La evolución de la venta online lleva unos años con un crecimiento progresivo, comiendo terreno a la venta tradicional en muchos sectores. Y si eso no fuese suficiente, nos vino una pandemia. Y nos obligó a encerrarnos en casa durante semanas que luego se convirtieron en meses. Y la venta online siguió subiendo. Pero es que luego nos dimos cuenta de que sí, que en muchos casos podemos teletrabajar desde casa, lo que motivó que aquello de “lo online” siguiese subiendo…
Con este panorama en el mercado, muchas de las empresas que seguían sin presencia en la red, por fin se han lanzado. Y oiga, que está funcionando. Empresas que gestionaban 20 pedidos al día en su tienda física, han visto como sin necesidad de hacer un gran esfuerzo, han pasado a gestionar cientos de pedidos diarios. En muchos casos, varios cientos… ¡Esto es genial, maravilloso, increíble! Pensó el empresario, al ver cómo el volumen de pedidos crecía con esa tasa tan exagerada. Pero oye, y ahora, ¿Cómo preparamos todos esos pedidos? Si hasta ahora teníamos dos personas, que tranquilamente iban preparando esos 20 pedidos/día y les ocupaba toda su jornada… hay que incorporar a XX personas para dar salida a todos los nuevos pedidos. Y sí, así resolveríamos este cuello de botella, pero desde luego no de una forma óptima ni eficiente.
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La situación es la siguiente, nos hemos cambiado a un almacén mucho más grande, con un montón más de gente trabajando, pero con el mismo sistema que cuando estábamos en la tienda de barrio (ahhh, que bien estábamos en la tiendecita). Los pedidos que van entrando por la web, automáticamente entran al sistema y sin que nadie intervenga, van saliendo alegremente por la impresora que tenemos en el almacén. Los operarios cogen esos pedidos, cogen un carrito, y ¡a correr por el almacén!
La consecuencia de seguir este sistema de preparación, es que sí, posiblemente estés consiguiendo mantener la producción al día y no estés incurriendo en retrasos ni cancelaciones. Pero ¿podrías mejorarlo? ¿Podrías preparar el mismo volumen de pedidos, con menos recursos, y en menos tiempo? Desde luego que sí.
¿Cómo mejorar el proceso de picking?
Hay mucha literatura sobre esto. Aplicando unos sencillos consejos, podrás ver cómo la presión que se ha generado en esta parte de tu negocio se va relajando.
- Ubicación clara. Es imprescindible, es imprescindible (sí, está escrito dos veces), que tengas perfectamente ubicados los productos en tu almacén. Esto implica que sepas de forma clara y concisa dónde se encuentra un producto, esté en un único punto o se encuentre en varios lugares del almacén.
- Zonas calientes. Intenta tener más cerca y agrupados los productos con más movimiento. Estas zonas tendrán mucho tránsito, así que procura tenerlas adecuadas a su uso. Puedes situarlas al comienzo de los pasillos, en zonas más anchas donde puedan acceder varios carros al mismo tiempo, etc.
- ¡Optimiza las rutas! No hagas que el personal vaya corriendo de un lado a otro como pollo sin cabeza. Si les das los artículos ordenados por ubicación y tienen que seguir siempre el mismo camino, además de evitar esos cruces y choques, harás que la persona tenga memorizada la ruta y tenga que repetirla continuamente variando solo los puntos en los que se detiene.
- Preparación compartida. Un pedido, varias personas. Si no estas listo para esta situación, puedes estar creando un problema importante. Piensa que una persona coge un pedido que, por hacerlo evidente, va a tardar un mes en preparar… te has quedado sin ese empleado. Será mejor que en esa situación, el equipo tenga esa información, y que de forma simultánea todos preparen el pedido a la vez. Lo ideal sería que pudiese asignar ciertos artículos a cada persona, evitando así choques innecesarios por los pasillos. Cada operario, que se encargue de una sección, por ejemplo.
- Preparación Múltiple. Permite que, en cada ruta que ejecuta cada persona, pueda preparar más de un pedido. Es decir, en lugar de coger una caja y preparar un pedido, permite que coja 5 cajas, por ejemplo, y prepare 5 pedidos a la vez. El recorrido que va a hacer será muy parecido al de preparar un único pedido, tendrá que hacer más paradas ya que ahora tiene que coger más productos distintos, pero estará haciendo una única ruta por el almacén. No tardará 5 veces menos en preparar esos pedidos, pero te invito a que lo pruebes y obtengas tus propias métricas. Verás como si de media tardas 7 minutos en preparar un pedido individual, agrupándolos, podrás bajar esa marca a 4 minutos. No es mucha mejora en un solo pedido, pero ¿Cuántos podrá preparar ahora en una jornada laboral de 8 horas? Tendrás una mejora de un 30% – 40%.
- Elimina trabajo administrativo. Si el operario sabe lo que ha podido coger para servir un pedido, tiene toda la información que necesita para generar automáticamente los documentos de albarán y factura. No hagas que administración tenga que hacer ese trabajo, que lo haga la persona que tiene la información.
- Repito, ¡elimina trabajo administrativo! Si el operario ha cerrado el paquete, con el albarán y factura en su interior, si lo ha dejado en la zona de carga de las agencias de transporte, ¿Por qué no es el mismo operario el que notifica a la agencia que pase a recogerlo? Permite que sea el mismo operario el que cierre el proceso.
No quiero extenderme más. Solo pretendía que vieses que, además de la propia configuración física del almacén, puedes conseguir mejoras notables modificando solo algunas partes de dicho proceso. Te animo a que te documentes en internet, y busques algún software de gestión de picking. Podrás obtener nuevas ideas, además de las que te he contado, y sacar tus propias conclusiones. Quizá haya llegado el momento de dar el salto y aumentar la productividad de tu almacén.
David es analista programador en el departamento de I+D en Clavei. Colabora en los proyectos ClaveiGes y ClaveiCon desde sus origenes. Deportista apasionado, tiene como norma la formación continua. “Estudia, aprende, comparte…”
