Inventario de almacén: ¿Cuáles son las causas de su descuadre?

Inventario de almacén: ¿Cuáles son las causas de su descuadre?

Con este artículo vamos a intentar responder a la eterna pregunta de: ¿por qué no me cuadra mi inventario de almacén? Daremos un repaso a los errores más comunes en los procesos, descuidos en preparación y recepción de la mercancía, accidentes, casos especiales, etc. que dan lugar al descuadre de inventario.

Tener al día tu inventario es un tema muy importante en la gestión estratégica de una PYME ya que de esta forma evitamos por ejemplo que el conteo de artículos no coincida con las existencias físicas, que nos quedemos desabastecidos de productos o incluso que te quedes con mercancía la cual no llegues a vender, es importante que tomes medidas lo antes posible ya que todo esto puede representar pérdidas de dinero para tu empresa. Es por esto por lo que vamos a enumerar los errores más comunes y como la digitalización de procesos nos puede ayudar a conseguir corregirlos. ¡Comenzamos!

Te puede interesar

Solicita una cita con un experto: Demo online de ClaveiGes, ¡Solicitar ahora!

¿Cuáles son los principales motivos del descuadre de inventario de almacén?

¿Tienes un descuadre de inventario? ¿Piensas que la gestión de inventario de tu almacén podría ser más eficiente? A continuación, analizo seis causas por las que pueden producirse el descuadre de inventario en almacén.

1. Controla el tiempo que tarda tu proveedor en servirte los pedidos.

Ten en cuenta el tiempo que tarda tu proveedor en servirte el producto ya que puede causar que en casos donde estés escaso de stock, o tengas una demanda inesperada u otras situaciones puedas llegar a quedarte sin el producto y no puedas cumplir con el cliente, lo que conllevaría a una pérdida de ventas.

2. Todos los productos NO se han de administrarse de la misma manera.

Una correcta gestión de tu inventario es tener clasificados los artículos para poder llegar a tener una visión más amplia de con qué tipo de producto cuentas, la mejor manera es gestionarlos de forma diferente, ya que no todos tienen el mismo nivel de venta y rotación. Para ello vamos a asignar a los productos una familia, una subfamilia, perfil, departamento, almacén, marca, sección o temporalidad. Definir estos atributos nos facilitará a la hora de sacar un inventario o un informe de ventas filtrado por cualquiera de estos atributos y así poder ver las cosas más claras. También identificar que productos son de alta rotación, de temporalidad y especiales o sobre pedido.

3. Tener demasiados códigos de productos diferentes.

Suele ocurrir que con el paso del tiempo tu empresa vaya agregando nuevos códigos de productos, esto es un tema al cual debes de prestar atención. Un indicio muy claro es que la cantidad de códigos existentes en tu almacén es mayor que el óptimo, esto se convierte en un problema cuando observas que cuentas con muchos artículos de los cuales dispones poco volumen lo que causa una dificultad en la logística de tu almacén, esto conlleva a que pierdas el enfoque en los productos que si te general valor, de igual forma tener bien definidos estos códigos hará más fácil la administración de tus existencias.

4. Ineficiencia en un sistema de control de almacén e inventarios.

El almacén ha de ser un área de tu empresa en la cual hay que llevar un control y monitoreo constante, los errores que se generan en esta área repercuten en un gasto o pérdida para la empresa, por eso es fundamental un control eficiente de los procesos y los indicadores. Un control del inventario es un aspecto esencial para el correcto funcionamiento de la PYME, debido a que su manejo puede facilitar a robos, mermas o desperdicios, lo que puede dar lugar a un fuerte impacto sobre la productividad y por tanto a los beneficios de tu empresa. Es importante tener una buena organización del almacén en cuanto a productos y personal, asegurarte por otra parte de contar con una infraestructura adaptada ya que esto facilitará una gestión más controlada y eficiente pudiendo detectar de una manera más rápida las necesidades, áreas de oportunidad y acciones a tomar.

5. No saber predecir la demanda esperada.

Un dato fundamental que debes conocer para evitar tener un desabastecimiento de inventario o un exceso de él, es una buena planificación y estimación de la demanda esperada. Un error que se suele comentar es por ejemplo no anticipar periodos en los que pueda haber un incremento de las ventas y no dispongas de capacidad para cumplir con las demandas de tus clientes.

También existe el caso opuesto donde te excedes de estocaje, por temor a quedarte sin productos, esto puede afectar a tu capital de trabajo y disminuir tus utilidades. Ten en cuenta que la mercancía guardada en un almacén por un tiempo prolongado corre el riesgo de deteriorarse, volverse obsoleto o depreciarse haciendo difícil su venta lo que conlleva una pérdida de dinero.
¡Importante!, registra los movimientos de tus diferentes productos y temporadas.

