Qué es un Workflow y cómo implementarlo en tu negocio

Qué es un Workflow y cómo implementarlo en tu negocio

Un Workflow o flujo de trabajo es una forma de automatizar tareas o actividades que forman parte de los procesos del negocio. Fundamentalmente se trata de que la información pase entre los distintos participantes del proceso siguiendo algunas normas predefinidas.

Esto, aunque se puede lograr de forma manual, se puede automatizar gracias a los avances tecnológicos, lo que ofrece muchas ventajas a las empresas.

Si quieres saber más sobre el tema, desde Clavei te contamos todos los detalles.

¿Qué es Workflow y cuáles son sus principales beneficios?

Todas las empresas llevan a cabo procesos repetitivos, algunos de los cuales se realizan casi a diario. Son procesos que consisten en la ejecución de una sucesión de pasos para conseguir el resultado deseado.

automatizacion

Utilizando herramientas de automatización que optimizan el desarrollo de esos procesos vamos a lograr muchas ventajas. Aquí es donde entra en juego el Workflow que traducido al español, se conoce como “flujo de trabajo”, y sirve precisamente para automatizar estas tareas repetitivas.

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Dichas tareas, y la información que recopilan, pasan de un trabajador a otro, siguiendo un orden jerárquico y unas reglas. Las reglas y los patrones son establecidos por la empresa.

Así se suelen sistematizar estos flujos, por medio de las tecnologías de la información. Una de las consecuencias de ello es que se puede mejorar la comunicación entre departamentos de una empresa.

maquinaria

Asimismo, implementar los flujos de trabajo ayuda a conectar tanto las tecnologías de la información, como los procesos de negocio.

Esto hace, a su vez, que cada empleado cumpla y ejecute las actividades que le son asignadas, mejorando así la calidad de trabajo.

La ventaja principal y general de implementar este tipo de tecnologías es la optimización del trabajo en el negocio.

Se logra gracias a la mejora en la comunicación entre departamentos y a que, todas las actividades, son planificadas y sistematizadas.

De igual manera, también ayudan a mejorar en gran medida la productividad dentro de la empresa, evitando problemas relacionados con la parte administrativa. Al mismo tiempo, se reducen costes.

Tipos de Workflows

Existen diferentes tipos de workflows, pero generalmente se clasifican en los siguientes grupos:

Workflows de producción

Cuando el conjunto de tareas que manejamos es predecible y repetitivo, hablamos de un flujo de trabajo de producción. Tan pronto como se inician este tipo de procesos, todos en la empresa saben el camino a seguir. Se puede decir que todas las acciones a desarrollar están bien definidas, han sido preestablecidas y son conocidas por todos y aunque se pueden producir cambios o ajustes, pero estos serán mínimos.

Workflows Ad-hoc

Este tipo de workflows permiten modificar el proceso conforme este se va desarrollando, es decir las reglas y tareas que lo componen pueden ser creadas o modificadas durante el funcionamiento del propio proceso.

Workflows administrativos

Es el híbrido entre los tipos de workflows anteriores. Se utiliza para el desarrollo de tareas poco o nada definidas pero que son repetitivas, previsibles y que permiten la inclusión de unas reglas de coordinación relativamente simples.

¿Cómo implementar un Workflow en el negocio?

Si quieres aplicar un flujo de trabajo automatizado en tu negocio, debes seguir las etapas que detallamos a continuación:

1.- Definir los objetivos del workflow

Lo primero a la hora de poner en funcionamiento un workflow es tener muy claros los objetivos que pretendemos conseguir con su aplicación, ¿qué queremos conseguir utilizando ese workflow? Además de definir ese objetivo también identificaremos los siguientes elementos:

  • Participantes. Tienes que reconocer quiénes serán los participantes del flujo de trabajo. Estos pueden ser tanto personas como sistemas, pero deben ser identificados como participantes.
  • Acciones. Reconocer las actividades y tareas que los participantes deben llevar a cabo para cumplir con el objetivo del negocio.
  • Reconocer la información. ¿Cuáles son los datos y la información importante que recopilan los participantes? Se necesita reconocer y definir los datos relevantes que dan con el cumplimiento de las tareas.

