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El sector comercial está sufriendo de primera mano las consecuencias del entorno económico cambiante definido por una clara tendencia inflacionista. Los comercios sufren en primera persona esta situación que, unida al incremento de los costes fijos, hacen que muchas veces se planteen recortes, bajas de servicios e incluso el cierre de la actividad. Por tanto, adaptarse a este nuevo entorno optimizando los recursos de los que disponemos puede ser la clave del éxito.
1. Tu tienda habla. Escúchala.
Seguramente puedas decirnos cuál es el mes en que vendes menos, cuál es el producto que más demandado y cuál es el que te aporta más beneficios o el que menos ¿Alguna vez te has parado a analizar todos esos datos? ¿Has detectado cuales son las variables que más afectan a tus beneficios? Puede que para ahorrar costes lo primero que tengas que hacer es un ejercicio de reflexión y establecer unos objetivos concretos o KPis que te ayuden a mejorar tu rentabilidad. Por ejemplo, utilizar un programa en el que de un solo vistazo puedas ver todos los parámetros que influyen en tu tienda puede ser la clave para la toma de decisiones acertadas.
2. Analiza los tiempos y optimiza recursos
Es muy posible que si te sientas a hablar con los empleados todos te cuenten que en sus jornadas realizan las mismas tareas de forma recurrente. Muchas de ellas podrían digitalizarse y simplificarse, permitiendo que dispongan de tiempo para lo que realmente importa, que es por ejemplo incrementar las ventas o conseguir más clientes. Elimina de tu agenda los días dedicados a la facturación, el envío de remesas o el control de presupuestos, envíos recurrentes de correos electrónicos, organización de documentos, … En otras palabras, puede que sea el momento de elegir una herramienta de gestión de procesos adecuada. Te invito a conocer algún ejemplo.
3. Antícipate. La importancia de las previsiones de ventas y el control de stock
No te quedes sin tus productos estrella. Es posible que, dependiendo de las estaciones, los eventos, el entorno, el producto que más se demanda vaya cambiando. Establecer cuáles son y cómo varían pueden hacer que acertemos con las compras, sin quedarnos sin stock ni tenerlo sobrante. Además, con una trasformación digital de tu negocio consigues ver a tan solo un click toda la información que necesitas, pudiendo gestionar incluso las ofertas de los proveedores o los márgenes de beneficios con los que trabajas para mejorarlos evitando siempre los errores humanos.
Del mismo modo, una mejora en la gestión de los almacenes puede ser determinante para reducir gastos. La variación de los precios, las faltas de materias primas u el entorno cambiante en la demanda hace que optimizar el stock sea muy complejo. Es muy importante tener previsiones establecidas, así como actualizar los precios de compra, ventas, los negocios con los proveedores…Toda esta información y gestión será determinante para monetizar cada uno de nuestros esfuerzos. Así, hay que prestar especial atención a los distintos almacenes y a los movimientos del stock. Dar respuesta en el momento concreto en que el cliente demanda nuestro producto puede ser un factor destaco y determinante en su elección.
4. Dale la importancia que merece a tu ecommerce.
La mayoría de los comercios con tienda física se han lanzado de lleno a la venta on line, esperando que sea una fuente de ingresos. La realidad es que no llega tan solo con implantarlo sino que hay que trabajarlo y lo más importante, unirlo a la estrategia del negocio de presencial, puesto que siempre han de ir de la mano. Conectar la tienda on line con la gestión del negocio es un factor determinante del para el éxito del ecommerce. Reducir los gastos de gestión de la tienda virtual es básico.
Antes de entrar en materia y explicar cuál es el papel de un CRM Manager dentro de la empresa, hay que empezar por el principio. ¿A qué nos referimos con CRM? Pues CRM son las siglas utilizadas para Customer Relationship Management y engloba la estrategia y las herramientas utilizadas en la gestión de tus clientes.
En la era de las nuevas tecnologías y la transformación digital, la gestión de las relaciones con los clientes también ha experimentado una notable evolución. Todo se centra en el cliente, pero ya no trata de la tradicional atención del cliente a través de sus diferentes puntos de contacto, trata de gestionar la satisfacción del cliente.
Cuando un cliente ha tenido una buena experiencia de compra, volverá a comprar en el futuro y recomendará a otros tus productos.
