La gestión documental podríamos decir que es un conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, tanto los que recibimos como los que creamos desde nuestra propia empresa. Lo que se intenta mediante la gestión documental en empresas con productos fitosanitarios es que la recuperación y administración de flujos de trabajo sea más eficiente.
El término gestión documental puede parecernos novedoso, pero realmente estamos hablando de algo que se hace en toda empresa, sin importar sus dimensiones. Es lo que de toda la vida hemos llamado archivar. Y si hablamos del departamento de administración de cualquier empresa más todavía, ya que sabemos que hemos mantenido archivadores ordenados por proveedor, por cliente, por fecha de documento, archivadores con precios por producto, tarifas de artículos y un largo etc. La diferencia radica en que cuando hablamos de gestión documental nos centramos en la digitalización de todos esos documentos.
Ventajas de una gestión documental
Al preguntar a mis compañeros de administración las ventajas que habían encontrado al implantar la gestión documental en nuestra empresa todos ellos coincidieron en una misma cosa, la agilidad en la búsqueda de documentos, el poder tener todo a un solo click de ratón.
Pero obviamente unido a esto hay otra serie de ventajas como pueden ser:
- Evitamos la pérdida de documentos.
- Rentabilizamos y agilizamos el tiempo evitando así pérdidas de tiempo localizando esos documentos.
- Mejoramos la gestión de la información.
- Automatizamos procesos repetitivos.
- Obtendremos una estructura lógica de almacenamiento.
- Organización en cuanto a flujo de documentos, revisión, aceptación e incluso firma de ellos.
- Nos permite deshacernos del papel aportando así nuestro granito de arena al ecosistema.
- Reducimos costes, tiempo y espacio.
- Evitamos que los documentos tengan que pasar de un lado a otro físicamente.
¿Sólo interesa llevar una gestión documental si tengo una empresa de un volumen considerable?
Sabemos que dentro del mundo de las empresas de venta de productos fitosanitarios nos podemos encontrar empresas de distintos tamaños, con autónomos, pequeñas o medianas empresas -pyme- o grandes empresas. Pero la transformación digital está a la orden del día y el dar este paso en nuestra empresa no está para nada reñido con el que por ejemplo seamos una empresa de tamaño reducido. La estructura de nuestra gestión documental se adaptará a nuestras dimensiones y se personalizará a nuestras necesidades, será totalmente escalable. Al contrario de lo que quizá se pueda pensar es totalmente recomendable ya que nos permitirá utilizar nuestros recursos en otras áreas de nuestra empresa debido al ahorro de tiempo que nos permitirá. Además, en el sector de distribución de productos fitosanitarios contamos con muchísima documentación obligatoria, además de la propia documentación que ya de por sí tiene cualquier empresa.
¿Cómo empresa fitosantiaria como podría ayudarme una Gestión Documental?
Hablando en términos generales de cualquier empresa nos llegan muchísimos correos de diversas índoles que nos interesan guardar, o bien su contenido a nivel de archivos adjuntos, o bien el correo como tal para que podamos remitirnos a él como justificante de acuse de recibo o similar. Cada vez cerramos más tratos con nuestros clientes vía email, confirmaciones de presupuestos, confirmaciones de tratamientos en cultivos, etc. Pudiendo archivar estos documentos y correos originales podrían servirnos como acuse de recibo incluso como prueba de relación contractual. Pues bien, tendríamos la posibilidad de poder seleccionar en ese momento desde el propio Outlook donde queremos archivar esa información que estamos recibiendo, de forma que podamos indicar ahí mismo en que archivador queremos guardarlo y relacionado con qué, por ejemplo:
- Artículos.
- Especificaciones de seguridad respecto a un tratamiento fertilizante de nuestras parcelas.
- Plaguicidas que se hayan podido utilizar.
- Dosis.
- Normas de utilización.
- Precauciones a tomar.
- Cuaderno de campo de un determinado cliente.
- Carta de portes asociada a un envío.
- Etc.
También podríamos archivar documentos conforme los estamos creando. Especificamos cuaderno de campo o de explotación que estamos creando y queremos a su vez guardarlo en su carpeta correspondiente o carpetas, ya que podríamos tener ese mismo documento asociado a distintas carpetas.
O podríamos asociar documento de compra al proveedor correspondiente conforme estamos registrando la factura del proveedor en nuestra aplicación contable. Es posible, incluso, que la información nos llegue sesgada o por partes y por ejemplo mi pedido de proveedor lo tenga el departamento de compras, mientras que el albarán de entrega esté en almacén y la factura por otro lado en el departamento de administración. ¿Cómo podríamos tener acceso a todos estos documentos de forma sencilla ante una posible reclamación? Si tenemos todos los documentos archivados y centralizados en nuestra gestión documental, esa labor que de otra manera seria tediosa, está a nuestra mano con un solo clic, y, lo que es más, disponible a todas las personas que pudieran estar involucradas.
Nos permitiría tener documentados todo nuestro catálogo de producto a nivel de seguridad, peligrosidad, registros sanitarios tan solo escaneando el documento y mediante una serie de metadatos sería archivado y vinculado automáticamente.
Todo esto nos permite que esta información no solo esté disponible cuando estemos en nuestra oficina sino que también sea accesible a ella desde cualquier otro punto en caso de que la tengamos en la nube.
Nos permitiría centralizar todos nuestros registros LOMB, llevar control de toda la documentación del MAPAMA y guardar copia anexa.
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Cualquier empresa ya captura, almacena y recupera documentos todos los días. Los documentos llegan en forma de papel y también en formato electrónico. Una factura que viene por correo ordinario es obviamente un documento en papel que se puede leer y contabilizar. Sin embargo, esa factura probablemente comenzó con un pedido de la empresa. Ese pedido podría ser un registro electrónico y eso significa que tenemos dos documentos relacionados que deben mantenerse referenciados, y que sin embargo, son muy diferentes en la forma en que se almacenan.
Realmente necesitamos de una buena gestión documental en nuestra empresa de venta de productos fitosanitarios, es una herramienta indispensable en esta nueva era de digitalización y transformación de procesos en la que estamos todos y que se mueve a pasos agigantados y que más que nunca en estos momentos debemos adecuar a nuestra empresa y evolucionar.
Encarni es testeadora de software en U.N. PYMEs