2.- Diseño Gráfico del flujo o diagrama de proceso

Cuando ya tenemos claros los participantes, las acciones que estos tienen que llevar a cabo y la información que se tiene que manejar, es interesante plasmar gráficamente todo el proceso de tal forma que se puedan visualizar todos los pasos a seguir y las posibles variaciones de ruta, pasos intermedios, participantes, posibles acciones, las condiciones del mismo, y quién debe ejecutar cada paso.

La gráfica permite identificar cada detalle del proceso, y de una forma simple tenemos una visión clara del mismo, podemos así revisar cada paso y tratar de optimizar el flujo. También nos va a ayudar mucho a la hora de acometer el punto siguiente.

3.- Implementar el workflow

Una vez que ya tenemos claro para qué y cómo, será cuestión de desplegar el flujo de trabajo automatizado, de tal manera en que los usuarios puedan utilizarlo.

Plasmaremos el workflow en la herramienta correspondiente ya sea una herramienta de automatización de marketing, de marketing Inbound, de gestión documental, etc.

Es interesante primero hacer pruebas con una pequeña muestra de usuarios para asegurarnos de que el workflow cumple con lo que necesitamos antes de lanzarlo masivamente.

4.- Medir resultados

Es fundamental medir los resultados que se están obteniendo con el workflow y saber así si se cumplen los objetivos definidos en el primer punto y ver si es necesario redefinir o ajustar el mismo o por el contrario no es necesario tocar nada ya que cumple perfectamente con lo que necesitamos.

medición de resultados

Ahora que sabes cómo implementar un workflow, qué es y cómo puede ayudarte a automatizar los procesos de tu empresa, es el momento de ponerlo en práctica. ¿Necesitas ayuda?

Te escuchamos.

 

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Cómo gestionar brechas de seguridad en tu empresa

Cómo gestionar brechas de seguridad en tu empresa

El entorno digital ofrece muchas ventajas a nuestros negocios, pero también nos enfrenta a nuevos retos en materia de seguridad.

De hecho, el actual Reglamento General de Protección de Datos (GDPR/RGPD) y el uso de nuevas tecnologías hacen que las empresas puedan verse afectadas de forma permanente por las brechas de seguridad, es decir, por incidentes que afectan a los datos de carácter personal de sus clientes y cuyo origen puede ser intencionado o accidental.

Según datos de la Agencia Española de la Protección de Datos (AEPD), en 2021 se notificaron 1.647 brechas de seguridad en España, un 20,2% más que en 2020, una tendencia al alza que se mantiene en 2022.

Pongamos un ejemplo práctico: imagina que entra un virus en tu ordenador y que eso supone una pérdida de información relacionada con los datos de tus clientes. ¿Sabes cómo debes actuar?

¿Qué es una brecha de seguridad informática?

Según la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), una brecha de seguridad es “un incidente de seguridad que afecta a datos de carácter personal y que puede provocar la “destrucción, pérdida, alteración, comunicación o acceso no autorizada de datos personales”.

Por otra parte, el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RPGD) define la brecha digital como “toda violación que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de datos personales trasmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizado a dichos datos”.

Las formas en las que se pueden producir las brechas de seguridad en las empresas son numerosas, y van desde una modificación no autorizada de la base de datos a la destrucción de copias de seguridad pasando por los diferentes tipos de ciberataques.

De forma genérica, y en función de su grado de peligrosidad podemos distinguir entre:

  • Brecha de confidencialidad. Se trata de accesos a la información de nuestros clientes no autorizados o sin un propósito legítimo.
  • Brecha de integridad. Cuando el objetivo es alterar la información original y sustituirla por otra.
  • Brecha de disponibilidad. En estos casos, el ataque busca impedir el acceso de los datos de los clientes de la empresa, de manera temporal o permanente.

 

Te interesa: La importancia de las copias de seguridad hoy en día.

 

brechas de seguridad en tu negocio

 

¿Qué ocurre si detecto una brecha de seguridad que afecta a la protección de datos de mis clientes?

En el año 2018, la AEPD publicó su “Guía para la notificación de brechas de datos personales, guía que se ha actualizado en varias ocasiones, la última en 2021. Este documento está centrado en los casos en los que las brechas de seguridad RGPD afectan a los derechos y libertades fundamentales de las personas.

