Metodología LEAN ¿Cómo aplicar la mejora continua hasta el infinito?

Hola amigas y amigos, en esta ocasión os vengo a hablar del mundo apasionante del método LEAN, pero sobretodo como podemos aplicarlo en nuestra vida cotidiana, ya sea a nivel OFFICE o MANUFACTURING.

Hoy en día existen grandísimos expertos en este mundo, yo tengo la suerte de convivir con una de ellas, mi colega Fina Rastoll y además de ella, en mis inicios, conté con la ayuda de Silvia, de la que tanto he aprendido en este tiempo, a las dos, mi más sincera enhorabuena por vuestro trabajo.

En el 2016, comenzamos en la unidad de negocio de Industria, nuestra andadura por el mundo LEAN, y aunque al principio fue algo duro y a veces, complicado de entender, he de decir que sin LEAN mi día a día sería ahora mismo mucho más difícil.

¿Qué es para mí LEAN?

No voy a daros una traducción de esto, para mí LEAN es hacer las cosas cada vez mejor, más rápido y que esto repercuta en costes y calidad en la empresa. Hubo un día en que las carnicerías del pueblo no tenían número de turno, y todos los días era una pelea, hasta que una vez un carnicero pensó, y si pongo unos papelitos con un número y así sé el orden de la cola, pues eso es el método LEAN. Nuestra vida está llena de ejemplos LEAN, aplicar la mejora continua hasta el infinito.

¿Cómo aplicamos en la unidad de industria la metodología lean?

Todos los lunes nos reunimos todo el GAP de industria (compañeros que trabajamos juntos y lo damos todo por el de al lado) y analizamos la semana anterior, durante 5 minutos, de ahí su nombre, TOP 5. ¿Qué analizamos? Analizamos datos que nos ayudan a ver si estamos mejorando nuestra calidad en el servicio hacia nuestros clientes y ¿de dónde salen estos datos? Esto es lo mejor de todo, salen solos, ¿alucinante verdad?

En el 2016, nos sentamos todo el equipo/GAP y pensamos en que cosas podríamos mejorar en el día a día, lo que nosotros llamamos estar de Guardia y de ahí salieron unos KPI (indicadores clave) que todos los lunes revisamos, por ejemplo:

• ¿Cuánto tiempo tardamos en llamar a un cliente desde que se pone en contacto con nosotros?
• ¿Qué cliente está llamando más veces en el último mes?
• Productividades de los compañeros.
• Tiempo de respuesta garantizado.

Con todo esto, Tableau (nuestra herramienta de BI) nos pinta la información de una forma clara y evidente, de tal forma que con cuatro pinceladas se puede analizar que pasó el día X, que el tiempo medio de respuesta pasó de 30 minutos a 55 minutos. Todo está evidenciado en gráficos, con lo que no se pierde tiempo en debatir sobre ese dato, si no que se invierte tiempo en saber porque ha pasado y que medidas correctivas podemos tomar para que no vuelva a suceder.

Aquí podéis ver 2017 vs 2018, es evidente la mejora verdad. Todas estas mejoras no han necesitado de una inversión económica potente, ya que todo ha mejorado simplemente haciendo las cosas de otra forma:

• Planificando mejor.
• Adaptándonos a las necesidades de formación de los clientes.
• Comité de sabios.

Mucha gente cuando hace algo que es extraordinario, se lo queda para él mismo, nosotros no hacemos eso, si hacemos algo que es extraordinario lo compartimos en la TOP 5 y lo subimos a nuestra Wikipedia, para que toda esta sabiduría esté compartida. Además, si tenemos algún problema también lo ponemos encima de la mesa, por si algún compañero ya solucionó esto en otro momento.

En el GAP no existe una jerarquía, es un grupo totalmente horizontal, donde todos somos igual de importantes y donde todos estamos alineados perfectamente con la empresa, ya que nuestro éxito será el éxito de nuestra empresa y viceversa. La metodología LEAN, sin una perfecta alineación entre personas y empresa, no vale de nada, vete en todo que puedas.

A veces, alguna mejora, necesita de la aprobación de un ser superior, no hay problema, cada dos semanas, nos juntamos con esos seres superiores y les exponemos estos casos, para que aprueben si procede la mejora. Con LEAN hay una comunicación horizontal y vertical perfecta, y en ambas direcciones, de arriba hacia abajo y viceversa, esto es brutal.

Aplicar el método LEAN en la oficina, solucionará muchos temas administrativos, pero este proceso de mejora continua aplicado a la producción como LEAN MANUFACTURING, es extraordinario. Por ejemplo, es el caso de PIKOKAIZEN (empresa productora de PIKOLINOS) en la que se evidencia lo que la metodología LEAN nos puede aportar a todos. Yo he tenido la suerte de ver como aplican la Metodología LEAN en PIKOKAIZEN y fue una visita muy muy gratificante.

En la visita, además de ver en una fábrica 4.0., pudimos observar:

• Como todo tiene su sitio.
• Como se ahorran costes detectando cuanto antes la falta en el zapato, porque es mucho más caro detectar un error en el envasado que en el cortado.
• Como los empleados se involucran en el día en día para seguir mejorando procesos.
• Etc.

La industria 4.0 ha venido para quedarse, ¿a qué estáis esperando?

Acércate por Clavei para que puedas ver como aplicamos el método LEAN y poder ayudarte en la presentación de datos con nuestra herramienta de business analytics.

Nos vemos pronto, un abrazo a todas y todos.

Héctor Moreno

Héctor es consultor de aplicaciones, proporciona soporte a los clientes de la Unidad de Negocio Industria, realiza análisis de necesidades y lleva a cabo actuaciones en nuestros clientes, buscando siempre la mejora continua de éstos y aportándoles valor añadido. Además participa en el desarrollo de proyectos de BI con QlikView.
La filosofía de trabajo de Hector está alineada con la de Clavei, “No somos simplemente vuestro informático, somos vuestro socio tecnológico”.

Su lema, “Nunca pidas la última, siempre la penúltima”.

www.clavei.es