Después del verano, los que todavía no lo habíamos hecho, nos reincorporamos de nuevo a la rutina, todo vuelve a la normalidad, a acostarnos pronto, preparar la vuelta al cole de nuestros peques, retomar las actividades extraescolares, las dietas y el deporte para quitarnos esos kilos de más que hemos cogido gracias a las cervezas que tan a gusto nos hemos tomado este verano y además aprovechamos (junto con el mes de enero) para fijar nuevos objetivos y planificarlos.
Bien, pues ahí van 7 pasos que compartí con los alumnos del “Curso Experto de Habilidades Directivas y Gestión de Talento” de la UMH y que espero te sean útiles para mejorar tu productividad y conseguir esos objetivos que te has propuesto.
1. Lo primero es conocerte a ti mismo un poco más, y para esto, es importante que identifiques:
- Tu objetivo: Donde estas actualmente y dónde quieres llegar.
- Tus Grandes Rocas (término de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”): Cuales son las tareas realmente importantes que te van a ayudar a conseguir tu objetivo. ¿Qué nos ocurre normalmente con las Grandes Rocas? Nuestros días se llenan muy rápido, la mayoría de veces de tareas poco importantes y antes de darnos cuenta, la semana se ha pasado y las Grandes Rocas, siguen ahí, sin hacerse. ¿Cierto?
- Tus biorritmos y niveles de energía naturales y en función de ellos planifícate: Si eres de las personas que te despiertas descansado y con las pilas cargadas y te cuesta retomar tu trabajo después de comer, planifica tus tareas de máxima concentración a primera hora de la mañana.
“No te servirá de nada si no trabajas en algo que te importe”
2. Planifica (No empieces tu día de trabajo hasta que no te hayas planificado)
- Haz tu lista de tareas.
- Prioriza en función del valor que te aportan y, recuerda “La prioridad del otro no tiene por qué ser la tuya”.
- Ordénalas en función de tus horas más productivas.
“Aplica la Regla 70/30: Planifica sólo el 70% de tu tiempo y deja el 30% sin planificar, para aquellos imprevistos que surgen y que inevitablemente no puedes demorar”.
3. Focalízate y brillarás
- Programa bloques de actividad muy intensa, que te permitan focalizarte en temas muy concretos (45 minutos o 1 hora aprox).
- Empieza por las tareas que te requieren más concentración y las de menos energía (mail o llamadas) déjalas para el final de la jornada.
- Agrupa bloques de tareas similares. ¿Has perdido alguna vez la concentración tras una llamada de teléfono?
Haz una lista de llamadas a realizar, correos a contestar…. Y planifícate franjas horarias para realizarlas o si requieren de poco tiempo (aprovecha cuando estas esperando para empezar una reunión, cuanto has terminado un bloque de actividad muy intensa y te quedan diez minutos para irte a comer, para empezar tu clase de inglés…).
- Dí adiós a la queridísima “Multitarea”. Aborda cada tarea de principio a fin, y reduce tu estrés. “Tu salud te lo agradecerá”.
“Para dar lo mejor de tí céntrate en una única tarea”.
4. Identifica y gestiona a tus ladrones del tiempo
¿Sabes que perdemos entre tres y cinco horas al día por una mala gestión de las interrupciones? Y encima, nos preguntamos ¿cómo pasa el tiempo tan deprisa?
- El correo electrónico, las redes sociales y el móvil están a la cabeza de los ladrones de tiempo (¡recuerda que ellos tienen que ser tus aliados en el trabajo, no tus enemigos!!)
- Inicia tu correo con vista al Calendario, poniendo en valor de tus citas y tareas sin meter en tu cabeza el “ruido” del email de buena mañana.
- Desactiva las notificaciones.
- Utiliza los filtros y las reglas.
- Estructura tu correo por carpetas.
- Mantén limpia y al día tu bandeja de entrada.
- Los ¿Puedes venir un momento? o ¿Has visto esto?¿Te resultan familiar?¿Cuántas veces has estado concentrada y alguien ha venido a pedirte algo?