Ante este tipo de incidencias en nuestra empresa, debemos seguir estos pasos:

  1. Contención. El primer paso para gestionar una brecha de seguridad es contenerla, es decir, tomar decisiones rápidas y progresivas que aíslen la redes y deshabiliten funciones, limitando cualquier movimiento o expansión del incidente.
  2. Solución/ Erradicación. Después, es necesario solventar determinados efectos del incidente de seguridad, como eliminar un malware o desactivar las cuentas de usuario vulneradas.
  3. Recuperación. Una vez solucionada la brecha de seguridad, se deberá confirmar el funcionamiento normal de las actividades afectadas.

 

Una vez retomada la actividad, procederemos a:

  • Registrar la incidencia. Es decir, realizar un informe donde se recojan el lugar, día y hora de detección de la violación de seguridad.
  • Valorar el alcance de la brecha de seguridad. O lo que es lo mismo, comprobar qué sistemas, datos y equipos pueden verse afectados por la brecha de seguridad, especialmente si alguno de ellos ha sido usado para el ataque. También debemos corroborar si la brecha ha afectado a un único equipo o a toda la red de la compañía.
  • Notificar la brecha de seguridad a la autoridad de control. La notificación a la AEPD debe hacerse en un plazo máximo de 72 horas. Para ello, es necesario cumplimentar un formulario estándar en el cual se incluirá la naturaleza de la violación, el tipo de datos, los interesados afectados, las medidas impuestas para resolver la situación y las medidas adoptadas para reducir los posibles efectos negativos sobre los interesados.
  • Informar a las personas afectadas. Si la brecha de seguridad de protección de datos entraña un riesgo alto para las personas afectadas, tendremos que comunicárselo a la menor brevedad posible. En cualquier caso, el RGPD, en su artículo 34, enuncia una serie de casos en los cuales esta comunicación no es obligatoria (por ejemplo, si se han tomado medidas técnicas antes de la violación como el cifrado de datos).

 

¿Qué hacer tras detectar y notificar la brecha de seguridad?

Una vez hemos comprobado que existe una brecha de seguridad y lo hayamos comunicado de la manera y los tiempos oportunos, debemos realizar una serie de actuaciones específicas, entre ellas:

  • Contratar a un experto en informática forense.
  • Adoptar medidas procesales.
  • Realizar un informe final sobre la brecha de seguridad.
  • Hacer un informe sobre las acciones que vamos a tomar para cerrar la brecha de seguridad.

Todos los negocios deben mantener un registro documental de aquellos incidentes de seguridad que afecten a los datos de sus clientes, detallando el tipo de incidente, la descripción del mismo, la gravedad y las medidas adoptadas para su resolución.

Algunas de las acciones básicas para prevenir estas brechas de seguridad en el futuro son:

Como has podido ver, si tu empresa sufre una brecha de seguridad, es imprescindible que se tomen las medidas necesarias para ponerle solución de la forma más rápida posible. Esperamos haberte ayudado a entender cómo gestionar esas brechas de seguridad.

 

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Ventajas de un eCommerce frente a los comercios tradicionales

Ventajas de un eCommerce frente a los comercios tradicionales

Los e-commerce han experimentado un importante crecimiento en los últimos años: según el Estudio E-Commerce 2021elaborado por IAB Spain, el 76% de los internautas españoles de entre 16 y 72 años compran online, lo que supone que aproximadamente 25,8 millones de personas son compradores online.

Estos buenos datos han provocado que, además de los negocios nacidos directamente en el entorno digital, muchos comercios tradicionales hayan apostado por dar el salto a la red. Y es que las ventajas del ecommerce son muchas tanto para las empresas como para los propios consumidores.

 

¿Qué beneficios ofrecen los eCommerce a las empresas?

Cuando hablamos de un e-commerce, nos referimos al método de compra-venta de bienes, servicios o productos a través de Internet.

Las ventajas de este modelo frente a los comercios físicos tradicionales son muchas, entre ellas:

Reducción de costes

Poner en marcha y mantener un e-commerce es más asequible económicamente que poner en funcionamiento una tienda física.

No es necesario disponer de un local, con el ahorro que esto supone gastos fijos como alquiler y suministros (agua, luz, etc.). Además, hay un ahorro en los costes asociados a la comercialización, la atención al cliente, los procesos de información o gestión de inventarios ya que todos estos procesos se realizan de una forma más simple y eficiente.

