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Debido a la cuarentena impuesta por el Gobierno y los riesgos para la salud de las personas que el COVID-19 supone, un gran número de empresas se han visto en la necesidad de digitalizarse en un tiempo récord. Añadiendo, además, que en el cambio no solo opera la parte tecnológica, sino también las personas, trabajadores y trabajadoras que desde ahora tendrán que utilizar un sinfín de herramientas nuevas, la plantilla y su adaptación son un factor para tener en cuenta para alcanzar el éxito. Pero no os preocupéis, ha llegado la hora de la Transformación Digital de tu empresa, y de eso en Clavei, ¡somos expertos! ¿empezamos?

Aspectos legales de la firma electrónica en contratos

Entre los muchísimos aspectos que este escenario supone para las empresas, voy a centrarme en este artículo en aquello por donde se empieza cualquier colaboración. Esto es por los contratos, más concretamente por la firma de documentos cuando los firmantes no se encuentran ubicados en el mismo lugar, es decir, la Firma Digital de Documentos.

El marco jurídico a nivel europeo viene regulado por el Reglamento (UE) nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, más conocido como Reglamento elDAS. Y en él se diferencian y definen los siguientes conceptos:

  • Firma electrónica: son los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.
  • Firma electrónica avanzada: la firma electrónica que cumple los requisitos contemplados en el artículo 26. Siendo los siguientes:
  1. a) estar vinculada al firmante de manera única;
  2. b) permitir la identificación del firmante;
  3. c) haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo, y
  4. d) estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
  • Firma electrónica cualificada: una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.

Los efectos jurídicos de las firmas electrónicas se reconocen por el art. 25 del elDAS, el cual señala que “No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica”. Si bien esto es cierto, debemos admitir que la firma avanzada no tiene el valor equivalente de una firma manuscrita, siendo la única firma equivalente a la firma “de toda la vida” es la denominada como firma electrónica cualificada según el art. 25.2 del Reglamento.

Entonces, ¿solo es válida legalmente la firma electrónica cualificada? El hecho de que no sea equivalente, no quiere decir que no tenga validez, y, por tanto, produzca efectos jurídicos. El punto de diferenciación lo encontramos al campo probatorio de cada firma.

Mientras que en la firma cualificada (equivalente a la manuscrita), nos centramos en poder identificar que la firma corresponde a la persona en cuestión y no en datos periféricos por no ser necesario. En cambio, en la firma avanzada por ejemplo es a la inversa, necesitamos hacer uso de pruebas periféricas que permitan por un lado identificar de manera inequívoca al firmante y, por otro la declaración de voluntad del firmante.

No debemos olvidar en este sentido, la teoría general de los contratos, pues para poder entender un acuerdo válidamente celebrado se viene a exigir consentimiento, objeto y causa. No os preocupéis que no voy a entrar en ellos ahora, pero lo importante en este asunto está dentro del campo de actuación del consentimiento, el cual no puede estar viciado.

Una vez que ya sabemos que las firmas electrónicas tienen validez legal y producen efectos jurídicos, lo importante ahora es poder garantizar el no repudio de la firma. Esto es evitar que la otra parte diga aquello de “donde dije digo, digo diego”, y para ello se hace necesario hacer una breve mención sobre los prestadores de servicios electrónicos de confianza. Pues para aportar ese plus de seguridad, integridad y no repudio que garantiza las transacciones y acuerdos entre personas, ya sean físicas o jurídicas, cuando no se encuentran en el mismo lugar, es conveniente que el certificado sea emitido por una Autoridad Certificadora (terceros de confianza lo llaman) para acreditar que el certificado en cuestión corresponde a la persona firmante de forma inequívoca.

Hay algunos matices más que diría no tienen demasiado interés y sobre también teorías o planteamientos sobre cómo entender cada tipo de firma. En cualquier caso y, a modo de conclusión, las firmas digitales son plenamente válidas. Aunque eso sí, aquellas que no sean cualificadas pueden ser un riesgo. Estamos en la esfera de la prueba y no de la validez, y eso es lo que crea incertidumbre y confusión. Estos documentos, con diferentes tipos de firmas, electrónicas o no, son plenamente válidos, pero en el caso de impugnar un documento, la prueba es lo que se dificulta, en mayor o menor grado, sus efectos jurídicos según el tipo de firma empleado.

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Preguntas Frecuentes sobre la Firma electrónica

A continuación, relaciono a una serie de “preguntas frecuentes” sobre la validez jurídica de este tipo de herramientas y, sobre todo, sobre el uso de las firmas electrónicas.

¿Es legal el uso de firmas electrónicas? ¿producen efectos jurídicos?

  • Como reza el art. 25 del Reglamento elDAS, “no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica”. Por lo que sí son legales y tienen efectos jurídicos.

¿Qué tipo debería utilizar en mi empresa?

  • Tenemos que analizar y atender las necesidades que se detecten para cada contrato o documento concreto. Si bien, en el ámbito de la empresa lo idóneo es una firma electrónica cualificada, porque garantiza el mayor nivel de seguridad en las operaciones digitales.

¿Cómo puedo garantizar el no repudio de las firmas electrónicas?

  • Lo adecuado sería utilizar los servicios de “terceros de confianza”. Estas herramientas están pensadas para registrar la trazabilidad y marcas de tiempo entre otras fuentes de prueba para evitar el repudio en las firmas electrónicas, es decir, disminuir el riesgo o probabilidad para garantizar el no repudio de la firma.

A nivel internacional, ¿tendría problemas al usar este tipo de firmas electrónicas?

  • El Reglamento UE 910/2014, elDAS, es una normativa europea que por tanto vincula solos a los estados miembros. Como ya sabemos, en las relaciones internacionales no comunitarias, no siempre se aplica la normativa “de casa”, la nuestra. Sino que es posible que tengamos que acudir a tribunales extranjeros no comunitarios. O incluso acudiendo a los tribunales españoles la normativa de aplicación lex fori sea la de aquel tercer estado.

Ello quiere apuntar que estas garantías sobre las firmas electrónicas son tal, a efectos comunitarios. Es decir, para relaciones “domésticas” e internacionales dentro de la Unión Europea, también para aquellas extracomunitarias cuya normativa aplicable sea la de la Unión Europea o, en su caso, si es aplicable una normativa extranjera cuando las garantías de aquella normativa garanticen la eficacia de este tipo de firmas electrónicas.

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