Tenemos que aprender a derrochar menos esfuerzos y energía a la hora de llevar a cabo nuestras tareas, evidentemente sin disminuir los resultados. Para ello, aprovechar nuestra jornada laboral y sacarle el mayor provecho posible es esencial. Estos 10 consejos te ayudarán a centrarte, ser más productivo y hacer más en menos tiempo.
1.- Empieza con simples checklist con objetivos
Si no quieres caer en la inercia es importante fijar objetivos operativos que te ayuden a saber dónde tienes que poner el foco de tu trabajo. Para ello podemos aplicar técnicas como GTD, Scrum, Kanban, etc., aunque si lo que buscas es empezar con una rutina plantear 2 simples checklist, uno a nivel diario y otro a nivel semanal, será suficiente al comienzo. Para planificar el checklist diario reserva 15 minutos al final de la jornada. Haz balance del trabajo realizado y márcate el trabajo para el día siguiente, de manera que cuando vayas a empezar a trabajar tengas claro en qué debes enfocarte. Para planificar el checklist semanal resérvate 30 min al final de semana para analizar el trabajo realizado a lo largo de la misma y determinar a grandes rasgos por dónde deberías seguir la semana siguiente. Este trabajo lo retomaremos a primera hora de la siguiente semana, en dónde nos marcaremos los objetivos definitivos de esa semana y del lunes en concreto.
2. Descubre cuáles son tus momentos… y céntrate en lo difícil.
Normalmente a primera hora de la mañana estamos al máximo de energía, es por ello que debemos evitar invertir el mejor momento del día en reuniones, llamadas o contestar correos. Intenta dedicarte la primera hora del día para realizar el trabajo más complicado y difícil, aquel para el que necesitas estar especialmente concentrado y es importante. Atendiendo a Pareto, aquel 20% de las tareas que producen el 80% de los resultados son las candidatas para estos momentos. Es fundamental que tus compañeros sean conscientes de ese momento y aprendan a respetarte.
3. El fusilamiento de las distracciones
Vivimos en el mundo de las distracciones constantes, sobre todo si trabajas rodeado de tecnología. Debemos fijar una rutina de consulta de nuestro correo electrónico y no cometer el error de tenerlo siempre abierto dando rienda suelta a las notificaciones de la bandeja de entrada. Del mismo modo, las APPs que tenemos instaladas en nuestros smartphones causan un impacto importante en nuestro trabajo: WhatsApp, redes sociales, etc. bombardean nuestro teléfono a diario, y para ello Android inventó el “Modo Avión” o “Modo Prioridad” si queremos ser menos restrictivos; aprende a usarlos.
4. Interrupciones sí, pero hay que saber cuando
Evita a toda costa interrumpir a tus compañeros cuando están en esos momentos de concentración a primera hora de la mañana. Si es algo que puede esperar, envíales un correo electrónico y queda para resolverlo en un momento que os venga bien a ambos. No abordes a la gente a no ser que sea algo importante y pregunta primero si pueden atenderte en ese momento diciéndoles el tiempo que necesitas de ellos, no vale eso de “¿Tienes 1 minuto?” y que luego se convierta en 1 hora.
5. Tómate pequeños descansos
Las pausas son necesarias y muy recomendables. Si trabajas sentado es necesario que te levantes, camines y despejes la mente. Dependiendo de tu tipología de trabajo puedes utilizar diferentes técnicas, como por ejemplo la que propone la técnica Pomodoro, con pausas de 5 minutos cada 25. En definitiva, debes probar y adaptarlo a tus necesidades
6. El peligro de la multitarea
No dejes que las tareas tomen el mando de tu trabajo. Si saltas de una tarea a otra sin control tendrás la impresión de llevar muchas cosas entre manos y no terminar nada, cosa que puede resultar frustrante. Cada vez que alguien te pida algo añádelo a alguna de tus listas para darle respuesta (sin falta) cuando termines con lo que tienes entre manos. Eso sí, intenta aplicar siempre que puedas la regla de los dos minutos, es decir, si esa tarea la puedes hacer en menos de dos minutos debes hacerla inmediatamente.
7. Huye del perfeccionismo
Es mucho mejor terminar una tarea, aunque no quede perfecta desde el principio. En líneas generales siempre es preferible que ajustándose a las necesidades definidas la terminemos y la enfrentemos a la realidad para poder ir perfeccionándola con un “baño de realidad” antes que estancarnos en la parálisis por el análisis.
8. No hagamos más de lo que no nos han pedido
Por regla general, no es recomendable el “baño en oro” de tu trabajo, es decir, hacer más de lo que la tarea especificaba, por muy buena idea que creas que sea. Si algo es mejorable, plantéalo y consénsualo con todos los implicados para asegurarte de que el esfuerzo merecerá la pena.
9. Planifica las reuniones
Las reuniones son necesarias y un elemento muy importante para reforzar al equipo y que este se sienta escuchado. Es clave tener las reuniones bien planificadas y gestionarlas de forma eficaz tanto antes, como durante o después de realizarlas. Pon hora de fin, convoca sólo a las personas imprescindibles, ten claro los objetivos y asegúrate que de todo el mundo lleve preparado su trabajo. Debemos ir al grano y centrarnos principalmente en el objetivo.
10. El arte de delegar
No intentes hacerlo tú todo. Es fundamental saber delegar de forma efectiva, y esto no quiere decir que repartas las tareas que no te gustan, sino que tienes que ser capaz de hacerlo con las que te apasionan. Repartir el trabajo de una forma adecuada multiplicará los logros, y esto puede ayudarte a desarrollar nuevas aptitudes entre la gente de tu equipo, que os irá haciendo más competitivos poco a poco. Ofrece tu apoyo, informa y reconoce el esfuerzo, pero recuerda que delegas el trabajo, no la responsabilidad.