También ahorraremos en publicidad, puesto que la publicidad online es mucho más barata que la realizada en los medios tradicionales y además es mucho más precisa, puesto que se puede segmentar y ajustar al público objetivo de la empresa ganando así en efectividad.

Satisfacción del cliente

Una de las ventajas de las tiendas online es que llegamos a los clientes de una manera más directa y, si conseguimos generar una buena experiencia de compra en ellos, será más fácil fidelizarlos.

De esta forma estamos consiguiendo, a la vez, una reputación corporativa positiva que servirá como reclamo a otras personas y un mejor posicionamiento de nuestra empresa en la mente de los consumidores consiguiendo así que cuando tengan necesidad del producto o servicio comercializado, optarán por volver a comprar online nuestros productos como primera opción.

Sin limitaciones de espacio, horarios o crecimiento potencial

Las tiendas online tienen un potencial de crecimiento prácticamente infinito: al no existir limitaciones geográficas, podemos ampliar nuestro negocio a nivel nacional, continental e incluso mundial.

Por otra parte, los negocios online tienen mayor accesibilidad porque están disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, sin depender de los horarios comerciales convencionales.

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Usuarios más activos y facilidad para personalizar las ventas

Casi todas las personas que compran a través de Internet investigan antes de adquirir cualquier producto, lo cual da una clara ventaja a las tiendas online frente a los comercios tradicionales.

Además, cuando un cliente online realiza una compra, debe rellenar una serie de datos que nos permitirán personalizar al máximo su experiencia de compra: así, en el futuro, podremos enviarle ofertas de productos/servicios/complementos relacionados por ubicación o preferencias, según los artículos que haya comprado o visitado.

Aumento eficacia y productividad de actividades comerciales

Con las tiendas online aumentamos la eficacia y la productividad de nuestras actividades comerciales porque automatizamos muchas tareas de gestión y administración.

Además, si lo deseas, puedes conectar tu e-commerce con diferentes herramientas software para sincronizar el stock y tener gestión de almacén, los precios y el catálogo de productos/servicios.

¿Cuál es la principal ventaja de esta automatización? Que podrás invertir ese tiempo en otras tareas que generen valor, como el desarrollo de estrategias comerciales y de marketing.

Posibilidad de conseguir un crecimiento más rápido

El mundo online ofrece posibilidades de crecimiento mucho más rápido si lo comparamos con el proceso que hay que seguir para crecer en el mundo offline. Todos conocemos ejemplos de empresas que han conseguido llegar muy lejos de forma rápida utilizando estas posibilidades, un recorrido que sin duda hubiera sido más complicado realizar únicamente de forma offline.

Facilidad para mostrar más productos

En una tienda online no tenemos limitaciones de espacio físico por lo que hay mucha más facilidad para mostrar un gran catálogo de productos, con mucha información sobre los mismos y a mucha gente al mismo tiempo.

 

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¿Qué beneficios ofrecen los eCommerce para los clientes?

No sólo hay beneficios para las empresas, las ventajas de la compra online para los clientes son muchas y muy variadas. A continuación, exponemos algunas de ellas.

Sin limitaciones geográficas o de horarios

Para los usuarios se eliminan las limitaciones geográficas. Se abre el mundo entero para poder realizar compras en empresas de cualquier parte del mundo. Además, los eCommerce están siempre disponibles lo que permite realizar una compra cuando se quiera sin tener que esperar a que abran las tiendas.

Facilidad para comparar productos y precios

Las tiendas online permiten a los usuarios comparar de una forma muy rápida y fácil el producto deseado en diferentes tiendas, pudiendo además conocer a fondo las características de los mismos y encontrar así la opción que mejor se adapta a sus necesidades tanto funcionales como de calidad/precio.

Ahorro de tiempo

Para todo el mundo el tiempo es un bien muy valioso. Por tanto, para los clientes supone una gran ventaja la compra en una tienda online ya que se evitan colas, aglomeraciones, desplazamientos y tiempos de espera. En general se puede comprar en cualquier momento y en cualquier lugar ya que la mayoría de tiendas online son totalmente accesibles y funcionales desde dispositivos móviles.

Transacciones seguras

Al vender o comprar a través de plataformas electrónicas, contamos con procedimientos protegidos y privados en los sistemas de pago. Esto es una garantía tanto para los usuarios que realizan sus pagos de forma totalmente segura, como para los propios negocios online, que no recibirán dinero falso y reducirán el riesgo de robo.

