Como ya comentaba en un post anterior, todavía hoy sigue siendo habitual encontrarnos con que la persona que nos trae determinada mercancía nos pide que le firmemos a mano un albarán de entrega. Desde mi punto de vista esto tiene dos posibles causas, o la empresa en cuestión depende de un sistema informático que no es capaz de ofrecer esta tecnología, o no se han detenido a medir los beneficios que podría aportar poner en marcha un módulo de recogida de firmas.
Si tu empresa está en esta situación, y el motivo por el que tus repartidores siguen manejando papel es el primero, no te preocupes porque todo tiene solución. Si tu sistema informático no te permite realizar ciertos trabajos con dispositivos móviles, quizá sea buen momento para echar un vistazo al mercado, y ver qué otras herramientas para firmar digitalmente existen que puedan ayudarte en este sentido.
Ahora bien, si tu sistema te permite el uso de dispositivos móviles. Si, además, cuenta con una herramienta que te permite automatizar la firma de documentos por parte del cliente, y no la tienes todavía en marcha… ¡enhorabuena! Este artículo va dirigido directamente a ti. Vamos a dar un repaso por las principales razones, por las que creo que deberías coger papel y lápiz, y tomar las medidas que necesites para averiguar si realmente saldrías ganando dando un salto hacia adelante.
Eliminación de papel
La eliminación de papel. Con todo lo que ya sabemos que ello conlleva. Por descontado, vas a echarle una mano al medio ambiente, que seguro que nos lo va a agradecer. Pero es que además manejar papel, conlleva una serie de problemas inherentes al mismo soporte físico que no podemos evitar. Por que ese documento tiene primero que pasar por varias manos (administración, repartidor, cliente, compañero de ese cliente, etc.), y desplazarse por distintas ubicaciones (nuestra oficina, vehículo de reparto, oficina del cliente, vuelta a nuestra oficina, etcétera). Las probabilidades de que ese documento se pierda, se rompa o se deteriore de cualquier forma, aumenta con cada cambio de mano y de ubicación.
Hoy, además, con la situación que tenemos a nivel mundial con el COVID-19, todos sabemos que cuantas menos cosas pasemos entre manos de una persona a otra, más protegidos estaremos. Este documento que pasaba por las manos de 4 personas de media, y en varias ocasiones, ahora no existe.
Automatización de la hoja de carga
La automatización de la hoja de carga. Imagino que, si la recogida de la firma del documento la sigues haciendo a mano, es posible que la documentación que el operario maneje para cargar su vehículo también le lleve en forma de listado en papel.
Este tipo de aplicaciones, por lo general, mostrarán una lista ordenada según la ruta que tenga asignada el operario. Algunas apps permiten ver el detalle de los documentos que manejan, con lo que el operario en poder del dispositivo, podría utilizar la misma app para cargar el vehículo en orden según la información que posee.
Además, el propio sistema informático puede que, de forma automática, asigne los documentos que el operario tiene que gestionar, en base a algún conjunto de reglas como pueda ser carga total del vehículo, prioridad, fechas de servicio, etc.
¿Cuánto tiempo estaríamos ahorrando hasta ahora si pudiésemos poner en marcha el sistema? Asignación automática de documentos sin el coste de la persona que hasta ahora se encarga de ello, que el operario vería en tiempo real en su dispositivo, ordenado para que proceda a la carga de la manera más eficiente para su descarga, y evitando el manejo de papeles y notas, etc.
Tiempo real en todo el proceso
El tiempo real en todo el proceso. Desaparece el lapso de tiempo que ocurre entre que el documento sale para ser firmado, hasta que vuelve a la oficina para que sea tratado. Por que sí, el documento tendrá que ser tratado a la vuelta, y este coste también tienes que eliminarlo.
Es decir, en el momento que el cliente firma el documento desde el dispositivo, en tu sistema informático debería reflejarse la acción. Cada sistema tratará a su manera esta acción, pero lo que seguro que tendrás será el documento firmado en formato PDF y asociado al registro correspondiente. A partir de aquí, y como digo depende de tu sistema, se habrá enviado una copia del documento al cliente, se habrá archivado en PDF en tu sistema de Gestión Documental, etc.
Comunicación directa entre el cliente y la empresa
La comunicación directa entre el cliente y la empresa. Y es que al mismo tiempo que el cliente nos va a firmar el documento, posiblemente pueda indicar unas observaciones, añadir notas, incluso adjuntar imágenes para reforzar sus comentarios, adjuntar notas de voz, entre otros, todo lo que el dispositivo nos ofrezca.
Esa información que se transmitirá del mismo modo a la central en tiempo real, te puede permitir que el tiempo de reacción entre el comentario de tu cliente, y tu respuesta al mismo, sea tan corta como quieras.
Piensa en la sensación de un cliente que, ante una reclamación, pueda recibir tu llamada instantáneamente comentando toda la información que has recibido por su parte en los distintos formatos.
Análisis de rutas
El análisis de rutas. Estos sistemas suelen recoger información de todo tipo, además de la propia que ofrecen los que intervienen con ella. Puntos de inicio y fin de cada trayecto, momento del inicio y fin de los mismos, tiempo transcurrido entre desplazamientos, tiempos consumidos en cada parada, etc. Esta información puede explotarse de infinidad de maneras, como por ejemplo para monitorizar las rutas de los operarios, optimizar dichas rutas en futuro, u optimizar cargas máximas de documentos por día/operario.
A simple vista, y desde el gestor de mapas que utilices (como GoogleMaps), podrías ver la ruta seguida, con chinchetas en cada una de las paradas, y con la información correspondiente que hemos comentado en cada una de ellas.
No quiero hacer más extenso este post, porque como ves, no estamos dejando mucho en el tintero. Mi intención era solo darte algunas ideas para que, a partir de aquí, sigas pensando en qué beneficios concretos te puede ofrecerte esta tecnología.
Espero que, si tu situación es la segunda, la de tengo disponible esta tecnología pero no me había planteado ponerla en marcha, estas líneas sirvan como trampolín para que definitivamente des el salto. Del mismo modo, si estás ante la primera situación, espero que te hayas quedado con ganas de saber más, y que sin prisa (pero sin pausa), dediques algo de tiempo en ver qué herramientas existen en el mercado que puedan ayudarte a crecer.
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David es analista programador en el departamento de I+D en Clavei. Colabora en los proyectos ClaveiGes y ClaveiCon desde sus origenes. Deportista apasionado, tiene como norma la formación continua. “Estudia, aprende, comparte…”