El CRM Manager es la figura en tu organización que tiene encomendada la gestión de las relaciones con tus clientes. Debe entender lo que necesitan analizando las interacciones con los mismos, debe saber adaptar el producto para captar nuevos clientes. Define las estrategias de negocio y tareas encaminadas a la fidelización de clientes, consiguiendo así aumentar tus ventas y mejorar la rentabilidad de tu negocio.
Es una confusión habitual ya que en muchas organizaciones las funciones de ambos pueden coincidir, sin embargo, se trata de dos perfiles diferentes.
El puesto de CRM Manager se puede encontrar bien integrado en una agencia de marketing o bien en el área de Marketing. La función principal del CRM Manager es gestionar todas las interacciones con los clientes, así como implementar y mantener las herramientas que gestionan las relaciones con los mismos. Esto es, la gestión integral de la estrategia y la herramienta CRM.
La función del Analista CRM se centra en el análisis y segmentación de los clientes. Esto es, en extraer información de calidad del CRM, segmentarla y desarrollarla para el diseño de las campañas de marketing.
Aptitudes que debe reunir un CRM Manager
Para un óptimo desempeño del trabajo, te contamos las aptitudes más características y relevantes que debe reunir un CRM Manager:
Para ser un excelente CRM Manager se precisa ser un buen comunicador, saber trasladar con eficacia la información. También ha de ser resolutivo en la toma de decisiones y contar con las capacidades técnicas necesarias para poder manejar con éxito el software CRM y sacarle el máximo partido.
Un buen CRM Manager además debe tener una gran capacidad analítica. Prestar atención a los detalles, comprender a los clientes, obtener toda la información posible de cada uno de ellos para, en definitiva, conseguir su fidelización.
Finalmente, es importante en un buen perfil de CRM Manager que cuente con habilidades de gestión y capacidad de liderazgo ya que tendrá que trabajar con diversos equipos, gestionarlos con éxito y guiarlos para conseguir los objetivos.
¿Qué funciones tiene un CRM Manager?
En base a todo lo que hemos comentado, vamos a detallar las funciones que realiza un CRM Manager en la empresa:
Estrategia de CRM
En primer lugar, entre las funciones del CRM Manager se encuentra definir e implantar las estrategias de CRM. Debe implementar todas aquellas acciones necesarias para mantener al día y mejorar la base de datos de clientes, así como dar solución a las posibles incidencias que se originen.
Supervisión del CRM
Además, otra de sus funciones es la de supervisar el correcto funcionamiento del CRM en todos los departamentos de la empresa. La utilización de la herramienta de CRM está muy extendida en casi todas las áreas del negocio. Desde el departamento de marketing para la gestión de sus campañas, el departamento comercial para llevar el seguimiento de las ventas como el departamento de fidelización para retener a tus clientes.
Entre las funciones del CRM Manager se encuentra asegurar que se registra toda la información necesaria de cada cliente, en cada momento. Para ello, debe ayudar a que todos los usuarios del CRM hagan un uso óptimo de esta herramienta.
Monitorización de la relación con los clientes
En relación con esta función, debe encargarse de supervisar las comunicaciones entre empresa y clientes y asegurar suficientes puntos de contacto entre ambos para maximizar las oportunidades comerciales. En este sentido, deberá buscar aquellos canales de comunicación que sean más efectivos y rentables a la empresa.
La comunicación siempre debe ser personalizada según cada segmento de clientes. Nunca se puede hacer una comunicación de genérica para todos tus clientes, porque el cliente de 25 años es distinto del cliente de mediana edad y porque no es lo mismo un cliente que ha comprado su primer producto que el que realiza compras con frecuencia. El éxito de la comunicación con tus clientes se encuentra en su segmentación.
La supervisión de la comunicación directa con los clientes a través de un CRM conlleva, también, la resolución de las quejas de los clientes lo más rápidamente posible.
Colaborar en las campañas de marketing y ventas
Los grandes beneficiarios del uso de un CRM son los departamentos de marketing, ventas y fidelización. Sobre todo, ante el lanzamiento de nuevos productos y campañas. Para ello, entre las funciones del CRM Manager está la de supervisar que la base de datos de clientes esté correctamente segmentada para las campañas de marketing, así como realizar estudios de mercado que sirvan para la elaboración de propuestas comerciales. Ello contribuirá a una mejor compenetración y colaboración entre todos los departamentos, especialmente, los de marketing y ventas.