 

No todo son ventajas, algunos inconvenientes

Las tiendas online son sinónimo de facilidad, accesibilidad y comodidad. Sin embargo, este tipo de negocios también tiene para las empresas algunas desventajas frente a los comercios tradicionales.

La primera de ellas es la competencia. Si este factor es muy importante en cualquier ámbito, cuando entramos en el mundo online su importancia se multiplica de forma exponencial, ya que nos enfrentamos a tiendas online de todas las partes del mundo.

Otro inconveniente respecto al comercio offline es que los productos se tienen que enviar al cliente. Esto implica que intervienen muchos factores desde que se realiza un pedido hasta que este es entregado al cliente. Si los tiempos de entrega no se ajustan a las necesidades de los clientes se pueden perder muchos pedidos. Además, está el coste de los envíos que, si bien en ocasiones se repercute al cliente, la tendencia es que este sea soportado por la empresa lo que reduce los márgenes.

Los e-commerce también se enfrentan a una mayor cantidad de devoluciones, ya que los clientes no pueden ver los productos que han comprado hasta que llegan a su domicilio.

Por eso, cuando montamos una tienda online, es fundamental tener en cuenta los gastos de envío o la logística para controlar stocks, gestión de pedidos, envíos, devoluciones, facturación, etc.

Por suerte, actualmente existen herramientas online, como los ERP, que pueden conectarse con nuestra tienda online para mejorar su gestión y poder tener todos estos aspectos totalmente controlados.

 

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¿Cuál es la función de un CRM Manager?

¿Cuál es la función de un CRM Manager?

Antes de entrar en materia y explicar cuál es el papel de un CRM Manager dentro de la empresa, hay que empezar por el principio. ¿A qué nos referimos con CRM? Pues CRM son las siglas utilizadas para Customer Relationship Management y engloba la estrategia y las herramientas utilizadas en la gestión de tus clientes.

En la era de las nuevas tecnologías y la transformación digital, la gestión de las relaciones con los clientes también ha experimentado una notable evolución. Todo se centra en el cliente, pero ya no trata de la tradicional atención del cliente a través de sus diferentes puntos de contacto, trata de gestionar la satisfacción del cliente.

Cuando un cliente ha tenido una buena experiencia de compra, volverá a comprar en el futuro y recomendará a otros tus productos.

El CRM Manager es la figura en tu organización que tiene encomendada la gestión de las relaciones con tus clientes. Debe entender lo que necesitan analizando las interacciones con los mismos, debe saber adaptar el producto para captar nuevos clientes. Define las estrategias de negocio y tareas encaminadas a la fidelización de clientes, consiguiendo así aumentar tus ventas y mejorar la rentabilidad de tu negocio.

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¿Un CRM Manager es lo mismo que un Analista CRM?

Es una confusión habitual ya que en muchas organizaciones las funciones de ambos pueden coincidir, sin embargo, se trata de dos perfiles diferentes.

El puesto de CRM Manager se puede encontrar bien integrado en una agencia de marketing o bien en el área de Marketing. La función principal del CRM Manager es gestionar todas las interacciones con los clientes, así como implementar y mantener las herramientas que gestionan las relaciones con los mismos. Esto es, la gestión integral de la estrategia y la herramienta CRM.

La función del Analista CRM se centra en el análisis y segmentación de los clientes. Esto es, en extraer información de calidad del CRM, segmentarla y desarrollarla para el diseño de las campañas de marketing.

 

Aptitudes que debe reunir un CRM Manager

Para un óptimo desempeño del trabajo, te contamos las aptitudes más características y relevantes que debe reunir un CRM Manager:

Para ser un excelente CRM Manager se precisa ser un buen comunicador, saber trasladar con eficacia la información. También ha de ser resolutivo en la toma de decisiones y contar con las capacidades técnicas necesarias para poder manejar con éxito el software CRM y sacarle el máximo partido.

Un buen CRM Manager además debe tener una gran capacidad analítica. Prestar atención a los detalles, comprender a los clientes, obtener toda la información posible de cada uno de ellos para, en definitiva, conseguir su fidelización.

Finalmente, es importante en un buen perfil de CRM Manager que cuente con habilidades de gestión y capacidad de liderazgo ya que tendrá que trabajar con diversos equipos, gestionarlos con éxito y guiarlos para conseguir los objetivos.

