Dentro del mundo empresarial todos hablan de “Transformación Digital”, pero… ¿cómo podría aplicarlo al área de administración? ¿Qué beneficios me va a aportar? y… ¿por dónde empiezo?
Estas son las preguntas más comunes que nos solemos hacer, porque tenemos claro que la Digitalización de nuestra empresa es imprescindible si queremos que tenga un futuro, además, estamos viendo que las empresas de nuestro sector, nuestra competencia, está llevando a cabo procesos de Transformación Digital y si yo no lo hago ¿me quedaré desfasado? ¿mis clientes se irán a la competencia? Tras meditarlo, llego a la conclusión de que algo tengo que hacer, los métodos tradicionales de trabajo están obsoletos y son lentos. Los clientes son cada vez más exigentes y tengo que agilizar mi metodología de trabajo para reducir tiempos, pero… ¿y esto cómo lo hago?
Aquí es donde entra la transformación digital la cual podríamos interpretar como la digitalización de procesos que me va permitir reducir tiempos, reducir costes, mejorar la comunicación con mis clientes y proveedores y ya de paso, poner mi granito de arena a mejorar la sostenibilidad del planeta disminuyendo entre otras cosas el consumo de papel.
Cada empresa va a tener su propia transformación digital, aunque podamos tomar como base procesos más estandarizados, cada empresa tiene sus particularidades, su punto de partida será diferente al de otra empresa, tendrá objetivos diferentes y habrá que llevarla a cabo en función a su estrategia de negocio.
En cada proceso a digitalizar, es muy importante analizarlo correctamente, no se trata de digitalizar por digitalizar, el esfuerzo que realicemos en la digitalización de cualquier área de nuestro negocio debe ser recompensado y nos debe aportar un beneficio, donde con el tiempo, este beneficio supere con creces el esfuerzo invertido. Dentro del área de administración podemos encontrar multitud de procesos a digitalizar que nos ayudarán a ser más eficientes y a tener un mayor control, a continuación, vamos a exponer algunos de ellos, plasmando el beneficio que nos va a aportar su implantación.
Gestión Documental
Una gestión documental, no es ni más ni menos que el almacenamiento de todos los documentos que necesita guardar una empresa. Tradicionalmente, todos los documentos se almacenaban en papel y quedaban archivados por si en el futuro necesitábamos recuperar ese documento. Con el paso del tiempo, este archivo se hace cada vez más y más grande y el tener que buscar un documento puede convertirse en una odisea y llevarnos gran cantidad de tiempo, ese tiempo del que no disponemos.
¿Y si pudiéramos digitalizar todos los documentos y acceder a ellos con un simple clic de ratón?
Este es un claro ejemplo de Transformación Digital para la Gestión Documental. El proceso es muy sencillo, pongamos como ejemplo una factura que nos llega de un proveedor. ¿Qué tendríamos que hacer?, simplemente tendríamos que escanear la factura pudiendo añadir automáticamente un certificado de seguridad y desde nuestro PC, podríamos añadirle los datos relevantes que queremos almacenar junto a la factura, como pueden ser nombre de proveedor, CIF, importe de la factura o cualquier dato que consideremos y automáticamente la factura junto a estos datos la tendríamos almacenada en nuestra plataforma de Gestión Documental. En cualquier momento, podríamos entrar a la plataforma y encontrar rápidamente la factura utilizando el buscador, pudiendo consultarla o imprimirla. Sencillo, ¿verdad? Si este ejemplo lo extrapolamos a cualquier documento que necesitemos almacenar ¿Cuánto espacio, tiempo y dinero estamos ahorrando?
Un escáner apropiado y una plataforma de almacenamiento de documentos, son las únicas herramientas que necesitaremos para olvidarnos de seguir almacenando los archivos en papel.
