Se suele pensar que únicamente las empresas con un gran tamaño son las que pueden sacar provecho y mejorar sus procesos y flujos de información utilizando programas de gestión ERP. Sin embargo, este tipo de soluciones ERP también está adaptado a los pequeños negocios, pues existen también soluciones ERP dirigidas a las pequeñas empresas, con las que pueden obtener una ventaja competitiva importante frente a su competencia.
¿Para que sirve un ERP?
Un ERP (son las siglas de Enterprise resource planning o planificación de recursos empresariales) tiene por objetivo integrar toda la gestión de la empresa en un único sistema: Gestión de inventario, pedidos, contabilidad, nóminas, etc. Toda la información esta centralizada y relacionada entre todos los sistemas de gestión, evitando casos como tener que avisar que al realizarse una venta, haya que notificar a almacén para que preparen la mercancía, es el propio sistema el que les avisa y además, comprobamos al momento si disponemos de stock gracias a que la información esta sincronizada.
El ERP en la empresa, ahorro y productividad
Al estar todo el sistema integrado se evitan los traspasos de datos, duplicados, etc. un trabajo repetitivo, propenso a errores y que requiere de tiempo, que al final es dinero. Gracias al uso del ERP se automatizan y normalizan los procesos de gestión, ganando en productividad y eficacia. Además tener acceso a toda la información de la empresa en tiempo real permite poder tomar mejores decisiones.
Implantar un ERP
Tomar la decisión de implantar un software ERP en la empresa no es un asunto baladí, ya que por un lado se trata de elegir un software para gestionar nuestra empresa y debemos pensar en el largo plazo porque además requiere una inversión de dinero (los costes varían mucho según el tamaño de la empresa y necesidades o si apostamos por una solución SaaS).
Por otro lado, implantar un ERP, no es únicamente instalarlo, es enseñar el uso de la herramienta a los recursos humanos, que van a ser al final, los que van a utilizarlo, mostrarles como se trasladan sus antiguos procesos de gestión en el ERP, etc. hay que conseguir su implicación.
El beneficio del ERP en la pyme
Antes de decidirse por un ERP debemos analizar y tener bien claros cuales son todos los procesos de gestión que se llevan a cabo en la empresa, conocer cuales se hacen totalmente manuales, cuales puedes automatizarse, donde se duplican datos, etc. Conocer donde nuestra gestión no es eficaz y si los costes de esta ineficacia los podemos ahorrar implantando un sistema de gestión ERP, que reduzca los errores y aumente nuestra eficiencia, haciéndonos más competitivos y reduciendo costes. En este punto es donde una empresa de consultoría informática más nos puede ayudar.
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Manu es consultor de business intelligence especializado en Tableau. Anteriormente ha formado parte del departamento de marketing en CLAVEi como social media manager.
La incorporación de un ERP en una empresa, sea grande, pequeña o mediana tiene que ser tras una decisión estratégica nacida de la dirección y a la que se involucre toda la organización y que vean en ella lo que es, una herramienta de mejora de la productividad y no un enemigo para controlar.