 

crm manager

 

¿Qué funciones tiene un CRM Manager?

En base a todo lo que hemos comentado, vamos a detallar las funciones que realiza un CRM Manager en la empresa:

Estrategia de CRM

En primer lugar, entre las funciones del CRM Manager se encuentra definir e implantar las estrategias de CRM. Debe implementar todas aquellas acciones necesarias para mantener al día y mejorar la base de datos de clientes, así como dar solución a las posibles incidencias que se originen.

Supervisión del CRM

Además, otra de sus funciones es la de supervisar el correcto funcionamiento del CRM en todos los departamentos de la empresa. La utilización de la herramienta de CRM está muy extendida en casi todas las áreas del negocio. Desde el departamento de marketing para la gestión de sus campañas, el departamento comercial para llevar el seguimiento de las ventas como el departamento de fidelización para retener a tus clientes.

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Entre las funciones del CRM Manager se encuentra asegurar que se registra toda la información necesaria de cada cliente, en cada momento. Para ello, debe ayudar a que todos los usuarios del CRM hagan un uso óptimo de esta herramienta.

Monitorización de la relación con los clientes

En relación con esta función, debe encargarse de supervisar las comunicaciones entre empresa y clientes y asegurar suficientes puntos de contacto entre ambos para maximizar las oportunidades comerciales. En este sentido, deberá buscar aquellos canales de comunicación que sean más efectivos y rentables a la empresa.

La comunicación siempre debe ser personalizada según cada segmento de clientes. Nunca se puede hacer una comunicación de genérica para todos tus clientes, porque el cliente de 25 años es distinto del cliente de mediana edad y porque no es lo mismo un cliente que ha comprado su primer producto que el que realiza compras con frecuencia. El éxito de la comunicación con tus clientes se encuentra en su segmentación.

La supervisión de la comunicación directa con los clientes a través de un CRM conlleva, también, la resolución de las quejas de los clientes lo más rápidamente posible.

Colaborar en las campañas de marketing y ventas

Los grandes beneficiarios del uso de un CRM son los departamentos de marketing, ventas y fidelización. Sobre todo, ante el lanzamiento de nuevos productos y campañas. Para ello, entre las funciones del CRM Manager está la de supervisar que la base de datos de clientes esté correctamente segmentada para las campañas de marketing, así como realizar estudios de mercado que sirvan para la elaboración de propuestas comerciales. Ello contribuirá a una mejor compenetración y colaboración entre todos los departamentos, especialmente, los de marketing y ventas.

Analizar los diferentes Kpis y acciones realizadas

Como en cualquier área de la empresa, también será necesario tener un control de los principales Kpis en este caso, relacionados con el CRM. Será una función del CRM Manager mantener un control constante de esos Kpis, así como de todas las acciones realizadas para poder tomar decisiones de forma ágil y basadas en datos.

Desarrollo de programas de fidelización

Tal y como hemos comentado anteriormente, el CRM Manager tendrá que definir las estrategias encaminadas hacia la fidelización de los clientes. Por tanto, una de sus funciones más importantes es la de desarrollar los programas de fidelización basados en la información y feedback proporcionado por los propios clientes.

 

Una mejor gestión de las relaciones con los clientes generará nuevas oportunidades de negocio y aumentará los beneficios de la empresa, por eso es cada vez más importante la figura del CRM Manager.

 

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Diferencia entre contabilidad financiera, analítica y presupuestaria

Diferencia entre contabilidad financiera, analítica y presupuestaria

La contabilidad es una de las disciplinas científicas más antiguas que ha acompañado a la humanidad. Su evolución ha sido una respuesta natural para adaptarse a los requerimientos de rendición de cuentas y gestión de bienes que ha tenido la sociedad a lo largo del tiempo.

De esta forma, la contabilidad ha pasado por diversos enfoques conceptuales, logrando, en la actualidad, aplicarse a la gestión pública y a la administración de empresas. El término contabilidad puede resultar muy amplio ya que existen diversas tipologías dentro de la misma. En el siguiente artículo explicamos que son y en qué se diferencian tres de las más importantes y utilizadas: la contabilidad presupuestaria, la contabilidad analítica y la contabilidad financiera.

 

Tipos de contabilidad

¿Amedio? Explícame lo de la contabilidad que no lo pillo

 

¿Qué entendemos por contabilidad?

