Estando paseando por la playa, observé algo habitual, cómo hacer una foto frente al mar, esto tan del día a día, si lo trasladamos en el tiempo 20-30 años, nos muestra como ya estamos inmersos en el cambio, antes la hubiéramos hecho con nuestra cámara fotográfica de carrete, y luego la hubiésemos llevado a revelar, para unas horas o días después recoger las fotos y mirar con expectación como han quedado. Ahora las hacemos en el momento con nuestro smartphone o cámara digital, las editamos si fuera preciso y las compartimos con otros usuarios al momento.
Esta inmediatez en muchas de nuestras acciones, que ya tenemos incorporadas en nuestro día a día, también se traduce al ámbito profesional y laboral, en varios aspectos:
LA COMUNICACIÓN
Tanto interna como externa de la empresa, las antiguas cartas y circulares, han sido reemplazadas por emails, whatsapp, redes sociales, sitios web, etc.
Incluso las ERP, permiten enviar avisos de forma automática tanto a los colaboradores internos de la empresa (tareas que se han finalizado, proyectos que han cambiado de estado, albaranes que se han servido, etc.) tanto a los colaboradores externos (avisos de envío de pagos, cobros, etc.).
A las reuniones tradicionales se han sumado también las videoconferencias (webex, toomeeting, hangouts o Skype) que nos permiten celebrar dichas reuniones sin necesidad de desplazamiento, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
Y aunque intentemos retrasar el coger este tren, al final tendremos que sacar billete para el mismo, si queremos realizar gestiones como particulares o empresas, ya sea porque tengamos que solicitar una beca para estudios (hay que realizarla a través de web y registrarse como usuario) o presentar un impuesto a la AEAT (tenemos que tener nuestra correspondiente firma digital).
LA OBTENCIÓN DE DATOS Y MANEJOS DE LOS MISMOS
Antes la recopilación de datos y su clasificación era manual, recordemos aquellos escuadrones de oficinistas con sus máquinas de escribir en el caso de las grandes empresas y sus correspondientes archivos, o en el caso de las pequeñas empresas la libreta y el boli, y el clavo donde colgar los albaranes recibidos. Aquí de nuevo se ha producido el cambio, la informatización primero de todos estos procesos y ahora la digitalización, ha llevado a la automatización y simplificación de los mismos, permitiendo un ahorro de tiempo, que permiten su empleo en otras tareas que aumenten la productividad de la empresa.
Ahora disponemos de aplicaciones de contabilidad, ERP, y de archivo digital, que nos permiten llevar a cabo dichas tareas de una forma más ágil. Estas aplicaciones que antes parecían patrimonio de las grandes empresas, ya están en nuestro día a día, ahora ya vemos habitual tener al menos nuestro “programita” de facturación o contabilidad, pero esto no basta, ya que el continuo avance y movimiento, hace que cada vez tengamos que ir implementando más, ante el creciente aumento del manejo de datos, ejemplo de esto, un simple requerimiento de la AEAT de presentar las facturas, se nos pueden presentar dos escenarios:
• Puede suponer el que tengamos que paralizarnos en reunir las mismas, mediante búsqueda en archivo, reclamar a proveedores las que no localizamos, punteo de las mismas, etc.
• Puedo suponer que simplemente tengamos que darle a un botón por así decirlo, porque dispongamos de un programa de gestión documental.
EVALUACIÓN DE RESULTADOS
Una vez que tenemos nuestros datos recopilados y ordenados, llega el momento de analizarlos. Ahora disponemos de programas BI, cuadro de mandos, para analizar de forma rápida y ágil los datos, que nos van a dar esa visión que deseamos obtener sobre el rumbo de nuestros proyectos.
Al final el tiempo puede ser el mismo o menos, pero empleado de otra forma más consciente y productiva, si utilizamos las herramientas adecuadas.
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Consultora en la unidad de negocio Servicios
