El rol del departamento de Recursos Humanos es clave en el éxito de las compañías. Durante los últimos años hemos observado cómo han ido ganando cada vez más importancia y ampliado sus funciones, ya no solo en el proceso de reclutamiento, sino en el desarrollo de los colaboradores de la compañía y su motivación, lo que genera le mejor ambiente de trabajo y se traduce en los resultados y la productividad de la empresa.
Entre las principales funciones encontramos:
- Tareas jurídico-administrativas relacionadas con los contratos, nóminas, seguros sociales, permisos, bajas por enfermedad, vacaciones, ausencias y control horario.
- Función de Relaciones Laborales con tareas de contratación, política salarial, conflictos laborales, negociaciones colectivas, encuestas de clima laboral, PRL, etc.
- Diseñar el sistema de retribución de la plantilla.
- Reclutamiento y selección de personal.
- Planes de formación y desarrollo de los colaboradores.
- Evaluación del desempeño de funciones.
En ocasiones a este departamento le asignan tareas burocráticas o administrativas, o asume funciones que no son propias del departamento, mermando su productividad y alejándolo de lo realmente importante como son tomar decisiones a nivel estratégico que impactan en el resto de miembros de la empresa generando un impacto positivo en la organización. Ahora bien, ¿Cómo podemos aumentar la productividad del departamento de Recursos Humanos?
Estas 5 acciones aumentaran la productividad de los departamentos de Recursos Humanos y ayudarán a automatizar tareas consiguiendo más tiempo para dedicarlo a más importante y estratégico.
Digitaliza el departamento de Recursos Humanos
El departamento de Recursos Humanos debe adaptarse a los cambios evolutivos que estamos sufriendo y servir de ejemplo de toda la empresa. Debemos innova y utilizar herramientas digitales que nos permitan ser más ágiles y con mayor calidad en los procesos.
Estas herramientas nos permiten ganar tiempo en nuestras funciones diarias para centrarnos en lo realmente importante, las personas.
Desde el departamento de Recursos Humanos debemos ayudar a la dirección y a los empleados a transformarse y adaptarse rápidamente a la digitalización, siendo fundamental establecer una estrategia tecnológica que simplifique el proceso para todos los trabajadores.
Al utilizar herramientas actualizadas desplazaremos los sistemas heredados y tradicionales por una plataforma cloud que nos ayudara a construir un equipo de Recursos Humanos digital.
Siempre es buena opción ponerse en manos de expertos que nos ayuden con este proceso de cambio, o bien visitar otras compañías para ver cómo están trabajando.
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Utiliza herramientas colaborativas.
En nuestro día a día no sólo utilizaremos la aplicación de Nominas y Recursos Humanos, que engloba herramientas para el control de la formación de los empleados, evaluación de estos o bien para encontrar el talento que necesitas.
Podemos encontrar otras herramientas que nos ayudaran en nuestro día a día, como Office365 con Sharepoint, que nos ayudara a que una parte del equipo o todo, puedan acceder a documentos y modificaros en tiempo real, o Teams, que nos permitirá una comunicación descentralizada del departamento.
También podemos utilizar Trello que nos permitirá a nosotros y al resto del equipo a organizarnos, asignar tareas a compañeros con plazos para realizarlas.
Otras herramientas como HelloTeam! Portal colaborativo de innovación, ayudaran a los colaboradores a participar en la innovación de la empresa aportando ideas y colgando noticias relacionadas con la actividad de la empresa de una forma divertida a través de la gamificación.
Crea un equipo top
Nadie es tan bueno como la suma de los componentes del equipo, por eso es fundamental rodearse del mejor equipo posible. Debemos cuidar y hacer crecer al equipo. Es fundamentar mantener una comunicación fluida con el equipo y desarrollar algún tipo de actividad conjunta para fomentar la cohesión. Comer una vez a la semana en la oficina, una reunión que permita tener una charla no laboral, alguna actividad lúdica, etc. son acciones que fomentaran la integridad del equipo.
Dejar que los empleados puedan sentirse cómodos en su puesto de trabajo y comunicar unas reglas básicas de comportamiento garantizaran una correcta convivencia en la oficina.
Si quieres atraer a los mejores, deberás trabajar la imagen de tu empresa apostando por el employer branding, piensa en que puedes hacer por tu equipo y que beneficios tiene trabajar contigo, luego ¡véndelo! Dedica tiempo a escuchar a tu equipo y saber qué les estimulan y qué merma su productividad. El clima laboral es básico para conseguir un equipo cohesionado.
Integra tu departamento dentro de la organización
El departamento de Recursos Humanos tiene que ser una parte activa de la empresa y todas sus acciones deben ir encaminadas a cubrir las necesidades de otros departamentos o de las personas que forman parte de la empresa. Para ello, el reparto de la carga de trabajo es esencial y si conseguimos delegar funciones de forma óptima el trabajo será más efectivo y aumentará la productividad.
En este punto, disponer de un Portal del Empleado descentralizara muchas de las tareas del departamento de Recursos Humanos, delegándolas en los mandos intermedios, facilitara la comunicación interna que permitirá a los colaboradores consultar sus nóminas, vacaciones, ficha de empleado, realizar solicitudes a la empresa, contestar encuestas de clima laboral y otras acciones que darán al trabajador participe de la organización y toma de decisiones. Convirtiendo al departamento en un activo más productivo y valioso para la empresa.
Mide, Evalúa y mejora los procesos
Para poder mejora los procesos, lo primero que debemos hacer es medirlos y la metodología lean puede ayudarnos.
A grandes rasgos la metodología lean consiste en evitar desperdicios, usar al máximo los recursos ya disponibles y mejorar constantemente los procesos para obtener cada vez resultados más eficientes.
Medir procesos es parte de la mejora continua, y necesita unos objetivos bien definidos para poder plantear acciones de mejora.
Es muy importante identificar los procesos que podemos mejorar y cuya mejora aportara valor a la cuenta de resultados de la empresa al hacernos más eficientes, y para ello es importante escuchar la opinión del equipo y recopilar toda la información posible.
Tener una foto completa de los principales procesos y acciones del departamento de Recursos Humanos, contratada con sus objetivos o KPIs, nos ayudara a desarrollar nuestro plan de acción y a tomar mejores decisiones.
Ejecutivo de Ventas de la Unidad de Negocio Industria y Despachos Profesionales en Clavei.
