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Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias en el sector Agro

Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias en el sector Agro

La transformación digital que han ido posponiendo muchas empresas del sector agro ha llegado para quedarse y es que la situación que ha generado el COVID-19 ha afectado en su madurez digital empujándolas a crecer y a dar un paso más hacia la transformación digital.

Una de las áreas a tener en cuenta son las notificaciones electrónicas, la situación de alerta sanitaria obligaba a las entidades a paralizar la atención presencial y por tanto las empresas, profesionales y particulares también estaban obligados a la gestión a través de las sedes electrónicas.

Pues bien, esto no tiene por qué preocuparnos, pues gestionar las notificaciones de forma digital, como todo lo digital, es más eficiente y yo diría que incluso puede ser más sencillo.

A continuación, algunas de las cuestiones más comunes sobre las notificaciones electrónicas:

¿En qué consiste una Notificación Electrónica?

Es la publicación en la Sede Electrónica de una comunicación administrativa con consecuencias jurídicas, como pueden ser el comienzo del plazo para contestar o presentar documentación, presentar alegaciones o recursos, etc.

¿Qué normativa podemos encontrar al respecto?

Las Leyes 39/2015 y 40/2015 que entraron en vigor desde octubre de 2016, exigen a las empresas mantener sus comunicaciones con la Administración a través de medios electrónicos.

La Orden ministerial ESS/214/2018 que entró en vigor el 1 de octubre de 2018 exige a los trabajadores autónomos a realizar sus trámites con la seguridad social de forma telemática.

¿Dónde consultar las Notificaciones Electrónicas?

A través de la DEH o Dirección Electrónica Habilitada, donde para activar dicho Buzón se requiere un certificado digital. Posteriormente para acceder se realizará desde el ordenador que tenga instalado el certificado accediendo a la web. Y también en la propia Sede Electrónica que para poder acceder habrá que dar de alta el acceso.

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¿Cuáles son las principales dificultades que podemos encontrar?

  • Cada vez más organismos se están sumando a la comunicación electrónica.
  • Cada organismo público, ayuntamiento, comunidad autónoma, etc. utiliza una plataforma diferente.
  • La falta de un punto de acceso único de consulta.
  • La cantidad de recursos y tiempo dedicados acceder a la multitud de Sedes Electrónicas en busca de Notificaciones telemáticas.
  • Las sanciones por no cumplir los plazos de los requerimientos.

¿Cuándo se da por notificado un interesado?

Para que una notificación sea válida, debe de quedar constancia de la puesta a disposición, acceso por el interesado o su representante, la fechas y horas reflejadas, con el contenido íntegro de la notificación y la identidad fidedigna del remitente y destinatario. Además, se deberá de incorporar al expediente la acreditación de la notificación.

¿Cuántos días tengo para descargar ahora una notificación?

Esto no cambia. Como sabréis, la ley marca un plazo de 10 días naturales para que empresas y particulares descarguen una notificación emitida por un organismo público. Transcurrido este plazo, en la notificación se indican los días de los que dispones para dar respuesta, en caso de que así lo requiera.

¿Qué sucede si el interesado no accede?

Transcurridos 10 días naturales desde la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica sin que nadie haya accedido a la misma se considera realizada la notificación y se continúa con el procedimiento, sin que sea necesaria la publicación en el Boletín Oficial.

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¿Existen herramientas de gestión de las notificaciones electrónicas?

Sí, Portal Neos es un software cloud  que permiten unificar en un solo lugar la gestión de multitud de buzones por los que comunican los diversos organismos (Agencia Tributaria, Tesorería General de la Seguridad Social, Dirección General de Tráfico, 060.es, LexNET, Generalitar Valenciana, ESPJ Entidades sin Personalidad Jurídica, etc.).

¿Qué nos aportara Portal Neos?

