Actualizado.- 20/08/2020
Cada vez con más frecuencia, me encuentro con empresas que me transmiten su necesidad tanto de digitalizar su facturación, como la de facilitar a ciertos clientes las facturas en un formato específico de factura electrónica.
Cuando hablamos de facturación electrónica, hay que tener en cuenta, que existen varios tipos, y en función de lo que nos demanden tendremos que presentar dicha factura con una estructura u otra.
La facturación electrónica es un nuevo formato de factura que ha venido para quedarse, debido a las ventajas que están ofreciendo con respecto a la factura tradicional: reducción de costes en base a un ahorro de tiempo y dinero, mejora de la gestión y contribución a la protección del medio ambiente, al reducir el empleo de papel. Básicamente, la facturación electrónica se define como una factura que se expide y recibe en formato electrónico.
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Cuando hablamos de formato, nos referimos al fichero que soporta el contenido legal de la factura, y que precisa además de una serie de requisitos como son:
- Consentimiento del destinario.
- Legibilidad (la facilita el programa electrónico, que la crea o recibe).
- Autenticidad del origen de la factura.
- Integridad del contenido de la factura.
La autenticidad y la integridad del contenido, se pueden garantizar a través:
- Firma electrónica.
- Intercambio de datos (EDI).
- Medios validados por la AEAT( Agencia Estatal Administración Tributaria).
Hay que tener en cuenta que se pueden usar varios formatos para hacer una factura electrónica: XML, PDF, HTML, XSIG entre otros.
Y que dichas facturas pueden tener los siguientes tipos:
- Facturas en formato no estructurado: consisten esencialmente una imagen, como facturas en papel escaneadas, ficheros pdf. Para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor, tendríamos dos opciones, o bien introducirlas manualmente, o automatizar en parte este proceso a través de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
Ejemplo: una factura en pdf firmada digitalmente
- Facturas en formato estructurado: contienen datos y son generadas por aplicaciones informáticas del emisor, y pueden ser tramitadas de forma automatizada por las aplicaciones del receptor.
Ejemplo: las facturas que se presentan en la Administración General del Estado, a través de FACe, con formato Facturae, sistema Edi (Electronic Data Interchange), UBL (Universal Business Language) utilizado por las instituciones comunitarias.
La forma más sencilla de realizar dichas facturas es disponer de una ERP, que tenga incorporada la posibilidad de generar dichos ficheros, de esta manera nos ahorramos retrabajos de tener que introducir de nuevo los datos en otras aplicaciones o plataformas.
Por ejemplo en el caso de la Administración Pública, ésta facilita la aplicación Factura·e, a través de ella podemos generar el formato de factura electrónica, pero implica el tener que volver a introducir los datos que ya incorporamos en nuestro sistema de gestión.
En el caso de grandes superficies, éstas suelen trabajar con sistema Edi, y aquí sí que tendremos que utilizar un ERP, que genere dichos formatos.
En definitiva, dada la evolución digital que se está produciendo en la facturación, resulta cada vez más imprescindible disponer de un software con las opciones de facturación electrónica, de forma que para el usuario dicha utilización se traduzca simplemente en un click que genere el fichero.
Consultora en la unidad de negocio Servicios