El éxito de la implantación del sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA pasa por convertir las exigencias de la Agencia Tributaria en una oportunidad de mejora. El envío diario de la facturación no supone más trabajo, es el mismo que el que se realiza en la presentación de los modelos de impuestos mensuales o trimestrales, solo que se debe realizar diaria o semanalmente.
Es interesante gestionar este proceso de cambio de manera que nos resulte beneficioso. Además, es importante definir un procedimiento para su implantación y adaptación de forma óptima.
ClaveiCon para el Suministro Inmediato de Información SII del IVA
Revisar las exigencias de Plazos
Es importante tener en cuenta los plazos que nos ofrecen para para el envío de las facturas. Son cuatro días, que para las facturas de ventas es a partir de la fecha de factura, pero para las facturas de compras, son 4 días a partir de la fecha de registro contable. Esta fecha de comienzo del plazo puede ser de hasta x días de la fecha de contabilización para el 303. Por ejemplo, el día 5 de octubre recibes una factura que quieres contabilizar el 30 de septiembre. El sistema de SII te permite hacer esto, y tienes hasta el día 9 para enviarla a la agencia tributaria.
En caso de duda, puedes consultar en la Agencia Tributaria los plazos para la remisión de registros de una factura.
Soluciones aportadas:
- En ClaveiCon se muestran de forma independiente las fechas de factura de proveedor, la fecha de contabilización para la presentación del modelo 303 y la fecha de comienzo del plazo SII. Esto permite cierta flexibilidad en la presentación. La gestión de pagos y cobros es independiente de haber presentado la factura, podemos cambiar las formas de pago y fechas de vencimientos de las facturas enviadas.
- Gestión de alertas al entrar al programa de las facturas contabilizadas pendientes de envío.
- Envío de facturas a la agencia Tributaria de forma independiente o en conjunto de las facturas de Soportado y Repercutido, pudiendo limitar por fechas, serie, o incluso una en concreto. Con una pre-visualización de las facturas seleccionadas antes de confirmar el envío.
Errores
Hay que tener en cuenta que se permiten errores y posteriores rectificaciones o anulaciones completas.
Soluciones aportadas:
- Desde la aplicación ClaveiCon se realizan todos los cambios en las facturas y mediante los servicios web se pasan los datos de rectificación o anulación a la agencia tributaria. No es necesario hacer los cambios en los dos sistemas y así asegurarnos que todo coincide.
- Listados según la situación para un mayor control en el caso de tener mucho volumen.
- Avisos bien detallados de rechazos que produce la página de Hacienda cuando el tipo de operación registrada no se corresponde con la base del IVA o con el país del cliente o proveedor. Si el DNI/CIF está bien grabado o no, etc. Esto nos lleva a una solución inmediata del problema y el envío de nuevo dentro del plazo.
Revisar las exigencias de contenido
El envío de cada factura debe llevar una descripción del contenido de la misma, hasta un máximo de 500 caracteres.
Soluciones aportadas:
- Mediante nuestra aplicación se automatiza la generación de este dato.
- Si vienen de nuestros programas de gestión (ClaveiGes o ClaveiPro), se rellena esta casilla con la descripción de las líneas de las facturas.
- Para las facturas que se graban de forma manual tenemos la posibilidad de poner una breve definición de los productos adquiridos de cada proveedor según la cuenta de la contrapartida de gastos. Así se rellena de forma automática al grabar la factura.
- En última instancia, si no se ha rellenado nada en esta casilla, en el momento del envío puede llevar una descripción genérica indicada en la serie de facturación.
Aprovechar el cambio para mejorar nuestra organización:
El envío y revisión de las facturas de forma semanal evita la acumulación de trabajo para la fecha tope de la presentación de impuestos, y el guardar las facturas sin contabilizar aumenta la probabilidad de extravío. Hay quienes pueden ver alterada su forma de proceder actual porque exige un orden y disciplina en la contabilización de facturas y quienes pueden entenderlo como una oportunidad para lograr un mayor control del que tienen en el sistema de facturación presente.
Conclusión
En un principio esta serie de cambios puede provocar los primeros días cierta incertidumbre al modificarse la forma de relacionarse con la AEAT, pero es cuestión de tiempo adaptarse, porque las ventajas (reducción de las obligaciones formales, disminución de los requerimientos de información, etc.) resultan evidentes.