Analizar los diferentes Kpis y acciones realizadas
Como en cualquier área de la empresa, también será necesario tener un control de los principales Kpis en este caso, relacionados con el CRM. Será una función del CRM Manager mantener un control constante de esos Kpis, así como de todas las acciones realizadas para poder tomar decisiones de forma ágil y basadas en datos.
Desarrollo de programas de fidelización
Tal y como hemos comentado anteriormente, el CRM Manager tendrá que definir las estrategias encaminadas hacia la fidelización de los clientes. Por tanto, una de sus funciones más importantes es la de desarrollar los programas de fidelización basados en la información y feedback proporcionado por los propios clientes.
Una mejor gestión de las relaciones con los clientes generará nuevas oportunidades de negocio y aumentará los beneficios de la empresa, por eso es cada vez más importante la figura del CRM Manager.
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Una de las obligaciones que tienes como empresario, tanto si eres autónomo como si participas en una sociedad mercantil, es la de guardar las facturas que genera tu actividad empresarial así como las facturas y tickets de gastos relacionados también con tu actividad.
En este artículo vamos a analizar qué facturas debes guardar y durante cuánto tiempo hay que guardar las facturas.
¿Qué documentos tienes que guardar?
El artículo 29.2, letra e) de la Ley General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.
Por otra parte, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:
Facturas recibidas.
Copias o matrices de las facturas expedidas.
Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.
En resumen, La Ley General Tributaria establece la obligación de conservar todas las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con las obligaciones tributarias. Esto significa que deberás guardar las facturas, justificantes de pagos, cobros, información y documentos que hayas emitido a terceros, así como aquellos que hayas recibido al efectuar cualquier gasto, inversión o compra.
Por tanto, debes guardar y tener acceso inmediato a todas las facturas relacionadas con tu trabajo y que, en algún momento, hayan intervenido en la elaboración de tu contabilidad, así como en las declaraciones de impuestos, tanto parciales como anuales.
Por último, no hace falta que guardes en papel las facturas emitidas o recibidas. Las puedes conservar en formato electrónico. No siendo suficiente su escaneo. Solo serán válidas y aceptadas si se utiliza un software de digitalización certificado por la Agencia Tributaria que garantice que la copia digital es exacta al original.
¿Hasta cuándo tienes que guardar tus facturas?
Según la normativa fiscal, con carácter general, y para resolver la cuestión de cuánto tiempo hay que guardar las facturas, debes conservar los documentos fiscales durante un periodo de 4 años a contar desde el momento en que finalice el periodo voluntario de presentación de cada impuesto, pues durante este tiempo la Agencia Tributaria puede practicar una inspección y una revisión.
Además, hay algunas normas especiales:
Los empresarios o profesionales que realicen operaciones en el régimen especial deoro de inversión, deberán conservar las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.
En adquisiciones con cuotas de IVA soportadas cuya deducción esté sometida a un periodo de regularización, las facturas deberán conservarse durante el periodo de regularización correspondiente y los 4 años siguientes.
A efectos mercantiles, es importante saber cuánto tiempo hay que guardar las facturas puesto que varía. El Código de Comercio establece que los documentos mercantiles deberán de conservarse durante un periodo de 6 años. Por lo tanto, puede ser que a efectos fiscales la regularización de un impuesto haya prescrito pero debes conservar durante esos 6 años la documentación fiscal, o sea las declaraciones de impuestos y los documentos contables que han servido de base para su liquidación como las Cuentas Anuales, Auditorías, Contratos, Libro Registro de facturas, etc…
Hay otra especialidad, que la Agencia Tributaria dispone de un plazo de 10 años para solicitar la comprobación de las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación, por lo que en caso de que la sociedad se encuentre en esta situación, el plazo de conservación aumenta a los 10 años contados desde la finalización del plazo de presentación de la declaración en que se generaron.
Por último, tener en cuenta que en caso de cese en el ejercicio de tu actividad no quedas eximido de tu obligación de conservar los documentos y libros contables. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir dicho deber.
A la hora de realizar una compra online, sin ningún género de dudas el momento de realizar el pago es crítico. Según un estudio de checkout.com, el 60% de los consumidores abandona su carrito si no puede pagar con su método de pago preferido. Por tanto, ese punto del checkout en un ecommerce es fundamental ya que puede suponer un gran punto de fuga de clientes.
