneficios tanto para las empresas como para los clientes.
Al incorporar tecnología en los procesos de venta, las empresas pueden mejorar la eficiencia y la productividad, reducir costes, mejorar la experiencia del cliente y mejorar su competitividad.
Para mejorar la digitalización de ventas, las empresas deben utilizar tecnología actualizada, como sistemas ERP encargados de gestionar toda la información y los procesos de venta integradas con plataformas de comercio electrónico B2B (entre empresas) y/o B2C (empresa-consumidor) .
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Muchos/as (me incluyo) en estas fechas, antes del cierre del año, sentimos la necesidad de pararnos a revisar el año anterior, hacer balance de lo que hemos conseguido, y reflexionar sobre lo que queremos conseguir en el año venidero.
Así somos los humanos, animales de costumbres, los nuevos hábitos se empiezan los lunes y con los propósitos comenzamos en enero.
Hay dos caras de la moneda, los que pensarán que es una pérdida de tiempo y que siempre fracasan, y los que se lo toman con una sensación de esperanza e impulso por las nuevas posibilidades que se destapan en estos nuevos 365 días.
Si eres de los segundos, quédate a leer esto, y si eres de los primeros coge papel y boli, que este artículo también es para ti.
Primero comenzaré con algunos tips/consejos para abordar esta tarea de redactar nuestros propósitos, y luego mostraré algunas herramientas tecnológicas que os pueden ayudar a conseguir estos objetivos.
Recuerda, la tecnología es siempre una ayuda, un trampolín, pero el impulso es tuyo.
Cuatro consejos para lograr tus propósitos 2023
1. Escríbelos
Según tus preferencias en soporte físico o digital, pero escribe. El hecho de sintetizar las ideas y ponerlas por escrito ayuda a verlas más claras y tenerlas más presentes. Además, puedes aprovechar también para escribir en otro margen de la hoja que pensamientos negativos se te vienen a la cabeza cuando piensan en esos objetivos ( p.ej: no soy capaz porque no tengo la disciplina necesaria), y responderles de manera positiva (p.ej: ya he logrado metas más duras antes como “x” y soy muy capaz), esto te ayudará a detectarlos cuando quieran autosabotearte.
2. Focaliza
Ponerse 20 propósitos no es muy realista, como dice el refrán “Quien mucho abarca poco aprieta”. Lo mejor es ponerse un número razonable de objetivos, para no frustrarse y abandonarlos todos. Y si puedes empezar de uno en uno, mejor que mejor, establecer un orden de prioridades y focalizar toda tu energía en un objetivo aumenta tus posibilidades de éxito.
Responder claramente por escrito a la pregunta ¿Por qué quiero lograr esto?, te ayudará a valorar cuales son de verdad tus aspiraciones y a darte la dosis necesaria de motivación cuando flaqueen las fuerzas.
Aprender a decir que “no” a todas aquellas solicitudes de los demás que nos restan tiempo y espacio para nosotros, y que la mayor parte de las veces no son urgentes, también es un hábito que te ayudará en este camino y te mantendrá centrado en lo que para ti es importante.
3. Traza un plan
Ahora que ya sabes cuáles son tus objetivos es momento de trazar un plan. Aquí entra en juego el hecho de ponerse una fecha o un plazo de tiempo, esto activa el sentido de urgencia y evita que nos durmamos en los laureles.
Por otra parte, también hay que desglosar, Roma no se construyó en un día. Analiza tu objetivo y piensa como desglosarlo en pequeñas metas.
4. Prémiate
Y, por último, pero no menos importante, prémiate. Márcate pequeñas recompensas (p. ej un libro que te guste, un capítulo de alguna serie, un viaje…), esto le mandará a tu cerebro una señal de bienestar y satisfacción, que le motivará a querer conseguir más.
9 herramientas que te ayudan a conseguirlos
Herramientas para tu día a día:
Habit Now
HabitNow es una aplicación muy útil especialmente desarrollada para facilitarte la organización de tu rutina planificando tus hábitos de una forma muy sencilla. Programa tus propósitos agregando notas e incluso recordatorios para cumplir con todos ellos y evitar que se te olviden.
El funcionamiento es sencillo. Solo tendrás que introducir tu rutina en la plataforma pulsando sobre el botón ‘+’ mostrado en la parte inferior de la pantalla para registrar tus obligaciones. Superado este paso podrás crear distintos tipos de tareas estableciendo metas diarias, semanales o mensuales, además de fijar horarios y objetivos según tus prioridades.
Un aspecto interesante de HabitNow es la posibilidad de establecer alarmas para no olvidar tus actividades importantes programadas, además también será posible crear rachas de éxito para motivarte con tus hábitos conociendo todos los detalles de tu desempeño (esto podría servirte como referencia para premiarte). Y, por último, puedes analizar los avances que tengas en cada tarea registrada, ya que ofrece gráficos y estadísticas.
Time Tune
Una vez ya conoces tus metas y los hábitos que tienes que desarrollar para lograrlos, falta una cosa importante, gestionar tu tiempo. Con Time Tune puedes administrar por bloques de tiempo tus actividades. Hay un catálogo de etiquetas ya predefinido, pero puedes crear y personalizar nuevas a tu gusto. Además de ello, tienes la posibilidad de crearte plantillas y de activar las notificaciones.
Por último, si te interesa saber en que áreas de tu vida inviertes más tiempo, la app te muestra gráficos sobre ello.
