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Ventajas en el uso de un Sistema de Gestión Documental

Ventajas en el uso de un Sistema de Gestión Documental

Jose Manuel quiero una gestión documental, me quiero quitar todo el papel que tengo encima de la mesa». Si me dieran un euro cada vez que me han dicho esto…

El concepto de gestión documental para eliminar el papel es como si me compro un coche para ir al trabajo que resulta que esta en la acera de enfrente. Si bien es verdad que eliminamos el papel, este no puede ser el principal objetivo de la implantación de un Sistema de Gestión Documental. Voy a mostrar algunas de las ventajas que nos una gestión documental que hará que en su conjunto sea una buena idea la implantación.

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Organiza mejor tus documentos con el proceso de Gestión Documental

Organiza mejor tus documentos con el proceso de Gestión Documental

Definimos una gestión documental como conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización facilitando así la recuperación de ellos y administrando el flujo de dichos documentos en la propia empresa u organización.

Así mismo una gestión documental nos permite agilizar la localización de la información y vincular documentos entre sí, compartirlos y hasta incluso determinar el tiempo que los documentos deben guardarse y, eliminar los que ya no sirven.

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Digitalización de procesos y su importancia dentro del área de administración

Digitalización de procesos y su importancia dentro del área de administración

Dentro del mundo empresarial todos hablan de «Transformación Digital», pero… ¿cómo podría aplicarlo al área de administración? ¿Qué beneficios me va a aportar? y… ¿por dónde empiezo?

Estas son las preguntas más comunes que nos solemos hacer, porque tenemos claro que la Digitalización de nuestra empresa es imprescindible si queremos que tenga un futuro, además, estamos viendo que las empresas de nuestro sector, nuestra competencia, está llevando a cabo procesos de Transformación Digital y si yo no lo hago ¿me quedaré desfasado? ¿mis clientes se irán a la competencia? Tras meditarlo, llego a la conclusión de que algo tengo que hacer, los métodos tradicionales de trabajo están obsoletos y son lentos. Los clientes son cada vez más exigentes y tengo que agilizar mi metodología de trabajo para reducir tiempos, pero… ¿y esto cómo lo hago?

Aquí es donde entra la transformación Digital la cual podríamos interpretar como la digitalización de procesos que me va permitir reducir tiempos, reducir costes, mejorar la comunicación con mis clientes y proveedores y ya de paso, poner mi granito de arena a mejorar la sostenibilidad del planeta disminuyendo entre otras cosas el consumo de papel.

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¿Qué es la Gestión Documental? y, ¿cuáles son sus ventajas?

¿Qué es la Gestión Documental? y, ¿cuáles son sus ventajas?

Si todos pensamos en un archivo documental de una empresa, nos viene a la mente estanterías enormes y cajones con infinidad de carpetas.  Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.

Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc. Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.

Todo ello nos hace plantearnos que una gestión documental es una gran solución, que ofrece la información de forma organizada y eficiente.

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Las ventajas de la Factura Electrónica

Las ventajas de la Factura Electrónica

Según Wikipedia, podemos definir la factura electrónica como: un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Es por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
Dicho esto, una factura electrónica se construye en dos fases, primero se crea la factura normal, tal y como se ha hecho siempre, y se almacena en un fichero de datos y después se procede a su firma con un certificado digital propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma. Este sello garantiza que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
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