  • Tranquilidad, ya que lo tendremos todo bajo control.
  • Eficiencia, puesto que reduce el tiempo y el coste de tareas administrativas.
  • Seguridad, ya que se realiza una sincronización automática de todos los buzones suscritos.
  • Gestión de las notificaciones de manera centralizada todos desde un mismo entorno.
  • Previsualización de las notificaciones sin necesidad de firma de la notificación.
  • Evitar sanciones.
  • Auditoria de cada notificación consiguiendo un control de sus acciones.
  • Aumento de la eficiencia empresarial.

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Infografía: 5 acciones para mejorar la productividad del área de RRHH

Infografía: 5 acciones para mejorar la productividad del área de RRHH

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El rol del departamento de Recursos Humanos es clave en el éxito de las compañías. Durante los últimos años hemos observado cómo han ido ganando cada vez más importancia y ampliado sus funciones, ya no solo en el proceso de reclutamiento, sino en el desarrollo de los colaboradores de la compañía y su motivación, lo que genera le mejor ambiente de trabajo y se traduce en los resultados y la productividad de la empresa.

Entre las principales funciones encontramos:

  • Tareas jurídico-administrativas relacionadas con los contratos, nóminas, seguros sociales, permisos, bajas por enfermedad, vacaciones, ausencias y control horario.
  • Función de Relaciones Laborales con tareas de contratación, política salarialconflictos laborales, negociaciones colectivas, encuestas de clima laboral, PRL, etc.
  • Diseñar el sistema de retribución de la plantilla.
  • Reclutamiento y selección de personal.
  • Planes de formación y desarrollo de los colaboradores.
  • Evaluación del desempeño de funciones.

En ocasiones a este departamento le asignan tareas burocráticas o administrativas, o asume funciones que no son propias del departamento, mermando su productividad y alejándolo de lo realmente importante como son tomar decisiones a nivel estratégico que impactan en el resto de miembros de la empresa generando un impacto positivo en la organización. Ahora bien, ¿Cómo podemos aumentar la productividad del departamento de Recursos Humanos?

Estas 5 acciones aumentaran la productividad de los departamentos de Recursos Humanos y ayudarán a automatizar tareas consiguiendo más tiempo para dedicarlo a más importante y estratégico.

Digitaliza el departamento de Recursos Humanos

El departamento de Recursos Humanos debe adaptarse a los cambios evolutivos que estamos sufriendo y servir de ejemplo de toda la empresa. Debemos innova y utilizar herramientas digitales que nos permitan ser más ágiles y con mayor calidad en los procesos.

Estas herramientas nos permiten ganar tiempo en nuestras funciones diarias para centrarnos en lo realmente importante, las personas.

Desde el departamento de Recursos Humanos debemos ayudar a la dirección y a los empleados a transformarse y adaptarse rápidamente a la digitalización, siendo fundamental establecer una estrategia tecnológica que simplifique el proceso para todos los trabajadores.

Al utilizar herramientas actualizadas desplazaremos los sistemas heredados y tradicionales por una plataforma cloud que nos ayudara a construir un equipo de Recursos Humanos digital.

Siempre es buena opción ponerse en manos de expertos que nos ayuden con este proceso de cambio, o bien visitar otras compañías para ver cómo están trabajando.

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Utiliza herramientas colaborativas.

En nuestro día a día no sólo utilizaremos la aplicación de Nominas y Recursos Humanos, que engloba herramientas para el control de la formación de los empleados, evaluación de estos o bien para encontrar el talento que necesitas.

Podemos encontrar otras herramientas que nos ayudaran en nuestro día a día, como Office365 con Sharepoint, que nos ayudara a que una parte del equipo o todo, puedan acceder a documentos y modificaros en tiempo real, o Teams, que nos permitirá una comunicación descentralizada del departamento.

También podemos utilizar Trello que nos permitirá a nosotros y al resto del equipo a organizarnos, asignar tareas a compañeros con plazos para realizarlas.

Otras herramientas como HelloTeam! Portal colaborativo de innovación, ayudaran a los colaboradores a participar en la innovación de la empresa aportando ideas y colgando noticias relacionadas con la actividad de la empresa de una forma divertida a través de la gamificación.