Como hay que empezar por el principio y para lograr conceptualizar y establecer la diferencia entre contabilidad financiera, analítica y presupuestaria, vamos en primer lugar a definir la contabilidad de forma general.

Como lo indica el Manual de contabilidad financiera y analítica de la Universidad de Valladolid, muchas han sido las definiciones aplicadas a la contabilidad y, aunque pueden tener diversas perspectivas, todas convergen en describirla como una disciplina científica.

La contabilidad es la ciencia de origen económico y social encargada del estudio, registro, análisis y control del patrimonio y su estructura, con el fin de facilitar la administración eficiente del patrimonio que posee una entidad pública o privada.

Como se nota, la contabilidad tiene rasgos económicos y sociales porque es una ciencia que investiga la estructura y contenido de las finanzas, teniendo en cuenta la interacción que se produce con el entorno social.

 

La contabilidad empresarial: contabilidad financiera, analítica y presupuestaria

Son diversos los criterios utilizados para establecer la división de la contabilidad, pudiéndose clasificar como monetaria o no monetaria, según contabilice, o no, las operaciones monetarias.

También se divide en microcontabilidad o macrocontabilidad, siendo la primera la contabilidad de las células microeconómicas de producción y consumo, como las empresas privadas y, en menor porcentaje, las empresas públicas. Mientras que la segunda es la contabilidad del propio sistema económico, por ejemplo, la renta nacional.

Pero cuando se enfoca el estudio de la contabilidad hacia las empresas surge una nueva división, de acuerdo al área de aplicación. Esta división es la que nos interesa ya que es cuando aparecen la contabilidad analítica, la contabilidad financiera y la contabilidad presupuestaria.

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Qué es la contabilidad financiera

La contabilidad financiera puede definirse como la contabilidad general de una empresa, ya que su objeto es preparar los estados contables para informar la renta y el patrimonio de la entidad empresarial.

Para esto, debe registrar y captar las transacciones que efectúe la empresa con el mundo que la rodea, el mundo externo. Por esto, se dice que la contabilidad financiera está dirigida al usuario externo.

Qué es la contabilidad analítica

La c3ontabilidad analítica, también denominada “contabilidad de costes” o “contabilidad de gestión”, es la que tiene como objeto dirigir las decisiones financieras que se toman en el seno de una empresa.

Se encarga de generar toda la información de importancia para la toma de decisiones internas como, por ejemplo, continuar o no con la fabricación de algún producto o aceptar/rechazar algún pedido. Por esto se dice que esta contabilidad se enfoca hacia los usuarios internos de la entidad empresarial.

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Qué es la contabilidad presupuestaria

La contabilidad presupuestaria, también conocida como previsional, es la contabilidad que, después de la planificación y establecimiento de objetivos, asigna a éstos los recursos que requieren para ser alcanzados.

La forma de llevar a cabo esta función es mediante la creación de un documento que contiene las transacciones económicas a realizar y, además, refleja el estado contable tanto de la renta como del patrimonio que la empresa logrará al cumplir los objetivos. Este documento es el conocido presupuesto.

Vistas las definiciones, vamos por fin a establecer las diferencias entre contabilidad financiera, analítica y presupuestaria.

 

Tipos de contabilidad 2

Ya lo voy viendo más claro

 

Diferencia entre contabilidad financiera y analítica

Teniendo en cuenta el objeto, los recursos, el medio que estudia y a qué sector se dirige, el análisis de la contabilidad analítica vs financiera arroja las siguientes diferencias:

La contabilidad financiera se dirige fundamentalmente a usuarios externos a la empresa. Ofrece información contable útil para controlar y evaluar el estado económico de la empresa mejorando la gestión y además facilita atraer capital, recursos propios y ajenos o crédito de los proveedores. Por el contrario, la contabilidad analítica se enfoca en los usuarios internos, proporcionándoles información importante que les facilita la toma de decisiones económicas en la empresa.

Una diferencia importante, es que la contabilidad financiera es obligatoria y está sujeta a la normativa vigente (Plan General Contable y Código de Comercio) mientras que la contabilidad analítica no es obligatoria y además se diseña en función de las necesidades de la empresa.

