Hace ya varios años nos planteábamos si estar dentro o fuera de Internet era imprescindible para nuestra empresa, ahora no pensamos en ello, simplemente estamos conectados. En la ya actual era de la transformación digital, ocurre algo similar. O tenemos un cuadro de mando, o no estamos orientados para sacar el máximo partido de nuestro ERP o cualquier base de datos que manejemos en la empresa.
Con nuestro ERP compramos, vendemos, facturamos, contabilizamos, grabamos partes de trabajo, lanzamos a producir y/o distribuimos nuestros productos, etc. Pero, ¿qué pasa después de todo esto? ¿Lo estamos haciendo bien? ¿Podemos mejorar? ¿Qué información necesito para poder conseguir mis objetivos?
Necesitamos visualizar e imprimir informes para un sinfín de tareas cotidianas: listar facturas, órdenes de producción, imprimir fichas de producto, etc. pero para tomar decisiones, revisar la salud de nuestra empresa, controlar los indicadores principales, de la forma clásica No es suficiente: Punteando los informes, publicando datos en una hoja de cálculo y con ella realizar gráficos o construir tablas dinámicas con vistas, etc. Esto NO es suficiente para las exigencias actuales y tampoco es lo más productivo teniendo que estar regenerando la información obtenida de una forma “semi-manual”. Tranquilos, los informes clásicos y las hojas de cálculo para presentar datos no van a desparecer, por lo menos de momento.
¿Qué es un cuadro de mando y para qué sirve?
Un Cuadro de Mando Integral (CMI) o Balanced Scored (BSC) es una herramienta de gestión empresarial imprescindible para optimizar la gestión de una empresa, puesto que permite tener disponible de forma inmediata mucha información que poder analizar y medir desde una perspectiva estratégica y global. Incluye una serie de indicadores o KPI que permiten evaluar la gestión de la empresa desde múltiples puntos de vista, detectar amenazas y oportunidades, descubrir posibles incidencias y actuar en consecuencia.
Sin embargo, un cuadro de mandos no sólo tiene la finalidad de mostrarme toda la información que necesito en un panel, además, es capaz de abrirnos el camino a cuestiones y decisiones que ni siquiera nos habíamos planteado con anterioridad o que simplemente no nos habíamos dado cuenta, simplemente porque costaba mucho llegar a ese dato cruzando múltiples informes o porque desconocíamos que se podía obtener.
Y de paso nos permite poder automatizar tareas, exportarlo a diferentes formatos (hojas de cálculo, documentos electrónicos, etc.), posibilitando también lo que se denomina hacer trazabilidad o más coloquialmente dicho, “tirar del cable”, con el fin de conocer de dónde viene cada dato y por qué ha sucedido “x” comportamiento no esperado. ¡Y verlo desde múltiples plataformas! (móvil, tablet, pc, etc.)
Consejos para implementar un cuadro de mando
Ojo, un cuadro de manos no es comprarlo y acto seguido “darle a un botón” y ya está instalado y funcionando. Para el correcto desarrollo de un cuadro de mando es recomendable tener en cuenta ciertos aspectos, ahí van 3 consejos de un servidor:
1. Garantías
El producto debe de tener las suficientes garantías de funcionalidad, robustez y ser multidispositivo. Hoy en día se venden muchos productos que se denominan cuadros de mandos igual que cuando a veces se menciona la palabra ERP en algunos rincones de la red, y en algún caso no lo son 100%.
2. Análisis
Que el propio instalador o suministrador del producto tenga su propio equipo de analistas para instalar el producto en modo “todo incluido”, con amplios conocimientos del sector en el que se “mueva” el cliente e incluso haber trabajado con él en otros proyectos es ideal, con la consiguiente ventaja de ahorrar tiempo y por lo tanto costes.
3. Comunicación
Es muy conveniente que el cliente tenga una figura de interlocutor/responsable para poder organizar, analizar y planificar el proyecto junto con el proveedor e incluso si se dan las condiciones, poder formarse en el sistema de desarrollo de la herramienta escogida para que, si no al principio, en un futuro poder “montarse” sus propios cuadros de mandos o realizar determinados ajustes a los ya creados.
Beneficios de un Cuadro de Mando Integral
El beneficio fundamental de implementar un cuadro de mando integral es que vamos a empezar a tomar decisiones basadas en datos, pero podemos encontrar muchos más beneficios, os dejo unos cuantos:
- Mejorar la planificación de estrategias empresariales a corto y medio plazo
- Facilita la generación de información que nos ayude en la toma de decisiones.
- Permite mejorar la alineación de los objetivos de cada departamento y tener una visión de los mismos.
- Mejora la comunicación interna.
- Permite tener de una visión global de la situación de la empresa de una forma fácil, rápida y fiable.
- La visión que tenemos de nuestro negocio puede ir mucho más allá de la perspectiva financiera incluyendo muchos otros indicadores de valor.
En definitiva, si tienes o trabajas en una empresa usando un ERP y te lo has planteado alguna vez, no lo pienses, no hay lucha alguna entre cuadro de mandos e informes, son productos diferentes, da el salto a la obtención de información ordenada y visual que necesitáis tú y tu empresa.
Vicente ha estado trabajando con ClaveiPro y el mundo del calzado durante más de 10 años como cliente y desde 2017 como consultor, aunque también colaborando en aspectos relacionados con la formación.
Vicente es una persona con vocación hacia el cliente y sus necesidades, no sólo informáticas, también organizativas orientadas a la mejora de procesos, automatización de tareas y reducción de costes.
Su frase preferida es “La mejor forma de alcanzar un objetivo es con dedicación y aprendizaje continuo”