Y aún podemos llegar más allá en este proceso de Transformación Digital. ¿Y si tuviéramos un ERP que interconectara con la plataforma de almacenamiento de documentos?, Esto aún haría que todo fuera más sencillo, más rápido y más visual. Siguiendo el mismo ejemplo, imaginemos que las facturas de compras las tenemos introducidas en nuestro software, con el simple hecho de escanear la factura que nos manda el proveedor, el ERP es capaz de detectar esta factura escaneada, asociarle automáticamente los datos relevantes que queremos asociarle y subirla a la plataforma de gestión documental. Además, desde el propio software, al consultar un documento, podríamos comprobar si tiene documentos digitalizados asociados y visualizarlos.
Por tanto, ¿Qué beneficios me va a portar una gestión documental digitalizada?
Beneficios de la gestión documental digitalizada
Reducción de Costos
La digitalización de documentos eliminará los costes asociados a la impresión de documentos y al almacenamiento. Disminuiremos el consumo de papel, tóner, reparación de impresoras al reducir su uso, archivadores de almacenamiento, estanterías, etc.
Reducción de tiempos
Reduciremos el tiempo empleado en la búsqueda de documentos, el tiempo invertido en ir al archivo y buscar en carpetas desaparecerá. Con la digitalización de documentos, podremos disponer de cualquier documento en segundos sin movernos de nuestro sitio.
Seguridad
Ante cualquier incendio o inundación, todos nuestros documentos desaparecían. Al tenerlos digitalizados y disponer de copias de seguridad en la nube, esta problemática desaparecerá.
Permisos en Documentos
Con la digitalización de documentos, podremos establecer permisos a los documentos de forma que no todos puedan acceder a todos los documentos, ya que podemos tener información sensible que sólo determinadas personas puedan consultar.
Mejora de productividad
Al tener los documentos organizados de forma correcta, las empresas son más productivas.
Mejora de Servicio al Cliente
Podemos proporcionar al cliente cualquier documento que necesite en cuestión de segundos enviándoselo por email.
Facturación Electrónica
El proceso tradicional de facturación a clientes es un proceso largo y tedioso en el que hay que imprimir las facturas, en el caso de que lleve algunas condiciones especiales imprimirlas y adjuntarlas, introducir todo en un sobre y enviarlo por correo al cliente. Hacer esto por cada factura es un trabajo que conlleva mucho, mucho tiempo que no estamos dedicando a otras funciones.
¿Y si introdujéramos la Transformación Digital en este proceso y trabajáramos con facturas electrónicas?
Esto nos ahorraría gran cantidad de tiempo, dinero y errores. ¿Cómo lo haríamos? Una vez generadas las facturas, en lugar de imprimirlas, nuestro ERP generaría un documento PDF de cada una de las facturas y un fichero asociado a cada una de las facturas con los datos necesarios para su envío electrónico.
Cabe recordar, que para que estos documentos PDF que mandamos a los clientes tengan validez legal, deben estar firmados digitalmente, asegurando de esta forma que no han sido manipulados. Para ello existen diversas plataformas que se encargan de coger estos documentos, firmarlos y enviarlos.
Realizando una rápida integración de nuestro ERP con cualquiera de las plataformas, ya tendríamos el sistema completo digitalizado y el envío de facturas a los clientes estaría listo. Por tanto, nuestro trabajo se reduciría a indicar al ERP que genere los PDFs de los documentos y a comprobar en la plataforma que han sido enviados correctamente.
Como podemos comprobar, son múltiples los beneficios de aplicar la facturación electrónica, a continuación, analizamos los más importantes.
Beneficios de la facturación electrónica
Reducción de Costos
Este es siempre un aspecto importante y en este caso la disminución de los gastos de facturación puede llegar hasta el 80%. Ahorramos gastos de impresión, gastos de mensajería y de almacenamiento. Además del tiempo que ahorramos en la impresión de facturas y preparación para su envío.
Mejora de Servicio al Cliente
Con el proceso tradicional, desde que imprimimos la factura hasta que llega al cliente pasarán varios días. Con la factura electrónica, el documento llegará instantáneamente al email del cliente.