Por último, destacar que cada una mide hechos diferentes. Así la contabilidad financiera mide los hechos económicos que registra la empresa con el mundo externo mientras que la contabilidad analítica mide e interpreta información interna con el fin de crear información útil a la hora de analizar múltiples factores internos como la rentabilidad de una sección, un producto, servicio, etc.

 

FINANCIERAANALITICA
ObligatoriedadNo
A quién se dirigeUsuarios externos.Usuarios internos.
ReglamentadaSí; Plan General Contable y Código de Comercio.No. Se diseña y adapta según las necesidades de cada empresa.
UtilidadInformación para dirección, inversores y accionistas, administración pública, proveedores, etc.La dirección de la empresa.

 

Diferencia entre contabilidad presupuestaria y analítica

Tanto la contabilidad analítica como la presupuestaria se encuentran dirigidas a los usuarios internos de la empresa, no son obligatorias por ley aunque sí extremadamente recomendables y ambas se adaptan a las necesidades de la empresa. Pero aun compartiendo estas características, estas contabilidades presentan las siguientes diferencias:

La contabilidad analítica tiene como fin direccionar las decisiones económicas que deben tomarse en la empresa y, por consecuencia, determinar los objetivos a alcanzar. En cuanto a la contabilidad presupuestaria tiene como fin asignar los recursos necesarios a esos objetivos para que puedan ser alcanzados.

Ambas contabilidades generan elementos diferentes. Mientras que la contabilidad analítica provee de la información necesaria para esa toma de decisiones, la presupuestaria se materializa en el presupuesto que contiene todas las operaciones financieras a ejecutar al mismo tiempo que muestra las rentas y patrimonio que alcanzará la empresa al realizar esas operaciones.

 

PRESUPUESTARIAANALITICA
ObligatoriedadNoNo
A quién se dirigeUsuarios internosUsuarios internos
ReglamentadaNo. Se diseña y adapta según las necesidades de cada empresaNo. Se diseña y adapta según las necesidades de cada empresa
UtilidadAsigna recursos necesariosDirecciona decisiones económicas

 

Diferencia entre contabilidad financiera y presupuestaria

Al comparar la contabilidad financiera y presupuestaria surgen las siguientes diferencias:

La contabilidad financiera recoge y muestra las rentas obtenidas por la empresa al efectuar operaciones habituales o no con el mundo externo a la misma. Por el contrario, la contabilidad presupuestaria determina y muestra las rentas que obtendrá la empresa en el caso de que alcance las metas planteadas. Mientras que la contabilidad financiera se genera con el día a día, la presupuestaria se plantea como una previsión que es continuamente revisada para comprobar que se están alcanzando los objetivos fijados.

Ambas contabilidades se relacionan directamente con la contabilidad analítica por medio de la información. La contabilidad financiera proporciona la información necesaria para que se pueda desarrollar la contabilidad analítica y por el contrario la contabilidad presupuestaria recoge información de la analítica para poder desarrollarse.

 

FINANCIERAPRESUPESTARIA
ObligatoriedadNo
A quién se dirigeUsuarios externos.Usuarios internos
ReglamentadaSí; dado por el Plan General Contable y el Código de Comercio.No. Se diseña y adapta según las necesidades de cada empresa
UtilidadInformación para dirección, inversores y accionistas, administración pública, proveedores, etc.Asigna recursos necesarios

Gracias a las diferencias entre la contabilidad financiera, analítica y presupuestaria, éstas representan, en conjunto, una herramienta de gestión perfecta para el correcto funcionamiento de una empresa. Algo que con un software de contabilidad y financiero para tu empresa puedes tener.

 

Tipos de contabilidad 3

Y esa es la diferencia entre contabilidad financiera, presupuestaria y analítica ¿veis como era fácil?

 

En resumen, la contabilidad financiera recoge y muestra las operaciones económicas entre la empresa y el mundo externo; la analítica estudia el porqué la empresa ha realizado dichas operaciones y sus consecuencias, y determina los nuevos objetivos o decisiones a tomar. Mientras que la contabilidad presupuestaria asigna los recursos a dichos objetivos y determina las rentas a percibir.

A través de la aplicación de estas tres contabilidades se logran registrar las operaciones económicas empresariales, analizar la gestión, obtener el resultado de dicha gestión, determinar sus causas y establecer, de una forma segura, la dirección de las decisiones que deben ser tomadas en la empresa.

 

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