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Un estudio realizado por Global Center for Digital Business Transformation destaca que, en los próximos 5 años, el 40% de las empresas que conocemos serán desplazadas o desaparecerán si no afrontan la digitalización.

Las empresas están envueltas hoy en día en un proceso de transformación digital y digitalización de sus procesos. No tenemos que confundir la digitalización con la transformación digital.

Cuando hablamos de digitalización estamos hablado en hacer los mismos procesos, pero en un entorno digital siempre que este entorno nos ofrezca la eficiencia y la eficacia de los procesos de gestión de una empresa. Más allá de transformar el papel en una versión digital tendríamos que preguntarnos qué procesos dentro de nuestra empresa podrían mejorar a través de nuevas herramientas digitales.

En cambio, cuando hablamos de transformación digital hablamos de un entorno más extendido que conlleva toda la organización. No se puede transformar digitalmente tu empresa si antes no te has transformado tú.

Uno de los grandes problemas al que nos enfrentamos hoy en día en nuestro trabajo de día a día es la falta de organización y de procedimientos.

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Mentalidad nipona para la digitalización de procesos administrativos

El mismo problema lo ha tenido Toyota en 1960 con su sistema productivo que lo solucionaron con un método de trabajo (lean manufacoring) basado en minimizar los desperdicios, asegurando que las zonas de trabajo estén limpias, mejorando la productividad y la seguridad laboral. Este método de trabajo es unos de los más utilizados en empresas industriales, de servicios, hospitales, centros educativos y asociaciones.

A continuación, vamos a ver a través del modelo de trabajo lean 5S podríamos digitalizar nuestro departamento de administración.

  1. Seiri. Empezaremos por seleccionar todos los procesos innecesarios, obsoletos, en mal estado y que no aportan valor. ¿Cuantas veces has hecho un trabajo sin saber porque lo tienes que hacer y que no te aporte nada? El ejemplo más común es cuando grabamos una factura en un sistema de gestión (ERP) y después en paralelo en Excel apuntamos los mismos datos para poder después hacer nuestras propias previsiones. Cuando preguntas porque están duplicando el mismo trabajo la respuesta es la mismo – porque así me lo han explicado o porque mi responsable lo quiere así. Buscar un sistema de gestión (ERP) que automatice todos los procesos de la empresa, que sea flexible y escalable, que integre en su totalidad todas las áreas de las empresas y que aporte agilidad en todos los procesos.
  2. Seiton (ordenar). En este punto nos tenemos que preguntar que proceso es el que más tiempo nos lleva. Por ejemplo, podríamos empezar por ordenar nuestro archivo de documentos. ¿Sabías que el 80% de la información con la que trabaja la empresa esta soportada en documentos y que el 20% de la jornada laboral la dedicamos en buscar y modificar esos documentos? El objetivo final es gastar menos de 30 segundo en buscar cualquier documento. Lo que no podemos hacer es traspasar el archivo en papel en un archivo digital y perder la misma cantidad de tiempo. Hay que buscar una herramienta de gestión documental que nos ayuda a organizar, archivar, buscar, enlazar con herramienta de terceros o definir permisos de acceso. Tener implantado un sistema de gestión documental nos ayudaría a mejorar la productividad en la búsqueda y recuperación de documentos, ahorrar costes (imprimir, archivar, fotocopiar, buscar), ahorrar tiempo al tener toda la documentación en el mismo repositorio y cumplir normativas de seguridad.
  3. Seiso (limpiar). O como mejoraríamos un proceso y tener en la mente la siguiente frase «no es mas importante limpiar sino tratar de no ensuciar». La comunicación con los clientes y proveedores es una parte fundamental de cualquier empresa. En España el 85% de la población esta utilizado Internet, 60% están utilizando las redes sociales y 40% están comprando por internet por lo menos 1 vez al mes. Tener una pagina web ya no es suficiente. La mayoría de las empresas tienen conectada la página web con alguna solución de e-commerce (B2B o B2C) pero no con su programa de gestión por lo cual se pierde mucho tiempo en mantener dos programas en paralelo. Tener las dos plataformas conectadas nos facilita evitar duplicidades y errores a la hora de introducir los datos, controlar el stock en tiempo real, ahorrar costes y aumentar la productividad, integrar los procesos de facturación y contabilidad y tener una visión más real de la empresa.
  4. Seiketsu (estandardizar). Si hemos conseguido mejorar el proceso, a continuación, tenemos que intentar estandarizarlo o cambiar la forma de operar a través de procedimientos. En el caso de Toyota la estandarización de procedimiento ha sido un factor crucial en la mejora de la productividad. Cuando hemos hablado de ordenar vimos la necesidad de encontrar una herramienta capaz de organizar, archivar, buscar documentos, pero no hemos hablado sobre la importancia del Workflow. Con la implantación de un sistema de gestión de Workflow buscaremos automatizar los procesos de trabajo y tener el control total de las diferentes etapas durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de una persona a otra, según unos procedimientos previamente definidos. Los beneficios pueden ser múltiples desde la mejora del control de los procesos hasta el ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa.
  5. Shitsuke (seguimiento). Para comprobar la implantación efectiva de los 5S hace falta verificar los resultados obtenidos y buscar siempre la mejora continua. Sabemos que lo que no se mide nunca se puede mejorar. Las empresas están guardando información en varias plataformas por lo cual es necesario tener una herramienta de Business Intelligence (BI) capaz de interpretar la información de múltiples fuentes de datos para la toma de decisiones. Teniendo una herramienta de BI permite utilizar los datos de tus clientes para mejorar tus modelos de ventas tradicionales, conocer las áreas en las que necesitaríamos mejorar para optimizar nuestras operaciones y entender mejor el pasado, presente y futuro de tu empresa.

Conclusión

Si estás pensando en digitalizar tu departamento de administración tienes que empezar por buscar la mejor herramienta posible para cada proceso siempre que esa herramienta te ayuda organizar, mejorar, estandardizar y hacer un seguimiento y una mejora continua de tus procesos.

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