Actualizado.- 11/08/2020
Definimos una gestión documental como conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización facilitando así la recuperación de ellos y administrando el flujo de dichos documentos en la propia empresa u organización.
Así mismo una gestión documental nos permite agilizar la localización de la información y vincular documentos entre sí, compartirlos y hasta incluso determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y, eliminar los que ya no sirven.
Cualquier empresa ya desempeña este tipo de labor, aunque sea de una forma manual, se capturan los documentos, se almacenan o archivan y se recuperan a diario para su visualización o tratamiento. Estas acciones que para muchos pueden parecer muy simples y que todos tenemos muy asimiladas suponen en muchos casos un buen porcentaje de nuestra jornada laboral.
En toda empresa se invierte tiempo, espacio físico y dinero en mantener información que a veces no sabemos si volveremos a utilizar, pero que debemos guardar en caso de ser necesaria. Aquí es donde surge la necesidad de una gestión de documentos o gestión documental.
¿Qué ventajas aporta la gestión documental?
- Evitamos la pérdida de documentos.
- Rentabilizamos y agilizamos el tiempo evitando así pérdidas de tiempo localizando esos documentos.
- Mejoramos la gestión de la información.
- Automatizamos procesos repetitivos.
- Obtendremos una estructura lógica de almacenamiento.
- Organización en cuanto a flujo de documentos, revisión, aceptación e incluso firma de ellos.
- Nos permite deshacernos del papel aportando así nuestro granito de arena al ecosistema.
- Reducimos costes, tiempo y espacio.
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Que documentos se puede digitalizar para nuestra gestión de documentos
Si nos paramos a pensar en qué documentos archivaríamos manualmente en nuestra empresa, ya tenemos claro qué documentos formarían parte de nuestro archivo digital.
Facturas, albaranes, pedidos de compras y ventas, contratos bancarios, escrituras, planos, presupuestos, etc. en definitiva cualquier documento que necesite realizar un proceso en la empresa.
Los documentos nos pueden llegar ya en formato digital o electrónico o en papel. Si estamos hablando por ejemplo de una factura de proveedor que todavía nos está llegando por correo ordinario dispondremos de las herramientas informáticas necesarias, como un escáner, para poder capturar dicho documento de forma sencilla y rápida en formato digital permitiendo así su archivo de forma automática.
¿Qué conseguimos con una gestión documental?
Es posible que la información nos llegue sesgada o por partes y por ejemplo mi pedido de proveedor lo tenga el departamento de compras, mientras que el albarán de entrega esté en almacén y la factura por otro lado en el departamento de administración. ¿Cómo podríamos tener acceso a todos estos documentos de forma sencilla ante una posible reclamación? Si tenemos todos los documentos archivados y centralizados en nuestra gestión documental, esa labor que de otra manera seria tediosa, está a nuestra mano con un solo clic, y, lo que es más, disponible a todas las personas que pudieran estar involucradas.
Con la gestión documental conseguimos un solo repositorio de datos accesible a toda la empresa o departamentos relacionados.
Nos permitirá buscar y localizar todos aquellos documentos relacionados con un tema, un cliente, una oferta, una oferta de trabajo, etc.
Así mismo una gestión documental nos permitirá personalizar y mantener seguros los datos críticos en documentos.
En toda empresa se necesitan realizar tareas de aprobación con los documentos (contratos, presupuestos, facturas, etc.). Con el sistema de gestión de documentos podremos definir el flujo de aprobación que cada documento tiene.
A nivel de distribución de información, también nos permite la personalización de datos y el envío de documentos por correo electrónico.
Conclusión
Teniendo todo esto en mente una buena gestión documental es herramienta indispensable en esta nueva era de digitalización y transformación de procesos en la que estamos todas las empresas inmersas y siendo partícipes y algo en lo que pensar y trabajar y evolucionar en nuestra empresa para poder formar parte de esta carrera digital.
Encarni es testeadora de software en U.N. PYMEs