Crea un equipo top

Nadie es tan bueno como la suma de los componentes del equipo, por eso es fundamental rodearse del mejor equipo posible. Debemos cuidar y hacer crecer al equipo. Es fundamentar mantener una comunicación fluida con el equipo y desarrollar algún tipo de actividad conjunta para fomentar la cohesión. Comer una vez a la semana en la oficina, una reunión que permita tener una charla no laboral, alguna actividad lúdica, etc. son acciones que fomentaran la integridad del equipo.

Dejar que los empleados puedan sentirse cómodos en su puesto de trabajo y comunicar unas reglas básicas de comportamiento garantizaran una correcta convivencia en la oficina.

Si quieres atraer a los mejores, deberás trabajar la imagen de tu empresa apostando por el employer branding, piensa en que puedes hacer por tu equipo y que beneficios tiene trabajar contigo, luego ¡véndelo! Dedica tiempo a escuchar a tu equipo y  saber qué les estimulan y qué merma su productividad. El clima laboral es básico para conseguir un equipo cohesionado.

Integra tu departamento dentro de la organización

El departamento de Recursos Humanos tiene que ser una parte activa de la empresa y todas sus acciones deben ir encaminadas a cubrir las necesidades de otros departamentos o de las personas que forman parte de la empresa. Para ello, el reparto de la carga de trabajo es esencial y si conseguimos delegar funciones de forma óptima el trabajo será más efectivo y aumentará la productividad.

En este punto, disponer de un Portal del Empleado descentralizara muchas de las tareas del departamento de Recursos Humanos, delegándolas en los mandos intermedios, facilitara la comunicación interna que permitirá a los colaboradores consultar sus nóminas, vacaciones, ficha de empleado, realizar solicitudes a la empresa, contestar encuestas de clima laboral y otras acciones que darán al trabajador participe de la organización y toma de decisiones. Convirtiendo al departamento en un activo más productivo y valioso para la empresa.

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Mide, Evalúa y mejora los procesos

Para poder mejora los procesos, lo primero que debemos hacer es medirlos y la metodología lean puede ayudarnos.

A grandes rasgos la metodología lean consiste en evitar desperdicios, usar al máximo los recursos ya disponibles y mejorar constantemente los procesos para obtener cada vez resultados más eficientes.

Medir procesos es parte de la mejora continua, y necesita unos objetivos bien definidos para poder plantear acciones de mejora.

Es muy importante identificar los procesos que podemos mejorar y cuya mejora aportara valor a la cuenta de resultados de la empresa al hacernos más eficientes, y para ello es importante escuchar la opinión del equipo y recopilar toda la información posible.

Tener una foto completa de los principales procesos y acciones del departamento de Recursos Humanos, contratada con sus objetivos o KPIs, nos ayudara a desarrollar nuestro plan de acción y a tomar mejores decisiones.

Hacia el hotel inteligente (II)

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En mi anterior artículo comentábamos las ventajas de la digitalización de procesos y como podíamos automatizar procesos administrativos reduciendo el tiempo de trabajo en algunas tareas administrativas para poder dedicarlo a otras, en concreto hablamos de la digitalización de facturas de proveedores.

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Hacia el hotel inteligente (I)

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La digitalización está siendo un eje transformador del sector hotelero, convirtiéndose en un elemento fundamental en todos los procesos. Entre los múltiples procesos a digitalizar, la verdad es que hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentos, y también los hoteles. La digitalizacion de procesos administrativos en un hotel nos aporta unas importantes ventajas y ahorro de costes:

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SI EL PEQUEÑO MUNDO QUE TE RODEA SE HA ROTO, ACEPTA EL CAMBIO EN 2017

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Los cambios importantes suponen en muchas ocasiones obstáculos importantes, nos sacan de nuestra vida de confort, de las viejas costumbres y rutinas a las que estamos acostumbrados. Nos crean una sensación de incertidumbre, de miedo a lo que sucederá en un futuro, porque al fin y al cabo nos encontramos ante una situación diferente que debemos superar.
Vivimos tiempos de cambio y un buen propósito para este 2017 puede ser el de aceptar los cambios y enfocarlos como algo positivo.
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