Cómo ayuda a tu empresa la mejora de procesos

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Actualizado.- 26.09.2019

Os invito a realizar un pequeño ejercicio de autocrítica. ¿Estamos preparados para admitir nuestros errores o poner en duda nuestros puntos de vista? No nos engañemos, las personas necesitamos suficiente confianza en nosotros mismos para valorar con criterio nuestras propias perspectivas y estar abiertos a otros enfoques.

Rebelarnos contra la inercia de nuestro día a día es el primer paso para liberarnos de creencias, hábitos e incluso técnicas que pueden impedir nuestro avance.

¿Qué es el análisis de procesos?

Analizar un proceso (de servicio, desarrollo de producto, transformación, automatización, ampliación, etc.) significa salir de lo convencional. Si haces lo de siempre, obtendrás lo de siempre (con 10 productos más, si quieres, pero con los mismos desperdicios multiplicados). Si examinas, por ejemplo, cada producto durante la totalidad de su vida útil (desde el diseño, la venta, el cliente, proveedor o fabricante) puedes obtener el valor añadido que buscas. Descubrir ineficiencias operativas, mayor adaptación a cliente y mayores beneficios. Y sencillamente con una definición adecuada de producto, analizándolo en su conjunto, a través de los ojos y experiencia del cliente.

Y es que, un examen crítico de cada proceso, nos lleva a una redefinición del concepto de valor, nos lleva a identificar acción por acción, de forma que podemos seguir cada fase del proceso (ya sea producto o servicio), el flujo de datos y flujo de valor de la producción, en forma de: tiempos destinados a cada fase y desperdicios (esperas, retrabajos, errores que provocan despilfarros). Y todo con un objetivo claro: conseguir agilidad y mejoras contundentes en la calidad y costes de ese proceso.

¿Qué beneficios tiene la mejora de procesos?

Y es sencillo, con la mejora de procesos conseguimos, entre otros beneficios:

Especificar correctamente el valor desde punto de vista de cliente.
Identificar Planes de Acción: todas las acciones necesarias para que el proceso se acerque aún más a la excelencia (no busques que sea perfecto, busca que sea mejor y excelente).
Eliminar aquellas acciones que no generan valor: por ejemplo, excesiva burocracia, sistemas tradicionales lentos, no saber qué hacer en cada momento del proceso, operaciones improductivas, acciones que provocan: esperas, retoques, sobreproducción, falta de enfoque, desperdicio de talento, etc. y no aportan valor.
Estandarizar las operaciones que aportan valor, estableciendo y aplicando la mejora. En definitiva, aplicar las buenas prácticas y asegurar que todos los implicados del proceso conozcan y apliquen el nuevo estándar.

Eliminar la improvisación improductiva de los procesos fundamentales de tu negocio.

Y es que, seamos claros ¿Qué valor tiene hacer muy bien lo que no tiene que ser hecho? La realidad es que da igual lo duro que trabajes, lo relevante es el valor que aportas con tu trabajo.

El éxito de nuestros procesos se consigue con la repetición de buenas prácticas y rigurosidad en el método. Acción, disciplina, foco y mejora continua. ¿Y quién debe poner ese foco? Las personas que mejor conocen cada proceso, lo que en Mejora Continua llamamos los PILOTOS. Esta persona implicada 100% con el proceso es la que consigue el mejor estándar y la que asegura los resultados y la mejora. Y con absoluta rotundidad:

De la implicación de las personas y su apuesta por la mejora del proceso, derivará el éxito de este.

Estas personas, los auténticos héroes de la mejora, necesitan herramientas: unos KPI establecidos de forma inteligente, que ayuden a todos los implicados a sostener la mejora en el tiempo. Indicadores de control y de mejora, comprensibles por todo el equipo, actualizados, muy visuales y con objetivos claros. Las herramientas de Business Intelligence y Big Data son un apoyo fundamental para ello. Esto nos permite tomar decisiones basadas en datos y en cada fase del proceso (no solo en la entrada de pedidos o en ventas, como se hacía tradicionalmente).

Y todo a una velocidad de vértigo, por lo que necesitamos metodologías Agile para adaptarnos de forma rápida y excelente (con calidad, valor, competencia, tiempo, precio) a las necesidades de nuestros clientes. El cambio cultural de la empresa pasa de una cultura fundamentalmente burocrática a una cultura ágil, una cultura empresarial que se adapte a los cambios incuestionables y no siempre es fácil, necesitamos método y práctica.

Al final, la mejora de procesos

Si tenemos las metas claras, será más sencillo alcanzarlas. Y es mucho más fácil detectar si nos estamos alejando de ellas o acercándonos, midiéndolas.
Es cierto que el exceso de planificación puede paralizar, no me refiero a llegar a ese límite. La improvisación permanente (individual y de equipo) no nos permite trabajar con un flujo mejorado o de eliminación de desperdicio. O controlas tus procesos o serás un apaga fuegos. Es cuestión de elegir.
Comunica: cualquier proyecto sin capacidad de comunicación, no vale nada, no explotarías el potencial de tu equipo. Valida el estándar con el equipo, implica a los afectados y comunica el estándar.
Adáptate a las condiciones cambiantes y de gran incertidumbre, es decir, evolucionar y mejorar continuamente con las condiciones cambiantes que afrontamos, aceptando que las soluciones de hoy serán distintas a las de mañana.

Como conclusión, lo obvio, por obvio, se olvida: estandariza. La productividad que conseguimos con la mejora de un proceso, no significa hacer muchas cosas, sino eliminar todo lo que no tiene que hacerse y mantener la mejora conseguida. Tan importante es saber lo que tienes que hacer como lo que no tienes que hacer y por estas grietas se nos puede ir la calidad, los plazos, el coste y el día a día de nuestros procesos.