Mayor Control y Seguridad
Mediante la factura electrónica tenemos la seguridad de que los clientes reciben la factura y en el caso de no ser así por cualquier motivo, dirección de correo inexistente o rechazo por parte de buzón de correo del cliente, se nos notificará para poner solución al problema. Además, tenemos la seguridad de que la plataforma de envío cumple con todos los requisitos de legalidad.
Mejora de productividad
Al tener los documentos organizados de forma correcta, las empresas son más productivas.
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Digitalizar Envío de Remesas Bancarias
En la actualidad, la forma más utilizada en las empresas para la gestión de cobros a los clientes es mediante la utilización de remesas bancarias. Es una forma de trabajo muy cómoda para los clientes en la que únicamente tienen que facilitar el número de cuenta y ya se encargará la empresa de gestionar los cobros, pero quizás no tanto para la propia empresa si tiene que ir a la plataforma de cada uno de los bancos e ir introduciendo manualmente todos los recibos de la remesa a presentar.
¿Y si pudiéramos digitalizar este proceso y no tener que introducir manualmente todos los datos de los recibos en las plataformas de los bancos?
Esto nos sería de gran ayuda, tener que introducir manualmente de nuevo todos los datos cuando ya los tenemos almacenados en nuestro software, es lo que la metodología LEAN denominamos un “Retrabajo”. ¿Cómo podríamos ahorrárnoslo?
Hace unos años a través del sector bancario e impulsado por el Banco Central Europeo y la Comisión Europea se impulsó la normativa SEPA, esta normativa nos permite a todos los ciudadanos y empresas el poder efectuar pagos y cobros en igualdad de condiciones y con los mismos derechos y obligaciones independientemente del estado donde se efectúen siempre que el país esté dentro de la zona SEPA.
Dentro de esta normativa, se crearon nuevos estándares de comunicación con las plataformas de los bancos, entre otros, estándares de ficheros con el contenido de remesas e importarlos automáticamente a sus plataformas. Por tanto, teniendo un software que genere ficheros con estos formatos, nuestro trabajo se reduce a seleccionar las facturas o recibos de cartera a remesar, una vez tenemos esto, nuestra aplicación generará el fichero y automáticamente podremos importarlo a la plataforma.
Beneficios de la digitalización del envío de Remesas Bancarias
¿Qué beneficios nos va a aportar la digitalización de este proceso?
Reducción de tiempos
Tal y como hemos explicado, el trabajo se reduciría a importar en la plataforma el fichero que automáticamente nos genera la aplicación y por tanto el tiempo invertido disminuiría considerablemente.
Disminución de Errores
Ya no tendríamos que preocuparnos en ir comprobando uno a uno los recibos que vamos introduciendo, si el cliente es el correcto, si el importe está bien introducido, etc.
Mayor control
Automatizando este proceso, tendremos un mayor control de nuestra cartera y ante cualquier error o problema que pueda surgir, volver a generar el fichero y presentarlo no nos supondrá ningún problema.
Mejora de Productividad
Este es siempre un punto importante, ya que toda todo proceso que podamos digitalizar y automatizar conllevará una mejora de productividad.
Conclusión
La transformación Digital no es una moda pasajera, ha venido para quedarse. No nos debe asustar el unirnos a ella, los métodos tradicionales están obsoletos, debemos sacarle partido a las herramientas actuales para que nos faciliten el trabajo, nos mejoren la comunicación con los clientes y proveedores y nos ahorren tiempo y dinero.
Como hemos visto, la digitalización de estos procesos en el área de administración es muy sencilla y con las herramientas apropiadas su puesta en marcha es muy ágil. Los beneficios que nos aporta van a ser visibles desde el primer día, aprovechémonos de las nuevas tecnologías para conseguir una empresa más rentable, más segura y más innovadora consiguiendo fidelizar aún más a nuestros clientes. Súbete al carro de la Transformación Digital.
