El firmador digital es otro eslabón más que nos acerca a la digitalización de procesos en la empresa. Cuando trabajamos en un mostrador cara al público, la manera tradicional de firmar cualquier tipo de documento por parte de un cliente o un transportista es imprimir el documento, que la persona lo firme manualmente y archivar el documento.
Los firmadores de digitales o pad de firmas son dispositivos que nos ofrecen la posibilidad de que el usuario realice su firma en un dispositivo digital y que dicha firma se añada al documento que la persona debía firmar, de forma que, sin esfuerzo, logramos tener el documento digitalizado con la firma del usuario añadida. Esto nos permite poder archivar electrónicamente el documento e imprimir una copia al usuario al instante con el documento ya firmado.
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¿Qué ventajas nos ofrecen?
Los firmadores digitales son unos dispositivos que presentan múltiples ventajas, ¿quieres saber por qué? ¡sigue leyendo!
Ahorro de costes
Este es siempre un aspecto importante a tener en cuenta, los dispositivos de recogida de firmas no requieren de ningún tipo de mantenimiento y sí que nos proporciones un ahorro en costes de consumo de papel, costes de impresión y costes derivados del archivo físico y almacenaje de los documentos.
Ahorro de tiempo
Al trabajar con los documentos impresos físicamente, si optamos posteriormente por la digitalización manual de todos ellos escaneándolos y archivándolos en carpetas de nuestro sistema nos puede llevar un tiempo del que no disponemos. Los firmadores digitales una vez que han añadido la firma al documento nos ofrecen la posibilidad de archivar automáticamente el documento en las carpetas de nuestro sistema ahorrándonos tiempo y errores de archivado.
Dificulta la falsificación de firmas
Si el proceso de digitalización es un simple escaneo de la firma manuscrita del usuario en papel y su posterior inserción en el documento, o bien se escanea completamente un documento firmado en papel, se trata de una firma digitalizada, muy fácilmente falsificable. Es el nivel más bajo de seguridad.
Si la operación se realiza en una tableta gráfica o la pantalla táctil como la de un dispositivo móvil, pero sólo se captura el trazo (la habitual firma con el dedo al recoger un paquete, por ejemplo), estamos hablando de una firma electrónica simple, con débil capacidad probatoria.
Pero si la firma se realiza en un firmador digital que añade de forma automática la firma al documento eliminando la firma manuscrita, aumentamos la seguridad de los documentos firmados por el usuario, asegurando que el documento que se firmó no se ha modificado posteriormente. Si además capturamos datos biométricos de la firma (trazo, velocidad de firma, presión ejercida en la firma) la identidad del firmante queda asociada al documento de forma unívoca.
Visualizar datos relevantes del documento a firmar
Cuando firmamos un documento que tenemos impreso, lo estamos visualizando y podemos ver qué es lo que estamos firmando. Los firmadores digitales, dependiendo del modelo nos ofrecen la posibilidad de visualizar el documento a firmar en el propio dispositivo para que podamos consultarlo o al menos poder visualizar los datos relevantes del documento a firmar; Importe del documento, número de factura, datos del cliente en el documento, etc.
Firmar cualquier tipo de documento
Los firmadores digitales nos permiten firmar cualquier tipo de documento con el que trabajemos sea cual sea nuestro sector; documentos de clientes (albaranes, facturas), entrega de mercancía a transportistas, entrega de vales o cheques, productos que el cliente nos entrega para reparar, contratos, justificantes bancarios, etc.
Sencillez y precisión en la claridad de la firma
Estas características son esenciales, el dispositivo tiene que ofrecer comodidad en la escritura como si firmáramos en un papel y la combinación de pantalla de firma y lápiz electrónico a utilizar deben ser capaces de reflejar los trazos de la firma y cualquier característica de la misma en el dispositivo para que la firma digitalizada tenga la misma naturalidad que una firma realizada en un papel.
¿Y si lo integramos con nuestro ERP?
Integrar nuestro firmador digital para que trabaje con nuestro ERP hará que aumentemos su potencial. Los ERPs que integran de forma transparente la comunicación con firmadores digitales son capaces de mandar los datos de forma automática al firmador para que la persona pueda visualizar el documento a firmar o bien los datos relevantes del documento a firmar, una vez que el cliente ha firmado, el ERP captura la firma digitalizada creando el documento digitalizado con la firma incrustada en él, pudiendo imprimir copias del mismo o haciendo que el ERP lo archive en el sistema de documentación dgital que tengamos configurado.
Poniendo como ejemplo la entrega de un albarán de mercancía, nuestro ERP generaría dicho albarán y mandaría automáticamente al firmador la información, el usuario lo firmaría y se generaría el documento digitalizado del albarán con la firma del usuario incrustada en él. De esta forma ya tendríamos digitalizado y almacenado el documento.
Por tanto, para todas aquellas empresas que trabajen día a día con la impresión de documentos para que el usuario los firme, esta herramienta les ahorrará tiempo, costes y errores, además de mejorar su archivado digital y manteniendo la validez legal.
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