La otra parte del éxito depende de la confianza del cliente. Hay compradores que abandonan la compra por temor a ser estafados, por eso es tan importante disponer en nuestras tiendas online de una amplia variedad de formas de pago conocidas y aceptadas por la mayoría de usuarios.
A continuación, te ofrecemos una visión general de las mejores formas de pago online que puedes incorporar a tu ecommerce para que puedas valorar bien cuáles se adecuan mejor a las necesidades de tus clientes potenciales y ponerlas a su disposición.
Las mejores formas de pago online
Tarjetas de crédito o débito
Son la forma de pago más habitual a nivel mundial además de la más utilizada por los compradores ocasionales. La previsión es que las tarjetas seguirán siendo el método de pago preferente de los compradores online, en gran parte debido a que es un proceso de pago bastante sencillo.
Aunque es un sistema fiable y seguro, el hecho de que los clientes deben facilitar los datos de su tarjeta de crédito, puede provocar en los más desconfiados miedo a sufrir algún tipo de fraude. Por eso es importante incluir en nuestra tienda online toda la información relativa a la seguridad en los métodos de pago, dejando claro que no hay ningún problema a la hora de incluir los datos de tarjeta.
Solo hace falta disponer de un TPV virtual o integrar tu negocio online a una pasarela de pago de tarjetas.
¿Con qué ventajas cuenta este método de pago? La principal, que el pago se realiza de forma inmediata y añadir su elevado índice de aceptación por los clientes y por las entidades financieras.
¿Alguna desventaja? En ocasiones no puede utilizarse, por ejemplo, con compras de elevado importe al disponer las tarjetas de un límite. También hay que tener en cuenta las diferentes comisiones para el negocio online según el emisor de las tarjetas (Visa, MasterCard, American Express,…)
Las pasarelas de pago TPV online más utilizadas en España son:
Redsys. Durante muchos años ha sido la única pasarela de pagos online disponible en España por lo que es utilizada por la inmensa mayoría de tiendas online. La mayoría de las entidades financieras españolas la utilizan, por lo que cuenta con el respaldo y el acceso a la red de clientes de la mayor parte del sector bancario nacional.
Stripe. Es una alternativa a Redsys que se está utilizando cada vez más. Cuenta con la ventaja de que el pago se finaliza dentro de la propia tienda online, sin necesidad de que el cliente tenga que salir de la tienda para terminar el pago. Su coste es un porcentaje que depende de si la tarjeta utilizada es europea o no y un importe fijo por transacción.
Paycomet. Es la opción que ofrece el Banco Sabadell y que compite con las otras dos. Ofrece un servicio similar a Redsys con un aspecto y funcionalidad mucho más actual y continuas actualizaciones, inclusión de nuevas posibilidades de pago, etc. Con Stripe compite por medio de una tarifa plana que permite a los comercios pagar siempre lo mismo sin porcentajes ni importes fijos por transacción.
PayPal
PayPal está considerada por los usuarios como una de las formas de pago más fiable y segura para las compras online. Los clientes deben abrir una cuenta en la plataforma y tener una tarjeta y un correo electrónico vinculados a esa cuenta.
Este método de pago ofrece total privacidad y seguridad a los clientes ya que ni sus datos personales ni los de su tarjeta son accesibles para la tienda online.
Destacar entre sus desventajas sus elevadas comisiones por transacción y el hecho de que el cliente no realiza los pagos directamente en tu negocio sino a la cuenta de PayPal lo que te obliga a realizar, con posterioridad, una transferencia a tu cuenta habitual.
Uno de los mejores métodos de pago online. Los móviles han adquirido una importancia trascendental en nuestra vida y rutina diarias. Hoy es posible pagar tanto en comercios físicos como online a través del móvil gracias a aplicaciones móviles y servicios de banca online.
Los wallets o monederos digitales se han convertido en una de lasmejores formas de pago para las tiendas online. Funciona como una cartera digital donde se guardan nuestras tarjetas de crédito. Las principales y más conocidas aplicaciones para pagos son Apple Pay, Amazon Pay, Samsung Pay o Google Pay. Los bancos más reconocidos también incorporan este servicio (CaixaBank Pay, Santander Wallet o BBVA Wallet) ya que es una de las tendencias que ha venido para quedarse.