Siente
Si este año te has propuesto calmar tu mente y vivir en el presente, te recomiendo la app “Siente”, una App que promete mejorar tu bienestar a través del mindfulness y la psicología positiva. Sólo tienes que dedicarle una media de 10 min al día, en el momento y lugar que elijas. A través de un test, que tendrás que rellenar en primer lugar, elabora un programa personalizado para ti. Cada día establece una serie de ejercicios, y te preguntará si has realizado los del día anterior. También es posible activar recordatorios y notificaciones para ayudarte a establecer una disciplina personal.
Herramientas de ámbito profesional:
Focus to-do
Esta app es personalmente de mis favoritas para mantenerse centrado/a en el trabajo.Está basada en la Técnica Pomodoro, un método de gestión del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. Utiliza un temporizador de cocina para dividir el trabajo en intervalos, generalmente de 25 minutos de duración, separados por breves descansos. En la app puede establecer tus tareas de la semana y asignarles una cantidad de Pomodoros y descansos, el temporizador se pone en marcha y te avisa de cuando debes descansar. Dos factores que me gustan son el contador general, que refleja cuanto tiempo llevas centrado en tus tareas ese día, y la posibilidad de establecer un ruido de fondo que te relaje mientras trabajas. Precisamente la estoy usando ahora mismo en mi PC mientras escribo este artículo.
Planner
Planner te brinda una solución completa para la gestión de tareas y trabajos. ¿Os habéis marcado como objetivo mejorar la organización del equipo? Juntos podéis lograrlo. La herramienta, la cual es parte del paquete de productividad de Office 365 (integrado con todas sus aplicaciones) te permitirá:
Organizar equipos de trabajo. A través de un tablero visualmente atractivo, podrás organizar las tareas en grupos y categorizarlas en función de su estado.
Trabajar en equipo sin esfuerzo. A través de My Tasks view, tendrás acceso a una lista completa de todas tus tareas y el estado de todos tus planes. Ahí mismo podrás monitorear en qué está trabajando cada miembro de tu equipo.
Colaborar con tasks. Planner permite adjuntar archivos a tareas, trabajar en esos archivos dentro de la aplicación e incluso tener conversaciones sin cambiar de una aplicación a otra.
Recibir notificaciones a tu e-mail. Cada vez que se te asigne una nueva tarea o seas agregado a una conversación, recibirás una notificación en tu e-mail.
Clientify
Ya existen varios artículos en el blog tratando más a fondo esta herramienta, pero en este caso vamos a poner el foco en como nos va a ayudar a cumplir nuestros objetivos.
Con Clientify es más sencillo vender, comunicarte con tu cliente y mejorar tu tasa de conversión.
Si tu objetivo por tanto es optimizar el tiempo de tu equipo comercial y de Marketing, además dar un mejor servicio a tu cliente y fidelizarlo, entonces es lo que necesitas.
El único hábito que necesitarán implementar los usuarios es registrar toda la información relativa al cliente , lo que te lleva 2 min, puede ahorrarte horas más adelante. No dejes de informarte sobre su gestor de tareas, sus plantillas de correo y la automatización a través de Work-Flows.
ERP (Enterprise Resource Planning o “sistema de planificación de recursos empresariales”)
La planificación de recursos empresariales es la gestión integrada de los principales procesos comerciales, a menudo en tiempo real y mediada por software y tecnología.
Si uno de tus propósitos 2023 es una empresa más eficiente, sin duda esta herramienta es esencial para lograrlo.
Pero ¿Y si tu objetivo es también ser mejor líder? A menudo se puede caer en el paradigma de la “administración”, y dedicar mucho tiempo a querer gestionar este tipo de tareas. Las cuales, en mucho caso se puede automatizar, pero también establecer procesos para que los empleados, con las herramientas correctas, logren realizarlas eficientemente. En palabras de Peter Drucker y Warren Bennis “Administrar es hacer las cosas bien; liderar es hacer las cosas correctas.”
Con la implantación del ERP adecuado, tendrás el control y registro en un mismo sitio de los movimientos de tu empresa, reducirás errores y ahorrarás tiempo para dedicarlo a tareas muy necesarias, como el buen liderazgo.
Tableau
Empezaré citando a Stephen Covey “La administración busca la eficiencia en el ascenso por la escalera del éxito, el liderazgo determina si la escalera está o no apoyada en en el lugar correcto”.
Enlazando con esto último, tenemos a la herramienta estrella para la toma de decisiones, los famosos “cuadros de mandos”. Este software traduce y sintetiza toda la información que le proporciona el ERP, y la transforma en datos útiles y fácilmente entendibles, basados en los indicadores que sean de nuestro interés.
Si quieres hacer seguimiento de los objetivos que se ha marcado la empresa para encontrar puntos de mejor o corregir desviaciones, sólo tendrás que acceder a este software (incluso desde el móvil) y obtener datos fiables en tiempo real sobre tu negocio.
Pero, además, los mandos intermedios y directivos podrán tener también más independencia al tomar decisiones basadas en estos datos, igual que los trabajadores, que podrán hacer seguimiento de su rendimiento.
Todo esto, ahorra tiempo en informes, reuniones, y en recopilar información para la toma de decisiones.
NetProtect
¿Tu objetivo este año como PYME es comprometerte con la ciberseguridad?
Llevas tiempo ya leyendo artículos y viendo noticias sobre la importancia de proteger los datos sensibles de tu empresa, es de esas cosas que sabes que tienes que poner en marcha, pero nunca encuentras el momento. No lo dejes pasar si es así, el coste medio de un ciberataque en España es de 35.000 euros, y más de la mitad de las empresas que lo sufren desaparecen en 6 meses.
Con esta herramienta dejaras tus sistemas en las mejores manos, ya que Clavei controla todos los servicios críticos de tus sistemas informáticos para que puedas centrarte en tu empresa. ¡No dejes que los hackers te quiten el sueño!
