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Estamos en una nueva era digital, donde todo avanza a gran velocidad y donde no podemos quedarnos atrás. Debemos aprovechar nuestros recursos al máximo y asociarnos a la tecnología para que nos ayude a ser más eficientes tanto dentro de nuestra organización como de cara a nuestros clientes y proveedores.

Un gran aliado para ayudarnos en este proceso, es la integración de un sistema de correo electrónico dentro de nuestro ERP. ¿Qué podemos conseguir con esto?

Al disponer de esta herramienta, estamos en posesión de un sistema de alertas en tiempo real que hará que los tiempos de espera entre procesos disminuya, se reduzcan los re-trabajos y que cualquier persona disponga de toda la información de los procesos en los que interviene de una forma ágil.

¿Qué parcelas de nuestra organización podemos mejorar?

Vamos a comentar algunas de las parcelas dentro de nuestra organización que se verán beneficiadas gracias a la integración de un gestor de correo en nuestro ERP:

Mejoras a nivel comercial

  • En tiempo real, podemos informar al comercial responsable asociado a un cliente que se ha creado un nuevo presupuesto, que un presupuesto ha sido aceptado, que se le ha emitido una factura, o que ha devuelto un recibo. Con esto, el comercial está constantemente informado de los movimientos que efectúa su cartera de clientes y puede realizar acciones o tomar decisiones con mayor celeridad.
  • Creando alertas desde el CRM que posea nuestro ERP, en el momento que cualquier colaborador de la organización registre una oportunidad de venta, el comercial quedará informado al instante.

Mejoras en almacén

  • En el momento en el que se recepcione una mercancía, comunicar que ya se pueden comenzar a preparar diferentes pedidos para su envío.
  • Envío de alertas al responsable en el momento en el que nos quedemos sin stock de nuestros productos

Mejorar la comunicación entre el personal interno

  • Las empresas que trabajen con tareas SAT, pueden automatizar alertas de forma que al asignar una tarea de intervención de un cliente a otra persona le envíe un correo electrónico con la descripción de todo el trabajo a realizar, de la misma forma, se puede automatizar otra alerta de confirmación al cliente con la fecha, hora y técnico asociado a la intervención.
  • Las organizaciones que trabajen con proyectos también se pueden ver beneficiadas. Configurando alertas para el envío de correos electrónicos cada vez que un proyecto cambia de estado, los responsables del proyecto estarán informados en tiempo real.

Mejorar la comunicación con nuestros clientes

  • Con un sistema de correo integrado, podemos notificar a nuestros clientes cualquier tipo de documento que generemos anexando una copia del propio documento

Mejorar la comunicación con nuestros proveedores

  • En el momento en el que recepcionamos una mercancía, podemos ser capaces de enviar una alerta al proveedor indicando la mercancía que hemos recibido para que pueda comprobar que corresponda con lo enviado evitando demoras.

Estos son sólo unos ejemplos en los que podemos ver que esta herramienta nos puede ayudar reducir tiempos de espera, mejorar la comunicación interna y externa, disminuir el número de errores y aumentar la eficiencia.

 

Photo by rawpixel on Unsplash

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