6. Tener automatización del stock.

Olvídate de tener un control de inventario en hojas de cálculo o en folios, ya que es una tarea complicada de gestionar porque puedes estar trabajando con información desactualizada. Tienes que tener presente que su manejo debe ser lo más eficiente posible para evitar gastos innecesarios.

De las causas anteriores que producen incidencias y descontrol de los stocks, y que no cuadre el inventario, se pueden establecer procedimientos para realizar una gestión eficiente del inventario como disponer de un módulo de gestión de inventario de almacén en tu ERP.

cita-claveiges

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad?

¿Qué tener en cuenta a la hora de elegir un software de contabilidad?

Elegir un software de contabilidad hoy en día es una decisión que has de tener muy clara cuando defines tu idea de negocio para tu empresa. Debes tener en cuenta que esta herramienta tendrá un papel importante en el desarrollo de tu pyme. Por eso, vamos a mostrarte algunos tips que has de tener en cuenta a la hora de buscar un software de contabilidad.

(más…)

Cómo la digitalización favorece la trazabilidad y gestión de lotes

Cómo la digitalización favorece la trazabilidad y gestión de lotes

¿Qué es la trazabilidad?

Según el artículo 3 del Reglamento 178/2002, la trazabilidad se define como la «posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia, destinada a ser incorporada en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo».

(más…)

10 motivos para implantar un sistema ERP en tu empresa

10 motivos para implantar un sistema ERP en tu empresa

Actualizado.- 21/08/2020

En la actualidad, los ERPs son indispensables en la gestión de múltiples procesos empresariales y favorecen el acceso a la información esencial del negocio, es decir, ayudan a mejorar la gestión de tu empresa. Ahora bien,

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema de planificación de recursos empresariales que se caracteriza por la automatización de muchos de los procesos y procedimientos que tiene una empresa. Los principales propósitos de esta herramienta informática son:

  • Obtener un acceso rápido a la información.
  • Optimizar procesos empresariales.
  • Suprimir operaciones innecesarias.
  • Compartir la información entre todos los componentes de la compañía.

Además, cabe destacar los motivos por los cuales tu empresa debe utilizar un ERP:

¿Cuáles son los motivos para implantar un sistema ERP a tu negocio?

1. Los sistemas ERP permiten automatizar muchas de las áreas funcionales de un negocio: administración, producción, dirección general, finanzas y contabilidad, etc.

2. Gracias al ERP, la empresa tomará mejores decisiones debido a la centralización de la información de sus distintas áreas. Dispondrá de dicha información en tiempo real, lo que le permitirá planificar acciones futuras que puedan beneficiar al negocio.

3. Un software ERP ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores. Optimizar los procesos permite una mejora sobre el control de compras, ventas y pedidos, logrando así una reducción del tiempo de operaciones y ciclos financieros.

4. La trazabilidad y el control que ofrece un ERP permite realizar un seguimiento de todos los procesos de producción, desde la obtención la materia prima hasta la fabricación del artículo y posterior venta al cliente.

5. Una solución ERP mejora la comunicación entre departamentos ya que todos acceden a una misma base de datos que se actualiza en tiempo real.

Te puede interesar

Descargar eBook sobre >>Digitalización de los Procesos Administrativos de la Pyme<<

6. Permite gestionar de un modo más eficiente los recursos económicos de la sociedad al disponer de toda la información integrada y de los históricos de las operaciones llevadas a cabo, ajustando así las existencias del inventario.

7. Implantar un sistema ERP mejora la seguridad de la información gracias a los roles que adquiere cada usuario que se conecta al sistema. El usuario trabaja únicamente con la información que un administrador le ha definido previamente en su perfil, quedándole restringida aquella que no le resulte necesaria. El resultado es la prevención de robo o pérdida de datos.

8. Un ERP es adaptable y escalable, ya que está formado por módulos que se adecúan a las necesidades de cualquier empresa en función de su evolución.

9. El ERP ayuda a mejorar los costes y a lograr una mayor competitividad. Reducir el número de errores y de tareas duplicadas permite disminuir los costes. Esto ayudará a aumentar el margen de los beneficios y a reducir el precio de cada producto

10. Con un programa ERP se pueden integrar distintas herramientas o programas como, por ejemplo, una tienda online o una App móvil. Gracias a esta funcionalidad, la empresa evitará gestionar varias plataformas.

Son evidentes las numerosas ventajas que ofrecen los ERP, que se convierten en un gran aliado a la hora de administrar nuestro negocio. La unificación de la información y de los procesos de los distintos departamentos en un mismo sistema es un método eficiente de gestión que nos permitirá un impulso hacia la transformación digital.

pyme-descargate-el-ebook