No puedes estar siempre disponible al 100% para todo lo que te pidan. A veces tendrás que decir que “NO” (¡asertivamente, por supuesto!), otras simplemente no estar disponible y otras marcar tus propios plazos.
- No seas tan exigente contigo.
- Cuando realizas un trabajo para otros, ajusta el nivel de calidad a lo que espera la otra persona y rebaja tu nivel de exigencia.
- Delega en tu equipo aquellas tareas o proyectos en los que no aportes un valor especial, poniendo en valor su talento.
“Lo perfecto es enemigo de lo bueno” (Voltaire).
- Interioriza la “Ley de Pareto” el 20% de tu esfuerzo produce el 80% de tus resultados. Céntrate en aquello que te lleve al resultado esperado, lo demás no te va a aportar un gran valor.
“No puedes hacer desaparecer las interrupciones de tu vida, pero si aprender a gestionarlas”.
5. ¡Incorpora herramientas y metodologías ágiles, muchas de ellas son gratuitas!
- Trello: Te permite crear, asignar y realizar seguimiento de tareas, mejorando tu planificación y la de tu equipo.
- Evernote: Te sirve como bloc de notas o archivo digital.
- GoogleDrive: Almacena ficheros, presentaciones, videos, fotos, etc.
- Portal del Empleado: Agiliza y potencia la comunicación entre el manager y su equipo, descentralizando las tareas de RRHH.
- Red Social Corporativa: Fomenta la comunicación, la innovación y el trabajo colaborativo.
- Cuadros de Mando: Potencia el análisis de datos, agilizando la toma de decisiones en base a datos y no a sensaciones.
- Metodología Lean: Basado en la mejora continua, reduciendo costes, mejorando procesos y calidad para aumentar la satisfacción del cliente manteniendo el margen de beneficios.
- Artículo sobre la mejora de procesos por Fina Rastoll.
Hasta aquí, hemos hablado sobre cómo ser más productivos en el trabajo incorporando nuevos hábitos. Pero, ¿qué pasa con el resto de nuestra vida?, Lo que hacemos en ella, ¿no repercute en nuestro trabajo?¡Por supuesto que sí! Todo lo que haces en tu trabajo influye positiva o negativamente en tu vida personal y, al contrario.
6. Así que te invito a que incorpores hábitos saludables en tu vida.
- Descansa la mente y activa el cuerpo. ¡Práctica Mindfullness y haz deporte!! Pensarás más relajadamente y tomarás mejores decisiones, potenciarás tu autoestima y la confianza en tí mismo.
- Cuida tu alimentación e hidrátate. Si tu cuerpo está sano podrás rendir más y ser productivo al 100%.
- Desconecta de tecnología. Aprende a desconectar de las tecnologías y a tener tiempo para ti. No podemos estar conectados 24 horas al día 365 días al año.
- Celebra tus éxitos y aprende de tus errores. Pondrás tu atención en lo positivo y aprenderás de las experiencias vividas.
- Agradece y sé agradecido contigo y con los demás. Aprende a dar las gracias y a ponerte en valor. Pon el foco en lo que tienes y no en lo que te falta.
- Rodéate de gente que alimente tus emociones positivas. Puede pasar que, al centrarte en tu objetivo, te vuelques en él al 100% porque sientes pasión por lo que haces, y está muy bien, aunque puedes ocurrir que descuides tus relaciones. ¡Descuidar una parte de tu vida para centrarte en otra no es productividad!.
Conecta con todas esas personas (familiares o amigos) con las que compartes cariño, tranquilidad, diversión, amor…Dedica tiempo a contactar con esas personas que tienes lejos, a abrazar a las que tienes cerca y decirles lo importantes que son para ti.
“Equilibra la rueda de tu vida”.
Y, por último,
7. Pon pasión en todo lo que haces.
Si amas…hazlo con pasión. Si trabajas…elige un proyecto que te motive. Si haces deporte…practica el deporte que te encante.
“Tu pasión es la energía de tu vida”.
Isabel Bonmatí, con los alumnos del “Curso Experto de Habilidades Directivas y Gestión de Talento” de la UMH
Foto de Toa Heftiba en Unsplash.