Bizum
Bizum es una aplicación móvil que tiene mucha popularidad para realizar pagos entre particulares y desde hace ya tiempo también es utilizado como medio de pago en los comercios online. De hecho, cuenta con el respaldo de las entidades financieras ya que los principales bancos ofrecen este servicio de pago desde la propia app del banco.
En España se ha consolidado como una de las formas de pago preferidas por los usuarios, alcanzando en 2021 los 2,5 millones de compras online gestionadas por Bizum.
Transferencia bancaria
La transferencia bancaria es un sencillo método de pago que, con el tiempo, se utiliza cada vez menos. Cuenta entre sus ventajas que no conlleva comisiones para el negocio online y entre sus desventajas que, como el pedido no se gestionará hasta que se haya verificado la transferencia, este retraso puede hacer decaer el interés del consumidor en esa compra.
En cualquier caso, es un método de pago adecuado para algunos sectores que por ejemplo cuentan con productos muy caros. Este método ofrece a los consumidores más seguridad a la hora de gestionar el pago ya que no dependen de plataformas de terceros, el pago lo realizan ellos directamente desde su cuenta bancaria.
El pago contra reembolso consiste en el cobro de una venta online por el repartidor en el momento de su entrega. Este es un método seguro entre los consumidores que desconfían de los negocios online, ya que pueden comprobar la calidad del pedido antes de pagarlo.
Este medio de pago está cada vez más en desuso. Se utiliza cuando la web es nueva y quiere conseguir la confianza de los clientes o cuando el producto está orientado a consumidores de cierta edad, desconfiados y menos hábiles con las nuevas tecnologías.
Pago aplazado
Los pagos aplazados han ido paulatinamente ganando terreno como opción de pago en los ecommerce. Las soluciones de aplazamiento de pagos permiten a los consumidores comprar ahora y pagar más tarde o fraccionar el pago en cómodos plazos.
Incluir en tu tienda online esta posibilidad tiene un impacto positivo tanto en la tasa de conversión como en el incremento del ticket medio ya que muchos clientes aprovechan la posibilidad de pagar a plazos para realizar una compra de más importe.
Entre las soluciones de pago aplazado online podemos destacar las siguientes:
Sequra. Esta plataforma ofrece el servicio ‘Compra ahora, paga después’, de forma que el usuario puede pagar el producto que ha comprado hasta 7 días después del envío, sin ningún tipo de coste extra ysin dejar tarjeta ni datos bancarios. Además, Sequra también ofrece al comprador la posibilidad de un pago fraccionado en 3, 6 o 12 meses con un pequeño coste fijo por cuota.
Aplázame. Las opciones que ofrece Aplázame son varias. Por un lado, permite a los usuarios realizar el pago a plazos, bien escogiendo realizarlo en 4 pagos similares sin ningún tipo de interés o determinando el número de plazos en los que quiere dividir el pago de su compra. También ofrece la posibilidad de comprar ahora y pagar dentro de 15 días.
Instant Credit. Se trata de una plataforma dependiente del Banco Sabadell que ofrece entre otros servicios la posibilidad de que los clientes fraccionen sus compras desde en 3 hasta 24 mensualidades y hasta 4000€. La primera cuota se paga en los 30/60 días de haber realizado la compra del producto en cuestión.
Criptomonedas
Las criptomonedas están de moda, todos los días se escuchan noticias relativas a ellas en los telediarios. La más popular es el bitcoin, pero existen muchas más. De momento hay muy pocos comercios online que acepten este medio de pago, pero algunos ya han empezado a hacerlo, quizás movidos más por conseguir una notoriedad en medios que porque sea algo práctico y utilizado por los consumidores.
Ahora ya tienes una visión general de cuáles son las diferentes formas de pago online que puedes poner a disposición de los clientes de tu eCommerce. Elige bien las que incluyes, siempre teniendo en mente el tipo de producto que vendes y las necesidades de tus clientes. Seguro que si has elegido correctamente se notará en tus ventas.
Implantar un software ERP es una decisión importante desde el punto de vista económico, productivo y funcional, ya que afectará a todos los trabajadores y a todos los departamentos de tu empresa.
Lo más importante es que tu ERP cubra las necesidades de tu negocio. De no ser así, la herramienta no te ofrecerá lo que necesitas, algo que puede ocasionar una importante pérdida de dinero y de tiempo a largo plazo.
A continuación, enumeramos algunos de los errores que NO debes cometer al elegir un ERP.